Como fechar uma empresa: passo a passo completo

Para encerrar um CNPJ, pague as dívidas da empresa (ou assuma as pendências financeiras como Pessoa Física), regularize declarações em atraso e formalize o pedido de baixa. O processo de encerramento vai variar dependendo do porte da sua empresa.

O processo exige atenção aos detalhes para evitar problemas como dívidas, multas, juros e até autuações dos órgãos fiscalizadores. Com a orientação adequada, o encerramento das atividades de uma empresa pode ser feito de forma organizada e segura.

O passo a passo para fechar uma empresa envolve:

• Elaborar o Distrato Social: preparar o documento que formaliza o fim da sociedade;
• Verificar e quitar débitos: é preciso pagar todos os impostos e obrigações pendentes, sejam federais, estaduais e/ou municipais;
• Emitir certidões negativas de débito (CND): é o documento que comprova a inexistência de dívidas e/ou pendências financeiras e processuais da empresa;
• Registrar o pedido de baixa nos órgãos competentes: formalizar o pedido na Junta Comercial, Receita Federal, Secretaria Estadual de Fazenda e Prefeitura.

Antes de iniciar o processo, é fundamental fazer um planejamento para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas corretamente. Confira este guia prático para entender cada etapa e como dar baixa no seu CNPJ sem complicações.

Como encerrar uma empresa? 

De um modo geral, para fechar uma empresa é preciso: elaborar um Distrato Social, regularizar os impostos, solicitar a baixa na Junta Comercial e dar a baixa no CNPJ.

Resumidamente, o passo a passo para dar a baixa no CNPJ é:

1. Elaborar um Distrato Social, que informa aos órgãos competentes que a empresa está encerrando as suas atividades;
2. Regularizar os tributos e solicitar a baixa;
3. Protocolar o pedido na Junta Comercial;
4. Dar a baixa no CNPJ por meio do Coletor Nacional de Dados, da Receita Federal.

A formalização do fechamento de empresas ficou mais fácil e rápida depois do lançamento do  Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas. Desde então, não precisa mais apresentar a certidão negativa para concluir a baixa no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), basta solicitar à Junta Comercial. 

O procedimento é simples e permite o encerramento das atividades, mesmo se o pagamento de tributos e taxas não estiver em dia. Nesse caso, o empresário terá que assumir os débitos existentes. 

A seguir, compartilhamos uma lista de procedimentos de como fechar uma empresa e ficar regular com as obrigações tributárias — lembrando que essa ordem pode variar em alguns estados. Em caso de dúvidas e para não se perder em nenhum detalhe burocrático, conte com uma assessoria contábil. 

Seguem as etapas e os documentos necessários para o fechamento de um micro ou pequeno negócio.

1. Distrato social

No processo de abertura de uma empresa é necessário um contrato social, quando tem um ou mais sócios. O documento oficializa a criação do negócio societário, tendo registrado todos os dados da empresa, como razão social, endereço da sede e informações sobre os sócios.

Quando a sociedade é desfeita ou a empresa deixa de existir é elaborado o distrato social. 

O distrato social formaliza o encerramento da sociedade. Deve ser assinado pelos sócios em ata de encerramento, indicando o motivo da dissolução (conforme o Código Civil), a divisão dos bens e o responsável pelos ativos, livros e documentos contábeis. Empresários sem sócios não precisam desse documento.

2. FGTS

Emita o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) no site da Caixa Econômica Federal. Se houver débitos, quite-os antes. O certificado tem validade de 30 dias.

3. Baixa na prefeitura e no estado

Solicite a baixa nos órgãos correspondentes conforme os impostos da sua empresa:

• ISS (municipal): solicite na Secretaria de Finanças do município.
• ICMS (estadual): solicite na Secretaria de Fazenda ou pelo Portal do Redesim, em “Já possuo pessoa jurídica” > “Nova Baixa”. MEI deve usar o Portal do Empreendedor.

4. Tributos federais

A obtenção da Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União também é necessária para ficar regularizado com o Governo Federal. 

O documento abrange todos os créditos tributários federais administrados pela Receita Federal e pela Procuradoria Geral da Fazenda, inclusive contribuições previdenciárias.

5. Junta Comercial

Protocole na Junta Comercial o pedido de extinção da empresa, apresentando as certidões das etapas anteriores. A taxa e o prazo de arquivamento variam por estado. Microempresas e filiais estão dispensadas de apresentar documentos de quitação de débitos.

6. Baixa no CNPJ

A lista das etapas de como fechar uma empresa é encerrada com a baixa no CNPJ. Para realizar essa fase, é preciso utilizar o programa Coletor Nacional de Dados, da Receita Federal. Ele gera solicitação de cancelamento do CNPJ e o Documento Básico de Entrada (DBE), que deverá ser assinado e entregue no local indicado pelo sistema.

