Como emitir nota fiscal MEI: passo a passo

Para emitir nota fiscal MEI, o primeiro passo é definir se é uma nota fiscal de prestação de serviços ou comercialização de mercadorias. Depois, é necessário consultar as regras do município em que a nota será emitida para definir se é necessário uma nota eletrônica ou é permitida a emissão manual. Por fim, deve-se realizar o cadastro no Portal da Nota Fiscal do Governo Federal. 

Pareceu complexo? Pois confira este material elaborado pelos especialistas da Contabilizei e tire todas as suas dúvidas sobre como emitir nota fiscal MEI e o passo a passo para evitar erros. 

O que é nota fiscal MEI e para que serve?

A Nota Fiscal do Microempreendedor Individual (MEI) é um documento fiscal utilizado para comprovar a venda de produtos ou prestação de serviços. É importante destacar que a nota fiscal emitida pelo MEI deve seguir o modelo correspondente à atividade econômica realizada na operação.

A emissão da Nota Fiscal MEI é importante por diversos motivos, entre eles, a comprovação da legalidade das operações realizadas pelo MEI, garantindo a regularidade do negócio, e também é importante para o cliente, pois ele tem a garantia de que está adquirindo um produto ou serviço de um empreendedor regularizado e legalizado.

Um ponto importante a ser mencionado, é que o MEI não paga imposto na emissão de notas fiscais.

Quando o MEI precisa emitir nota fiscal?

O MEI possui obrigatoriedade de emissão em situações específicas, como:

1. Venda de produtos ou mercadorias para outra pessoa jurídica (empresas): Nesse caso, o MEI deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) acompanhada do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), a imagem impressa e que acompanha a mercadoria;
2. Prestação de serviços para outra pessoa jurídica (empresas): Quando o MEI presta serviços para uma empresa, é obrigado a emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) para comprovar a prestação do serviço,
3. Quando o cliente pessoa física exigir a nota fiscal, comprovando a compra ou serviço tomado ou mercadoria comprada.

Se você precisar emitir notas fiscais como uma microempresa em vez de como MEI, pode ser a hora de você abrir o seu CNPJ. Para isso, saiba quanto custa tirar um CNPJ com a calculadora exclusiva da Contabilizei. 

Para vendas ou serviços prestados para pessoas físicas que não exigem nota fiscal, o MEI não é obrigado a emitir, mas é recomendado que o faça para garantir a transparência e a segurança nas transações. Vale lembrar que nos demais portes empresariais a emissão de nota fiscal é obrigatória para todas as operações. 

Ainda não é microempreendedor individual? Saiba como abrir um MEI.

Como emitir nota fiscal como MEI prestador de serviços?

Desde setembro de 2023, todas as empresas registradas como Microempreendedor Individual (MEI) devem emitir suas notas fiscais de serviço exclusivamente pelo Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Essa medida do Governo Federal tem como objetivo estabelecer um processo padronizado e gratuito para a emissão de notas fiscais de serviço. 

Até setembro de 2023, quem é MEI ainda podia emitir suas notas fiscais pelos portais municipais, mas uma vez que optaram pelo uso do emissor do Portal Nacional, passaram a utilizá-lo exclusivamente daí em diante. Os portais municipais já não estão mais disponíveis para emissão de notas, apenas para consultar informações e notas emitidas anteriormente.

Outra novidade, é que após o cadastro no portal nacional, o mesmo acesso pode ser utilizado no aplicativo NFS-e Web de qualquer dispositivo móvel para emissão de notas fiscais.

Por isso, vamos mostrar o passo a passo de como emitir notas fiscais de serviço pelo portal nacional, seguindo um padrão para todo o Brasil, incluindo a possibilidade de emitir uma nota fiscal atrasada.

https://www.youtube.com/watch?v=nKaOUiGSnAE&ab_channel=Contabilizei

Passo a passo de como emitir notas fiscais de serviço pelo Portal Nacional

1. Cadastro e configuração no Portal Nacional

Antes de emitir a sua nota fiscal nesse novo sistema, você deve acessar o portal com a sua conta gov.br ou realizar o seu cadastro, de forma online, no Portal Nacional da NFSe, caso você ainda não tenha. 

Este cadastro é feito uma única vez e só após a conclusão dele é que você terá acesso para emitir suas notas fiscais.

