Contabilidade Digital: O que é? Vantagens e como funciona

| Atualizado em 22/07/21 | 10 minutos de leitura

Contabilidade digital é um escritório contábil que utiliza a tecnologia para aprimoramento dos seus serviços. O uso da internet e de sistemas informatizados permitem a otimização dos processos, conferindo mais agilidade e segurança para empresas e contadores.

O que vem à sua mente quando você pensa em um escritório de contabilidade? Se imaginou várias pessoas trabalhando em meio a papéis, máquinas de calcular, documentos impressos indo e vindo e processos burocráticos, se enganou completamente!

O acompanhamento contábil faz parte do dia a dia de toda empresa, independentemente do seu porte ou do segmento. No entanto, esse setor se modernizou (muito) e, hoje, atua de uma forma totalmente diferente.

A contabilidade digital, por exemplo, consiste na otimização dos serviços contábeis, por meio da utilização da internet e de sistemas próprios para esse setor.

Graças ao conceito de contabilidade digital, os processos passaram a ser bem mais eficientes, tanto para as empresas quanto para os contadores que as acompanham.

Entre as principais vantagens desse formato estão o aumento da produtividade, graças à automatização de diversas tarefas, a redução de custos e a diminuição de erros.

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Mas os benefícios da contabilidade digital não se resumem a esses. Confira, agora, os demais, como funciona e como escolher o escritório contábil perfeito para a sua empresa!

O que é contabilidade digital? 

Contabilidade digital pode ser definida como o uso da tecnologia a favor dos serviços contábeis, de modo que contribua para a sua otimização e automação.

A contabilidade digital tem como base a utilização da internet e de softwares online que contribuem para que os processos contábeis se tornem mais rápidos, dinâmicos e seguros.

Dentro desse conceito, o uso de inteligência artificial e a análise de dados fornecem aos contadores mais precisão na hora de executarem os seus serviços, diminuindo (ou mesmo eliminando totalmente) as chances de erros.

Para os clientes, há menos guarda, envio e recebimento de documentos impressos, já que todos os processos são realizados digitalmente. Isso traz mais eficiência para a sua gestão e otimização de tempo.

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Qual o objetivo da contabilidade digital? 

O principal objetivo da contabilidade digital é tornar os processos contábeis mais ágeis e seguros.

O uso da internet e da tecnologia nesse setor permitiu que os conhecidos “malotes” fossem totalmente eliminados.

Assim, com os trâmites realizados online, a resposta ao cliente do escritório contábil também é bem mais rápida. Isso quer dizer que a sua experiência também é melhorada.

Se formos listar todos os objetivos da contabilidade digital, seriam especialmente estes:

  • diminuição da barreira entre contador e empresa;
  • agregação de mais valor à experiência do cliente contábil;
  • otimização no tempo de entrega de serviços;
  • aprimoramento da comunicação, que passa a acontecer em tempo real entre empresa e escritório de contabilidade;
  • redução das chances de falhas na execução dos serviços contábeis;
  • atendimento das legislações de maneira mais precisa e eficiente.

Não deixe de ler “5 motivos para contratar um escritório de contabilidade online e modernizar sua empresa

Como funciona a contabilidade digital? 

Como você deve estar imaginando, a contabilidade digital funciona com base na internet e em soluções tecnológicas que atendem a esse segmento.

Por meio de sistemas específicos, tais como ERPs, que são softwares que promovem a integração de diferentes sistemas, os contadores têm acesso fácil e rápido a todas as informações que precisam dos seus clientes.

Esses, por sua vez, também utilizam essas soluções para enviar aos profissionais todos os dados referentes à contabilidade do seu negócio.

Com isso, ambos os lados têm acesso fácil aos mais diferentes dados, podendo consultar, exportar ou enviar documentos, e realizar diversos outros processos.

Qual a diferença entre contabilidade digital e contabilidade online? 

Neste ponto, é bem provável que você esteja se perguntando “Então contabilidade digital não seria o mesmo que contabilidade online?”

Se considerarmos que ambos os conceitos têm a internet como base de atuação, sim. Porém, em uma visão geral, é possível dizer que a contabilidade digital está um passo à frente.

A contabilidade online consiste na realização de todos os serviços contábeis de maneira virtual. Ou seja, não há a necessidade de o cliente se deslocar até o escritório de contabilidade para entregar documentos, sanar dúvidas, resolver problemas etc.

A contabilidade digital também funciona da mesma forma. No entanto, nesse conceito, a utilização da tecnologia é muito mais ampla e presente.

