Como emitir nota fiscal MEI: passo a passo

Para descobrir como emitir nota fiscal MEI, o primeiro passo é entender se você está vendendo um produto ou prestando um serviço. Isso é o que define o tipo de nota fiscal a ser emitida.

A emissão de notas fiscais pelo MEI depende de dois fatores principais:

• O que você vende ou oferece (produto ou serviço);
• Para quem você vende (empresa ou pessoa física).

Ao entender esses fatores, é possível definir qual nota fiscal deve ser emitida, sendo elas: 

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): para quem presta serviços;
• Nota Fiscal de Produto (NF-e ou NFC-e): para quem vende mercadorias.

Vale lembrar que o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para o consumidor que é pessoa física, exceto quando o cliente solicitar. Já para outras empresas, a emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) pelo MEI é sempre obrigatória.

Confira esse material elaborado pelos especialistas da Contabilizei e tire todas as suas dúvidas sobre como emitir nota fiscal MEI. Veja o passo a passo e evite erros. 

O que é nota fiscal MEI e para que serve?

A Nota Fiscal do Microempreendedor Individual (MEI) é o documento que comprova oficialmente a venda de um produto ou a prestação de um serviço. 

Emitir nota fiscal é essencial para manter o negócio regularizado. Além disso, a nota fiscal emitida pelo MEI deve seguir o modelo correspondente à atividade econômica realizada na operação.

Em casos de vendas ou serviços prestados para outras empresas, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal. Já no caso de vendas ou serviços para pessoas físicas, o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal (exceto quando o cliente solicitar).

A emissão da Nota Fiscal MEI é uma forma de garantir a legalidade e profissionalismo do negócio. Além de ser obrigatória em muitas situações, a nota fiscal transmite confiança ao cliente. 

Importante: o MEI não paga imposto por cada nota emitida, pois os tributos já estão incluídos na contribuição mensal fixa feita pelo Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Além da Nota Fiscal, o Recibo de Pagamento é um documento importante para o controle financeiro de um prestador de serviços ou de uma empresa. Conheça o Emissor de Recibo Grátis da Contabilizei!

Passo a passo de como emitir notas fiscais de serviço pelo Portal Nacional

Resumidamente, para emitir notas fiscais de serviço pelo Portal Nacional, é preciso:

1. Se cadastrar no Portal Nacional, caso não tenha cadastro;
2. Configurar as informações da sua empresa;
3. Cadastrar seus serviços como favoritos.

Veja a seguir como realizar cada uma dessas etapas.

1. Cadastro e configuração no Portal Nacional

Antes de emitir nota fiscal neste sistema, você deve acessar o portal com a sua conta Gov.br. Também é possível realizar o seu cadastro de forma online, no Portal Nacional da NFSe, caso você ainda não tenha. 

Este cadastro é feito uma única vez e só após a conclusão dele é que você terá acesso para emitir suas notas fiscais.

• Acesse o Portal da NFS-e e faça login: use seu CNPJ MEI e senha para acessar o sistema. Se ainda não tiver acesso, faça o cadastro da sua empresa selecionando a opção “Fazer primeiro acesso”;
• Selecione a opção “CNPJ” e preencha seu CNPJ, seu CPF e sua data de nascimento. Depois, clique em “Avançar”;
• No campo “Título de Eleitor”, insira o número do seu título eleitoral. Se você declara imposto de renda como pessoa física, use o número do recibo de entrega da sua declaração dos últimos dois anos. Se você não estiver com o número dos recibos, basta acessar o portal E-cac com seus dados de acesso, e pegar os números;
• Informe seu e-mail pessoal ou o e-mail de sua empresa e crie a senha de acesso de acordo com as orientações do site;
• Após seguir com seus dados de acesso, você receberá um código de segurança no e-mail que cadastrou;
• Confira o código e preencha no campo correspondente do site. Isso vai validar seu cadastro no Portal Nacional da NFSe, e é muito importante que seja feito imediatamente para a finalização do cadastro;
• Ao clicar em “Avançar”, se não aparecer nenhum erro, o seu cadastro de dados de acesso foi concluído.

