Modelo de recibo para prestação de serviço: Confira exemplos

O recibo para prestador de serviço formaliza o pagamento de uma dívida e comprova que o serviço contratado foi pago. Os recibos, normalmente, são usados para serviços pontuais e de baixo valor, especialmente quando não há a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal (como no caso de autônomos e prestadores informais).

Sempre que um pagamento for realizado em troca de um serviço ou produto é recomendável emitir um recibo.

Esse documento funciona como comprovação legal de que o valor foi recebido, oferecendo proteção tanto para o prestador quanto para o contratante em possíveis futuras dúvidas, exigências fiscais ou questões judiciais.

Quem pode utilizar RPA?

O recibo de pagamento autônomo pode ser utilizado por qualquer pessoa física ou jurídica, especialmente quando não há obrigação de emissão de nota fiscal, por exemplo:

• Prestadores de serviço autônomos;
• Profissionais liberais sem CNPJ;
• Serviços eventuais como pequenos reparos, aulas particulares, consultorias, entre outros;
• Honorários, como no caso de advogados, psicólogos, terapeutas, etc.

Conheça o Emissor de Recibo online da Contabilizei, uma ferramenta gratuita criada para facilitar a emissão de recibo dos seus serviços e/ou produtos.

Recibo é o mesmo que nota fiscal?

Não. Recibo e nota fiscal são documentos diferentes, com finalidades distintas e implicações legais específicas.

A nota fiscal é um documento fiscal oficial exigido pela legislação tributária, que comprova a prestação de um serviço ou a venda de um produto. Ela deve ser emitida por quem possui CNPJ e está habilitado junto à prefeitura (para serviços) ou à Secretaria da Fazenda (para comércio e indústria). A emissão de nota fiscal gera obrigações tributárias e deve ser registrada no sistema do governo.

Já o recibo é um comprovante informal de pagamento, normalmente utilizado por autônomos e profissionais liberais que não têm CNPJ ou que prestam serviços pontuais. Ele comprova que determinado valor foi recebido, mas não substitui a nota fiscal quando esta for obrigatória.

Embora em algumas situações a nota fiscal seja entregue apenas após o pagamento, ela não serve automaticamente como recibo, a não ser que contenha uma menção expressa de que o valor foi quitado, como: “valor recebido integralmente”.

Se você presta serviços ou vende produtos de forma recorrente, provavelmente precisa emitir notas fiscais. Para isso, é essencial ter um CNPJ ativo, já que pessoas físicas, por regra, não podem emitir nota fiscal, mas há exceções. 

Entenda como emitir nota fiscal pessoa física e quem pode fazer isso.

Uma das formas mais acessíveis de formalização é se tornar MEI (Microempreendedor Individual). No entanto, nem todas as atividades são permitidas nesse regime simplificado. Por isso, é fundamental verificar se sua atividade se enquadra na lista oficial do MEI.

Caso sua atividade não seja permitida como MEI, o ideal é abrir um CNPJ no regime correto (como ME ou EPP), com a classificação fiscal (CNAE) adequada e o suporte de um profissional contábil. Isso evita problemas com o fisco, pagamento indevido de tributos e até mesmo autuações.

Qual modelo é o mais correto para Recibo?

Recibos prontos

Existem modelos de recibos prontos que podem ser encontrados em papelarias ou na internet. Neles, basta preencher os campos em branco com os dados necessários.

A Contabilizei disponibiliza um modelo de recibo para prestador de serviços de forma gratuita. Aproveite. 

Recibo próprio

Outra opção, se você não quiser utilizar um modelo pré-existente, é produzir o seu próprio recibo. Sugerimos que você mantenha um nome padrão e faça cópias nomeadas, cada vez que for utilizar o modelo.

Dessa forma você mantém sempre o arquivo original no seu Drive e o histórico dos recibos emitidos. Lembre-se que ele só tem validade se tiver com os dados corretos e que você colha a assinatura do tomador do seu serviço.

Etapas de elaboração de um Recibo

1. Dê um nome ao documento

Coloque um nome no cabeçalho da folha em branco: “Recibo”, “Recibo de pagamento”, ou “Declaração de pagamento”.

2. Descreva o recebimento

Agora você vai precisar discriminar o serviço que de quem vai receber o valor (pagamento). a dica é escrever como se fosse a própria pessoa que recebeu o dinheiro:

“Eu, __________ (insira o nome da pessoa que recebeu o pagamento), recebi de ___________ (nome da sua empresa ou da pessoa que realizou o pagamento) a importância de _________ (valor pago), pelos serviços de ___________________ (descreva o fato ou serviço que está sendo pago).”

Se você julgar importante, descreva também no documento. Por exemplo: tratando-se de pagamento que está sendo feito de forma parcelada, pode-se especificar o número da parcela paga.

3. Valores em números e por extenso

Para sua segurança e de quem está recebendo é sempre recomendável que após o valor numérico, seja escrito o valor por extenso — por exemplo, R$ 250,00 (duzentos e cinquenta reais).

Segundo a legislação brasileira, nos casos de divergência entre o valor numérico e o escrito por extenso, prevalece o descrito por extenso. Para evitar problemas advindos de erros de digitação, tome esse cuidado.

4. Não esqueça do local, data e assinatura

Para que seu recibo esteja completo, é importante, ao datá-lo, colocar o local que o serviço foi prestado com a cidade e o estado, além do espaço para assinatura. Por exemplo: São Paulo/SP, 25 de junho de 2021.

