Como emitir nota fiscal eletrônica NFS-e: passo a passo

A sigla “NFS-e” significa Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. A nota fiscal eletrônica NFS-e é um documento digital que serve para registrar e documentar a prestação de serviços.

Ao contrário das antigas notas fiscais tradicionais em papel, no formato físico, a NFS-e é gerada, armazenada e transmitida de maneira eletrônica. Por isso, facilita a emissão e reduz o uso de papel.

A NFS-e é uma importante ferramenta de controle fiscal e tributário. Ou seja, por meio dela é possível ter o controle de quais impostos são recolhidos, para quais clientes os serviços são prestados (pessoas físicas ou jurídicas), entre outros. Isso proporciona transparência nas transações entre prestadores de serviço, os clientes e os órgãos fiscalizadores. 

A seguir, veja como fazer uma nota fiscal com este conteúdo preparado pelos especialistas do maior escritório de contabilidade do Brasil: a Contabilizei.

Quais são os principais tipos de nota fiscal?

Os principais tipos de nota fiscal são:

• NF-e: Nota Fiscal de Produto Eletrônica;
• NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;
• NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica;
• CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico;
• NFA-e: Nota Fiscal Avulsa Eletrônica.

Além disso, existem alguns tipos de modalidades que são usados para registrar transações específicas na NF-e. Ou seja, a Nota Fiscal Eletrônica propriamente dita pode ser de vários tipos de operação. Por exemplo:

• NF-e de Remessa: Nota Fiscal Eletrônica de Remessa;
• NF-e: Nota Fiscal de Exportação;
• NFD: Nota Fiscal de Devolução;
• NF-e Complementar: Nota Fiscal Eletrônica Complementar.

Veja mais detalhes de cada uma delas a seguir. 

A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é usada para registrar a venda de mercadorias. Ela é o modelo mais comum no segmento de comércio de bens físicos e deve ser emitida sempre que houver circulação de produtos. Isso serve, inclusive, em casos de devolução ou transferências entre filiais. 

• Como emitir a NF-e: a emissão é feita por meio do sistema da Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ), usando um certificado digital e um sistema emissor próprio ou contratado.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é usada por empresas ou profissionais que prestam serviços. Por exemplo: consultorias, desenvolvedores, designers, advogados, cabeleireiras, serviços de manutenção como: pintura, mecânica, consertos entre outros. 

O cenário de emissão de notas fiscais mudou. O que antes era feito exclusivamente nos sites das prefeituras agora é centralizado, majoritariamente, no Emissor Nacional do Governo Federal. Esse novo padrão já é obrigatório para todos os MEIs do país e, a partir de 1º de setembro de 2026, migrará compulsoriamente também para todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. Em relação aos autônomos (Pessoas Físicas), a exigência nacional foi adiada para 1º de janeiro de 2027, mas as legislações locais continuam valendo e podem antecipar essa exigência em diversas capitais, a exemplo de São Paulo e Curitiba. Como a transição ainda está acontecendo, vale a pena checar com o seu município se ele já aderiu ao sistema nacional ou se continua utilizando um emissor próprio adaptado. 

Já para as empresas não optantes pelo Simples Nacional (enquadradas no Lucro Real e Lucro Presumido), a regra continua seguindo a legislação local. Ou seja, o emissor indicado continua sendo o definido pela prefeitura, seja ele um sistema municipal próprio ou o Emissor Nacional, caso a cidade tenha preferido aderir à plataforma federal. Por isso, é muito importante saber como a sua prefeitura se posicionou para garantir a emissão correta

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) substitui o antigo cupom fiscal. Ela é usada em vendas diretas ao consumidor final, geralmente no varejo.

• Como emitir a NFC-e: por meio do sistema da SEFAZ estadual. É necessário usar um certificado digital e equipamento compatível, como um sistema emissor autorizado ou o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é usado por empresas do setor de transporte de cargas. Ele serve para documentar o serviço de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo, entre outros.

• Como emitir o CT-e: também é emitido por meio da SEFAZ estadual, com certificado digital e sistema emissor específico.

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é utilizada em operações esporádicas por pessoas físicas ou jurídicas que não possuem sistema próprio de emissão, desde que autorizadas pela legislação estadual ou municipal.

• Como emitir a NFA-e: depende do estado ou município em questão. Pode ser feita pela SEFAZ (no caso de produtos) ou pela prefeitura (no caso de serviços).

Além disso, existem diferentes tipos de modalidades da Nota Fiscal Eletrônica. São elas: a Nota Fiscal Eletrônica de Remessa, a Nota Fiscal de Exportação, a Nota Fiscal de Devolução e a Nota Fiscal Complementar. 

