Como emitir nota fiscal sendo pessoa física: Passo a passo

É possível emitir nota fiscal sendo pessoa física, e o processo para emissão não precisa ser complicado, aqui neste artigo nós detalhamos o processo passo a passo.

A emissão de uma nota fiscal é importante para a validação de transações financeiras, assim como a organização contábil de uma organização. Esse processo pode ser realizado tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas, mas existem situações específicas em que cada caso é recomendado.

Seja você um profissional autônomo, liberal ou até mesmo pessoa jurídica, existem diversas questões que podem envolver esse importante processo na saúde contábil dos negócios.

O que é nota fiscal? 

Agora que você já sabe que pessoa física pode emitir nota fiscal, vamos compreender de uma vez por todas do que se trata esse documento. 

As notas fiscais são documentos fiscais gerados para registrar uma transação financeira envolvendo a transferência monetária sobre um bem ou serviço prestado por uma empresa ou pessoa física. O documento gerado possui propriedade comprobatória mediante a lei.

É possível emitir nota fiscal como pessoa física?

Conforme já mencionamos, pessoas físicas podem sim, emitir nota fiscal para comprovar algum serviço prestado, embora essa não seja a maneira mais recomendada já que envolve uma relação de prestação de serviços profissionais.

Um outro detalhe importante, é que realizar transações sem que seja gerada uma nota fiscal, não é recomendado por inúmeros fatores que podem colocar ambas as partes em risco, já que sem o documento não é possível comprovar que a troca realmente foi realizada.

Quem deve emitir a NFS-e?

Toda pessoa física pode emitir nota fiscal desde que atenda os requisitos necessários no item anterior. Segundo a prefeitura de São Paulo, deve emitir a NFS-e, as pessoas físicas prestadoras de serviço e inscritas no cadastro municipal.

Pessoas jurídicas, como no caso dos microempreendedores individuais, estão sujeitas a outras formas de recolhimento de impostos, portanto seguem modelos diferentes, como é o caso do SIMEI para o MEI, sendo abrangidos pelo Simples nacional.

Embora nem o profissional liberal e nem o autônomo são obrigados a emitirem NFS-e, mas a ação é altamente recomendada e em muitos casos deve ser um requisito para que seja possível atender determinadas pessoas jurídicas.

No caso do MEI, por outro lado, isso não é uma opção: Caso o serviço prestado seja para alguma outra empresa, a emissão torna-se obrigatória nos termos do Art. 26, §6º,II, da Lei Complementar 123/2006. 

Por outro lado, caso o serviço seja prestado a uma pessoa física, o processo é opcional, podendo ser realizado apenas quando solicitado pelo consumidor.

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Como emitir nota fiscal sendo pessoa física? 

Ao menos em São Paulo, o processo para emitir a nota fiscal com CPF deve ocorrer após o cadastro do profissional como prestador de serviços no município, que é necessário para habilitar a emissão de uma NFS-e, Nota Fiscal de Serviços – eletrônica.

Para emitir nota fiscal com CPF o contribuinte também pode optar pelo uso do smartphone, através do aplicativo oficial, mas note que para acessar e completar o perfil no município como prestador de serviços, o processo é um pouco diferente:

1. Faça o login no site Nota do Milhão da prefeitura de São Paulo, utilizando o CPF e a senha criada.
2. Quando o acesso for realizado, o profissional precisa acessar o quadro “outras informações”
3. Após acessar a área de “Outras Informações”, basta acessar o link “Minha Empresa”, que deve incluir  opção de NFS-e, caso a autorização tenha sido solicitada e os seguintes requisitos foram cumpridos:
   
   – Realização do registro no CCM – Cadastro De Contribuintes Mobiliários
   
   – Possuir um código de serviço válido atrelado ao registro no CCM.
   
4. Caso ainda restem dúvidas durante o processo, a qualquer momento o usuário pode acessar a área do item “Informações Gerais”, disponível no menu principal.

O que é preciso para emitir a NFS-e? 

Para emitir nota fiscal como pessoa física ou como pessoa jurídica, é necessário cumprir os requisitos especificados no item anterior:

1. Realização do registro no CCM – Cadastro De Contribuintes Mobiliários
   
2. Possuir um código de serviço válido atrelado ao registro no CCM.

Aqui também é importante entender, que diferente de uma NF-e tradicional, que é padronizada em todos os estados, a nota fiscal de serviços ela é subordinada ao município, e isso significa que mesmo que a sua cidade seja localizada no interior de São Paulo, o processo e os requisitos podem ser bem diferentes.

