Consultório de psicologia: veja 13 passos para abrir uma clínica

Como todo e qualquer negócio, montar um consultório de psicologia exige planejamento e organização para a prestação de serviços na área da saúde, para assim abrir uma empresa. O atendimento se faz em torno de práticas psicoterapêuticas e preventivas, com atendimento a crianças, adolescentes, adultos e idosos.

Segundo o Sebrae, a procura pelos serviços prestados por clínicas de psicologia tem aumentado nos últimos anos. Este fato pode ser explicado pela preocupação com uma melhor qualidade de vida e equilíbrio mental, que na maioria das vezes é fragilizado por rotinas e pressões vividas no ambiente de trabalho, escola e família.

É preciso tomar alguns cuidados relacionados à documentação e burocracia, além de saber quanto custa abrir uma empresa, e principalmente estruturar uma forma de administração integrada que garanta a segurança burocrática e a tranquilidade quanto às obrigações legais do seu consultório de psicologia. 

Para isso é importante lembrar que quando esses processos ganham complexidade, uma boa estratégia é optar por um gerenciamento profissional. Dentre as opções de mercado, busque sempre o suporte contábil, administrativo e de tributos que o seu orçamento comporte e entregue a segurança e tranquilidade que você precisa. Um dos bons modelos disponíveis é o Expert Contabilizei, que reúne todas essas atividades em um processo gerenciado por um profissional gabaritado e especializado no seu consultório de psicologia.

Quem pode abrir um consultório de psicologia?

Seja uma pessoa jurídica ou um psicólogo autônomo, nos dois casos é preciso estar registrado no CRP (Conselho Regional de Psicologia) e estar com as anuidades em dia.

Além disso, atenção se o registro no CRP está em estado diferente do qual será aberto o consultório de psicologia. Se for o caso, é preciso solicitar um registro suplementar.

Erros contábeis podem prejudicar sua empresa. Tenha uma contabilidade segura e de confiança, conheça a Contabilizei.

Qual o melhor formato jurídico para uma clínica de psicologia?

Existem quatro opções para quem quer abrir um consultório de psicologia:

• Empresário Individual: formato para aqueles que trabalham por conta própria, sem sócios, mas que querem formalizar seu negócio. Neste formato, não é exigido capital social mínimo, mas seu patrimônio pessoal se confunde com o da empresa. 
• Eireli: A Empresa Individual de Responsabilidade Limitada pode ser constituída por apenas um sócio, mas é preciso declarar um capital social de no mínimo cem salários mínimos (R$ 110.000,00).
• Sociedade Limitada: É uma associação que estabelece normas com base no valor investido por cada sócio (é preciso contar com ao menos dois sócios no empreendimento). 
• Sociedade Limitada Unipessoal de Psicologia: Criada pela lei da liberdade econômica permite que você, que pretende abrir uma clínica de psicologia, possa realizar a abertura da empresa sem sócio, protegendo assim seu patrimônio pessoal.

Qual o CNAE ideal para psicólogo? 

Ao abrir empresa e ter CNPJ, é preciso colocar o CNAE correspondente às atividades que serão realizadas, e no caso de psicologia, o nº 8650-0/03 é que compreende as atividades de psicologia e psicanálise. Use o link acima e conheça o Consultor de CNAEs exclusivo da Contabilizei. Ele irá possibilitar que você tenha a tranquilidade e o suporte necessário para abrir seu consultório de psicologia nas atividades corretas.

O que é preciso para abrir uma clínica de psicologia?

Com o registro devidamente em dia, é fundamental contratar uma contabilidade para auxiliar nos entraves burocráticos e para auxiliar na documentação de regularização do consultório.