A Nota Fiscal Eletrônica de Remessa (NF-e de Remessa) é usada para registrar o envio de mercadorias sem intenção de venda. Ou seja, quando não há transferência de propriedade, apenas de posse.

• Como emitir a NF-e de Remessa: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário que a natureza da operação seja configurada como “Remessa”.

A Nota Fiscal de Exportação (NF-e) é usada para registrar a saída de mercadorias do país.

• Como emitir a NF-e: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns.

A Nota Fiscal de Devolução (NFD) documenta a devolução de produtos pelo cliente. Ou seja, quando a empresa retorna produtos ao estoque. 

• Como emitir a NFD: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário selecionar a operação como devolução e preencher os dados obrigatórios.

A Nota Fiscal Complementar (NFC) é usada para corrigir valores ou informações de uma nota fiscal já emitida. Por exemplo: variações na cotação do câmbio ou reajustes de preços.

• Como emitir a NFC: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário preencher alguns campos específicos e referenciar a nota fiscal original.

Quem precisa emitir a nota fiscal de serviço?

Todas as empresas no Brasil que atuam como prestadoras de serviços de qualquer natureza são obrigadas a emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Isso vale para todas as operações da empresa.

Isso significa que não importa qual seja o serviço oferecido, o faturamento anual ou a localidade da empresa. A NFS-e é uma obrigação tributária para todas as empresas que trabalham com serviços e pode ser dispensada apenas com a formalização expressa do município.

Em relação aos Microempreendedores Individuais (MEI), embora o uso do Emissor Nacional já seja obrigatório, há uma diferença fundamental na exigência da emissão em si. Atualmente, quem atua como MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal apenas quando presta serviços ou realiza vendas para outras empresas. Quando a operação envolve uma pessoa física, a emissão ainda é opcional (a não ser que o cliente solicite a nota). Essa flexibilidade, porém, tem data para acabar. Ela dura apenas até o final de 2026. Atenção: com as novas regras da Reforma Tributária, a partir de 1º de janeiro de 2027, o MEI será obrigado a emitir nota fiscal em 100% de suas operações, inclusive para o consumidor final (pessoas físicas).

Justamente por conta dessa crescente obrigatoriedade e da modernização do sistema, o uso de recibos tradicionais vem perdendo força. Embora o Recibo de Pagamento (como o RPA) continue sendo útil para o controle financeiro interno de serviços pontuais, ele não substitui a NFS-e como documento fiscal oficial para serviços prestados com habitualidade. Para entender melhor o porquê dessa mudança, confira nosso artigo principal sobre o tema. E, caso precise gerar um documento rapidamente, conheça o Emissor de Recibo de Pagamento grátis da Contabilizei!

Consolidando a NFS-e como o documento oficial definitivo, a legislação nacional estabeleceu princípios gerais para facilitar e padronizar o processo. Historicamente, nem todos os municípios possuíam a mesma tecnologia, mas a Lei Complementar nº 214/2025 instituiu a adoção obrigatória do padrão nacional da NFS-e. Isso criou o Ambiente de Dados Nacional (ADN), com o objetivo de unificar os formatos de emissão em todo o país.

Na prática, com essa transição tecnológica em andamento, para emitir a NFS-e é necessário realizar o seu cadastro como prestador (Inscrição Municipal ou CCM) na prefeitura da cidade onde você está estabelecido. Após a aprovação do cadastro, a emissão ocorrerá pelo sistema da própria prefeitura (caso ele já esteja integrado ao padrão de dados) ou diretamente pelo portal do Emissor Nacional do Governo Federal. Assim, é importante conferir qual sistema a sua cidade adotou para garantir a conformidade com as regras atuais.

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Como emitir nota fiscal de Serviço (NFS-e)?

O processo de emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) varia de acordo com o porte e a natureza jurídica do seu negócio. A seguir, mostramos o passo a passo para emissão no município de São Paulo (para empresas em geral) e no sistema do Emissor Nacional (para MEIs, ME e EPPs do Simples Nacional e autônomos PF).

Opção 1: Emissão pelo “Nota do Milhão” (Para Empresas: ME, EPP, Lucro Presumido ou Real)

Se você possui uma empresa registrada em São Paulo, utilizará o sistema da prefeitura.

• Passo 1: Cadastro e Acesso
  É necessário ter um registro no CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários). Para acessar o sistema, adquira um certificado digital (como o e-CNPJ) ou solicite a Senha Web na Secretaria Municipal da Fazenda de São Paulo.
  
• Passo 2: Acesso ao Sistema
  Acesse o site do Nota do Milhão e clique em “Acessar o sistema”. Insira seu CNPJ e a Senha Web, ou utilize a opção de Certificado Digital.
  
• Passo 3: Escolha da Opção de Emissão
  No menu lateral esquerdo, clique em “Emissão de NFS-e”.
  
