O que é conciliação bancária? Como fazer e modelos de planilha

Conciliação bancária é a comparação do seu controle financeiro interno com tudo o que entrou e saiu da sua conta e está lançado no extrato bancário do mesmo período. Essencial para a saúde financeira da empresa, saber com certeza quanto de saldo dispõe ajuda em várias tomadas de decisão. Além disso, permite identificar fraudes, lançamentos errados, valores não compensados e até compras canceladas. 

De uma maneira bem resumida, conciliação bancária é comparar o extrato da conta corrente da sua empresa com seu controle financeiro interno.

Ou seja, é fazer o levantamento de tudo o que pagou ou recebeu e comparar com os valores que entraram e saíram da sua conta bancária.

Teoricamente, trata-se de um processo simples. Assim assim, é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio, independentemente do porte.

Para se ter uma ideia, segundo o IBGE, Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, 25% das empresas no Brasil fecham por falta de planejamento. 

Isso quer dizer que não basta saber como abrir uma empresa, é fundamental pensar em todos os pontos necessários para que o negócio se mantenha aberto e gerando lucros. Para isso, a parte financeira é essencial. Também por esse motivo, ter um bom controle de tudo o que entra e sai da conta da sua empresa é tão importante.

Muitos empreendedores não dão atenção a essa questão. Consideram que valores tidos como baixos, por exemplo, tarifas bancárias, não causam tanto impacto nas suas contas. Somado a isso, é preciso ter certeza se o saldo que você imagina ter na conta realmente está lá. 

Esse cuidado é essencial para que consiga honrar com todas as suas despesas e compromissos financeiros, bem como ter valores que podem ajudar a investir ainda mais no seu negócio.

A junção de tudo isso ajuda a justificar a importância da conciliação bancária na sua contabilidade.

O que é conciliação bancária? 

A conciliação bancária é um processo de gestão financeira no qual é feito a comparação das entradas e saídas apontadas no extrato bancário com o controle interno da empresa.

Para ficar mais claro, imagine este exemplo: vamos supor que você tenha um bar. Em uma noite, vendeu R$ 500 por cartão de débito, na outra R$ 300 e na seguinte R$ 400.  Esses valores foram anotados no seu controle interno, que pode ser desde uma simples planilha no Excel ou algum software de controle de caixa.

No final da semana é preciso confirmar se os valores pagos por seus clientes realmente entraram na sua conta corrente. Para isso, você emite o extrato da sua conta bancária e compara todas as entradas com suas anotações.

Isso é conciliação bancária!

O mesmo vale para outras formas de pagamento, como boleto e cartão de crédito, e para valores pagos por sua empresa, por exemplo, emissão de cheques a fornecedores, contas em débito automático, prestações, empréstimos etc.

Como você percebe, a conciliação bancária é muito importante para o sucesso do negócio. Tanto para não ter problemas com a Receita, quanto para não perder dinheiro. E para tirar o máximo da sua conciliação bancária, nada melhor do que especialistas. Para isso nasceu o Contabilizei Experts, um serviço de assessores dedicados e especialistas em gestão da rotina financeira para micros e pequenas empresas, autônomos e profissionais liberais.

Para que serve a conciliação bancária? 

A conciliação bancária serve para verificar se não há inconsistência de dados no seu controle financeiro, confirmando se o saldo disponível é o mesmo informado no seu registro interno.

Ainda que muitos empreendedores caiam no erro de negligenciar essa parte da sua gestão empresarial, a conciliação bancária é essencial para garantir a saúde financeira de um negócio.

Ou seja, esse tipo de controle é importante para:

• identificar fraudes internas;
• ter um controle mais efetivo das movimentações financeiras;
• garantir um saldo bancário confiável;
• melhorar o planejamento orçamentário;
• melhorar a previsão de fluxo de caixa.

1. Identificar fraudes internas

Uma simples planilha de conciliação bancária pode evitar problemas grandes à sua empresa. 

Um bom exemplo são possíveis fraudes internas, que podem ser causadas por depósitos em dinheiro feitos com valores inferiores ao real, ou mesmo cheques que não são compensados ou depositados na sua conta. 

2. Ter um controle mais efetivo das movimentações financeiras

A conciliação bancária contribui para que você tenha um controle mais efetivo das finanças da sua empresa. 

Somente dessa forma é possível ter uma visão clara de quanto seu negócio está movimentando financeiramente.

Ou seja, a conciliação bancária ajuda a identificar se a sua empresa está trabalhando no positivo ou no negativo.

3. Garantir um saldo bancário confiável

Saber, com certeza, de qual valor dispõe em caixa contribui bastante para tomadas de decisões importantes.

Ter um saldo bancário confiável, e não trabalhar com “achismos”, permite que você tome ações mais efetivas, por exemplo, investir em novos equipamentos, ampliar o espaço, quitar empréstimos etc.

4. Melhorar o planejamento orçamentário

Uma boa planilha ou software de conciliação bancária também ajuda a fazer previsões mais realistas para o futuro do seu negócio.