Documentação para abrir o consultório de psicologia

A clínica de psicologia deve obter licença ou autorização específica para desenvolver suas atividades. Elas são as seguintes:

• Documentação no cartório de pessoas jurídicas ou Junta Comercial (ato constitutivo);
• Inscrição Municipal;
• CNPJ;
• Licença ou Alvará de Funcionamento – Prefeitura;
• Licença do Corpo de Bombeiros – Corpo de Bombeiros;
• Licença Ambiental – Órgãos municipais ou estaduais de Meio Ambiente;
• Licença Sanitária – Órgãos municipais, estaduais e federal de Vigilância Sanitária (Anvisa);
• Credenciamento de Clínicas para realização de exames psicotécnicos para outorga de CNH – Detran;
• Registro de Responsabilidade Técnica – Conselho Regional de Psicologia;
• Registro do Empreendimento –  Conselho Regional de Psicologia;
• Inscrição na Prefeitura para pagamento do ISS (Imposto sobre Serviços) – Prefeitura;
• Cadastro como autônomo/individual – INSS.

Na documentação, é fundamental contratar um contador para que ele avalie outras possibilidades quanto à Lei 13.874/2019 e a Resolução CGSIM 51/2019 para atividades de baixo risco.

Custos com um consultório de psicologia e planejamento financeiro

Os custos com um consultório de psicologia deve ser planejado e organizado para que a sua clínica atenda o público desejado, e ao mesmo tempo não fique no vermelho. E por isso é preciso verificar se vale a pena ser PJ ou CLT no atendimento psicológico, veja os principais custos de como montar um consultório de psicologia:

• Salários + encargos – Psicólogos;
• Salários + encargos – Recepcionista;
• Tributos, impostos e taxas de contribuição;
• Água, luz, telefone e Internet;
• Gastos com contador;
• Gastos com publicidade;
• Materiais consumidos;
• Custos com conserto de equipamentos e móveis;
• Seguro contra erros médicos;
• Aluguel da clínica.

Esses são os custos principais, mas caso você opte por montar uma clínica de psicologia para realizar os atendimentos sozinho (a), alguns gastos não serão necessários. Como, por exemplo, os salários.

13 passos para abrir um consultório de psicologia

Depois de analisar e ter toda a documentação em mãos, é preciso olhar para recursos como: o local ideal, acústica, arquitetura, estratégias de marketing, administração do negócio e outros fatores importantes, para que o consultório seja visto como uma empresa e tenha um planejamento de médio a longo prazo.

1. Estude empreendedorismo

Antes de tudo, comece estudando sobre empreendedorismo, que é caracterizado pela disposição ou capacidade de idealizar e realizar projetos, serviços ou negócios.

Segundo o Sebrae, algumas características essenciais que precisam ser desenvolvidas são:

• Busca de oportunidades e iniciativa: Observar o ambiente, identificar as necessidades a serem satisfeitas e agir proativamente para fazer as coisas acontecerem;
• Persistência: Não desistir diante dos obstáculos. Ter paciência para deixar a ideia amadurecer e se esforçar para o negócio se estabelecer;
• Correr riscos calculados: Se arriscar para colocar a ideia em prática, mas sem correr riscos desmedidos, apenas o suficiente para avançar;
• Exigência de qualidade e eficiência: Preocupar-se em entregar o melhor para o seu cliente e investir em processos e procedimentos para cumprir os padrões estabelecidos;
• Comprometimento: Envolver-se com a equipe para atingir os objetivos e se responsabilizar pelos resultados da empresa;
• Busca de informações: Busca se atualizar constantemente sobre o mercado e sobre o seu negócio como forma de conseguir uma vantagem competitiva em relação a sua concorrência;
• Estabelecimento de metas: Estabelecer objetivos claros e metas mensuráveis de curto e longo prazo;
• Planejamento e monitoramento sistemáticos: Tomar decisões baseadas em fatos e dados gerados por todas áreas da empresa e no ambiente externo;
• Persuasão e rede de contatos: Construir bons relacionamentos comerciais e influenciar pessoas (equipe, clientes, fornecedores, parceiros, etc.);
• Independência e autoconfiança: Apresentar autonomia para agir e acreditar nas suas ideias e decisões.