• Passo 4: Preenchimento dos Dados
  Insira o CPF ou CNPJ do tomador de serviços (seu cliente). Caso ele já esteja cadastrado, as informações podem aparecer pré-preenchidas. Em seguida, preencha os campos obrigatórios:
  
  • Valor total: O valor cobrado pelo serviço.
  • Discriminação dos serviços: Descreva detalhadamente o que foi feito. Você também pode incluir dados bancários para pagamento neste campo.
    
• Passo 5: Revisão e Emissão
  Revise todas as informações. Atenção ao campo “ISS retido pelo tomador?”, que deve ser preenchido de acordo com a regra da sua atividade. Se tudo estiver correto, clique em “Emitir”. A nota estará pronta para ser enviada ao cliente.

Opção 2: Emissão pelo Emissor Nacional (Incluindo MEIs e Autônomos)

Atendendo à nova determinação da legislação, a partir de 1º de agosto de 2026, os profissionais autônomos de São Paulo passam a ser obrigados a emitir suas notas fiscais de serviço pelo Emissor Nacional do Governo Federal. Essa mesma obrigatoriedade já está em vigor para Microempreendedores Individuais (MEIs), padronizando o processo em todo o Brasil.

Passo 0: Regularização na Prefeitura de SP (Obrigatório para Autônomos)
Antes de acessar o Emissor Nacional, você como autônomo precisa ter o seu Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM) ativo. Acesse o portal SP156 da Prefeitura de São Paulo, preencha o formulário de cadastro para autônomos e aguarde a aprovação. Sem esse passo, o sistema nacional bloqueará a sua emissão.

Passo 1: Acesso ao Portal Nacional
Com o CCM aprovado, acesse a versão web do Portal Nacional de Emissão de NFS-e ou baixe o aplicativo “NFS-e Mobile”. O acesso pode ser feito utilizando a sua conta gov.br (nível prata ou ouro), com certificado digital, ou mediante um cadastro simples com criação de senha diretamente no portal.

Passo 2: Configuração Inicial e Códigos de Serviço
No seu primeiro acesso (clicando no ícone de engrenagem), preencha seus dados de contato. É fundamental que você saiba qual é o seu código NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), pois é ele que o sistema utilizará para classificar a sua atividade e calcular os tributos corretamente no novo padrão.

Passo 3: Escolha o Tipo de Emissão No menu principal, clique em “Nova NFS-e”. O sistema oferece duas opções:

• Emissão Simplificada: Ideal para serviços comuns do dia a dia, exigindo apenas os dados básicos do cliente e o valor.
• Emissão Completa: Indicada para situações que exigem mais detalhes, preenchimento de retenções de impostos (como IRRF e INSS) ou exportação de serviços.

Passo 4: Preenchimento dos Dados
Informe a data de competência (quando o serviço foi prestado) e se ocorreu no Brasil ou exterior. Digite o CPF ou CNPJ do cliente (tomador), selecione o seu código NBS e insira o valor total do serviço. Na seção de tributação, certifique-se de preencher corretamente o seu regime (como “Profissional Autônomo”) para que eventuais isenções de ISS da cidade de São Paulo sejam aplicadas.

Passo 5: Revisão e Emissão
Revise os dados informados. Se estiver tudo correto, clique em “Emitir NFS-e”. O documento será gerado imediatamente e você poderá salvar o PDF ou compartilhar o link da nota de forma direta com o seu cliente.

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Seguindo esses passos, você pode emitir notas fiscais de serviços em São Paulo de maneira eficiente e de acordo com as regulamentações locais.

Vale lembrar que a padronização da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) já começou a ser implementada para os MEIs em 2023, mas agora o processo ganha força total para todas as empresas.

Historicamente, a diversidade de sistemas adotados pelos municípios criou múltiplos padrões de notas em todo o país. Como cada prefeitura utiliza um software próprio customizado, a gestão fiscal tornou-se um grande desafio. O objetivo do padrão nacional da NFS-e é justamente acabar com essa complexidade, unificando o formato de emissão — de forma muito semelhante ao que já acontece e funciona bem com a NF-e (para produtos) e o CT-e (para transportes).

A grande virada de chave acontece a partir de 1º de janeiro de 2026. Conforme estabelece a Lei Complementar nº 214/2025, todos os municípios e o Distrito Federal são obrigados a adotar esse padrão nacional unificado.

Na prática, isso significa que todos terão que seguir um único formato e layout. Caso a sua prefeitura decida continuar usando um sistema de emissão próprio, ela é obrigada por lei a integrá-lo e compartilhar as notas geradas com o Ambiente de Dados Nacional (ADN). Isso centraliza as informações, garantindo integridade, segurança e facilitando a interação das empresas com o fisco.

