Como calcular o pró-labore: valor do salário, impostos e como definir

O pró-labore, ou salário dos sócios, é destinado a quem administra a empresa e representa o direito a uma remuneração adequada e justa às atividades do sócio. Além disso, é um conceito fundamental para a gestão financeira e o cumprimento das obrigações legais do negócio. 

Para calcular o pró-labore, é necessário definir um valor justo de remuneração para o sócio-administrador, respeitando o mínimo equivalente ao salário mínimo vigente. 

Sobre esse valor, é obrigatório descontar o INSS, além de considerar o Imposto de Renda, caso o valor ultrapasse o limite de isenção.

Mas é preciso ter muita atenção em relação a essa forma de remuneração, já que ela difere bastante da distribuição de lucros ou dos juros sobre capital próprio, que são outras possibilidades para remunerar os sócios.

Neste artigo, explicamos de forma simples como calcular o pró-labore, quais são os encargos envolvidos e os cuidados que você deve ter ao definir a retirada dos sócios.

O que é o pró-labore?

O pró-labore é uma das formas de remuneração para os sócios da empresa, ou seja, atua como um salário, sendo essencial para o sucesso do negócio. É recomendável que todo empresário, de empreendimento de pequeno e médio porte, estabeleça uma remuneração pró-labore para custear suas despesas pessoais. 

É importante lembrar que não existe uma regra para o cálculo do pró-labore, mas existem alguns fatores que precisam ser considerados. 

Qual a diferença entre pró-labore e lucro?

O pró-labore é a remuneração fixa paga mensalmente ao sócio que trabalha na empresa, enquanto o lucro é o valor que sobra depois de pagar todas as despesas e pode ser dividido entre os sócios.

Assim, o pró-labore é como se fosse o “salário” do sócio-administrador. Ele é obrigatório quando o sócio participa da gestão ou presta serviços à empresa.

Já o lucro é o valor que sobra após o pagamento de impostos, salários, encargos e o próprio pró-labore. Esse valor pode ser distribuído aos sócios proporcionalmente à sua participação societária, e, quando a empresa está em dia com a escrituração contábil, essa distribuição pode ser isenta de INSS e IR (até o limite do lucro contábil apurado).

Qual é a importância e obrigatoriedade de calcular o pró-labore?

Definir um pró-labore para os sócios evita problemas fiscais, pois não é recomendável retirar tudo como lucro, uma vez que incide tributação sobre o pró-labore e o lucro é isento. 

Segundo o decreto nº 3.048/99, que define o regulamento da Previdência Social, os sócios que administram empresas são considerados contribuintes obrigatórios. A contribuição desses sócios ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é feita com base no valor do seu pró-labore.

Vale lembrar também, que a legislação não prevê nenhum tipo de trabalho voluntário em empresas com fins lucrativos. Se há alguém trabalhando nela, este trabalho precisa ser remunerado, mesmo que o faturamento da empresa não seja suficiente. E neste caso, o pagamento deve ser proveniente do capital investido na empresa.

Como calcular pró-labore?

Para calcular o pró-labore, considere alguns fatores, como a função do sócio, a saúde financeira do negócio, o faturamento e as despesas, além de levar em conta oportunidades como o Fator-R, que pode reduzir a tributação em algumas atividades. 

Outros fatores importantes envolvem pesquisar salários de mercado, calcular corretamente os descontos de INSS e Imposto de Renda e avaliar o impacto dessa remuneração nas finanças e nos objetivos da empresa.

Não existe um valor fixo definido por lei, mas ele precisa ser de, pelo menos, um salário mínimo nacional do ano. Normalmente, o pró-labore é definido de acordo com a função do sócio e a saúde financeira do negócio, levando em conta quanto a empresa fatura e suas demais despesas. 

Entenda mais abaixo sobre como calcular o pró-labore líquido e estratégias para definir um bom pró-labore. 

1. Saiba seu faturamento e se sua atividade profissional se beneficia de Fator-R

Saber o faturamento da empresa é importante na hora de calcular o pró-labore, pois caso a sua folha de pagamento represente 28% do seu faturamento, a sua empresa pode se beneficiar de um recurso legal para diminuição de impostos, o Fator-R. Neste caso, sua folha de pagamento pode ser composta apenas pelo seu salário, se você for o único sócio. 