2. Configure as informações da sua empresa

Agora, com seu login e senha em mãos, acesse o Portal Nacional para configurar as informações de sua empresa. Para fazer isso:

• Clique em “Configurações” e preencha os campos de informações pessoais;
• No campo “Valor Aproximado dos Tributos”, selecione a terceira opção: “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.

Essa configuração é importante, pois só depois de finalizada é que você pode acessar a sua conta no aplicativo NFS-e Mobile para emissão de notas fiscais pelo celular, com mesmo login e senha.

3. Cadastre seus serviços como favoritos

Você pode cadastrar vários serviços como favoritos, que serão usados posteriormente na emissão das suas notas fiscais como MEI, tanto no emissor Web quanto no aplicativo. Para fazer isso:

• Acesse o ícone de “Serviços Favoritos” e cadastre seus serviços clicando em “+Novo Serviço Favorito”;
• E preencha os campos solicitados pesquisando pela descrição ou palavras chaves de seu serviço.

Agora no Portal Nacional, os códigos e descrições são com base na legislação de abrangência nacional, ou seja, estão padronizados para todo o Brasil. 

Isso porque a partir de 1º de setembro de 2023, o MEI prestador de serviços passou a ser obrigado a emitir a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) por meio do Portal Nacional, conforme determina a Resolução CGSN nº 169/2022.

Essa medida visa padronizar o processo de emissão de notas em todo o país e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais pelo microempreendedor.

Com esses passos simples, você estará pronto para emitir notas fiscais como MEI de forma eficiente.

Saiba como emitir nota fiscal pessoa física.

Como emitir Nota Fiscal MEI no Portal Nacional Web?

Após ter realizado o seu cadastro no Portal Nacional, utilizando seu CNPJ e criando sua senha (que será a mesma para o aplicativo NFS-e Mobile), chegou a hora do passo a passo para emitir sua nota fiscal de serviço eletrônica.

1. Acesse o Portal Nacional: entre no site oficial do Governo Federal para emitir a NFS-e ou use o app NFS-e Mobile;
2. Faça o login: use a sua conta gov.br com login e senha ou o certificado digital;
3. Selecione a emissão: clique em “Nova NFS-e” e escolha entre a emissão simplificada ou a completa. A emissão simplificada é para os serviços já cadastrados como favoritos, enquanto a completa é obrigatória para alguns serviços específicos;
4. Preencha os dados: informe a data de competência da nota fiscal (quando o serviço foi prestado), qual é o serviço prestado, valor e dados do cliente;
5. Emita a nota: depois de revisar todos os dados, clique em “Emitir NFS-e” e a nota será emitida. Se precisar fazer ajustes antes da emissão, clique em “editar” e, depois que estiver tudo certo, emita a nota.
6. Baixe ou imprima: depois de emitir a nota, você pode baixar o arquivo da nota em PDF ou imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Vale lembrar que como MEI, você contribui com o ISS na DAS MEI. Por isso, deve responder “não” à pergunta sobre a incidência do ISS na prestação de serviço no momento de emitir a nota fiscal.

O mesmo vale para a parte de tributação municipal: você deve responder “não” a todas as perguntas sobre tributação municipal no momento de emitir a nota fiscal. 

Sendo assim, clique em “Não informar nenhum valor estimado de tributos”. Isso porque o ISS é recolhido na DAS MEI e não de forma avulsa.

Vale lembrar que nem todos os profissionais podem ser MEI. Se estiver na dúvida, consulte a tabela de atividades do MEI e veja se você está enquadrado corretamente.

Quais as diferenças entre NF-e e NFS-e?

A principal diferença entre a NF-e e a NFS-e está na finalidade de cada uma: 

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é usada para registrar a venda de produtos físicos;
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é usada para registrar a prestação de serviços.

A NF-e é exigida em operações de comércio, como compra e venda de mercadorias, seja no varejo ou atacado. 

