Como emitir nota fiscal pessoa física: Passo a passo

É possível emitir nota fiscal sendo pessoa física e o processo de emissão não precisa ser complicado.

A emissão de uma nota fiscal é importante para a validação de transações financeiras, assim como a organização contábil de uma organização. Esse processo pode ser realizado tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas, mas existem situações específicas em que cada caso é recomendado.

Seja você um profissional autônomo, liberal ou até mesmo pessoa jurídica, existem diversas questões que podem envolver esse importante processo na saúde contábil dos negócios. Saiba como pessoa física pode emitir nota fiscal no passo a passo abaixo.

O que é nota fiscal? 

As notas fiscais são documentos fiscais gerados para registrar uma transação financeira envolvendo a transferência monetária sobre um bem ou serviço prestado por uma empresa ou pessoa física. O documento gerado possui propriedade comprobatória mediante a lei.

É possível emitir nota fiscal como pessoa física?

Conforme já mencionamos, pessoas físicas podem sim, emitir nota fiscal para comprovar algum serviço prestado, embora essa não seja a maneira mais recomendada já que envolve uma relação de prestação de serviços profissionais.

Um outro detalhe importante, é que realizar transações sem que seja gerada uma nota fiscal, não é recomendado por inúmeros fatores que podem colocar ambas as partes em risco, já que sem o documento não é possível comprovar que a troca realmente foi realizada.

Como emitir nota fiscal de prestação de serviços sendo pessoa física? 

O procedimento varia em cada município brasileiro, que possui exigências específicas para viabilizar a emissão da nota fiscal.  Ao menos em São Paulo, o processo para emitir a nota fiscal com CPF deve ocorrer após o cadastro do profissional como prestador de serviços no município, que é necessário para habilitar a emissão de uma NFS-e, Nota Fiscal de Serviços – eletrônica.

O processo para emitir nota fiscal como pessoa física, em termos gerais, é:

1. Realizar o registro como autônomo

Para emitir notas fiscais de serviço como pessoa física, o primeiro passo é se registrar na prefeitura da cidade e obter a autorização para a emissão. Este registro é exigido em cidades como São Paulo, Rio de Janeiro e Curitiba, por exemplo.

2. Preencha os dados dos clientes

Depois que a Prefeitura autoriza o profissional autônomo para a execução das atividades e libera a emissão das notas fiscais, chegou a hora de efetivamente preencher os dados dos seus clientes e gerar o documento.

O preenchimento e emissão do documento pode ser online, nos portais oficiais da prefeitura ou até mesmo em sistemas contratados pelo autônomo com essa finalidade. Algumas cidades também podem disponibilizar apenas a emissão de notas em papel, sendo necessário buscar uma gráfica autorizada e solicitar a impressão dos documentos.

3. Preencha as informações sobre o serviço e gere os documentos

Demais informações necessárias para a emissão de nota fiscal são:

– Data

– Qual serviço foi executado

– Valor

– Condição de pagamento

É possível emitir nota fiscal como pessoa física?

Conforme já mencionamos, pessoas físicas podem sim, emitir nota fiscal para comprovar algum serviço prestado, embora essa não seja a maneira mais recomendada já que envolve uma relação de prestação de serviços profissionais.

Um outro detalhe importante, é que realizar transações sem que seja gerada uma nota fiscal, não é recomendado por inúmeros fatores que podem colocar ambas as partes em risco, já que sem o documento não é possível comprovar que a troca realmente foi realizada.

Quem deve emitir a NFS-e?

Toda pessoa física pode emitir nota fiscal desde que atenda os requisitos necessários no item anterior. Segundo a prefeitura de São Paulo, deve emitir a NFS-e, as pessoas físicas prestadoras de serviço e inscritas no cadastro municipal.

Embora nem o profissional liberal e nem o autônomo são obrigados a emitirem NFS-e, mas a ação é altamente recomendada e em muitos casos deve ser um requisito para que seja possível atender determinadas pessoas jurídicas.

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Vantagens da formalização em Pessoa Jurídica

Para muitos profissionais informais, a formalização mais natural ocorre a princípio na entrada no mercado como MEI, Micro Empreendedor Individual.

Essa formalização traz diversos benefícios ao profissional, que então estará apto a atender pessoas jurídicas, e terá um modelo fiscal bem simples em relação a outros tipos de empresa.

A simplificação do modelo fiscal no caso do MEI representa a isenção de pagamento do Imposto de Renda, PIS, COFINS, e CSLL, reduzindo todos os outros tributos em uma contribuição mensal, que pode variar em empresas de serviço, comércio ou híbridas.

Outra grande vantagem é o acesso a recursos bancários voltados para pessoas jurídicas, o qual pode incluir desde uma conta bancária para lidar com o fluxo de caixa da organização,  a emissão de notas fiscais, até a obtenção de linhas especiais de crédito para crescimento da empresa.

Para fins de contextualização, existem diferenças entre o profissional PJ, o profissional autônomo e o profissional liberal. Cada modalidade possui as suas vantagens, devendo prevalecer aquele que atende melhor o momento do profissional.

O que é RPA (Recibo de Pagamento Autônomo)? 

O RPA, Recibo de Pagamento Autônomo, é um recurso que permite que empresas possam ser atendidas por profissionais autônomos, que não podem realizar a emissão de uma nota fiscal. Tornando possível a geração de uma nota fiscal para pessoa física.