Não são todas as atividades profissionais que podem utilizar o Fator-R, por isso, consulte se a sua profissão pode ser beneficiada. São exemplos de profissionais que podem utilizar o Fator-R:  médicos, dentistas, fisioterapeutas, arquitetos, engenheiros, psicólogos, consultores, atividades de assessoria e gestão empresarial, etc. 

E vale lembrar: mesmo que a empresa não tenha receita suficiente, o pagamento do pró-labore de, pelo menos, um salário mínimo é obrigatório. 

Exemplo de pró-labore com uso de Fator-R: Para faturamento de R$ 20.000/mês, um pró-labore de pelo menos R$ 5.600/mês atinge um Fator-R de 28%.

Se a soma de pró-labore + salários dos funcionários atingir 28% ou mais do faturamento, você já usufrui do benefício do Fator R e passa a ser tributado pelo Anexo III do Simples Nacional, deixando de pagar 15,5% em impostos e passando para uma alíquota inicial de 6%

2. Pesquise salários de mercado

Uma boa prática é basear o valor do pró-labore de acordo com o cargo exercido pelos sócios e com a realidade do mercado. Ou seja, saiba o quanto está a remuneração média de um gerente, administrador, diretor, etc., de acordo com a função exercida pelo sócio. 

3. Calcule o valor dos impostos incidentes

Sobre o pró-labore incide os descontos referentes à contribuição ao INSS e o desconto progressivo do Imposto de Renda. Assim, os valores são:

• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): alíquota de 11% para o sócio, descontada do valor bruto do pró-labore. Quando o valor do pró labore ultrapassar o teto de contribuição do INSS, o valor da contribuição fica restrito ao teto;
• IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física): o valor descontado depende da faixa salarial, de acordo com a tabela progressiva da Receita Federal.

Exemplo prático: Imagine um sócio que recebe um pró-labore de R$ 4.000 por mês.

• Desconto do INSS: 11% sobre R$ 6.000 = R$ 660
• Base do IRRF: R$ 6.000,00 – R$ 660,00 = R$ 5.340 > alíquota IR (pela tabela): base de R$ 5.340 está na faixa dos 27,5% > R$ 5.340,00 x 27,5% (alíquota progressiva) = R$ 1.468,50 > R$ 1.468,50 – R$ 908,73 (parcela a deduzir) = R$ 559,77 de IRRF a ser descontado na fonte.

Assim, valor do pró-labore líquido é de: R$ 6.000,00 – R$ 660,00 (INSS) – R$ 559,77 (IRRF) = R$ 4.780,23.

Importante: empresas no Lucro Presumido e Simples Nacional (anexo IV) têm 20% de INSS Patronal sobre o pró-labore, que, apesar do nome, não é previdenciário e vai para a Receita Federal, sem gerar benefício ao titular. Assim, o DARF totaliza 31% (20% patronal + 11% pró-laborista).

Lembrando que a “distribuição de lucros” não sofre desconto de INSS, IRRF, etc. e só pode ser feita após o fechamento do balanço.

4. Defina o objetivo do negócio

Considere este fluxo no seu caixa: pagamento mensal do pró-labore que, por ser considerado o salário do sócio, deve ser pago mensalmente para o mesmo; distribuição de lucros que o pagamento pode ser feito uma vez ao ano e ainda, reservar o valor que será reinvestido na empresa, para o seu crescimento. Observe como esses três elementos estão interligados: um pró-labore e uma distribuição de lucros mais elevados podem implicar em um valor de reinvestimento mais limitado.

5. Retirada nas projeções financeiras

Realizar as projeções financeiras do negócio é fundamental para qualquer empresa e você deve incluir nelas a retirada do pró-labore. Assim, é possível perceber qual será seu impacto sobre o fechamento de contas, e essa percepção pode ser útil para definir um valor coerente, que não vai atrapalhar a sustentabilidade do negócio.