Porém, com o novo padrão, vêm novas exigências: a emissão passará a exigir o preenchimento de códigos padronizados em todo o país, como o código NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços) e o CST, que são fundamentais para o cálculo dos novos impostos da Reforma Tributária.

É justamente por essa inclusão de novas regras e códigos que contar com o apoio de uma contabilidade especializada se torna indispensável. Um suporte contábil garante que a sua empresa preencha a nova NFS-e corretamente, evitando o pagamento de impostos indevidos, retrabalhos ou problemas com a malha fina.

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Quanto custa emitir NFS-e?

Apesar disso, algumas cidades podem oferecer pacotes com um limite de notas emitidas mediante o pagamento de uma tarifa. As condições podem variar de acordo com a região. Por isso, é importante consultar a política do município onde o serviço será prestado.

Outra opção é usar softwares emissores de notas fiscais, que podem ser adquiridos de empresas especializadas. Esses sistemas proporcionam maior conveniência e eficiência na geração e gestão das notas fiscais.

Outra opção é usar softwares emissores de notas fiscais, que podem ser adquiridos de empresas especializadas. Esses sistemas proporcionam maior conveniência e eficiência na geração e gestão das notas fiscais.

Dessa forma, você pode escolher a opção que melhor se adapta às necessidades do seu negócio, seja usando os sistemas da prefeitura ou softwares emissores disponibilizados por empresas.

Nos planos Experts da Contabilizei, você conta com a emissão de notas fiscais incluídas no seu pacote de contabilidade. Saiba quanto custa e confira as condições. 

Para que serve a NFS-e?

De um modo geral, a NFS-e serve para:

• Documentar a prestação de serviços;
• Manter a empresa dentro da legalidade recolhendo os impostos;
• Comprovar transações comerciais;
• Proporcionar transparência e controle nas transações;
• Simplificar processos;
• Trazer rapidez e segurança para as operações.

No contexto da Reforma Tributária do Consumo, a NFS-e funciona como uma peça estrutural que alimenta o sistema do Fisco com dados padronizados e confiáveis. Isso permite o cruzamento de dados, o que viabiliza a chamada “Apuração Assistida”, garantindo o correto acompanhamento e destaque dos novos tributos (CBS e IBS).

Dessa forma, a NFS-e atua como um instrumento de inteligência fiscal que formaliza a relação tributária e integra as informações financeiras e contábeis do prestador de serviços no ambiente nacional.

A NFS-e tem validade em todo o território nacional e atua como um elemento formal e legalmente suficiente para fundamentar e constituir o crédito tributário.

Manter a empresa dentro da legalidade recolhendo os impostos

A emissão da NFS-e é um requisito legal em todo o Brasil porque assegura que os impostos devidos sejam calculados e pagos corretamente. 

Isso ajuda as empresas e os profissionais a cumprirem as obrigações fiscais de acordo com a legislação vigente.

Comprovar transações comerciais

A NFS-e atua como comprovante oficial de que um serviço foi prestado. Ela registra detalhes essenciais da transação. Por exemplo: valor, data, descrição do serviço e informações das partes envolvidas. 

Isso é fundamental tanto para a empresa prestadora do serviço quanto para o cliente.

Proporcionar transparência e controle nas transações

A geração eletrônica da NFS-e proporciona maior transparência nas operações comerciais. 

Todas as NFS-e emitidas e recebidas são armazenadas digitalmente, facilitando auditorias internas e externas. Além disso, possibilita um controle mais eficiente das atividades financeiras.

Simplificar processos

Ao eliminar a necessidade de impressão, armazenamento físico e transporte de documentos em papel, a NFS-e simplifica o processo burocrático. Além disso, reduz custos operacionais e contribui para a preservação ambiental.

Simplificar processos é a missão da Contabilizei. Simplifique toda a jornada de abertura de empresa e gestão do CNPJ com a nossa expertise e tecnologia. 

Trazer rapidez e segurança para as operações

A geração eletrônica e a transmissão em tempo real da NFS-e trazem rapidez e segurança ao processo de emissão e recebimento das notas fiscais. 

Além disso, a assinatura digital garante a autenticidade do documento, evitando fraudes e falsificações.

Tenha um emissor gratuito de NFS-e integrado a contabilidade

Além de contar com o apoio de mais de 1.400 especialistas, quem é cliente Contabilizei conta com um emissor gratuito de notas fiscais de serviço integrados à plataforma de contabilidade. 

Fácil e prático de usar, com o nosso emissor gratuito, a nota pode ser emitida com apenas alguns cliques. Além disso, você conta com todo o suporte da nossa equipe de contadores para auxiliá-lo em qualquer etapa do processo.