• Acesse o Portal da NFS-e e faça login: Utilize seu CNPJ MEI e senha para acessar o sistema. Se ainda não tiver acesso, faça o cadastro da sua empresa selecionando a opção “Fazer primeiro acesso”;
• Preencha seu CNPJ, seu CPF e sua data de nascimento e clique em Avançar;
• No campo “Título de Eleitor”, insira o número do seu título eleitoral. Se você declara imposto de renda como pessoa física, use o número do recibo de entrega da sua declaração dos anos de 2021 e/ou 2022.  Se você não estiver com o número dos recibos, basta acessar o portal E-cac com seus dados de acesso, e pegar os números;
• Informe seu e-mail pessoal ou o e-mail de sua empresa e crie a senha de acesso de acordo com as orientações do site;
• Após seguir com seus dados de acesso, você receberá um código de segurança no e-mail que cadastrou;
• Confira o código e preencha no campo correspondente do site. Isso vai validar seu cadastro no Portal Nacional da NFSe e é muito importante que isso seja feito imediatamente para a finalização do cadastro;
• Ao clicar em Avançar, se não aparecer nenhum erro, o seu cadastro de dados de acesso foi concluído.

2. Configure as informações da sua empresa

Agora com seu login e senha em mãos, acesse o Portal Nacional para configurar as informações de sua empresa. Para fazer isso:

• Clique em “Configurações” e preencha os campos de informações pessoais.
• No campo “Valor Aproximado dos Tributos”, selecione a terceira opção: “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.

Essa configuração é importante, pois só depois de finalizada é que você poderá acessar a sua conta no aplicativo NFS-e Mobile para emissão de notas fiscais pelo celular com mesmo login e senha. 

Você pode cadastrar vários serviços como favoritos, que serão usados posteriormente na emissão das suas notas fiscais como MEI, tanto no emissor Web quanto no aplicativo. Para fazer isso:

• Acesse o ícone de “Serviços Favoritos” e cadastre seus serviços clicando em “+Novo Serviço Favorito”;
• E preencha os campos solicitados pesquisando pela descrição ou palavras chaves de seu serviço.

Agora no Portal Nacional, os códigos e descrições são com base na legislação de abrangência nacional, ou seja, estão padronizados para todo o Brasil. 

Com esses passos simples, você estará pronto para emitir notas fiscais como MEI de forma eficiente.

Como emitir Nota Fiscal MEI no Portal Nacional Web?

Após ter realizado o seu cadastro no Portal Nacional, utilizando seu CNPJ e criando sua senha, que será a mesma para o aplicativo NFS-e Mobile, chegou a hora de ver o passo a passo para emitir sua nota fiscal de serviço eletrônica,

1. Acesse o Portal Nacional no GovBr com seu login e senha;
2. Nova NFS-e: Ao entrar no sistema, você verá os dados cadastrais da sua empresa e várias opções. Para emitir a nota fiscal, clique em “Nova NFS-e”  e selecione a “Emissão Completa”. Recomendamos esta opção, pois muitos serviços requerem esse modelo;
3. Data da competência: Informe a data de competência da nota fiscal, que é a data em que o serviço foi prestado. Pode ser a data atual ou uma data anterior, caso a emissão esteja atrasada. A data de emissão será a do dia em que está emitindo;
4. Não é necessário selecionar o campo série e número de DPS (Documento de Prestação de Serviços);
5. Vá direto para a seleção do seu município e confira os dados do prestador de serviço pré-preenchidos;
6. Dados do tomador: Os dados da sua empresa já estarão preenchidos automaticamente como emitente/prestador da nota. Agora, informe os dados do tomador do serviço, como CNPJ e endereço. Se houver um intermediador, forneça também os dados dele. Se não houver, basta avançar;
7. Local e serviço prestado: Indique o local onde o serviço foi prestado e selecione o tipo de serviço da lista disponibilizada pelo site;
8. Não incidência de ISS: Como MEI, você contribui com o ISS na DAS MEI, então responda “Não” à pergunta sobre não incidência do ISS na prestação de serviço.
9. Descrição do serviço: Na próxima página, descreva o serviço prestado, incluindo informações importantes, se necessário. Em seguida, clique em “Avançar”;
10. Valor da nota fiscal: Informe o valor da nota fiscal, correspondente ao valor do serviço prestado;
11. Tributação municipal: Responda “Não” a todas as perguntas sobre tributação municipal, pois o ISS é recolhido na DAS MEI e não de forma avulsa. Clique em “Não informar nenhum valor estimado de tributos”,
12. Revisão e emissão: Visualize todas as informações da nota. Se precisar fazer ajustes, clique em “editar”. Caso esteja tudo correto, clique em “Emitir NFS-e” e a nota será emitida.

Vale lembrar que nem todos os profissionais podem ser MEI. Se estiver na dúvida, consulte a tabela de atividades do MEI e veja se você está enquadrado corretamente. 

Como emitir Nota Fiscal MEI pelo aplicativo NFS-e Mobile?

Para emitir suas notas fiscais MEI pelo seu celular ou tablet:

1. Baixe o aplicativo NFS-e Mobile pela App Store ou Google Play;
2. Com os dados da configuração e dos serviços favoritos preenchidos previamente no site, acesse com a conta gov.br ou login e senha;
3. Clique em emitir NFS-e;
4. Selecione o serviço prestado. Aqui aparecerão os serviços previamente cadastrados como favoritos no Emissor Web;
5. Preencha com o valor do serviço prestado e clique em Emitir NFS-e;
6. Nota Fiscal emitida com sucesso
7. Basta clicar em cima da nota que estará disponível o PDF para encaminhar ao cliente!

Viu como agora a emissão de nota fiscal eletrônica pelo portal nacional está mais simples e fácil? Essa foi uma medida do Governo Federal em parceria com o Sebrae para simplificar o acesso à emissão de notas fiscais ao Microempreendedor Individual.

Vale lembrar que nem todos os profissionais podem ser MEI. Se estiver na dúvida, consulte a tabela de atividades do MEI e veja se você está enquadrado corretamente. 

Nota fiscal manual ou eletrônica: qual emitir?

Em determinados municípios, o MEI tem a opção de emitir tanto a nota fiscal manual, feita em bloquinho de papel, quanto a nota fiscal eletrônica na prestação de serviços. No entanto, é importante ressaltar que em alguns lugares só é permitida a nota fiscal manual, enquanto em outros apenas a nota fiscal eletrônica. 

Assim, é essencial verificar os procedimentos exigidos pelo seu município antes de emitir sua primeira nota, garantindo a conformidade com as normas locais. 

Esta mesma situação se aplica para a empresa MEI que atua como comércio e indústria. Há estados que ainda permitem a emissão de nota manual, enquanto outros aceitam apenas a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para MEI?

Conforme comentado anteriormente, há estados que ainda permitem a emissão de nota fiscal de bloco e há estados que exigem a emissão de forma eletrônica. É muito importante verificar as condições exigidas no estado onde o seu MEI foi aberto.

Dentre essas condições há duas exigências iguais para a maioria dos estados. A primeira, é a necessidade de possuir um Certificado Digital E-CPF ou E-CNPJ; e a segunda, é a necessidade de solicitar junto à Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz), o credenciamento para emissão de notas fiscais.

Conforme o procedimento de cada estado, esse credenciamento pode ser feito de forma presencial ou online, e geralmente requer um agendamento prévio para a formalização do pedido de credenciamento.

A exemplo, podemos citar a Secretária da Fazenda do Estado de São Paulo, que publicou o procedimento que como solicitar o credenciamento para emissão de NF-e, em substituição ao uso da nota manual.

Para que você possa verificar como é este procedimento e outras condições em sua localidade, acesse o site da Sefaz do seu estado, e pesquise por termos como NF-e MEI, Credenciamento para emissão de NF-e, Nota fiscal avulsa.

Quais os cuidados para emissão da nota fiscal como MEI?

Os dados referentes ao serviço prestado como data, valor e descrição são sensíveis, pois impactam diretamente na operação do MEI prestador do serviço, é muito importante seguir o que estiver estabelecido no contrato de prestação de serviço ou o que foi acordado com o contratante tomador do serviço. 

Quando se fala em mercadoria, além de preencher corretamente as informações sobre o bem descrito na nota fiscal é muito importante preencher corretamente os dados fiscais como: NCM, CFOP e CSOSN, pois a informação errada pode levar a SEFAZ do estado gerar cobranças tributárias adicionais sobre sua empresa, que só serão regularizadas após correção da nota e esclarecimentos na receita. 

Em ambas as situações, é muito importante ter os dados do tomador do serviço ou remetente da mercadoria sempre atualizados e corretos na nota fiscal.

Se você desejar encerrar o seu MEI, é possível solicitar a baixa. Saiba como cancelar o MEI em poucos passos neste material preparado pelos especialistas da Contabilizei.