Por exemplo: uma loja de informática que vende peças, acessórios ou computadores deve emitir uma NF-e, pois está vendendo produtos físicos.

Já a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) se aplica para empresas e profissionais que oferecem serviços técnicos, manuais ou intelectuais.

Por exemplo: se a mesma loja de informática faz manutenção, conserto ou instalação, deve emitir uma NFS-e, pois está prestando um serviço e não vendendo um produto.

Como emitir Nota Fiscal MEI pelo aplicativo NFS-e Mobile?

Para emitir suas notas fiscais MEI pelo seu celular ou tablet:

1. Baixe o aplicativo NFS-e Mobile pela App Store ou Google Play;
2. Com os dados da configuração e dos serviços favoritos preenchidos previamente no site, acesse com a conta Gov.br ou login e senha;
3. Clique em emitir NFS-e;
4. Selecione o serviço prestado. Aqui aparecerão os serviços previamente cadastrados como favoritos no Emissor Web;
5. Preencha com o valor do serviço prestado e clique em Emitir NFS-e;
6. Nota Fiscal emitida com sucesso
7. Basta clicar em cima da nota que estará disponível o PDF para encaminhar ao cliente!

Viu como agora a emissão de nota fiscal eletrônica pelo Portal Nacional está mais simples e fácil? A NFS-e é a forma mais moderna e eficiente de emitir notas fiscais e, por isso, é importante que o MEI se atualize e se adapte a essa modalidade.

Lembrando que essa foi uma medida do Governo Federal em parceria com o Sebrae para simplificar o acesso à emissão de notas fiscais ao Microempreendedor Individual.

Como preencher e emitir Nota Fiscal Avulsa (NFA-E) sendo um MEI?

Para preencher e emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) como MEI, é necessário:

1. Verificar se seu estado oferece a NFA-e: acesse o portal da SEFAZ do seu estado e veja se a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica está disponível para MEIs.

Exemplos de estados que oferecem a NFA-e: 

• Paraná (PR): o Paraná oferece o sistema de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica para MEIs.
• Rio Grande do Sul (RS): possui a opção de NFA-e disponível para MEIs.
  

2. Se cadastrar ou fazer login no portal da SEFAZ: crie um cadastro ou entre com suas credenciais no portal da SEFAZ do seu estado.
   
3. Solicitar autorização: em alguns estados, você precisa pedir autorização para emitir a NFA-e. Esse processo pode ser automático ou precisar de aprovação.
   
4. Preencher os dados da nota fiscal: inclua as informações como:
   
   • Dados do emitente (MEI);
   • Dados do destinatário (cliente);
   • Descrição do produto (quantidade, valor, CFOP);
   • Valor total e modalidade de frete.
     
5. Validar e transmitir a NFA-e: após preencher os dados, o sistema valida as informações e, se estiver tudo certo, emite a nota fiscal. A nota também é enviada para a SEFAZ. Você deve receber a chave de acesso e o protocolo de autorização.
   
6. Imprimir e guardar a NFA-e: imprima o DANFE (Documento Auxiliar).

Vale lembrar que é fundamental que o MEI verifique qual tipo de nota fiscal a Secretaria da Fazenda do estado oferece.

Isso porque alguns estados disponibilizam emissores próprios de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e). Enquanto em outros, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) deve ser o modelo utilizado.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para MEI?

O primeiro passo é verificar as condições exigidas no estado onde o MEI foi aberto. Dentre essas condições, há duas exigências iguais para a maioria dos estados: 

1. A necessidade de possuir um Certificado Digital E-CPF ou E-CNPJ; 
2. A necessidade de solicitar junto à Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ) o credenciamento para emissão de notas fiscais.

Conforme o procedimento de cada estado, esse credenciamento pode ser feito de forma presencial ou online. Isso geralmente requer um agendamento prévio para a formalização do pedido de credenciamento.

