Invoice: o que é, como funciona, para que serve e como preencher?

Invoice é um documento comercial que funciona como uma fatura. O invoice é usado para formalizar e confirmar transações comerciais internacionais entre empresas ou entre empresas e consumidores.

Em português, a palavra invoice geralmente é traduzida como “fatura”. Porém, o termo é usado em contexto de comércio exterior, para se referir ao documento que registra e formaliza uma transação comercial.

A empresa fornecedora é quem deve emitir o invoice para cada um de seus clientes. O invoice deve ser emitido quando o valor da transação internacional é maior do que 3 mil dólares americanos.

No documento invoice deve conter informações do comprador, do vendedor e dos produtos ou serviços adquiridos. 

Para preencher o invoice, é preciso seguir um modelo pronto ou criar um próprio, desde que as informações obrigatórias estejam no documento. Além disso, é possível pagar um invoice por meio de remessas ou transferências internacionais.

Se a sua empresa atende pessoas físicas e/ou pessoas jurídicas que estão no exterior, é essencial saber o que é Invoice. Continue a leitura e descubra como gerar uma Invoice, se o documento é obrigatório em todas as transações e se está sujeito ao pagamento de taxas.

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O que é um documento Invoice?

O documento Invoice é um tipo de nota fiscal emitida para importação e/ou exportação de produtos e serviços. 

Ou seja, é o registro usado para formalizar a cobrança de valores de transações comerciais feitas entre empresas do Brasil e seus clientes, que estão em outros países.

Sendo assim, o invoice é um documento usado por empresas e/ou profissionais que prestam serviços e/ou vendem produtos para o exterior.

Também conhecido como “Invoice Internacional” e “Comercial Invoice”, Invoice significa fatura em tradução literal. É um termo em inglês para nomear uma fatura emitida em casos de transações comerciais entre empresas e clientes que estão em países diferentes. 

Apesar de sua importância, a Invoice não substitui a emissão dos documentos brasileiros para reconhecimento de receita e base de cálculo dos tributos. Por exemplo: 

• A NFS-e: Nota Fiscal Eletrônica de Serviços; 
• A NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, 
• A NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias.

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Como funciona a Invoice?

A Invoice funciona da seguinte forma: 

• É emitida pelo prestador do serviço ou vendedor da mercadoria;
• Formaliza a transação para o comprador que mora no exterior; 
• É exigida quando houver uma relação comercial internacional; 
• Deve transitar junto com a nota fiscal do item relacionado à negociação comercial.  

É importante destacar que não são todos os casos de transações comerciais envolvendo empresas e clientes de países diferentes que exigem a emissão de invoice. 

Confira quando a emissão da Invoice é obrigatória e quando é apenas opcional:

• Emissão obrigatória: a emissão do invoice é obrigatória nos casos em que a operação tem o valor superior a 3 mil dólares.
• Emissão opcional: a emissão é opcional nos casos das operações de até 3 mil dólares ou valores equivalentes em outras moedas.

Vale lembrar que, apesar da emissão não ser obrigatória em todos os casos, ela é recomendada independente do valor da transação. Isso porque o invoice contém informações importantes a respeito da negociação, além de formalizar a operação.

Além disso, quanto maior o valor da transação, maior a chance dela ser fiscalizada. Por isso, toda documentação que esclareça as condições da operação são importantes. 

Para além da Invoice, é recomendado ter sempre um contrato formalizado com o cliente no exterior. No contrato, é possível detalhar quais são os termos da prestação do serviço ou venda do produto, contrato de câmbio, Nota Fiscal brasileira emitida e entrega das obrigações acessórias pertinentes, especificando as receitas de operações com o exterior.

O que deve constar na Invoice? Quais as informações da invoice?

Por ser uma espécie de fatura de cobrança, os dados e informações que devem constar em uma Invoice são:

• Data de emissão;
• Número do documento;
• Nome, endereço completo do emissor e dados bancários;
• Nome e endereço completo do destinatário;
• Descrição completa da mercadoria ou do serviço prestado, preferencialmente incluindo a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Tipo de transporte do fruto da operação comercial;
• Local de embarque e de desembarque;
• Preço unitário, moeda, valor total ou da parcela;
• Peso bruto, peso líquido e quantidade;
• Forma e canal de pagamento;
• Condições e termos de vendas (Incoterms International Commercial Terms);
• Assinatura do emissor da Invoice (indicado).

Saiba mais sobre a Nomenclatura Comum do Mercosul no artigo “Tabela CEST – NCM – Completa”.

Quem faz Invoice?

A Invoice é emitida por quem vende o produto ou presta o serviço. Afinal, esse é um modelo de documento que serve para faturar, ou seja, cobrar uma transação comercial.

Assim, depois que você descobre como abrir uma empresa, é essencial entender como gerar esse comprovante caso atenda clientes no exterior.

Quanto a isso, vale destacar que cada região tem um processo de emissão distinto. Por esse motivo, é interessante que você se oriente junto à prefeitura onde a sua empresa está localizada ou converse com um contador.

Como emitir invoice?