Nesse cenário, é a empresa quem se torna responsável pela emissão de um documento que comprove a troca de um serviço prestado por uma compensação financeira, o que resulta em alguns benefícios e reduz a possibilidade de conflitos no futuro.

O RPA é um documento fiscal para o trabalho autônomo, isso quer dizer que sua emissão garante tanto o controle financeiro da empresa, quanto também especifica a relação de trabalho entre as partes. Outra característica importante é a tributação gerada pelos serviços prestados, que com a RPA é diferenciada em relação a um trabalhador convencional.

O modelo de RPA é padronizado e pode ser encontrado facilmente em papelarias, ou até mesmo formulários dedicados a isso na internet.

Existe um teto recomendado para que a contratação de um profissional autônomo seja recomendada, sendo o valor máximo recomendado mensalmente de até R$4.664,68, pois mais do que isso o IRPF imposto sobre o valor tem uma taxa muito alta, independente do valor. Para esses casos, é mais recomendada a relação entre empresa e um profissional PJ.

Como emitir Recibo de Pagamento Autônomo

Emitir um RPA é a solução ideal para a pessoa física que não pode emitir nota fiscal com CPF em diversas ocasiões, exceto quando o pagamento é superior a R$4.664,68 por mês, já que nesse caso o trabalhador terá um grande desconto no pagamento. 

A condição também não é indicada caso a prestação de serviços seja por um prazo muito prolongado (vários meses).

A emissão do Recibo de Pagamento Autônomo é bastante simples, podendo ser realizada manualmente com o modelo de RPA comprado em alguma papelaria próxima da empresa, ou recorrer a formulários como este, que realizam todos os cálculos necessários automaticamente pra você. Outra alternativa é recorrer a serviços online, que podem inclusive serem atualizados com maior frequência, como este aqui.

Em geral, não existe o melhor que o outro, pois contanto que as informações e os cálculos estejam corretos, você será capaz de gerar um documento válido, e que contenha as principais informações necessárias:

1. Nome ou Razão Social e CNPJ da fonte pagadora;
2. Dados do profissional autônomo – CPF e número de inscrição no INSS;
3. Dados detalhados sobre pagamento do serviço prestado – Valores bruto e líquido (com os descontos);
4. Nome e assinatura do responsável pela fonte pagadora (neste caso, a empresa);
5. Descontos – IRRF, ISS, INSS.

Lembrando que o recolhimento dos impostos deve ser feito pela empresa contratante, assim como o desconto do INSS, que para pessoas físicas prestadoras de serviço é de 11% da remuneração mensal. Todas as taxas devem variar de acordo com o município de funcionamento da empresa.

O que é nota fiscal Avulsa Eletrônica?

Ao vender mercadorias, emitir nota fiscal com CPF é possível através da nota fiscal avulsa, um documento fiscal que pode ser gerado em situações pontuais.

O serviço de Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) é gratuito e facultativo, permitindo que o usuário – seja ele pessoa física ou jurídica e não contribuinte do ICMS, ou que simplesmente não são legalmente obrigados a emitirem a Nota Fiscal eletrônica, mas o optam por fazer para fins de organização fiscal.

Não existem diferenças entre a Nota Fiscal Avulsa eletrônica e outros tipos de nota, sendo igualmente considerada um documento comprobatório em situações necessárias.

No entanto, a Nota Fiscal Avulsa eletrônica possui algumas características:

1. Permite que somente até 10 itens (produtos) sejam registrados, o que pode demandar que mais de uma seja gerada em compras de maior volume.
   
2. O CNPJ presente na Chave de Acesso da NF-e é o da Sefaz, então não será o mesmo da empresa em uma consulta via internet.
   
3. A numeração de uma NFA-e é sequencial e definido pela Sefaz. A numeração inicia em 1 e vai até 999.999.999, valor que é reiniciado quando atinge o limite.
   
4. Assim como a NF-e, a NFA-e pode ser reimpressa. 
5. Uma NFA-e pode ser impressão em papel comum A4, mas não no papel jornal.
   
6. Caso tenha emitido uma NFA-e com informações erradas, não é possível corrigi-la, sendo necessário a exclusão e a geração de uma nova.
   
7. O cancelamento de uma NFA-e pode ser feito num prazo de 24 a 168 horas.
   
8. Uma NFA-e pode ser consultada nos Portais Nacional e Estadual da Sefaz.
   
9. Não existe contingência para emitir NFA-e.
   
10. Assim como uma NF-e, a NFA-e também deve ser mantida por 5 anos.
    
11. Contribuintes obrigados ao uso (emissão) de NF-e não podem emitir uma NFA-e.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa? 

A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa eletrônica, está condicionada a permissão e as regras da Sefaz, que pode mudar de um estado para o outro, e até mesmo contar com condições e requisitos diferentes para a emissão.

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica pode ser gerada e armazenada eletronicamente através de um arquivo XML ou ser impressa, sem que haja nenhuma diferença em sua autoridade como documento fiscal.

Embora o projeto mude de estado para estado, o processo esperado gira em torno de 4 passos:

1. Verificar na Sefaz local para saber se a autorização de emissão desse documento existe.
   
2. Realizar o cadastro no site da Sefaz.
   
3. Reunir todos os documentos necessários. Pessoas físicas podem emitir nota fiscal, com: CPF, RG e comprovante de residência. Pessoas jurídicas precisam do CNPJ, Identidade do Titular e Cadastro Fiscal.
   
4. Preenchimento do formulário da nota, que deve incluir informações como o produto ou serviço, e todos os dados de quem comprou, quem vendeu, etc.