Como emitir nota fiscal pessoa física: Passo a passo

Uma pessoa física pode emitir nota fiscal. Isso ocorre por meio de uma Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), da Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e) ou da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), utilizando sistemas autorizados e homologados pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Assim, as pessoas físicas podem formalizar a venda de um produto ou a prestação de serviços, especialmente quando é exigido por uma outra empresa ou consumidor.

Para emitir nota fiscal de pessoa física, você precisa de um modo geral: 

• Se registrar como autônomo na prefeitura de sua cidade para obter a autorização de emitir o documento; 
• Preencher os dados dos seus clientes; 
• Preencher as informações sobre o seu serviço no site da prefeitura ou em sistemas com essa finalidade; 
• Gerar os documentos.

É possível emitir nota fiscal sendo pessoa física e o processo de emissão não precisa ser complicado. Seja você um profissional autônomo, liberal ou até mesmo pessoa jurídica, a nota fiscal é essencial para a saúde contábil dos negócios. Saiba em detalhes como pessoa física pode emitir nota fiscal neste artigo!

O que é nota fiscal? 

As notas fiscais são documentos fiscais que registram uma transação financeira envolvendo a transferência monetária sobre um bem ou serviço prestado por uma empresa ou pessoa física. O documento gerado possui propriedade comprobatória mediante a lei.

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É possível emitir nota fiscal como pessoa física com CPF?

Sim, pessoas físicas podem emitir nota fiscal por meio do CPF para comprovar algum serviço prestado de forma esporádica, embora essa não seja a maneira mais recomendada, já que envolve uma relação de prestação de serviços profissionais. 

Caso a prestação de serviços seja frequente, é necessária a formalização como MEI ou outro tipo de empresa. Isso traz mais segurança jurídica, benefícios previdenciários e facilita a emissão de notas fiscais.

Um outro detalhe importante é que realizar transações sem emissão de nota fiscal pode gerar riscos para ambas as partes envolvidas. Afinal, sem o documento não é possível comprovar que determinada transação se trata de uma prestação de serviço.

Como emitir nota fiscal de prestação de serviços sendo pessoa física? 

Para quem atua como pessoa física e não tem CNPJ, a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) é uma das principais alternativas para formalizar a venda de um produto ou prestação de serviços.

Esse tipo de nota fiscal também é usado por produtores rurais e Microempreendedores Individuais (MEIs), além de Microempresas (MEs) que não têm Inscrição Estadual.

Vale ressaltar que o procedimento varia conforme a região, pois cada município tem suas próprias regras para permitir a emissão da nota fiscal.

O processo para emitir nota fiscal como pessoa física, em termos gerais, é:

1. Realizar o registro como autônomo;
2. Preencher os dados dos clientes;
3. Preencher as informações sobre o serviço e gerar os documentos

Veja a seguir mais detalhes do processo para emitir nota fiscal como pessoa física.

1. Realizar o registro como autônomo

Para emitir notas fiscais de serviço como pessoa física, o primeiro passo é realizar o registro como autônomo na prefeitura da cidade e obter a autorização para a emissão. Este registro é exigido em cidades como Rio de Janeiro e Curitiba, por exemplo.

Em São Paulo, o processo para emitir a nota fiscal com CPF deve ocorrer após o cadastro do profissional como prestador de serviços no município, que é necessário para habilitar a emissão de uma NFS-e, ou seja: a Nota Fiscal de Serviços – eletrônica.

Ou seja, para emitir nota fiscal como pessoa física em São Paulo, é necessário realizar a inscrição no CCM, que é o Cadastro de Contribuintes Mobiliários. Por meio dele a prefeitura cobrará o imposto sobre serviço prestado (ISS). 

Ele serve para registrar o profissional na Secretaria Municipal da Fazenda, o que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas. Para isso, você pode acessar o site do Portal de Atendimento da Prefeitura de São Paulo. 

2. Preencher os dados dos clientes

Depois que a Prefeitura autoriza o profissional autônomo para a execução das atividades e libera a emissão das notas fiscais, chegou a hora de efetivamente preencher os dados dos seus clientes e gerar o documento.

Para isso, é necessário preencher dados do cliente, como: CPF ou CNPJ, nome do cliente ou razão social da empresa, inscrição estadual (quando aplicável) e endereço completo. 