Vantagens da formalização em Pessoa Jurídica

Para muitos profissionais informais, a formalização mais natural ocorre a princípio na entrada no mercado como MEI, Micro Empreendedor Individual.

Essa formalização traz diversos benefícios ao profissional, que então estará apto a atender pessoas jurídicas, e terá um modelo fiscal bem simples em relação a outros tipos de empresa.

A simplificação do modelo fiscal no caso do MEI representa a isenção de pagamento do Imposto de Renda, PIS, COFINS, IPI e CSLL, reduzindo todos os outros tributos em uma contribuição mensal, que pode variar em empresas de serviço, comércio ou híbridas.

Outra grande vantagem é o acesso a recursos bancários voltados para pessoas jurídicas, o qual pode incluir desde uma conta bancária para lidar com o fluxo de caixa da organização,  a emissão de notas fiscais, até a obtenção de linhas especiais de crédito para crescimento da empresa.

Para fins de contextualização, existem diferenças entre o profissional PJ, o profissional autônomo e o profissional liberal. Cada modalidade possui as suas vantagens, devendo prevalecer aquele que atende melhor o momento do profissional.

O profissional PJ, nesse caso, é muitas vezes o MEI, que presta serviços a uma ou mais empresas mas não possui nenhum vínculo que o qualifique como funcionário, dispensando todos os direitos da categoria. 

Já o profissional autônomo, também é independente e não possui vínculos com a empresa; mas a diferença aqui é que ele não precisa emitir NF. 

A partir de boas práticas, o profissional autônomo já pode se organizar e se preparar para um futuro de transição em que se torne uma pessoa jurídica, por exemplo. Hoje em dia já existem serviços de contabilidade que podem auxiliar nesse processo e até mesmo acompanhar durante a transição.

Por fim, o profissional liberal pode possuir vínculos de trabalho com diversas empresas, mas para atuar precisa de qualificação profissional, já que são representados por conselhos profissionais, como é o caso de um Advogado, que para exercer sua função necessita ser aprovado pela OAB.

O que é RPA (Recibo de Pagamento Autônomo)? 

O RPA, Recibo de Pagamento Autônomo, é um recurso que permite que empresas possam ser atendidas por profissionais autônomos, que não podem realizar a emissão de uma nota fiscal. Tornando possível a geração de uma nota fiscal para pessoa física.

Nesse cenário, é a empresa quem se torna responsável pela emissão de um documento que comprove a troca de um serviço prestado por uma compensação financeira, o que resulta em alguns benefícios e reduz a possibilidade de conflitos no futuro.

Para começar, o RPA é um documento fiscal para o trabalho autônomo, isso quer dizer que sua emissão garante tanto o controle financeiro da empresa, quanto também especifica a relação de trabalho entre as partes. Outra característica importante é a tributação gerada pelos serviços prestados, que com a RPA é diferenciada em relação a um trabalhador convencional.

O modelo de RPA é padronizado e pode ser encontrado facilmente em papelarias, ou até mesmo formulários dedicados a isso na internet.

Existe um teto recomendado para que a contratação de um profissional autônomo seja recomendada, sendo o valor máximo recomendado mensalmente de até R$4.664,68, pois mais do que isso o IRPF imposto sobre o valor tem uma taxa muito alta, independente do valor. Para esses casos, é mais recomendada a relação entre empresa e um profissional PJ.

Como emitir Recibo de Pagamento Autônomo

Emitir um RPA é a solução ideal para a pessoa física que não pode emitir nota fiscal com CPF em diversas ocasiões, exceto quando o pagamento é superior a R$4.664,68 por mês, já que nesse caso o trabalhador terá um grande desconto no pagamento. 

A condição também não é válida caso a prestação de serviços seja por um prazo muito prolongado (vários meses). 

A emissão do Recibo de Pagamento Autônomo é bastante simples, podendo ser realizada manualmente com o modelo de RPA comprado em alguma papelaria próxima da empresa, ou recorrer a formulários como este, que realizam todos os cálculos necessários automaticamente pra você. Outra alternativa é recorrer a serviços online, que podem inclusive serem atualizados com maior frequência, como este aqui.