Para emitir invoice, é preciso:

1. Inserir os dados da sua empresa;
2. Inserir os dados do seu cliente;
3. Inserir os dados da invoice número da invoice – se for sua primeira emissão pode começar pelo número 1. É importante que a invoice seja sequencial, com data da emissão e de vencimento da invoice;
4. Insira os dados do serviço: quantidade de horas despendidas, descrição do serviço, preço da hora do serviço em dólar e o preço total do serviço em dólar;
5. Insira a(s) forma(s) de pagamento.

Agora que você já sabe como emitir invoice, faça download de um modelo de invoice.

Como preencher a Invoice?

Para preencher a invoice, é preciso inserir os dados da empresa, do cliente, do produto adquirido ou serviço prestado, entre outros.

Além disso, o ideal é que a Invoice seja preenchida no idioma do cliente ou em inglês para facilitar a compreensão.

Vale lembrar que não existe um modelo padrão de Invoice a ser usado por todas as empresas que fazem transações comerciais internacionais. Desse modo, fica a critério do empreendedor utilizar um formulário pronto, ou mesmo criar o seu próprio.

E quem pode fazer isso com qualidade e segurança, deixando você livre das atividades rotineiras que envolvem seus clientes no exterior? O plano Contabilizei Experts, com assessores no seu segmento e especialistas em gestão financeira, contábil e administrativa. Assim, você pode contar com alguém para emitir todos os seus invoices.

Como pagar uma Invoice?

O pagamento da Invoice é feito por transferência internacional. Essa transação financeira pode ser feita por intermédio de bancos tradicionais ou de plataformas especializadas nesse tipo de serviço.

No artigo “Como receber dinheiro do exterior? Dicas e Melhores Opções”, você confere todos os detalhes de como isso funciona.

Quais são as taxas cobradas?

Quando você faz uma transação comercial internacional, a sua empresa pode ficar isenta de pagar impostos municipais e estaduais. Por exemplo: o ISS (Imposto Sobre Serviços) e o ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual). 

Porém, não está livre de outros tributos, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras). Atualmente, o IOF tem a taxa de 0,38% sobre o valor da transação. 

Somado a esse valor, dependendo da natureza da operação, pode haver a cobrança do Imposto de Renda.

É obrigatório emitir um Invoice?

A obrigação de emitir uma invoice é apenas para empresas que trabalham com exportação de produtos e/ou serviços. Isso acontece porque a exigência desse documento parte da empresa do exterior que é contratante do serviço ou compradora do produto.

É por esse motivo que as empresas que prestam serviços para o exterior precisam emitir tanto a nota fiscal quanto à invoice para formalizar a operação completa. Assim, a invoice atende às exigências da empresa contratante do serviço e a nota fiscal atende às exigências do Brasil.

Qual a importância de uma Invoice?

A invoice é essencial em transações de comércio internacional por motivos como:

• Formaliza a venda e/ou negociação comercial;
• Serve de comprovante da transação;
• É usada como registro para a alfândega;
• Serve como base contábil, ou seja, como base de cálculos de impostos e taxas de importação e exportação;
• É usada como solicitação de pagamento;
• Serve como evidência legal em casos de processos judiciais
• Assegura a transparência e a legalidade das negociações.

O que é uma Invoice Number?

Invoice Number é um código numérico sequencial que identifica cada Invoice emitida pela empresa.

Como emitir nota fiscal de importação de produtos ou serviços?

A nota fiscal de importação de produtos ou serviços pode ser emitida diretamente por sistemas de geração específicos para o comércio exterior.

Geralmente, cada região tem a sua própria solução. Por isso, é interessante se informar com a SEFAZ ou a prefeitura onde está a sua empresa, ou ainda com um contador.

Aqui, vale lembrar que esse tipo de nota deve ser emitido antes da retirada da mercadoria no local de desembaraço, ou na aduana.

Qual a diferença entre Invoice e Nota Fiscal?

Invoice é um documento comercial de cobrança e registro da transação. Semelhante a uma fatura, a invoice é usada principalmente em transações internacionais e entre empresas. Porém, esse documento não tem validade fiscal no Brasil.

Já a Nota Fiscal é um documento obrigatório no Brasil, com validade legal e fiscal. A Nota Fiscal é usada para registrar a venda de produtos ou prestação de serviços, além da apuração dos impostos devidos por uma empresa.

Como contabilizar Invoice de serviço na contabilidade?

Na hora de lançar a Invoice e a Nota Fiscal na contabilidade da sua empresa, o ponto mais importante a considerar é o fechamento do câmbio.

Isso porque ele determina o momento da venda da moeda estrangeira para o banco ou plataforma nacional que escolheu para receber os seus pagamentos.

Na prática, deve-se considerar a variação cambial até o dia do recebimento do valor do produto ou serviço comercializado. Mas, para fins de faturamento, o cálculo deve considerar o preço da moeda no dia em que o serviço foi prestado ou a mercadoria foi vendida.

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Para não haver nenhuma falha que possa comprometer a saúde financeira da sua empresa, é bastante indicado contar com o suporte de uma contabilidade empresarial.