Como fechar uma empresa: passo a passo completo

Você já deve ter ouvido: “mais difícil do que abrir uma empresa é fechar.” Apesar do volume de burocracia, a realidade é que todo o fechamento de empresa se torna mais fácil com as orientações corretas. 

Antes de tomar a decisão definitiva de encerrar as atividades do negócio, muitos pontos podem ser observados e analisados para evitar problemas futuros, além de impedir a cobrança de multas e impostos desnecessários.  Para te ajudar em todas as fases dessa operação, montamos este guia prático com tudo o que você precisa saber sobre como fechar uma empresa.

Como encerrar uma empresa? 

A formalização do fechamento de empresas ficou mais fácil e rápida depois do lançamento do  Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas. Desde então, não precisa mais apresentar a certidão negativa para concluir a baixa no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), basta solicitar à Junta Comercial. 

O procedimento é simples e permite o encerramento das atividades, mesmo se o pagamento de tributos e taxas não estiver em dia. Nesse caso, o empresário terá que assumir os débitos existentes. 

A seguir, compartilhamos uma lista de procedimentos de como fechar uma empresa e ficar regular com as obrigações tributárias. A ordem pode variar em alguns Estados. Em caso de dúvidas e para não se perder em nenhum detalhe burocrático, conte com uma assessoria contábil. 

Seguem as etapas e os documentos necessários para o fechamento de um micro ou pequeno negócio.

1. Distrato social

No processo de abertura de uma empresa é necessário um contrato social, quando tem um ou mais sócios. O documento oficializa a criação do negócio societário, tendo registrado todos os dados da empresa, como razão social, endereço da sede e informações sobre os sócios.

Quando a sociedade é desfeita ou a empresa deixa de existir é elaborado o distrato social. 

Esse documento é formalizado depois da assinatura dos sócios em uma ata de encerramento do negócio. A declaração informa o motivo da sociedade ter sido desfeita e aponta a divisão dos bens da empresa entre os sócios.

O valor que será repartido entre eles deve ser destacado. Já o motivo da dissolução deve estar embasado legalmente, de acordo com o Código Civil. Além disso, é preciso constar o nome de quem assumirá os ativos do empreendimento, a guarda dos livros, os documentos contábeis e fiscais.

Para o empresário que não tem sócio, essa etapa não é necessária.

2. FGTS

É preciso emitir o Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (CRF). Se existir valores vinculados ao FGTS para recolhimento, eles deverão ser pagos na Caixa Econômica Federal.

Agora, caso não existam pendências, a empresa recebe o certificado, válido por 30 dias. A retirada é feita no site da Caixa Econômica.

3. Baixa na prefeitura e no estado

É necessário verificar os tipos de impostos pagos pela sua empresa. Em caso de contribuições municipais, como o Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS), é preciso solicitar na Secretaria de Finanças a baixa do banco de dados da prefeitura. A lista de documentos necessários, o tempo e as taxas devidas são estabelecidas pelo município.

Já as empresas que pagam o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) podem dar baixa na inscrição estadual, procurando uma unidade da Secretaria de Fazenda.

O procedimento também pode ser feito pela internet:

1º) Acesse o formulário de inscrição e alteração cadastral no Portal do Redesim;

2º) Clique em “Já possuo pessoa jurídica” e depois em “Nova Baixa” – quem é MEI (Microempreendedor Individual) deve fazer a solicitação pelo Portal do Empreendedor;

3º) Acompanhe o pedido na opção “Acompanhamento da solicitação CNPJ via internet”, clicando aqui.

4. Tributos federais

A obtenção da Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União também é necessária para ficar regularizado com o Governo Federal. 

O documento abrange todos os créditos tributários federais administrados pela Receita Federal e pela Procuradoria Geral da Fazenda, inclusive contribuições previdenciárias.

5. Junta Comercial

Outro procedimento é protocolar na Junta Comercial o pedido de arquivamento de atos de extinção da pessoa jurídica ou da sociedade empresária. Nessa etapa, será necessário apresentar uma série de documentos que comprovem a quitação de diversos tributos e contribuições obrigatórias, que são as certidões obtidas nos passos anteriores. 

Nesse caso, será cobrada uma taxa cujo valor varia de acordo com o Estado. O prazo para a efetivação do arquivamento também é variável. O distrato social é arquivado depois do pagamento de taxa à Junta Comercial. 

Microempresas ou empresas de atividades sucursais e filiais são dispensadas da apresentação dos documentos de quitação, regularidade ou inexistência de débito.

6. Baixa no CNPJ

A lista das etapas de como fechar uma empresa é encerrada com a baixa no CNPJ. Para realizar essa fase, é preciso utilizar o programa Coletor Nacional de Dados, da Receita Federal. Ele gera solicitação de cancelamento do CNPJ e o Documento Básico de Entrada (DBE), que deverá ser assinado e entregue no local indicado pelo sistema.