O planejamento orçamentário consiste em planejar receitas, despesas, custos e investimentos de uma empresa. 

Saber quanto se tem em caixa ajuda a alinhar essas duas estratégias, contribuindo para que você cumpra o que foi definido no seu planejamento.

5. Melhorar a previsão de fluxo de caixa

Outro ponto positivo da conciliação bancária é colaborar para um fluxo de caixa mais saudável. 

O controle efetivo das entradas e saídas financeiras dá uma visão real da situação financeira da sua empresa. 

Ao comparar com seu fluxo de caixa, ajuda nas tomadas de decisões, evita gastos excessivos e contribui para o cumprimento das obrigações fiscais.

Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

No entanto, muitos empreendedores confundem conciliação bancária com fluxo de caixa. Por isso, vamos esclarecer o que se trata cada um deles.

1. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o registro de tudo que uma empresa paga e recebe. 

Esse controle é essencial para fazer o comparativo entre os valores que entram e os que saem, a fim de identificar como está a saúde financeira de um negócio, ou seja, se está dando lucro ou prejuízo.

O ideal é que o registro da movimentação no fluxo de caixa seja feito diariamente para evitar que algum valor se perca por não ter sido lançado.

Por exemplo, se sua empresa recebeu R$ 200 pela venda de um produto e, no mesmo dia, pagou R$ 100 para um fornecedor, ambos os valores devem ser registrados.

Ainda que, analisando grosseiramente, nesse exemplo seja possível ver que há um saldo positivo de R$ 100, fazer isso mentalmente, ao longo dos dias, é quase impossível.

Por isso, é bem importante que você conte com algum recurso que ajude na composição do seu fluxo de caixa.

Muitos empreendedores começam com planilhas no Excel. No entanto, conforme o volume de transações vai aumentando, ferramentas de automação para controle de caixa são mais indicadas.

Seja qual for a solução que utiliza no momento, saber como fazer o fluxo de caixa sem complicação é essencial.

Como monitorar o fluxo de caixa? 

Mas se sua dúvida agora é saber como monitorar o fluxo de caixa, basta seguir estes passos:

• mantenha seus registros organizados, separando contas a pagar de contas a receber. Você pode ainda agrupar por categoria, por exemplo, impostos, despesas fixas etc;
• estabeleça uma rotina, determinando quando os registros devem ser feitos, por exemplo, diariamente, semanalmente ou mensalmente;
• crie relatórios que ajudem a visualizar de maneira mais clara as entradas e saídas da sua empresa;
• se preciso, use softwares específicos para fluxo de caixa.

2. Conciliação bancária

Mas como dito anteriormente, conciliação bancária é a comparação do seu controle interno com os valores lançados no seu extrato bancário.

Relacionado ao fluxo de caixa, é justamente pegar todos os valores lançados nesse controle e verificar se realmente constam na sua conta. 

Por exemplo, no dia 10 deste mês você anotou a venda de um produto no valor de R$ 350. Ao fazer a conciliação bancária você vai verificar se, neste dia ou próximo a ele, esse valor realmente caiu na sua conta.

O mesmo vale se pagou algo. Ou seja, no dia 25 houve o pagamento do boleto de um fornecedor no valor de R$ 500. Essa movimentação está anotada no seu fluxo de caixa, mas precisa ter saído da sua conta.

Para constatar isso, é fundamental fazer a conciliação bancária.

Como se faz uma conciliação contábil? 

A conciliação contábil é um termo que muitas empresas utilizam para se referir à conciliação bancária.

No entanto, ainda que tenham o mesmo propósito (comparar lançamentos), podem ser usadas para funções distintas.

Assim, a conciliação contábil pode ser aplicada para comparações específicas da contabilidade de uma empresa e não de movimentações diárias, por exemplo, tributos, impostos, folhas de pagamento etc.

A conciliação contábil é utilizada para a apuração de cada conta contábil de uma empresa. Com isso, é possível:

• evitar problemas tributários;
• contribuir para o balanço patrimonial;
• assegurar que os valores declarados estão corretos.

A maneira mais indicada de se fazer uma conciliação contábil é:

• ter um bom controle financeiro, por meio de acompanhamento de relatórios e planilhas;
• listar todas as contas bancárias utilizadas pela empresa;
• ter um período de análise definido e cumpri-lo, que pode ser por mês, por trimestre, por semestre ou uma vez ao ano;
• corrigir divergências apresentadas na conciliação, seja entrando em contato como banco, ou solicitando ajuda do seu escritório de contabilidade;
• enviar a análise ao seu contador para que seja utilizada caso necessário, por exemplo, em situações judiciais.

Como fazer uma planilha de conciliação bancária? 

Está achando um tanto complicado essa questão da conciliação bancária? Na teoria pode até parecer, mas a partir do momento que iniciar e tornar isso parte da sua gestão, vai ver que é até simples.

