Contabilidade para Advogados: Como funciona e Principais Dúvidas

Mesmo lidando com prazos, atendimento ao cliente, preparação para audiência e sustentação oral de inúmeros processos, um escritório de advocacia precisa ter uma contabilidade jurídica, para estar atento às legislações brasileiras contando com a ajuda de uma assessoria de contabilidade para advogados de forma prática e obter o sucesso do negócio.

Importância da contabilidade para advogados

Abrir um escritório de advocacia ou fazer atendimento como Simples Nacional, requer tomar decisões importantes como Capital Social, Regime de Tributação, Porte e participação (se tiver sócios), Natureza Jurídica e outras escolhas que indiretamente afetam na carga tributária do negócio.

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Além desses fatores, a assessoria de contabilidade jurídica é necessária para evitar erros, incidência de multas e outros problemas administrativos como: escrituração contábil e jurídica, cálculo de tributos, emissão de balancetes e outros demonstrativos, que se não forem feitos comprometem a regularização do negócio e também a lucratividade da empresa.

Ter ajuda de profissionais capacitados é fundamental para que um advogado tenha a certeza de que a contabilidade está sendo feita de forma correta, de que os tributos estão sendo recolhidos corretamente e que não tenha problemas com o fisco em nenhum momento.

Advogados devem formalizar a empresa?

Trabalhar de forma autônoma exige o pagamento de Imposto de Renda e contribuição à Previdência Social. Essas incidências são mais pesadas do que para funcionários e donos de empresa, por exemplo.

Vamos te explicar mais, o INSS, por exemplo, para empregados fica entre 8% e 11%. E para empreendedores é sempre de 11% sobre o pró-labore. Já para o autônomo, como contribuição individual, é de 20% ao mês.

Entende como há a economia de impostos quando o negócio é formalizado?

Contabilidade para advogados na segregação de receitas

Um dos principais pontos da contabilidade para advogados e escritórios de advocacia é a segregação de receitas de honorários e valores creditados a clientes. Afinal, qualquer erro pode gerar transtorno aos profissionais, custos elevados e até multas.

Por exemplo, na questão tributária, um negócio pode acabar pagando impostos maiores do que deveria se tal separação não for feita com cuidado e atenção.

Na contabilidade, o fato de não escriturar corretamente tais movimentações pode desorganizar a escrituração totalmente, gerar resultados equivocados e fazer a empresa ser autuada pelos órgãos de fiscalização da área.

Além disso, atentar-se ao fato de que a contabilidade para advogados compreende mais do que valores cobrados e movimentações consequentes de juízo, é muito importante neste segmento. Existem os impostos, custos fixos e variáveis e ainda os possíveis montantes liberados de ações mais antigas. Tudo isso precisa ser devidamente alinhado, classificado, lançado e analisado nas demonstrações contábeis.

Um contador ajuda no planejamento tributário?

A resposta é sim. Analisar as informações da empresa junto ao contador facilita para o advogado planejar ações para o andamento tributário da sua empresa ou escritório, sendo possível:

• Recuperar possíveis impostos pagos a mais anteriormente;
• Aplicar corretamente as alíquotas referentes à atividade da empresa, evitando autuações;
• Buscar maneiras de reduzir as obrigações a pagar por meio de alternativas existentes na legislação tributária;
• Simular as práticas tributárias de outros regimes para verificar periodicamente se o enquadramento do momento ainda será o melhor para a empresa no futuro;
• Entregar corretamente e no prazo as declarações obrigatórias;
• Acompanhar a agenda tributária e criar a agenda interna de obrigações da empresa a partir de dados dos calendários dos órgãos de fiscalização.

Todas essas são práticas obrigatórias ou permitidas por lei. Para que funcionem, é preciso ter uma estratégia que auxilia no aproveitamento de permissões, como a redução de impostos e o cumprimento das obrigações legais. Quando realizada em conjunto com um especialista contábil, os resultados positivos são mais elevados do que quando é realizada sem essas análises.

Sociedade Simples, você sabe como funciona?

Quando profissionais se juntam e formam uma sociedade para prestar serviços técnicos ou intelectuais, como acontece na advocacia, é chamada de Sociedade Simples.

Ela funciona como um formato de sociedade previsto pelo Código Civil de 2002, para a formalização de micro e pequenas empresas nas quais os proprietários exercem atividades fim específicas. Os envolvidos prestam serviços para os quais formalizaram a união intelectual e conseguem aproveitar as vantagens tributárias previstas na lei.

É verdade que durante muito tempo as Sociedades Simples ficaram impedidas de optarem pelo Simples, o que fazia com que a atuação como pessoa jurídica não fosse interessante. Mas, com as mudanças na Lei Complementar 123, de 2006, a partir de janeiro de 2018, os negócios do direito poderão sair da autonomia e reduzir custos significativamente.

Sociedade Unipessoal de Advocacia

Recente ainda na versão para advogados, a Sociedade Unipessoal Limitada traz benefícios como:

• Uso do nome do advogado como nome empresarial;
• Responsabilidade ilimitada do proprietário em relação a finanças, dívidas e ações da empresa.

Em alguns pontos tem semelhança com a Sociedade Simples:

• Desde janeiro de 2018, é possível aderir ao Simples;
• É proibido que o negócio tenha, formal ou informalmente, características de outros tipos de empresas — como a adoção de nome fantasia;
• É proibido que seja exercida atividade diferente da utilizada como finalidade para a abertura da Sociedade Unipessoal.

O advogado que escolhe esse modelo não pode ter outra sociedade do mesmo tipo. Não pode também fazer parte de uma Sociedade Simples localizada no mesmo estado da sua empresa unipessoal.

Tributação de advogado associado

Um advogado associado, com relação devidamente instrumentalizada em contrato regular registrado na Ordem dos Advogados, não é nem sócio nem empregado do escritório advocatício. É, como o nome diz, associado, atendendo a um regramento próprio insculpido no Provimento Federal n° 112/2006 da OAB.

O advogado associado é então uma pessoa física contratada para prestar serviços ao escritório de advocacia, não devendo haver subordinação e controle de jornada nessa relação.

Ele pode ter associação com outros escritórios neste ramo. Caso tenha elementos de relação empregatícia (continuidade, habitualidade, onerosidade, pessoalidade e subordinação), é preciso retirar a formalização do contrato de associação, pois há o risco trabalhista e ele deixa de ser advogado associado.

Além disso, não sendo sócio, não tem o direito a receber distribuição de lucros da sociedade de advogados. Pelo contrário, sua remuneração deverá estar prevista no contrato de associação, no qual via de regra representa a participação nos processos em que contribui com seu trabalho ou mesmo na participação da totalidade do trabalho.

Como fazer a contabilidade de um escritório de advocacia

O primeiro passo é fazer a contabilidade jurídica mantendo o controle financeiro. É preciso registrar todos os valores que entram e saem, seja das contas de advogados individuais ou de um escritório de advocacia.

Em sequência, é preciso ter em mente que evitar despesas maiores desnecessárias é importante ao controlar impostos, por exemplo. Além disso, os demais gastos quando não controlados, podem antecipar transtornos com despesas geradas por equívocos, que somente são encontrados com fiscalizações.

Afinal, como realizar o controle financeiro?

No registro dos custos (passivos), o advogado pode registrar, por exemplo:

• Custos com aluguel e outras contas, como energia elétrica, internet, entre outras;
• Custos com instrumentos da atividade profissional, como aquisição e manutenção de equipamentos;
• Custos com possíveis serviços contratados para a atividade profissional, como consultorias, serviços de marketing e design, por exemplo;
• Despesas tributárias; entre outros.

Ressalta-se que esses custos devem ser atualizados constantemente. Do mesmo modo, não se deve ignorar um custo por não ter recorrência. Afinal, custos imprevistos sempre podem ocorrer. Então, considerá-los no cálculo de contabilidade é essencial.

Já quanto aos rendimentos (ativos), é imprescindível constar na contabilidade para advogados:

• Os valores recebidos como honorários advocatícios (inclusive montantes liberados de processos antigos);
• Os valores recebidos a título de atendimentos e outros serviços.

Principais dúvidas sobre a contabilidade para advogados

1. Como abrir uma empresa?

Mesmo para advogados autônomos, pode ser benéfico formalizar a empresa, sobretudo pela economia tributária. Trabalhar como autônomo, por exemplo, exige que sejam pagos tributos como Imposto de Renda e contribuição à Previdência Social superiores aos de uma empresa.

Portanto, é benéfico formalizar uma empresa quando as alíquotas incidentes sobre os rendimentos do advogado autônomo superam aqueles incidentes sobre os da pessoa jurídica.

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2. Sociedade de advogados também se beneficia do Simples Nacional?

Segundo o artigo 15 do Estatuto da Advocacia e da OAB, “os advogados podem reunir-se em sociedade simples de prestação de serviços de advocacia ou constituir sociedade unipessoal de advocacia”. Contudo, pode ainda restar dúvidas quanto à opção do Simples Nacional por sociedades de advogados, Simples ou Unipessoais, uma vez que o artigo 3º, da Lei Complementar nº 123/2006, não traz essa especificidade. Assim, ele dispõe:

Art. 3º Para os efeitos desta Lei Complementar, consideram-se microempresas ou empresas de pequeno porte, a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário a que se refere o art. 966 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso […]

Apesar da incerteza do artigo, segundo o artigo 2º da Resolução CGSN nº 140/2018, as sociedades de advogados também se enquadram nos conceitos de microempresas e empresas de pequeno porte para fins do Simples Nacional. É o disposto no artigo:

Art. 2º Para fins desta Resolução, considera-se:

I.Microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada ou o empresário a que se refere o art. 966 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – Código Civil, devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, e a sociedade de advogados registrada na forma prevista no art. 15 da Lei nº 8.906, de 4 de julho de 1994, desde que: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 3º, caput; art. 18, § 5º-C, VII).

Os cálculos e documentos necessários à contabilidade para advogados, todavia, também devem respeitar as disposições legais do Simples Nacional, aplicáveis às demais modalidades de empresa.

3. Quais os livros necessários à contabilidade para advogados que optem pelo Simples Nacional?

Segundo o artigo 63 da Resolução CGSN nº 140/2018, é necessário à contabilidade para advogados que optem pelo Simples Nacional, possuir os seguintes registros e controles, através de livros:

• Livros Caixa: com a escrituração de toda a sua movimentação financeira e bancária;
• Livro Registro de Inventário: com registro dos estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS;
• Livro Registro de Entradas: modelo 1 ou 1-A, com a escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, caso seja contribuinte do ICMS;
• Livro Registro dos Serviços Prestados: com registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, caso seja contribuinte do ISS;
• Livro Registro de Serviços Tomados: com registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
•  Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle: caso seja exigível pela legislação do IPI.

No tocante ao Livro Caixa, faz-se uma ressalva no parágrafo 3º, pois é dispensada a sua apresentação, caso se apresente a escrituração contábil, em especial o Livro Diário e o Livro Razão.

4. Sociedade de Advogados não pode utilizar nome fantasia?

Não pode, conforme Artigo 16 do Estatuto da Advocacia e da OAB. Veja o que está escrito:

“Art. 16. Não são admitidas a registro nem podem funcionar todas as espécies de sociedades de Advogados que apresentem forma ou características de sociedade empresária, que adotem denominação de fantasia, que realizem atividades estranhas à advocacia, que incluam como sócio ou titular de sociedade unipessoal de advocacia pessoa não inscrita como Advogado ou totalmente proibida de advogar.”

5. Que CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) deve ser utilizado para Sociedade de Advogados?

Deve ser utilizado o CNAE 6911-7/01, cuja descrição é “Serviços advocatícios” e também compreende as seguintes atividades:

• Representação legal dos interesses de uma parte contra outra, diante de tribunais ou de outros órgãos judiciais, realizada por Advogado ou sob sua supervisão, tais como: aconselhamento e representação em ações civis, aconselhamento e representação em ações criminais, aconselhamento e representação em ações administrativas, aconselhamento e representação em ações trabalhistas e comerciais;
• Assessoria geral e aconselhamento e a preparação de documentos jurídicos, tais como: estatutos sociais, escrituras de constituição, contratos de sociedade coletiva ou documentos similares relacionados à formação de sociedades, contratos, inventários, etc.

6. Uma Sociedade de Advogados precisa ter um Contador?

É preciso ter claro que uma empresa, independente da natureza jurídica, precisa saber das obrigações acessórias, do controle financeiro, das regulações e impostos com o fisco para estar dentro das leis e evitar problemas no futuro. Sendo assim, um contador ou escritório de contabilidade é indicado para fazer os cálculos necessários, entregar as declarações e estar atento a qualquer mudança prevista na Lei.

7. Você pode ser advogado e contador ao mesmo tempo?

Para que um empresário resolva suas questões jurídicas, ele deve consultar um advogado.

Veja o que diz a Lei 8.906/94:

Art. 1º São atividades privativas de advocacia:

I – a postulação a qualquer órgão do Poder Judiciário e aos juizados especiais; (Vide ADIN 1.127-8)

II – as atividades de consultoria, assessoria e direção jurídicas. […]

§ 2º Os atos e contratos constitutivos de pessoas jurídicas, sob pena de nulidade, só podem ser admitidos a registro, nos órgãos competentes, quando visados por advogados.

Ou seja, um contador possui um espectro de atividades que não é o mesmo de um advogado e caso ele exerça atividades que competem ao que é estabelecido pela OAB estará exercendo sua profissão ilegalmente. (art. 47 da Lei de Contravencoes Penais).

Além disso, estará correndo o risco de fazer sugestões e orientações de maneira equivocada.

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Nós sabemos que é muito comum na vida de um advogado sócio de um pequeno escritório ter que se desdobrar para cuidar não só de seus clientes mas também de todas as rotinas financeiras necessárias para garantir uma boa gestão do seu negócio. Foi por esse motivo que a Contabilizei criou uma nova solução visando ajudar advogados a ganharem mais tempo e garantir a boa gestão do seu escritório.

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