Na Junta Comercial, também é possível solicitar a baixa, caso haja convênio com a Receita Federal.

Baixa do MEI

O Microempreendedor Individual (MEI) consegue encerrar as suas atividades, acessando o Roteiro para Baixa no Portal do Empreendedor.

Sem custo e de forma simplificada, basta gerar um código de acesso que será utilizado para preenchimento dos documentos. Tudo pode ser feito rapidamente pela internet.

A baixa do registro MEI é definitiva e não pode ser revertida. Se quiser retornar as atividades, o MEI precisará abrir um novo registro no CNPJ.  

Se o problema for com o CNAE, veja como evitar os 7 erros capitais na hora de escolher o CNAE e acerte na próxima!

O que considerar antes de fechar uma empresa? 

Depois de muita dedicação e organização, fechar uma empresa nem sempre é uma decisão fácil de aceitar. A boa notícia é que nada precisa ser feito às pressas. Da mesma forma que no início houve um planejamento, no final não é diferente. Antes de determinar o encerramento do empreendimento, é importante avaliar se essa é a melhor escolha ou se existe alguma chance de seguir adiante.

Pensando em tudo isso e com a ajuda de especialistas em contabilidade, tudo pode ficar melhor direcionado, inclusive com outras possibilidades além do fechamento, uma delas é manter a inatividade da empresa. Dessa forma, existe a possibilidade de uma retomada em outro momento.

A pandemia do coronavírus já levou cerca de 600 mil micro e pequenas empresas brasileiras fecharam as suas portas, segundo pesquisa divulgada pelo Sebrae. 

Se após encerrar um CNPJ, você desejar abrir outro de forma descomplicada e contando, desde o começo, com assessoria especializada, conheça o plano Contabilizei Experts. Com ele, você conta com atendimento de um assessor especialista no seu segmento, que além de te ajudar em todo o processo de abertura e cuidar da sua contabilidade, ainda dá suporte na gestão da sua empresa.

Como resolver as pendências da empresa?

Ao longo de todo esse passo a passo de como fechar uma empresa, algumas pendências podem surgir inesperadamente. Caso surja algum complicador, evidentemente é normal que atrase a finalização do processo. A resolução de problemas leva tempo e implica em custos. 

Esse é mais um dos motivos viáveis para contar com assistência de um serviço de contabilidade. Profissionais experientes ajudam na antecipação de problemas e resolução rápida, sem se esquecer de nada. Isso é uma forma de poupar tempo e dinheiro, sem contar  que evita estresses desnecessários.

Quanto tempo leva para fechar uma empresa?   

Como dito antes, o processo de fechar uma empresa pode ser complexo e trabalhoso se considerar a série de processos burocráticos envolvidos e possíveis pendências inesperadas para resolução.

Apesar disso, ao longo dos anos, o prazo de encerramento formal das atividades tem diminuído. Antes do Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas, o fim de um negócio podia levar de seis meses a um ano ou até mais, dependendo do caso.

Atualmente, você consegue fechar uma empresa em aproximadamente 130 dias, incluindo confecção de documentos, verificação de pendências para emissão de CNDs, fechamento contábil e análise em todos os órgãos reguladores da operação.

O prazo pode ser bem menor nas cidades que possuem integração da junta comercial digital e com a prefeitura. Em todos os casos é necessário confecção de distrato social e registro na junta comercial.

Como faço para reativar um CNPJ inativo? 

A inaptidão do CNPJ pode ser revertida com o auxílio de um serviço de contabilidade. Para regularizar a situação, é necessário procurar a Receita Federal para descobrir quais motivos levaram o órgão a alterar a situação cadastral. 

O próximo passo é separar a documentação e fazer todos os procedimentos indicados pela Receita para resolver a questão. Cada situação exige uma lista de documentos e dados.

Se a empresa deixou de apresentar declarações e demonstrativos financeiros será necessário apresentar esses documentos para regularizar a situação.

Lembrando que, as empresas que não regularizam o CNPJ inapto dentro do prazo estipulado pela Receita terão a situação cadastral baixada definitivamente. No entanto, as obrigações tributárias poderão ser cobradas dos sócios ou da pessoa jurídica.

Com o CNPJ inapto, a pessoa jurídica precisa lidar com uma série de impedimentos, entre eles problemas na execução de atividades, cancelamento da emissão de notas fiscais, dificuldades de realizar operações comerciais e movimentar contas bancárias ou licitações.

Regularize a situação da sua empresa inativa. Evite dor de cabeça!

Os processos para encerrar o CNPJ são teoricamente simples. No entanto, para evitar qualquer dor de cabeça, um profissional contábil ajuda que todas as etapas sejam cumpridas, sem que fiquem pendências junto aos órgãos regulamentadores.

Entendeu como fechar uma empresa ou está com alguma dúvida? Tenha uma contabilidade prática e econômica para descomplicar a sua vida.