Na Junta Comercial, também é possível solicitar a baixa, caso haja convênio com a Receita Federal.

Como fechar uma empresa se você é MEI?

Para encerrar suas atividades como MEI, sem custo e de forma simplificada, siga este passo a passo:

1 – Acesse o Portal do Empreendedor;

2 – Clique em Já sou MEI;

3 – Faça login com sua conta gov.br (nível prata ou ouro);

4 – Revise e confirme todos os dados e finalize a solicitação de encerramento;

5 – Faça a emissão do Certificado de Baixa do MEI. Esse documento vai comprovar o encerramento.

Não esqueça que você ainda terá que enviar a Declaração Anual (DASN-SIMEI) de extinção no ano seguinte ao do encerramento.

A baixa do registro MEI é definitiva e não pode ser revertida. Se quiser retornar às atividades, o MEI precisará abrir um novo registro no CNPJ.  

O que considerar antes de fechar uma empresa? 

Depois de muita dedicação e organização, fechar uma empresa nem sempre é uma decisão fácil de aceitar. A boa notícia é que nada precisa ser feito às pressas. Da mesma forma que no início houve um planejamento, no final não é diferente. Antes de determinar o encerramento do empreendimento, é importante avaliar se essa é a melhor escolha ou se existe alguma chance de seguir adiante.

Pensando em tudo isso e com a ajuda de especialistas em contabilidade, tudo pode ficar melhor direcionado, inclusive com outras possibilidades além do fechamento, uma delas é manter a inatividade da empresa. Dessa forma, existe a possibilidade de uma retomada em outro momento.

Se após encerrar um CNPJ, você desejar abrir outro de forma descomplicada e contando, desde o começo, com assessoria especializada, conheça o plano Contabilizei Experts. Com ele, você conta com atendimento de um assessor especialista no seu segmento, que além de te ajudar em todo o processo de abertura e cuidar da sua contabilidade, ainda dá suporte na gestão da sua empresa.

Como resolver as pendências da empresa?

Ao longo de todo esse passo a passo de como fechar uma empresa, algumas pendências podem surgir inesperadamente. Caso surja algum complicador, evidentemente é normal que atrase a finalização do processo. A resolução de problemas leva tempo e implica em custos. 

Esse é mais um dos motivos viáveis para contar com assistência de um serviço de contabilidade. Profissionais experientes ajudam na antecipação de problemas e resolução rápida, sem se esquecer de nada. Isso é uma forma de poupar tempo e dinheiro, sem contar  que evita estresses desnecessários.

Quanto tempo leva para fechar uma empresa?   

Como dito antes, o processo de fechar uma empresa pode ser complexo e trabalhoso se considerar a série de processos burocráticos envolvidos e possíveis pendências inesperadas para resolução.

Apesar disso, ao longo dos anos, o prazo de encerramento formal das atividades tem diminuído. Antes do Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas, o fim de um negócio podia levar de seis meses a um ano ou até mais, dependendo do caso.

Atualmente, você consegue fechar uma empresa em aproximadamente 130 dias, incluindo confecção de documentos, verificação de pendências para emissão de CNDs, fechamento contábil e análise em todos os órgãos reguladores da operação.

O prazo pode ser bem menor nas cidades que possuem integração da junta comercial digital e com a prefeitura. Em todos os casos é necessário confecção de distrato social e registro na junta comercial.

Como faço para reativar um CNPJ inativo? 

A inaptidão do CNPJ pode ser revertida com o auxílio de um serviço de contabilidade. Para regularizar a situação, é necessário procurar a Receita Federal para descobrir quais motivos levaram o órgão a alterar a situação cadastral. 

O próximo passo é separar a documentação e fazer todos os procedimentos indicados pela Receita para resolver a questão. Cada situação exige uma lista de documentos e dados.

Se a empresa deixou de apresentar declarações e demonstrativos financeiros será necessário apresentar esses documentos para regularizar a situação.

Lembrando que, as empresas que não regularizam o CNPJ inapto dentro do prazo estipulado pela Receita terão a situação cadastral baixada definitivamente. No entanto, as obrigações tributárias poderão ser cobradas dos sócios ou da pessoa jurídica.

Com o CNPJ inapto, a pessoa jurídica precisa lidar com uma série de impedimentos, entre eles problemas na execução de atividades, cancelamento da emissão de notas fiscais, dificuldades de realizar operações comerciais e movimentar contas bancárias ou licitações.

Regularize a situação da sua empresa inativa. Evite dor de cabeça!

Os processos para encerrar o CNPJ são teoricamente simples. No entanto, para evitar qualquer dor de cabeça, um profissional contábil ajuda que todas as etapas sejam cumpridas, sem que fiquem pendências junto aos órgãos regulamentadores.

Entendeu como fechar uma empresa ou está com alguma dúvida? Tenha uma contabilidade prática e econômica para descomplicar a sua vida.