Como dissemos, muitos empreendedores começam esse controle financeiro utilizando uma planilha de conciliação bancária feita no Excel. 

Esse tipo de editor ajuda bastante, pois permite a criação de diferentes fórmulas matemáticas que fazem todas as contas sozinho.

Veja este exemplo de planilha de conciliação bancária:

Ainda que simples, ele contém os dados necessários para uma boa conciliação bancária, como o tipo de transação realizada, valor, status no extrato bancário e saldo atualizado da sua conta.

Mas existem outros modelos de conciliação bancária, a exemplo deste disponibilizado pela Sefaz, Secretaria de Estado da Fazenda, do Espírito Santo:

Fonte: Sefaz SE

Conciliação bancária automática

Ao tipo de conciliação bancária que acabamos de exemplificar damos o nome de conciliação bancária manual. Isso porque todo o processo é feito manualmente, seja pelo próprio empreendedor, seja por alguém da sua equipe.

Mas dependendo do fluxo de transações não é possível fazer o controle dessa forma. Além disso, não são apenas recebimentos e pagamentos que entram nessa conciliação bancária. 

Tarifas e impostos bancários, multas, juros, descontos, lançamentos não identificados, pagamento de salários e comissões, tudo deve ser contabilizado. Afinal, mesmo os que parecem ser valores pequenos, no final do mês podem fazer bastante diferença.

Além disso, seu próprio banco pode incidir algum erro de lançamento, o que só será possível identificar com uma conciliação bancária bem minuciosa.

Assim, o mais indicado é utilizar um software de conciliação bancária. Trata-se de um sistema próprio para realizar esse tipo de comparação.

Esse tipo de solução permite que você gere o extrato do seu banco (geralmente em formato .ofx — Open Financial Exchange) e importe para dentro do sistema.

O software de conciliação bancária, por sua vez, vai fazer automaticamente o comparativo de tudo o que foi lançado ao longo do período informado e dar um status quanto a comparação dos valores.

Dependendo do software escolhido, ele ainda pode ser integrado ao seu sistema de meios de pagamento, tornando o processo ainda mais preciso.

Além de evitar possíveis falhas que podem acontecer quando se faz a conciliação bancária manualmente, a automação de tarefas para PJ (pessoa jurídica), como esse tipo de controle, também contribui para:

• otimizar o tempo de execução dessa tarefa;
• aumentar a sua produtividade ou da sua equipe;
• controlar ainda melhor a movimentação financeira da sua empresa;
• gerar relatórios financeiros mais precisos e automatizados;
• controlar chargebacks (cancelamento de vendas);
• trazer mais segurança financeira.

Quem faz a conciliação bancária? De quanto em quanto tempo deve ser feita?

O mais indicado é que o fluxo de caixa seja alimentado todos os dias. Já a conciliação bancária pode ter um período maior, mesmo porque, dependendo da transação realizada, é preciso alguns dias para a compensação.

Assim, a conciliação bancária pode ser feita quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente, semestralmente, ou mesmo anualmente (ainda que esse período não seja o mais indicado).

Quanto a pessoa responsável por fazer a conciliação bancária, vai depender muito do porte da empresa. 

Por exemplo, se acabou de abrir empresa e está no início das suas atividades, é bem provável que esse controle tenha que ser feito por você.

Já empresas com mais tempo de funcionamento, e/ou que demandem de funcionários específicos para cuidar da parte financeira, o empreendedor pode delegar essa tarefa.

Seja qual for seu caso, contar com a ajuda de um contador é sempre válido. Considerando, inclusive, que todos os valores tramitados fazem parte da gestão contábil da sua empresa.

Como uma empresa de contabilidade pode lhe ajudar nesse processo

Uma empresa de contabilidade é uma parceira na gestão do seu negócio. A presença de um profissional contábil é essencial desde o momento da abertura.

Além de ser obrigatório a todas as empresas, exceto para quem é MEI, um contador é quem vai lhe auxiliar em questões como:

• escrituração contábil e tributária: Demonstrativo do Resultado do Exercício — DRE; registro de apuração dos impostos; balancete; balanço patrimonial; conciliação bancária;
• entrega das obrigações acessórias: Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS); Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS); Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) ; Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF); Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), entre outros
• assuntos trabalhistas: emissão de guias do INSS, FGTS e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF); processamento da folha de pagamento; preenchimento do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) etc;
• emissão de certidão negativa de débitos;
• planejamento tributário;
• assessoria em gestão financeira.

E como cereja do bolo e para você tirar o máximo da gestão dos processos financeiros como a conciliação bancária, o ideal é ter o serviço do Contabilizei Experts. Nós sabemos que é muito comum na vida de um empreendedor, autônomo ou profissional liberal ter que se desdobrar para cuidar não só de seus clientes mas também de todas as rotinas financeiras, contábeis e administrativas necessárias para garantir uma boa gestão do seu negócio. O Contabilizei Experts é uma nova solução visando ajudar os profissionais e empresários a ganharem mais tempo e garantir a boa gestão do seu negócio.

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