Sistemas contribuem para que vários processos, antes realizados manualmente, sejam automatizados. Isso garante mais eficiência, rapidez e fluidez nos trâmites contábeis.

Com base nisso é possível dizer que a contabilidade online é a evolução do modelo contábil tradicional, e que a contabilidade digital é o aperfeiçoamento da versão online desse setor.

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Quais as vantagens da contabilidade digital? 

O uso da tecnologia e da internet trouxe uma série de benefícios para nosso dia a dia, concorda? Hoje, praticamente tudo está ao alcance das nossas mãos.

Com poucos toques na tela do celular você pode comprar desde um simples abajur até um carro ou uma viagem para o lugar dos seus sonhos.

Pode pedir comida, transporte, conversar com quem está distante. Enfim, as possibilidades são quase infinitas.

Obviamente, os serviços contábeis precisaram se adaptar a esse novo cenário para entregar aos seus clientes soluções mais dinâmicas e facilitadas.

Abrir uma empresa online, por exemplo, se tornou um processo real que tem facilitado a vida de centenas de empreendedores.

Não sabe como fazer isso? Então leia o artigo “Como abrir empresa online? Veja como fazer o processo gratuito pela internet

Por tudo isso, a lista de vantagens ao utilizar os serviços de uma contabilidade digital é bem ampla. Entre os pontos que mais se destacam estão:

1. Aumento da produtividade

O uso dos softwares contribui para que tarefas que antes eram realizadas manualmente passem a ser efetuadas de forma automatizada.

Com isso, a produtividade tanto do empreendedor quanto do contador aumenta. 

Por exemplo, enquanto o primeiro não precisa se preocupar em gerar diversos documentos impressos e entregar pessoalmente, o segundo resolve todos os processos de maneira muito mais rápida.

2. Otimização de tempo

Com isso, o tempo dispensado em questões contábeis também é reduzido. O empreendedor pode se dedicar de forma mais completa ao seu negócio, lidando com questões que só podem ser resolvidas por ele.

Do lado do profissional contábil, esse consegue entregar resultados e respostas em bem menos tempo para o seu cliente, contribuindo com o crescimento da empresa.

Dica de leitura: “Qual a importância do contador para o sucesso das empresas?

3. Redução de custos

A redução de custos ao trabalhar com uma contabilidade digital pode ser vista em dois pontos. 

O primeiro é que, por se tratar de um serviço via internet, o empreendedor tem muito mais chances de encontrar um escritório que cobre valores compatíveis com o seu orçamento.

Isso é possível, principalmente, por não haver barreira da localização. Por exemplo, você pode estar no interior de São Paulo e contratar os serviços de um escritório que esteja na capital.

Confira esta dica! “Especial Janeiro: Abertura de CNPJ sem custo!

O segundo ponto diz respeito à eliminação de documentos impressos. 

Além de reduzir (praticamente eliminar) o uso desse recurso, você não terá gastos com impressão, armazenamento, ou mesmo envio desses papéis da sua empresa até o escritório de contabilidade.

Na contabilidade digital tudo é enviado, processado, analisado e armazenado em nuvem, com total segurança e praticidade.

4. Melhora na gestão de documentos

Também devido ao compartilhamento em nuvem, a gestão de documentos melhora consideravelmente.

Os sistemas utilizados contribuem para a visualização, acesso, guarda e envio dos mais variados documentos de forma muito mais rápida e organizada.

5. Aumento na segurança dos processos

Mas não pense que, por estar tudo em ambiente virtual, isso se torna um risco para a sua empresa. Na verdade, é bem o contrário disso.

Não tramitar documentos físicos diminui as chances de extravio, perda e até mesmo de furto.

Além disso, é certo que toda contabilidade digital atenda às determinações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que estabelece o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais.

6. Diminuição dos erros

Os softwares de integração utilizados nesse modelo contábil permitem que todos os dados sejam inseridos automaticamente, ou seja, sem a intervenção humana.

Com isso, o risco de digitar valores e/ou número errados é quase inexistente, o que garante que a contabilidade da sua empresa seja realizada com ainda mais precisão.

7. Atendimento mais eficiente

Por fim, a soma de todas essas vantagens proporciona a você um atendimento muito mais personalizado e dinâmico.

O suporte de um escritório contábil é essencial desde os primeiros passos da abertura da sua empresa.

Considerando isso, quanto mais eficiente, rápido e desburocratizado ele for, melhor para o seu negócio.

Aproveite e leia também “Qual o objetivo da contabilidade? Entenda sua importância para as empresas

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Como escolher um serviço de contabilidade digital?