O preenchimento e emissão do documento pode ser online, nos portais oficiais da prefeitura ou até mesmo em sistemas autorizados e homologados pela Sefaz (Secretaria da Fazenda). 

Algumas cidades também podem disponibilizar apenas a emissão de notas em papel. Nesse caso, é necessário buscar uma gráfica autorizada e solicitar a impressão dos documentos. Depois, transmitir a informação para a prefeitura.

3. Preencher as informações sobre o serviço e gerar os documentos

Algumas das informações necessárias para a emissão de nota fiscal são:

• Data; 
• Descrição do serviço prestado; 
• Valor;
• Condição de pagamento.

Neste vídeo feito pelos nossos especialistas, veja em detalhes o passo a passo completo de como emitir nota fiscal como pessoa física.

Como emitir nota fiscal de produto sendo pessoa física? 

No caso de vendas feitas diretamente ao consumidor final, geralmente no varejo ou em vendas online, a pessoa física pode emitir a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e). Essa nota substitui o antigo cupom fiscal.

É possível emitir a NFC-e por meio do sistema estadual da Sefaz. Para isso, é necessário utilizar um certificado digital e um equipamento compatível, como um sistema emissor autorizado e homologado ou o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

Quem deve emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica)?

Pessoas físicas podem emitir nota fiscal desde que estejam autorizadas pelo município ou pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), conforme o tipo de atividade. Segundo a prefeitura de São Paulo, devem emitir a NFS-e as pessoas físicas prestadoras de serviço e inscritas no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM).

Embora nem o profissional liberal e nem o autônomo sejam obrigados a emitir NFS-e, em muitos casos a emissão é exigida por empresas contratantes para fins de comprovação fiscal. Por isso, essa prática é altamente recomendada, além de trazer mais profissionalismo e segurança para ambas as partes.

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Vantagens da formalização em Pessoa Jurídica

Dependendo da área de atuação do profissional, pode ser mais vantajoso trabalhar por meio de um CNPJ. Ao abrir uma empresa, é possível continuar emitindo notas fiscais, porém, contando com as diversas vantagens da formalização em pessoa jurídica.

As principais vantagens de formalizar a sua atividade e atuar como pessoa jurídica (PJ):

• Modelo de tributação mais simples, especialmente no caso do Microempreendedor Individual (MEI);
• Possibilidade de redução de impostos;
• Acesso a crédito e recursos bancários diferenciados;
• Mais credibilidade com os clientes e fornecedores.

Para diversos profissionais informais, a regularização costuma acontecer por meio do MEI, o Microempreendedor Individual.

Essa formalização proporciona uma possibilidade de redução de impostos, uma vez que o MEI é um modelo empresarial simplificado. Ou seja: a forma de recolhimento de impostos do MEI é menos burocrática e mais prática em relação a outros tipos de empresa. 

Isso porque o MEI tem a possibilidade da isenção do Imposto de Renda, além da isenção de pagamento de impostos como: 

• PIS: Programa de Integração Social; 
• COFINS: Contribuição para Financiamento da Seguridade Social; 
• CSLL: Contribuição Social sobre Lucro Líquido.

Saiba mais no artigo “MEI: O que é, como funciona, como ser e quanto custa”.

Outra grande vantagem é o acesso a crédito e recursos bancários voltados para pessoas jurídicas. Esses recursos bancários incluem contas bancárias com benefícios específicos para lidar com fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, possíveis descontos e vantagens na compra de produtos, etc.

Além disso, abrir um CNPJ dá ainda mais credibilidade para o prestador de serviços em relação aos clientes e fornecedores. Inclusive, há fornecedores que também oferecem benefícios para clientes que possuem CNPJ, especialmente na compra de materiais de trabalho ou reposição de estoque.

Vale lembrar que existem diferenças entre o profissional PJ, o profissional autônomo e o profissional liberal. Cada modalidade possui as suas vantagens, devendo prevalecer aquele que atende melhor o momento do profissional.

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O que é Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)?

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal gerado para situações pontuais e formais. Por exemplo: ao vender mercadorias de forma esporádica, é possível emitir nota fiscal por meio do CPF.

O serviço de Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) é gratuito e facultativo. Ele permite que o usuário emita a nota para fins de organização fiscal. Pode emitir a NFA-e: 

•  Quem atua como pessoa física;
• Quem atua como pessoa jurídica; 
• Quem não é contribuinte do ICMS; 
• Quem não é legalmente obrigado a emitir a Nota Fiscal eletrônica, mas opta por fazer.