O cálculo do pró labore é um exemplo de atividade que pode estar fora da rotina do empreendedor, já que mesmo essencial, é uma atividade burocrática que toma tempo e precisa ser feita com precisão mensalmente. Para isso, e demais atividades de gestão financeira, administrativa e contábil, nasceu o Contabilizei Experts. São assessores dedicados e especialistas em rotinas de micro e pequenas empresas, autônomos e profissionais liberais que tiram o empreendedor do dia a dia da burocracia, possibilitando mais tempo para atuar no core business.

Formas de remunerar sócios de uma empresa

Existem três formas para pensar na melhor maneira de remunerar os sócios, que são: calcular o pró-labore, distribuição de lucros e juros sobre capital próprio.

1. Pró-labore

O valor do pró-labore é definido pelos próprios sócios mês a mês. No Contrato Social da empresa deve estar indicado quem será o sócio administrador ou se todos serão. Logo, o sócio que estiver descrito como administrador será obrigado a retirar pró-labore.

2. Distribuição de lucros (dividendos)

É feita com base no que ficou acordado no Contrato Social relativo à periodicidade e frequência. Se a empresa tiver prejuízo, não é permitido dividir lucros antes que as dívidas sejam saldadas.

3. Juros sobre capital próprio

É uma prática indicada mais para empresas grandes e com elevado capital social, assim os sócios são recompensados pelo próprio capital investido. Para empresas de pequeno e médio porte, o ideal é que a remuneração seja feita através de distribuição de lucros ou pró-labore.

Diferença entre pró-labore e dividendos

O pró-labore é o valor que os sócios recebem por trabalhar na empresa e os dividendos referem-se à distribuição de lucros do investidor, trabalhe ele ou não na empresa.

A divisão dos lucros é proporcional à parcela de cotas de cada sócio na constituição do capital social, discriminada no contrato social. Se não houver lucro, não pode ocorrer o pagamento de dividendos.

Quais impostos a empresa paga?

A empresa só irá desembolsar valores para pagamento do imposto INSS sobre o pró-labore do sócio, quando ela for optante pelo Simples Nacional anexo IV ou quando ela for do Lucro Presumido/Lucro Real. 

Esse INSS é chamado de INSS Patronal, e é um imposto devido por todas as empresas, contudo, para as empresas do Simples Nacional (demais anexos) ele é gerado juntamente com os demais impostos pagos pelo DAS, e por isso, não é calculado em cima do montante da folha de pagamento da empresa. 

Portanto, a diferença entre eles é que o INSS que é descontado do pró-labore do sócio, é descontado do valor bruto a ser pago a ele e repassado para a Previdência Social. Já o INSS Patronal não é abatido do valor bruto do pró-labore, sendo uma despesa da empresa este imposto.

Além deste imposto, vale lembrar, a empresa precisa pagar outros impostos de acordo com o seu faturamento. Saiba quanto custa uma empresa no Simples Nacional. 

Pró-labore paga imposto?

Sim, o pró-labore está sujeito ao Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e ao INSS. 

O  IRPF é descontado conforme alíquotas progressivas de 7,5% a 27,5%, de acordo com o valor recebido. O INSS (Contribuição Previdenciária) é descontado diretamente do pró-labore com uma alíquota de 11%.

Para empresas que não optam pelo Simples Nacional, a empresa deve recolher também a contribuição patronal de 20%, totalizando 31% de INSS (11% do sócio + 20% da empresa).

A contribuição para o INSS é uma proteção para os próprios sócios. Diferente de um plano de previdência privada, no INSS a pessoa já está segurada desde a primeira contribuição. Ou seja, diferente de outros encargos, de alguma forma este valor voltará para o sócio.

Apesar de serem custos, os impostos aplicados sobre o pró-labore oferecem uma segurança para o sócio, que poderá contar com benefícios como licença maternidade, por exemplo.

Resumindo:

• INSS de 11% sobre o valor do pró-labore
• IRRF que pode ir de 0% até 27,5% idêntico ao pago sobre os salários dos trabalhadores.

Se o sócio não é administrador, o valor dos lucros distribuídos para sócios de empresas são isentos de Imposto de Renda, desde que a empresa mantenha contabilidade regular e tenha pago corretamente os tributos devidos.