Por exemplo: a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo publicou o procedimento de como solicitar o credenciamento para emissão de NF-e, em substituição ao uso da nota manual.

Para que você possa verificar como é este procedimento e outras condições em sua localidade, acesse o site da Sefaz do seu estado e pesquise por termos como: NF-e MEI, Credenciamento para emissão de NF-e e Nota fiscal avulsa.

Quando o MEI precisa emitir nota fiscal?

O MEI precisa emitir nota fiscal em situações específicas, como:

1. Venda de produtos ou mercadorias para outra pessoa jurídica (empresas): nesse caso, o MEI deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) acompanhada do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), a imagem impressa e que acompanha a mercadoria;
2. Prestação de serviços para outra pessoa jurídica (empresas): quando o MEI presta serviços para uma empresa, é obrigado a emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) para comprovar a prestação do serviço;
3. Quando o cliente pessoa física exigir a nota fiscal, comprovando a compra ou serviço tomado.

Para vendas ou serviços prestados para pessoas físicas que não exigem nota fiscal, o MEI não é obrigado a emitir. Porém, é recomendado que faça a emissão para garantir a transparência e a segurança nas transações. 

Vale lembrar que, nos demais portes empresariais, a emissão de nota fiscal é obrigatória para todas as operações. 

Se você atingiu o limite de faturamento do MEI e precisa emitir suas notas fiscais como uma microempresa, pode ser a hora de você migrar o seu CNPJ. Para isso, saiba quanto custa tirar um CNPJ com a calculadora exclusiva da Contabilizei.

Ainda não é microempreendedor individual? Saiba como abrir um MEI.

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

Na maioria das vezes, não. Porém, em algumas situações, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal. Veja quando:

• Se vender para uma empresa (pessoa jurídica): mesmo que seja pequena ou do governo;
• Se o cliente (pessoa física) pedir a nota fiscal;
• Se for enviar o produto para o cliente: sempre que você precisar enviar seu produto para o cliente, independente se for empresa ou pessoa física. Por exemplo: venda pela internet, telefone ou catálogo.

Importante: a partir de 1º de abril de 2025, todo MEI que emitir Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) deve informar o Código do Regime Tributário (CRT) 4 no documento. Essa exigência faz parte da padronização nacional da nota fiscal determinada pela Receita Federal.

Saiba mais no artigo “CRT-4 para MEI: o que é, como e quando você deve informá-lo na nota fiscal?”.

Como emitir nota fiscal como MEI prestador de serviços?

Desde setembro de 2023, todas as empresas registradas como Microempreendedor Individual (MEI) devem emitir suas notas fiscais de serviço exclusivamente pelo Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. 

Essa medida do Governo Federal tem como objetivo estabelecer um processo padronizado e gratuito para a emissão de notas fiscais de serviço. 

Até setembro de 2023, o MEI ainda podia emitir suas notas fiscais pelos portais municipais. Mas, uma vez que optava pelo uso do emissor do Portal Nacional, passava a utilizá-lo exclusivamente daí em diante. 

Os portais municipais já não estão mais disponíveis para emissão de notas, apenas para consultar informações e notas emitidas anteriormente.

Outra novidade, é que após o cadastro no Portal Nacional, o mesmo acesso pode ser utilizado no aplicativo NFS-e Web de qualquer dispositivo móvel para emissão de notas fiscais. 

Por isso, vamos mostrar neste vídeo o passo a passo de como emitir notas fiscais de serviço pelo Portal Nacional, seguindo um padrão para todo o Brasil, incluindo a possibilidade de emitir uma nota fiscal atrasada.

Como emitir nota fiscal MEI São Paulo?

Para emitir nota fiscal MEI em São Paulo você deve se cadastrar no Portal Nacional seguindo o passo a passo que explicamos neste artigo. 

Não há diferença entre emitir nota fiscal em São Paulo ou em outro estado, afinal, o sistema foi padronizado e é o mesmo para todo o Brasil.

Como comentamos anteriormente, todos os MEIs devem emitir notas fiscais de serviço exclusivamente pelo Portal Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

Saiba qual o limite MEI em 2025.

Nota fiscal manual ou eletrônica: qual emitir?

Até pouco tempo atrás, o MEI tinha tanto a opção de emitir a nota fiscal manual, feita em bloquinho de papel, quanto a nota fiscal eletrônica na prestação de serviços.

Porém, o processo manual foi extinto. Dessa forma, só é possível emitir nota fiscal eletrônica, seguindo o passo a passo que mostramos neste artigo.

Quais os cuidados para emissão da nota fiscal como MEI?

No caso de prestação de serviço, os cuidados para emissão da nota fiscal como MEI são:

• Seguir o que estiver estabelecido no contrato de prestação de serviço;
• Seguir o que foi acordado com o contratante do tomador do serviço;
• Lembrar que os dados referentes ao serviço prestado (como data, valor e descrição) são sensíveis, pois impactam diretamente na operação do MEI prestador do serviço;

No caso de comércio, os cuidados para emissão da nota fiscal como MEI são:

• Preencher corretamente as informações sobre o bem descrito na nota fiscal;
• Preencher corretamente os dados fiscais, como NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional).

Vale lembrar que caso alguma dessas informações fiscais esteja errada, isso pode levar a SEFAZ do estado a gerar cobranças tributárias adicionais sobre sua empresa. Essas cobranças só serão regularizadas após correção da nota e esclarecimentos à Receita Federal. 

Em ambas as situações, de serviços e mercadorias, é muito importante ter os dados do tomador do serviço ou remetente da mercadoria sempre atualizados e corretos na nota fiscal.

Além disso, a partir de 1º de abril de 2025, entra em vigor uma nova regra para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

A principal mudança é a obrigatoriedade de informar o Código de Regime Tributário (CRT 4), exclusivo para MEIs, no momento da emissão. Além disso, será necessário utilizar o CFOP correspondente à operação, como venda ou devolução.

Se os dados forem preenchidos incorretamente, a nota fiscal poderá ser rejeitada pelos sistemas da Secretaria da Fazenda do estado.

Se você desejar encerrar o seu MEI, é possível solicitar a baixa. Saiba como cancelar o MEI em poucos passos neste material preparado pelos especialistas da Contabilizei.

Como emitir Nota Fiscal MEI? Recapitulando!

Muitas informações? Vamos resumir os pontos principais sobre como emitir Nota Fiscal MEI:

• O que é nota fiscal MEI: é o documento que comprova a venda de um produto ou a prestação de um serviço do Microempreendedor Individual (MEI);

• Emissão de Nota Fiscal online pelo Portal Nacional Web: para isso, é preciso primeiro se cadastrar no Portal Nacional, configurar as informações da empresa e cadastrar os serviços como favoritos. Depois, você deve acessar o Portal Nacional e fazer login, preencher as informações solicitadas e emitir a nota. Você pode baixar o arquivo em PDF ou imprimir o DANFE;

• Emissão de Nota Fiscal pelo aplicativo NFS-e Mobile: para isso, também é preciso se cadastrar no Portal Nacional e configurar suas informações. Depois, baixe o aplicativo NFS-e Mobile, clique em “emitir NFS-e”, selecione o serviço, preencha as informações solicitadas e emita a nota;

• O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?: Depende. O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando vende ou presta serviços para outra empresa, quando o cliente (pessoa física) pede a nota fiscal ou quando o MEI vai enviar o produto para o cliente. Em vendas ou serviços prestados para outras pessoas físicas que não pedem nota, o MEI não é obrigado a emitir;

• Consulta de exigências locais: é importante conferir se existe alguma exigência específica na região onde a nota fiscal deve ser emitida. Por exemplo: inscrição municipal.

• Consulta de informações: no caso de dúvidas, também é importante entrar em contato com a prefeitura da região onde a nota fiscal será emitida. Também é possível conferir mais informações sobre nota fiscal MEI no Portal do Empreendedor, do Governo Federal.