Embora a Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) tenha validade fiscal como os demais tipos de nota, ela tem particularidades quanto à forma de emissão, finalidade e limitações. Ainda assim, em situações permitidas, ela é considerada um documento fiscal legítimo e comprobatório.

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica possui algumas características, como:

1. Permite que somente até 10 itens (produtos) sejam registrados, o que pode demandar que mais de uma seja gerada em compras de maior volume.
2. O CNPJ presente na Chave de Acesso da NF-e é o da Sefaz, então não será o mesmo da empresa em uma consulta via internet.
3. A numeração de uma NFA-e é sequencial e definida pela Sefaz. A numeração inicia em 1 e vai até 999.999.999, valor que é reiniciado quando atinge o limite.
4. Assim como a NF-e, a NFA-e pode ser reimpressa. 
5. Uma NFA-e pode ser impressa em papel comum A4, mas não no papel jornal.
6. Caso tenha emitido uma NFA-e com informações erradas, não é possível corrigi-la, sendo necessário a exclusão e a geração de uma nova.
7. O cancelamento de uma NFA-e pode ser feito num prazo de 24 a 168 horas, dependendo do estado.
8. Uma NFA-e pode ser consultada nos Portais Nacional e Estadual da Sefaz.
9. Não existe contingência para emitir NFA-e.
10. Assim como uma NF-e, a NFA-e também deve ser mantida por 5 anos.
11. Contribuintes obrigados ao uso (emissão) de NF-e não podem emitir uma NFA-e.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa? 

Apesar do processo mudar de estado para estado, para emitir uma Nota Fiscal Avulsa é necessário: 

1. Verificar na Sefaz local para saber se a autorização de emissão desse documento existe;
2. Realizar o cadastro no site da Sefaz;
3. Reunir todos os documentos necessários. Pessoas físicas podem emitir nota fiscal, com: CPF, RG e comprovante de residência. Pessoas jurídicas precisam do CNPJ, Identidade do Titular e Cadastro Fiscal;
4. Preenchimento do formulário da nota, que deve incluir informações como o produto ou serviço, os dados de quem comprou, quem vendeu, etc.

A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa eletrônica está condicionada à permissão e às regras da Sefaz, que pode mudar de um estado para o outro e até mesmo contar com condições e requisitos diferentes para a emissão.

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica pode ser gerada e armazenada eletronicamente através de um arquivo XML ou ser impressa, sem que haja nenhuma diferença em sua autoridade como documento fiscal.

Como emitir Nota Fiscal como pessoa física? Recapitulando! 

Muitas informações? Vamos resumir os pontos principais sobre como emitir Nota Fiscal como pessoa física:

• É possível emitir nota fiscal como pessoa física?: sim, é possível emitir nota fiscal com CPF por meio da Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) ou da Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e);
• Como emitir nota fiscal sendo pessoa física?: é preciso fazer o registro como autônomo na prefeitura da sua região. Depois, você pode usar os portais oficiais da prefeitura ou sistemas contratados para emitir a nota fiscal. Basta preencher os dados do cliente e as informações do produto ou serviço para emitir a nota;
• O que é nota fiscal?: é o documento usado para registrar e comprovar a venda de um produto ou a prestação de um serviço para uma pessoa física ou jurídica;
• O que é Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?: a Nota Fiscal Avulsa é usada por pessoas físicas ou jurídicas em situações esporádicas. Por exemplo: em casos em que a PF ou PJ não tem um sistema próprio de emissão de notas;
• Como emitir uma NFA-e?: para isso, é preciso consultar a Sefaz da sua região e entender se existe a autorização para emissão da NFA-e. Depois, é necessário se cadastrar no site da Sefaz, reunir documentos como RG e CPF, e preencher o formulário da nota com informações do produto ou serviço, dados do cliente, entre outros;
• Formalização em Pessoa Jurídica: dependendo da área de atuação do profissional, pode ser mais vantajoso trabalhar por meio de um CNPJ. Com um CNPJ, é possível continuar emitindo notas fiscais, porém, com outros benefícios. Por exemplo: possibilidade de redução de impostos, credibilidade com clientes e fornecedores, e acesso a crédito e outros serviços bancários com condições especiais.