Devo retirar o pró-labore mesmo quando não há lucro?

Sim. Se o sócio exerce atividades na empresa (como gestão ou operação), ele deve receber pró-labore, mesmo que a empresa não tenha lucro.

Isso porque o pró-labore é uma remuneração pelo trabalho, e não uma participação no resultado.

Como calcular o pró-labore do MEI?

O MEI não tem obrigação legal de pagar ou definir um pró-labore para si mesmo. Ele pode simplesmente retirar para seu uso a parte da receita que desejar, pois o MEI é o próprio dono e gestor do negócio. 

O MEI contribui para o INSS via pagamento da DAS mensal, que já inclui a contribuição à previdência de 5% do valor. 

Assim, o MEI não precisa registrar na folha o valor de pró-labore e não há descontos na fonte de INSS ou Imposto de Renda. 

No entanto, para uma boa organização financeira, o MEI pode estipular um “salário” (valor fixo mensal), mas isso não é obrigatório nem regulamentado.

Como calcular o INSS de pró-labore?

Para calcular o INSS sobre o pró-labore, siga o passo a passo:

1. Defina o valor bruto do pró-labore;
2. Calcule 11% sobre esse valor (ou sobre o teto, se o pró-labore for maior);
3. O sócio recebe o valor do pró-labore líquido após descontar o INSS e o IRRF, caso ocorra a incidência do mesmo;
4. A empresa repassa os valores retidos de INSS e IRRF para os respectivos órgãos competentes (Previdência Social e Receita Federal).

Depois do cadastro do pró-labore, o contador da sua empresa precisa gerar uma guia DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)para ser paga todos os meses, e é através dela que estará o valor referente à contribuição do INSS e também o valor de IRRF a pagar.

Precisa declarar pró-labore no Imposto de Renda?

Sim. Se você recebeu pró-labore durante o ano, deve declarar esses valores como “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica” na sua declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF).

O valor deve estar de acordo com o Informe de Rendimentos fornecido pela empresa, incluindo o total recebido no ano.

Como fazer o registro do pró-labore?

Para registrar o pró-labore, o contador deve emitir um recibo, uma espécie de holerite igual ocorre com os colaboradores CLT,  específico com os dados da empresa, do sócio, valor bruto, descontos (INSS e IRRF) e valor líquido.  Este recibo deve ser enviado para o eSocial/DCTFWEB.

Este documento deve incluir a data, a fonte pagadora (nome da empresa e CNPJ), o endereço da empresa e o nome do favorecido, o CPF e número de inscrição no INSS. No recibo constam ainda o valor bruto e líquido do pró-labore e os valores dos descontos referentes ao Imposto de Renda e à contribuição previdenciária.

Porém você pode deixar toda essa rotina com especialistas. Conheça o Contabilizei Experts, serviço formado por assessores dedicados para a realização da gestão administrativa, contábil e financeira de micro e pequenas empresas, profissionais liberais e autônomos. Pró labore, notas fiscais, pagamentos, conciliação e muitas outras atividades que, apesar de serem burocráticas, demandam tempo, atenção e especialização.

Conte com uma contabilidade

Olhar para o pró-labore como algo bom para a empresa é muito positivo, afinal, os sócios recebem de forma adequada com suas contribuições, tendo seu trabalho reconhecido, e para o negócio é possível prever custos e evitar que todos misturem contas pessoais com as contas da empresa.

Além disso, por incidir INSS sobre o pró-labore, o sócio terá direito a benefícios como: aposentadoria pelo INSS, Auxílio-Doença, Pensão por morte e Licença Maternidade, o que traz segurança para os administradores.

O pagamento dos sócios deve ser feito como se fosse para qualquer outro funcionário, o importante é não esquecer de contabilizar esses valores na empresa para calcular o pró-labore referente às atividades desempenhadas. 

Para isso, conte com uma contabilidade de confiança, como a Contabilizei. Um escritório de contabilidade vai ajudá-lo a distribuir os valores de pró-labore e lucro corretamente, além de fornecer estratégias legais para redução de impostos utilizando o pró-labore como base. 

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