2. Saiba quais são as exigências legais

Para o psicólogo abrir um consultório (ou realizar qualquer outro trabalho como psicólogo) é obrigatório que ele possua inscrição ativa no CRP SP (Lei 5.766/71), sendo a não observância considerada exercício ilegal de profissão.

Além disso, por exigência legal (Lei Complementar 116/03) todos aqueles que trabalham como profissional autônomo precisam recolher o Imposto Sobre Serviços (ISS), um tributo municipal.

A legislação do CFP (Conselho Federal de Psicologia) é clara também quanto às exigências para a avaliações psicológicas para a obtenção da Carteira Nacional de Habilitação. Para esses casos, os locais para este tipo de inserção profissional devem ser apenas para essa finalidade, e os consultórios não podem estar dentro ou vinculados aos locais de formação dos condutores (autoescolas).

3. Escolha do local

Para montar um consultório de psicologia, é necessário escolher o local ideal, portanto, é preciso definir o público-alvo da clínica e o mercado que será atendido. Para escolher a localização da clínica é essencial observar os seguintes tópicos:

• Analisar o bairro;
• Acesso de transporte público no local;
• Segurança;
• Estacionamento;
• Estrutura do imóvel e tamanho – Recepção, banheiros e salas de atendimento.
  

4. Espaços e Equipamentos

Para apenas um profissional, 50 metros quadrados são suficientes para dar início às consultas. A estrutura básica da clínica de psicologia deverá ter:

• Recepção;
• Banheiros;
• Sala de atendimento;
• Área administrativa.

Os equipamentos necessários para a clínica são:

• Computador;
• Impressora;
• Mesa;
• Cadeira;
• Software de gestão, com recursos para agendamento de consultas e gestão de contatos;
• Telefone;
• Poltronas confortáveis para os pacientes;
• Mesa de apoio ao paciente.

5. Estrutura

É importante ainda lembrar algumas normas e padrões exigidos pelos órgãos de regulamentação. Conforme o indicado pelo SEBRAE, seguem alguns exemplos:

• Banheiros adaptados para deficientes e que contenham material básico de higiene;
• Salas de atendimento com no mínimo 7,5 m²;
• Iluminação compatível com o tamanho da sala;
• Ventilação adequada dependendo do ambiente.

Assim, o espaço oferece conforto e não corre nenhum risco legal. Não se esqueça de investir em itens que possam garantir aconchego e conforto ao ambiente!

6. Cores

As cores neutras ajudam a deixar o ambiente confortável, um toque do gosto do terapeuta também pode ser uma forma de deixar o consultório e o psicólogo mais “próximos”. Paredes com pinturas diferentes são uma forma barata e que tem um grande efeito. Papéis de parede também podem deixar o ambiente agradável, só evite colocá-los no campo visual do paciente enquanto ele está em atendimento, pois pode atrapalhar a sua atenção ou cansar visualmente.

7. Acústica

A acústica está entre uma das primeiras preocupações de um psicólogo ao montar seu consultório.

De fato, o paciente atendido precisa ter a certeza de que a única pessoa que está ouvindo seu relato é o profissional que contratou.

Além de haver a política da confidencialidade do que se diz em uma sessão de terapia, é imprescindível que o paciente se sinta seguro para se abrir e falar o que quiser sem medo de estar sendo ouvido por outras pessoas.

8. Iluminação

A iluminação tem papel fundamental e influencia positivamente (ou negativamente) nas nossas sensações.

Uma luz suave confere ao espaço mais aconchego, enquanto que uma luz mais intensa pode sugerir um ambiente mais extrovertido e despertar um estado mais agitado nos pacientes. Por isso, arquitetos indicam uma iluminação amena, e se possível com temperatura de cor mais amarelada (entre 2700K e 3000K –  referente a Kelvin).

9. Mobiliário

Os pacientes passam um período considerável de tempo sentados ou deitados e não devem sofrer qualquer desconforto que distraia suas atenções da terapia, por isso, um mobiliário confortável é fundamental.