Sempre inclua uma linha com espaço que caiba uma assinatura e abaixo coloque o nome completo da pessoa que recebeu o pagamento, com seu CPF. Depois disso, peça a assinatura dela.

Mas o que falamos acima é o mínimo que um recibo deve ter. Nada impede que, de acordo com as demandas e entregas, você adapte o modelo e passe a utilizar o que faz mais sentido ao seu serviço. O importante é o conteúdo: um recibo deve sempre conter a identificação das partes (pagador e recebedor), do valor pago, do serviço, o local, a data e a assinatura de quem recebeu o pagamento.

Modelo de recibo de prestação de serviço simples

Você pode encontrar modelos prontos, em papelarias, ou digitar o seu próprio recibo. Todo recibo deve ter um título destacado, identificando claramente sua função. O título pode ser “Recibo”, “Recibo de pagamento” ou “Declaração de Pagamento”. Depois, você descreve o recebimento com os dados completos  de quem recebeu e de quem pagou, desta forma:

RECIBO DE PAGAMENTO

Eu, (nome do recebedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), recebi de (nome de quem realizou o pagamento), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ XXX,XX (valor por extenso), pelos serviços de (descreva o serviço), não restando nenhum pagamento pendente.

(Localidade), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)
(nome do recebedor)

Além das informações básicas, você pode incluir outras informações se achar importante como, por exemplo, o número da parcela que está sendo paga, caso o pagamento seja feito de forma parcelada. Outro uso muito comum dos recibos é para  o pagamento de mão de obra, normalmente associada a trabalhos pesados, como construções e reformas. 

Veja um exemplo:

E então está por dentro? Recibos são muito menos complexos do que notas fiscais que tem alinhamento direto com a Receita Federal e um processo interligado muito maior. 

O RPA –  Recibo de Pagamento Autônomo

Sempre que uma organização contrata o trabalho de um profissional autônomo ou freelancer sem CNPJ, ela deve emitir um RPA para registrar os valores pagos e recolher os devidos impostos. 

O RPA substitui a nota fiscal de serviços quando o prestador não possui empresa aberta e não deseja emitir nota avulsa na prefeitura. Este documento serve como comprovante da contratação e garante que o trabalho foi executado de forma legal, esporádica e sem vínculo empregatício. 

A responsabilidade pela emissão do RPA é sempre da empresa contratante, e ela deve recolher os impostos que se aplicam ao recibo, descontando as alíquotas do valor pago ao trabalhador. 

A vantagem desse tipo de recibo é a regularização do serviço prestado, tanto para o contratante quanto para o prestador de serviço. Entretanto, o  serviço tem que ser esporádico para não caracterizar vínculo empregatício.

Ficou mais complicado? Não se  preocupe. No nosso blog, oferecemos muitas informações sobre como emitir o recibo e fazer os cálculos sobre as alíquotas que terão que ser descontadas no documento. Entenda, também,  quais os tributos que incidem no recibo e, se você é prestador de serviço, conte com a gente para estudar se não está na hora de você abrir sua própria empresa. 

Qual a importância do recibo de pagamento?

O recibo de pagamento é fundamental para garantir direitos, servir de prova e organizar a vida financeira de pessoas e empresas. Veja abaixo porque é importante emitir um recibo de pagamento:

Comprovação de pagamento

O recibo de pagamento serve como comprovante de que um pagamento foi realmente efetuado. Assim, protege tanto quem pagou quanto quem recebeu, evitando dúvidas ou disputas futuras.

Segurança jurídica

Em caso de desacordo, cobrança duplicada ou processos judiciais, o recibo é uma evidência válida.

Exigência legal

Em alguns casos, como no pagamento de salários, aluguéis, ou prestação de serviços, o recibo é obrigatório por lei.Empresas precisam armazená-los para fins fiscais e trabalhistas.

Transparência

Garante clareza na relação entre as partes envolvidas, detalhando o motivo, valor e data do pagamento.

Organização financeira

Ajuda autônomos, freelancers e microempresas a manterem controle financeiro e registros claros das transações para prestação de contas. 

Evita cobranças indevidas

Caso haja tentativa de cobrança dupla, o recibo prova que a quantia já foi paga.

O que é descontado no RPA?

No RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo), são descontados alguns impostos:

• INSS: A contribuição ao INSS é descontada de acordo com o valor do serviço, seguindo a tabela de contribuintes individuais e suas alíquotas.
• IRRF: O Imposto de Renda Retido na Fonte também é descontado, seguindo a tabela de faixas salariais para incidência mensal.
• ISS: O Imposto Sobre Serviços varia entre 2% e 5%, dependendo do município onde o serviço foi prestado.

Consulte a  calculadora de RPA para Autônomos que a Contabilizei disponibiliza gratuitamente para você e calcule de forma simples os impostos. Aproveite e compare com os impostos pagos se você tiver um CNPJ e optar pelo Simples Nacional, por exemplo.

O recibo pode ser feito à mão?

Sim, se você não tiver condições de imprimi-lo, pode fazer à mão. O importante é que constem os dados completos e o recibo esteja assinado. Tanto para recibos impressos quanto para manuscritos,  é recomendável fazer duas vias – uma para quem recebe e outra para quem paga. 

Já se você tem uma empresa e precisa formalizar a contratação de uma pessoa física para prestar serviços, o mais recomendado é a emissão de um RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo).