Contabilidade Digital: Como funciona e quais vantagens?

A contabilidade digital é um tipo de contabilidade que usa a tecnologia para acelerar rotinas e tarefas contábeis, além de torná-las mais seguras. Ela funciona por meio de ferramentas como softwares, ambientes virtuais, aplicativos e sistemas digitais.

Entre as principais vantagens da contabilidade digital estão o aumento da produtividade, redução de custos e diminuição de erros, principalmente pela automação de tarefas repetitivas.

Mas os benefícios da contabilidade digital vão além disso. Continue lendo para descobrir todas as vantagens, como funciona e como escolher o escritório contábil ideal para o seu negócio!

O que é contabilidade digital? 

Contabilidade digital pode ser definida como o uso da tecnologia a favor dos serviços contábeis, de modo que contribua para a sua otimização, segurança e automação.

A contabilidade digital se baseia no uso da internet e de softwares especializados, acelerando e tornando os processos contábeis mais dinâmicos e eficientes.

Dentro desse conceito, o uso de inteligência artificial e a análise de dados fornecem aos contadores mais precisão na hora de executarem os seus serviços, diminuindo ou eliminando totalmente as chances de erros.

Para os clientes, a contabilidade digital elimina a necessidade de armazenar, enviar ou receber documentos impressos, tornando os processos mais rápidos e eficientes. Tudo isso otimiza o tempo da gestão empresarial.

A Contabilizei é o maior escritório de contabilidade do Brasil, com mais de 1.400 especialistas e 80 contadores experientes para otimizar e simplificar a sua rotina contábil. Conheça os nossos planos e descubra como podemos ajudar você!

Qual o objetivo da contabilidade digital? 

O principal objetivo da contabilidade digital é tornar os processos contábeis mais rápidos e seguros. 

Assim, com os trâmites realizados online, a resposta ao cliente do escritório contábil também é bem mais rápida. Isso quer dizer que a sua experiência também é melhorada.

Se formos listar todos os objetivos da contabilidade digital, seriam especialmente estes:

• Diminuição da barreira entre contador e empresa;
• Agregação de mais valor à experiência do cliente contábil;
• Otimização no tempo de entrega de serviços;
• Aprimoramento da comunicação, que passa a acontecer em tempo real entre empresa e escritório de contabilidade;
• Redução das chances de falhas na execução dos serviços contábeis;
• Atendimento das legislações de maneira mais precisa e eficiente.

O que vem à sua mente quando você pensa em um escritório de contabilidade? Se imaginou várias pessoas trabalhando em meio a documentos impressos e calculadoras, se enganou completamente! 

Um exemplo somos nós, da Contabilizei, que há mais de 10 anos simplificamos as rotinas contábeis de mais de 70 mil clientes por meio da contabilidade digital.

Leia também o artigo “5 motivos para contratar um escritório de contabilidade online e modernizar sua empresa”, disponível no blog da Contabilizei.

Como funciona a contabilidade digital? 

A contabilidade digital funciona com base na internet e em soluções tecnológicas que atendem a esse segmento.

Por meio de sistemas específicos, os contadores têm acesso fácil e rápido a todas as informações que precisam dos seus clientes. Um exemplo são as ERPs (Planejamento de Recursos Empresariais, em português), que são softwares que promovem a integração de diferentes sistemas. 

Os clientes, por sua vez, também usam essas soluções para enviar aos profissionais todos os dados referentes à contabilidade do seu negócio.

Com isso, ambos os lados têm acesso fácil aos mais diferentes tipos de dados, podendo consultar, exportar ou enviar documentos.

Na Contabilizei, por exemplo, a nossa plataforma contábil usa tecnologia para calcular tributos e enviar lembretes para pagamento de impostos, minimizando erros. Você também pode acessar suas informações financeiras a qualquer hora, com total praticidade e segurança.

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Qual a diferença entre contabilidade digital e contabilidade online? 

A diferença principal entre a contabilidade online e a digital é a forma como a internet é utilizada em cada uma. 

Enquanto a contabilidade online realiza todos os processos de forma virtual, a contabilidade digital vai além, incorporando tecnologias como automação e inteligência artificial.

A contabilidade online afasta a necessidade de um contato presencial entre o contador e a empresa. Além de contribuir com esse fator, a contabilidade digital também usa a tecnologia de forma mais ampla e presente.

Com base nisso, é possível afirmar que a contabilidade online é a evolução do modelo contábil tradicional, e que a contabilidade digital é o aperfeiçoamento da versão online desse setor.

Quais as vantagens da contabilidade digital? 

As principais vantagens da contabilidade digital são:

1. Aumento da produtividade;
2. Otimização de tempo;
3. Redução de custos;
4. Melhora na gestão de documentos;
5. Aumento na segurança dos processos;
6. Diminuição dos erros;
7. Atendimento mais eficiente.

Veja mais detalhes sobre cada uma dessas vantagens da contabilidade digital.

1. Aumento da produtividade

O uso dos softwares contribui para que tarefas que antes eram realizadas manualmente passem a ser efetuadas de forma automatizada. Com isso, a produtividade tanto do empreendedor quanto do contador aumenta. 

Por exemplo: enquanto o empreendedor não precisa se preocupar em gerar diversos documentos impressos e entregar pessoalmente, o contador resolve todos os processos de maneira muito mais rápida.

Um ponto importante para ter em mente é: não é porque se trata de uma contabilidade digital que ela dispensa o conhecimento e a expertise de profissionais, muito pelo contrário. Aqui, na Contabilizei, você conta com suporte até às 22h da nossa equipe.

Abrir uma empresa online, por exemplo, se tornou um processo real que tem facilitado a vida de centenas de empreendedores. Não sabe como fazer isso? Então leia o artigo “Como abrir empresa online? Veja como fazer o processo gratuito pela internet”. Além de proporcionar essa facilidade, na Contabilizei, você abre seu CNPJ sem custos.

2. Otimização de tempo

Com a contabilidade digital, o tempo investido em questões contábeis também é reduzido. O empreendedor pode se dedicar de forma mais completa ao seu negócio, lidando com questões que só podem ser resolvidas por ele.

Do lado do profissional contábil, é possível entregar resultados e respostas em bem menos tempo para o seu cliente, contribuindo com o crescimento da empresa.

Dica de leitura: “Qual a importância do contador para o sucesso das empresas?”

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3. Redução de custos

A redução de custos ao trabalhar com uma contabilidade digital pode ser dividida em dois pontos principais: a possibilidade de encontrar diferentes valores pelos serviços e a eliminação de documentos impressos. 

Por se tratar de um serviço via internet, o empreendedor tem muito mais chances de encontrar um escritório que cobre valores compatíveis com o seu orçamento.

Isso é possível, principalmente, por não haver barreira da localização. Por exemplo: você pode estar no interior de São Paulo e contratar os serviços de um escritório que esteja na capital.

O segundo ponto diz respeito à eliminação de documentos impressos. 

Além de reduzir (praticamente eliminar) o uso desse recurso, você não terá gastos com impressão, armazenamento, ou mesmo envio desses papéis da sua empresa até o escritório de contabilidade.

Na contabilidade digital tudo é enviado, processado, analisado e armazenado em nuvem, com total segurança e praticidade. 

Se tiver alguma dúvida sobre a segurança das suas informações aqui com a Contabilizei, fale com um de nossos especialistas e traga a sua empresa para o maior escritório contábil do Brasil.

4. Melhora na gestão de documentos

Também devido ao compartilhamento em nuvem, a gestão de documentos melhora consideravelmente.

Os sistemas utilizados pela contabilidade digital contribuem para a visualização, acesso, guarda e envio dos mais variados documentos de forma muito mais rápida e organizada. 

Clientes Contabilizei contam com a nossa plataforma para gestão de notas fiscais, por exemplo.

5. Aumento na segurança dos processos

Não pense que, por estar tudo em ambiente virtual, isso se torna um risco para a sua empresa. Na verdade, é bem o contrário disso.

Não tramitar documentos físicos diminui as chances de extravio, perda e até mesmo de furto.

Além disso, é certo que toda contabilidade digital atende às determinações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que estabelece o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais.

6. Diminuição dos erros

Os softwares de integração utilizados nesse modelo contábil permitem que todos os dados sejam inseridos automaticamente, ou seja, sem a intervenção humana.

Com isso, o risco de digitar valores e/ou número errados é quase inexistente, o que garante que a contabilidade da sua empresa seja realizada com ainda mais precisão.

7. Atendimento mais eficiente

Por fim, a soma de todas essas vantagens proporciona a você um atendimento muito mais personalizado e dinâmico.

O suporte de um escritório contábil é essencial desde os primeiros passos da abertura da sua empresa.

Considerando isso, quanto mais eficiente, rápido e desburocratizado ele for, melhor para o seu negócio.

Como escolher um serviço de contabilidade digital?

Agora que você sabe como funciona e quais as vantagens de uma contabilidade digital, que tal descobrir como escolher a melhor para a sua empresa?

Aqui vão algumas dicas bem valiosas que vão ajudar você na hora de tomar a sua decisão:

• Verifique se o escritório de contabilidade está devidamente regularizado;
• Analise a sua atuação no mercado, tempo de atividade, número de clientes atendidos, etc;
• Questione como eles garantem a segurança dos seus dados;
• Considere todos os serviços e soluções oferecidas, e não apenas o valor cobrado;
• Constate se há suporte à sua disposição, que possa ser usado sempre que você precisar.

Como funciona a Contabilizei?

Para utilizar a Contabilizei, é necessário abrir uma empresa com a gente ou fazer a migração da sua contabilidade para o nosso escritório de contabilidade. Ambos os processos podem ser feitos de forma gratuita e a Contabilizei cuida de tudo para você.

Traga a sua empresa para a Contabilizei ou abra o seu CNPJ com a gente. Fale com um de nossos especialistas!

Se você já possui uma empresa e um contador, a Contabilizei fornece ferramentas para migrar seus dados contábeis, caso queira fazer a troca de contabilidade. 

Para isso, você também precisa se cadastrar e escolher o melhor plano. Todo este processo, então, será realizado pelos consultores, que também irão orientar você quanto a sua rotina e utilização da plataforma.

Na Contabilizei, você consegue emitir notas fiscais e importar seu extrato mensal para que os especialistas façam sua contabilidade. Fica sob responsabilidade da Contabilizei calcular guias de impostos, folha de pagamento e pró-labore, produzir e assinar relatórios contábeis de balanços, DRE, entre outros, além de sanar suas dúvidas por meio dos canais de atendimento e manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais.