Invoice: o que é, como funciona, para que serve e como preencher?

Invoice é um documento comercial que comprova transações realizadas entre empresas que realizam operações com clientes ou fornecedores no exterior. Ele funciona como uma fatura internacional e descreve os detalhes da operação, como valores, condições de pagamento e dados de quem vende e de quem compra.

Em português, a palavra invoice geralmente é traduzida como “fatura”, porém, o termo é mais comum em negociações de comércio exterior. Ele se refere ao documento que registra formalmente a operação de venda de produtos ou serviços para fora do país, formalizando uma transação comercial.

Como prática de mercado, a empresa fornecedora emite o invoice para o cliente, sempre que o valor da transação internacional ultrapassa 3 mil dólares americanos.

No documento invoice deve conter entre outras informações, dados do comprador, do vendedor e dos produtos ou serviços adquiridos. 

Para preencher o invoice, é preciso seguir um modelo pronto ou criar um próprio, desde que todas as informações obrigatórias estejam presentes. O pagamento da invoice pode ser feito por remessa ou transferência internacional.

Se a sua empresa atende pessoas físicas e/ou pessoas jurídicas fora do Brasil, é essencial saber o que é Invoice. Continue a leitura e descubra como gerar uma Invoice, se o documento é obrigatório em todas as transações e se está sujeito ao pagamento de taxas.

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O que é um documento Invoice?

O documento Invoice é um tipo de nota fiscal emitida para importação e/ou exportação de produtos e serviços. Ou seja, é o registro usado para formalizar a cobrança de valores de transações comerciais feitas entre empresas do Brasil e seus clientes, que estão em outros países.

Sendo assim, o invoice é um documento usado por empresas e/ou profissionais que prestam serviços e/ou vendem produtos para o exterior. Embora tal documento não tenha validade tributária no Brasil, é amplamente aceito por vários países.

Também conhecido como “Invoice Internacional” ou “Comercial Invoice”, Invoice significa fatura em tradução literal. É um termo em inglês para nomear uma fatura emitida em casos de transações comerciais entre empresas e clientes que estão em países diferentes. 

Apesar de sua função nas relações com o exterior, o Invoice não substitui a emissão dos documentos fiscais brasileiros para reconhecimento de receita e base de cálculo dos tributos. Por exemplo: 

• A NFS-e: Nota Fiscal Eletrônica de Serviços; 
• A NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, 
• A NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias.

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Como funciona a Invoice?

A Invoice funciona da seguinte forma: 

• É emitida pelo prestador do serviço ou vendedor da mercadoria;
• Formaliza a transação para o comprador que mora no exterior; 
• É exigida quando houver uma relação comercial internacional; 
• Deve transitar junto com a nota fiscal do item relacionado à negociação comercial.  

É importante destacar que não são todos os casos de transações comerciais envolvendo empresas e clientes de países diferentes que exigem a emissão de invoice. 

Confira quando a emissão da Invoice, via de regra, é obrigatória e quando é apenas opcional:

• Em casos em que a operação tem valor superior a 3 mil dólares americanos, a emissão é obrigatória.
• Em casos das operações de até 3 mil dólares ou valor equivalente em outra moeda, a emissão pode ser facultativa.

Mesmo quando não é exigido, recomenda-se emitir o invoice, independentemente do valor da venda, já que o documento reúne informações sobre a transação e reforça a segurança da negociação.

Em valores mais altos, o risco de fiscalização aumenta. Por isso, manter todos os documentos em ordem evita problemas e garante mais clareza para as partes envolvidas. 

Além da Invoice, é recomendado firmar um contrato com o cliente no exterior. No contrato, é possível detalhar os termos da venda ou do serviço, o contrato de câmbio, a Nota Fiscal emitida no Brasil e todas as obrigações relacionadas à  receita gerada fora do país.

O que deve constar na Invoice? Quais as informações da invoice?

Por ser uma espécie de fatura de cobrança, os dados e informações que devem constar em uma Invoice são:

• Data de emissão;
• Número do documento;
• Nome, endereço completo e dados bancários do emissor;
• Nome e endereço completo do destinatário;
• Descrição completa da mercadoria ou do serviço prestado, preferencialmente com o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
• Tipo de transporte utilizado;
• Local de embarque e desembarque;
• Preço unitário, moeda da negociação e valor total;
• Peso bruto, peso líquido e quantidade dos itens;
• Forma de pagamento e canal utilizado para a remessa;
• Condições comerciais e termos de vendas (Incoterms – International Commercial Terms);
• Assinatura do responsável pela emissão (opcional, mas recomendada).

Para entender melhor a  Nomenclatura Comum do Mercosul, acesse o artigo: “Tabela CEST – NCM – Completa”.

Quem faz Invoice?

O Invoice deve ser emitido por quem vende o produto ou presta o serviço ao cliente no exterior. Esse  documento serve como uma fatura internacional e formaliza a cobrança pela transação comercial realizada.

Por isso, depois de entender como abrir uma empresa, é essencial entender como gerar esse comprovante caso atenda clientes no exterior.

Lembrando que cada município pode adotar regras específicas para a emissão de documentos fiscais, como o invoice. Por isso, recomenda-se buscar orientação na prefeitura onde a sua empresa está localizada ou consultar um contador.

Como emitir invoice?

Para emitir invoice, é preciso:

1. Inserir os dados completos da sua empresa (razão social, endereço e CNPJ);
2. Inserir as informações do cliente (nome, endereço e país);
3. Colocar o número sequencial do invoice (comece pelo número 1). O documento deve seguir uma numeração lógica e conter as datas de emissão e vencimento;
4. Informar a descrição do serviço prestado ou produto vendido, com valores em dólar: insira a quantidade (horas ou unidades), o preço unitário e valor total.
5. Por fim, descreva a forma e canal de pagamento combinados com o cliente.

Agora que você já sabe como emitir invoice, faça download de um modelo de invoice.

Como preencher a Invoice?

Para preencher a invoice, é preciso inserir os dados da empresa, do cliente, do produto adquirido ou serviço prestado, além de outras informações relevantes.

O ideal é que a Invoice seja preenchida no idioma do cliente ou em inglês, o que facilita a compreensão.

Não existe um modelo padrão de Invoice obrigatório. Desse modo, fica a critério do empreendedor utilizar um formulário pronto ou criar o seu próprio modelo, desde que inclua os dados exigidos.

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Como pagar uma Invoice?

O pagamento da Invoice é feito por meio de transferência internacional, realizada por bancos tradicionais ou plataformas especializadas nesse tipo de serviço.

No artigo “Como receber dinheiro do exterior? Dicas e Melhores Opções”, você encontra todas as orientações sobre esse processo.

Quais são as taxas cobradas?

Em transações comerciais internacionais, sua empresa pode ficar isenta de pagar impostos municipais e estaduais, como o ISS (Imposto Sobre Serviços) e o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestações de Serviços).

Porém, continua sujeito a tributos federais, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras), que atualmente tem a alíquota de 0,38% sobre o valor da transação. 

Dependendo do tipo de atividade, também pode haver a cobrança do Imposto de Renda.

É obrigatório emitir um Invoice?

A emissão do invoice é obrigatória para empresas que exportam produtos e/ou serviços, pois a exigência parte da empresa contratante no exterior.

Por isso, quem presta serviços ao exterior precisa emitir tanto invoice quanto a nota fiscal para formalizar a operação completa. A invoice atende às exigências da empresa estrangeira contratante do serviço, enquanto a nota fiscal atende às exigências do Brasil.

Qual a importância de uma Invoice?

A invoice é essencial em transações de comércio internacional por motivos como:

• Formaliza a venda e/ou negociação comercial;
• Serve de comprovante da transação;
• É usada como registro para a alfândega;
• Serve como base contábil, ou seja, como base de cálculos de impostos e taxas de importação e exportação;
• É usada como solicitação de pagamento;
• Serve como evidência legal em casos de processos judiciais
• Assegura a transparência e a legalidade das negociações.

O que é uma Invoice Number?

Invoice Number é um código numérico sequencial que identifica cada Invoice emitida pela empresa.

Como emitir nota fiscal de importação de produtos ou serviços?

A nota fiscal de importação de produtos ou serviços deve ser emitida diretamente por meio de sistemas específicos voltados ao comércio exterior.

Cada região pode adotar uma solução própria, por isso, é importante consultar a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) ou a prefeitura do município onde a sua empresa está registrada. Também é possível contar com o auxílio de um contador.

Vale lembrar que esse tipo de nota deve ser emitido antes da retirada da mercadoria no local de desembaraço ou na aduana.

Qual a diferença entre Invoice e Nota Fiscal?

Invoice é um documento comercial de cobrança e registro da transação. Semelhante a uma fatura, a invoice é usada principalmente em transações internacionais e entre empresas. Porém, esse documento não tem validade fiscal no Brasil.

Já a Nota Fiscal é um documento obrigatório no Brasil, com validade legal e fiscal. A Nota Fiscal é usada para registrar a venda de produtos ou prestação de serviços, além da apuração dos impostos devidos por uma empresa.

Como contabilizar Invoice de serviço na contabilidade?

Ao lançar a Invoice e a Nota Fiscal na contabilidade da sua empresa, o principal ponto de atenção é o fechamento do câmbio.

Isso porque ele determina o momento em que a moeda estrangeira é convertida em reais pela instituição financeira escolhida para receber o pagamento.

Na prática, a contabilidade deve considerar a variação cambial até a data do pagamento ou recebimento do valor. No entanto, para fins de faturamento, o valor deve seguir a cotação da moeda no dia em que o serviço foi prestado ou a mercadoria foi vendida.

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