Agora que você sabe como funciona e quais as vantagens de uma contabilidade digital, que tal descobrir como escolher a melhor para a sua empresa?

Aqui vão algumas dicas bem valiosas que vão lhe ajudar muito na hora de tomar a sua decisão:

  • verifique se o escritório de contabilidade está devidamente regularizado;
  • analise a sua atuação no mercado, tempo de atividade, número de clientes atendidos etc;
  • questione como eles garantem a segurança dos seus dados;
  • considere todos os serviços e soluções oferecidas, e não apenas o valor cobrado;
  • constate se há suporte à sua disposição, que possa ser usado sempre que você precisar.

Plataforma para contabilidade digital

A plataforma para contabilidade digital é a solução que possibilita esse modelo de negócio.

Por isso, demos um pouco mais de destaque a esse ponto, o qual também precisa ser analisado na hora de escolher quem irá lhe prestar esse serviço.

Na hora de decidir com qual escritório de contabilidade trabalhar, verifique os sistemas e soluções utilizados por eles.

É importante que você confira se o software pelo qual vai se comunicar e enviar dados para o seu contador é seguro e fácil de ser operado.

Analise também quais sistemas podem ser integrados e de que maneira isso vai contribuir para melhorar os seus processos no dia a dia.

Como migrar para a contabilidade digital? 

Já tem um contador, mas, depois de todas essas informações, decidiu migrar para uma contabilidade digital?

Sem problemas! O primeiro passo é entender que você pode trocar de contador a qualquer tempo e por qualquer motivo.

O artigo “Posso trocar de contador? Veja como mudar de contador e migrar sua contabilidade” explica tudo sobre esse processo.

Com isso em mente, para migrar para uma contabilidade digital, você deve:

  • identificar quais escritórios contábeis atuam dessa forma e analisar qual atende melhor às suas necessidades;
  • verificar os serviços que são oferecidos, como eles podem agregar valor para a sua empresa e facilitar o seu dia a dia;
  • uma vez escolhida a contabilidade digital, treinar a sua equipe para atuar em parceria com essa empresa.

FAQ - Perguntas frequentes

Quanto cobra um contador mensalmente?

Os valores cobrados por um contador mensalmente variam da região e dos serviços que serão prestados à sua empresa, e isso pode incluir o formato da contabilidade (digital ou não) e até mesmo a disponibilidade de atendimento.

Na Contabilizei, por exemplo, você encontra planos a partir de R$ 96 por mês. 

Nossos serviços incluem contabilidade completa, abertura de empresa grátis sem sair de casa, atendimento via chat e muito mais.

Como avaliar o valor de um escritório de contabilidade?

O valor de um escritório de contabilidade pode ser avaliado considerando os serviços oferecidos, a experiência de mercado, o número de clientes atendidos e a facilidade dos processos.

Posso ser contador da minha própria empresa?

Todas as empresas, exceto MEI, são obrigadas a fazer a sua escrituração contábil, que consiste no lançamento de todas as receitas, despesas etc.

Esse processo só pode ser realizado por um profissional habilitado, ou seja, por um contador. 

Considerando isso, você até pode fazer o controle contábil do seu negócio internamente. Porém, segundo os Conselhos Regionais de Contabilidade (CRCs), todas as empresas precisam contar com um profissional contábil registrado para acompanhar mensalmente a sua movimentação financeira.

O que preciso saber para contratar uma contabilidade digital?

Para contratar uma contabilidade digital você precisa saber se essa possui certidão de regularidade e como trata a segurança das informações tramitadas.

Além disso, informe-se sobre os serviços oferecidos, os canais de atendimento, como é feito o envio e acesso de informações, e demais pontos que estão inclusos no valor cobrado.

A Contabilizei está pronta para lhe atender nesses e em vários outros quesitos. 

Leia o artigo “10 motivos para você optar pela Contabilizei” e confira!

Quando surgiu a contabilidade digital?

Tanto a contabilidade digital quanto a contabilidade online são relativamente novas. Estima-se que a contabilidade online teve seu início, aqui no Brasil, em 2012, e a contabilidade digital em 2015.

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Charles Gularte

Escrito por:

Charles Gularte

Charles é formado em contabilidade pela FAE Centro Universitário e MBA em Gestão Empresarial, Administração e Negócios. Depois de começar sua carreira como contador, trabalhou por 14 anos em uma empresa de logística como superintendente de negócios e diretor, até chegar à Contabilizei na gestão de atendimento ao cliente, operações contábeis e serviços.

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