Em geral, não existe o melhor que o outro, pois contanto que as informações e os cálculos estejam corretos, você será capaz de gerar um documento válido, e que contenha as principais informações necessárias:

1. Nome ou Razão Social e CNPJ da fonte pagadora;
2. Dados do profissional autônomo – CPF e número de inscrição no INSS;
3. Dados detalhados sobre pagamento do serviço prestado – Valores bruto e líquido (com os descontos);
4. Nome e assinatura do responsável pela fonte pagadora (neste caso, a empresa);
5. Descontos – IRRF, ISS, INSS.

Lembrando que o recolhimento dos impostos deve ser feito pela empresa contratante, assim como o desconto do INSS, que para pessoas físicas prestadoras de serviço é de 11% da remuneração (até o valor de R$4.664,68) mensal. Todas as taxas devem variar de acordo com o município de funcionamento da empresa.

O que é nota fiscal Avulsa?

Emitir nota fiscal com CPF é possível através da nota fiscal avulsa, um documento fiscal que pode ser gerado em situações pontuais.

O serviço de Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) é gratuito e facultativo, permitindo que o usuário – seja ele pessoa física ou jurídica e não contribuinte do ICMS, ou que simplesmente não são legalmente obrigados a emitirem a Nota Fiscal eletrônica, mas o optam por fazer para fins de organização fiscal.

Não existem diferenças entre a Nota Fiscal Avulsa eletrônica e outros tipos de nota, sendo igualmente considerada um documento comprobatório em situações necessárias.

No entanto, a Nota Fiscal Avulsa eletrônica possui algumas características:

1. Permite que somente até 10 itens (produtos) sejam registrados, o que pode demandar que mais de uma seja gerada em compras de maior volume.
   
2. O CNPJ presente na Chave de Acesso da NF-e é o da Sefaz, então não será o mesmo da empresa em uma consulta via internet.
   
3. A numeração de uma NFA-e é sequencial e definido pela Sefaz. A numeração inicia em 1 e vai até 999.999.999, valor que é reiniciado quando atinge o limite.
   
4. Assim como a NF-e, a NFA-e pode ser reimpressa. 
5. Uma NFA-e pode ser impressão em papel comum A4, mas não no papel jornal.
   
6. Caso tenha emitido uma NFA-e com informações erradas, não é possível corrigi-la, sendo necessário a exclusão e a geração de uma nova.
   
7. O cancelamento de uma NFA-e pode ser feito num prazo de 24 a 168 horas.
   
8. Uma NFA-e pode ser consultada nos Portais Nacional e Estadual da Sefaz.
   
9. Não existe contingência para emitir NFA-e.
   
10. Assim como uma NF-e, a NFA-e também deve ser mantida por 5 anos.
    
11. Contribuintes obrigados ao uso (emissão) de NF-e não podem emitir uma NFA-e.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa? 

A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa eletrônica, está condicionada a permissão e as regras da Sefaz, que pode mudar de um estado para o outro, e até mesmo contar com condições e requisitos diferentes para a emissão.

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica pode ser gerada e armazenada eletronicamente através de um arquivo XML ou ser impressa, sem que haja nenhuma diferença em sua autoridade como documento fiscal.

Embora o projeto mude de estado para estado, o processo esperado gira em torno de 4 passos:

1. Verificar na Sefaz local para saber se a autorização de emissão desse documento existe.
   
2. Realizar o cadastro no site da Sefaz.
   
3. Reunir todos os documentos necessários. Pessoas físicas podem emitir nota fiscal, com: CPF, RG e comprovante de residência. Pessoas jurídicas precisam do CNPJ, Identidade do Titular e Cadastro Fiscal.
   
4. Preenchimento do formulário da nota, que deve incluir informações como o produto ou serviço, e todos os dados de quem comprou, quem vendeu, etc.

Emitir nota fiscal como MEI

O MEI, microempreendedor individual, é um profissional formalizado e que atua como pessoa jurídica, passando a possuir obrigações e direitos equivalentes, como o pagamento dos impostos das atividades desenvolvidas.

A maneira como o MEI emite suas notas fiscais deve variar de acordo com o município de atuação, sendo também possível a emissão eletrônica.