A resistência também é fator predominante na hora de se escolher os móveis. Roupas que arranham os tecidos e até calçados nos estofados estão entre algumas das queixas dos psicólogos, sobre danos recorrentes ao mobiliário durante os atendimentos.

10. Área de atuação

Você deve decidir se você será um especialista ou generalista, pois a partir daí você irá criar seu plano de marketing.

Pense bem em quais são suas especialidades, ou se existe algum modelo terapêutico específico que você se  especializou. Além disso, pense qual o público que você se sente mais confortável em prestar serviços:

• Crianças;
• Adolescentes;
• Pré-Adolescentes;
• Adultos.

Então, a partir dessas escolhas você poderá começar a trabalhar o seu plano de marketing de maneira eficaz.

Se você for atender crianças, é necessário organizar o espaço de forma que ele fique alegre e funcional. O trabalho do Psicólogo com crianças envolve atividades de escrita, desenho ou lúdicos, por isso uma mesa infantil é fundamental.

11. Logotipo

Um logotipo é uma forma rápida de comunicar quem você é e como é, e muitas vezes é uma das primeiras coisas que clientes em potencial verão quando acessarem seu website.

Para obter um logotipo com aparência profissional contrate um profissional bem qualificado para fazer.

12. Tenha um website

Uma das dicas mais importantes de como montar um consultório de psicologia é criar um website. Pois, atualmente, a presença na web é indispensável. Por isso, você deve investir principalmente na criação de um website.

Além disso, uma das maiores vantagens de criar um site é que existem maneiras simples de desenvolvê-lo, custando muito pouco.

Além do mais, as pessoas que visualizam seu site online tomam decisões rápidas sobre você com base em sua aparência. Portanto, é importante ter um website bem planejado.

13. Marketing digital

Atualmente, todo negócio que deseja crescer deve estar online e seu consultório não deve ser diferente. Seja e-mail, site, página no Facebook, Instagram, canal no Youtube ou qualquer outro meio, a internet é uma forma barata e eficaz de ganhar visibilidade, confiança e novos clientes.

Invista em estratégias digitais para a divulgação de seu negócio e disponibilize informações confiáveis, precisas, relevantes e atualizadas sobre sua clínica. 

Como fazer o atendimento de psicologia online?

Com as mudanças e a pandemia, os atendimentos online cresceram e para atender como psicólogo, é preciso ter um site próprio, registrado no conselho de psicologia, devidamente autorizado a atender ou estar vinculado a uma plataforma que ofereça esse serviço.

Das duas opções, a plataforma, sua ou terceirizada, precisa estar autorizada pelo Conselho Federal de Psicologia. 

Quem pode me ajudar nesse processo de gestão integrada para meu consultório de psicologia?

Como falamos acima, é muito importante que você, psicólogo, foque seus esforços no melhor atendimento aos seus pacientes. Hoje existem excelentes opções de serviços de suporte de contabilidade que não oneram de maneira demasiada o psicólogo e principalmente, tiram dele o peso das rotinas burocráticas. Um exemplo disso é o plano Experts da Contabilizei, que oferece contabilidade completa com gestão integrada através de assessores personalizados, além de propiciar ao psicólogo a abertura do CNPJ sem custo de serviço.

O  Assessor Financeiro – que é um especialista em integração de processos de gestão contábil e financeira – fica dedicado totalmente para o atendimento do seu consultório, atuando inclusive nas suas demandas de integração de sistemas. Com o Expert Contabilizei você tem um parceiro para realizar suas rotinas administrativas e financeiras e ter mais tempo para dedicar para o seu negócio, e o que é melhor com um preço muito acessível e totalmente adequado a sua empresa médica.

Então, pronto para virar empresário?

Para abrir um consultório de psicologia, é importante fazer um planejamento, ter ajuda de profissionais de contabilidade e direito para que a clínica esteja dentro de todos os parâmetros legais necessários, para atuar de forma segura e com qualidade no atendimento e cuidado da saúde mental das pessoas.