Contabilidade

Livro Caixa: O que é, Como fazer e Como Preencher

Atualizado em 3 jul 2020

Você já ouviu falar de uma ferramenta que auxilia no registro contábil das empresas? Estamos falando do livro caixa, um documento para fazer o controle dos fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa. Além disso, ele auxilia na escrituração contábil, com todos os registros de atos e fatos administrativos do negócio. Ele pode ser feito por profissionais liberais e autônomos, além de empresas devidamente regularizadas.

Ele deve ser utilizado a partir de documentos originais de fonte contábil, podendo ser classificado como um diário especial para registrar entradas de débito e crédito de uma conta.

Objetivo do documento

Como principal meta, o livro caixa registra a entrada e saída de dinheiro em uma empresa. É fundamental registrar todos os pagamentos feitos em dinheiro, cheque e transferência, como água, energia elétrica, telefonia, materiais de escritório e outras necessidades que a empresa tenha.

Já os comprovantes devem ser arquivados em um local seguro para facilitar assim, o processo de manutenção do livro de forma correta. Fazer essa escrituração evita problemas contábeis e também a falta de controle de pagamentos. Afinal, na hora da demonstração de resultados (DRE) e de um balanço patrimonial do negócio fica mais fácil com um livro caixa bem estruturado.

Quais empresas devem ter um livro caixa?

O livro caixa pode ser usado por empresas de qualquer porte, desde que façam o registro corretamente. Isto é, anotar todas as entradas e saídas financeiras, registrar os recebimentos, pagamentos e demais atividades.

Mesmo não sendo obrigatório para todos os tipos de negócio, é interessante usá-lo para controlar os fluxos monetários.

As empresas enquadradas no regime tributário Simples Nacional – ou seja, aquelas que têm uma receita bruta anual de R$ 4,8 milhões – são obrigadas a declararem os valores do fluxo de caixa. Com um livro caixa com os devidos registros de entrada e saída, esses números são facilmente encontrados em um único lugar.

Como escriturar um livro caixa?

Basicamente você precisa prestar atenção aos itens como data, histórico, entrada, saída e saldo final. Cada página, geralmente, cobre um mês de atividade e isso depende muito da quantidade de transações processadas pela empresa.

Existem variações na estrutura, e esses itens são os principais para que o controle financeiro seja executado de forma eficiente:

  • Data: com a identificação das datas, é possível organizar os gastos de forma cronológica e deixar o livro caixa mais organizado. A sugestão é fazer o registro diário, para que assim, caso seja necessário, você consiga verificar a movimentação pelo dia;
  • Histórico: aqui, você identifica qual é o fim da transação, ou seja, o porquê ela foi realizada;
  • Entradas: correspondente aos recebimentos que a empresa teve no período, seja em dinheiro ou em débito na conta;
  • Saídas: identificam os valores pagos pela empresa em determinado período, seja em dinheiro ou em crédito na conta;
  • Saldo final: indica a diferença entre as entradas e saídas. É quanto a empresa tem em caixa em um período específico.

Para o saldo final, você pode utilizar a seguinte fórmula:

saldo anterior + recebidos – pagamentos= saldo atual

Por isso, se faz tão necessário o registro de todos os movimentos financeiros que a empresa realizar. Caso não haja esse registro, haverá erros no saldo final.

Além disso você pode completar com os valores de crédito e débito de cada pagamento:

  • Você descreve o motivo do pagamento ou recebimento e diz o valor.
  • Crédito: esse item do livro se refere às entradas financeiras que a empresa recebe.
  • Débito: é referente às saídas monetárias da empresa. Os pagamentos que a empresa faz. Todos eles devem ser registrados.

Como preencher o livro caixa?

Para facilitar o processo, preencher de forma cronológica é a melhor maneira, assim fica mais claro identificar as transações de acordo com os dias em que foram realizadas na empresa.

Busque colocar cada operação em uma linha, mesmo que seja uma entrada e saída de um mesmo fornecedor, separe cada uma delas para melhor visualização.

Lembre-se de deixar de lado o registro de compras pagas com cheques pré-datados ou vendas à prazo. Essas transações devem ser anotadas no dia que forem efetuadas, ok?

Dicas para preencher de forma correta

– Os recebimentos em dinheiro devem ser registrados como débitos porque aumentam a conta de caixa que recai no lado ativo do balanço. Exemplo: pagamentos de clientes ou juros pagos em contas bancárias.

– Os desembolsos em dinheiro diminuem a conta de caixa e devem ser registrados como créditos, como falamos anteriormente. Eles são pagamentos de contas, pagamentos de dívidas em empréstimos a empresas ou compras de equipamentos.

Separamos um exemplo

Formatos de relatórios

Você precisa saber que o formato ideal é aquele que melhor funciona com a sua atividade e com o dia a dia da sua empresa. Sendo assim, separamos algumas dicas para você escolher o formato ideal:

– Para pequenas empresas, os relatórios podem ser realizados em uma planilha de forma organizada para dar uma visibilidade financeira geral.

– Uma trilha visual de transação individual pode ser realizada através de um software específico para isso.

– É possível ainda agrupar por fatura ou cliente os recebimentos para acompanhar a entrada e saída de dinheiro.

Você pode facilitar esse processo contando com nossa equipe de especialistas da Contabilizei, para não correr o risco de errar e apostar em serviços contábeis de forma profissional e digital.

Como fazer a escrituração do livro caixa?

O processo de escrituração é um ato de registro de fluxos monetários, e pode ser dividido em três partes principais com itens estruturais, como:

  • Termo de Abertura – Parte inicial do Livro Caixa, aqui deve ser indicada a finalidade do documento, o nome da empresa e as suas informações essenciais, como endereço completo e CNPJ. É preciso indicar também o número de folhas e a data. O documento deve estar assinado.
  • Folhas de Escrituração – Devem ser inseridos os valores, ou seja, as entradas e saídas de capital. Organize as informações por data e disponha-as de forma individual.
  • Termo de Encerramento – Essa é a última página do documento. Nela devem ser reafirmados os dados presentes na página inicial bem como data e assinatura do responsável.

Software de gestão financeira

Existe muita similaridade entre a contabilidade e as informações que são registradas no livro caixa. E dessa forma, uma empresa ou profissional de contabilidade pode realizar as tarefas com um software de gestão financeira para facilitar os processos.

É possível automatizar as tarefas, como o registro imediato de entradas e saídas a partir de créditos ou débitos em conta ou notas fiscais emitidas de forma organizada.

Mesmo para empresas individuais e de pequeno porte que façam o livro caixa, o software é útil para que a gestão financeira seja a ferramenta fundamental na elaboração do livro.

Diferença entre livro caixa e fluxo de caixa

Esses dois termos são coisas totalmente diferentes, vamos entender?

O livro caixa tem registrado os recebimento e pagamentos realizados em dinheiro durante um período, auxiliando na contabilidade da empresa e nos controles de gestão financeira.

Já o fluxo de caixa considera as transações financeiras da empresa, ou seja, atividades operacionais, financiamentos, investimentos e outros. Tem uma função mais gerencial acompanhando as formas de pagamento e sendo um plano de previsão futura para o caixa do negócio. Sendo assim, ele descomplica o gerenciamento ao permitir que o gestor tenha total controle sobre qual será o valor a ser pago pelas obrigações mensais, valores a receber e é claro, o saldo disponível (sendo este último o resultado da diferença entre os pagamentos e recebimentos em um mesmo período). De modo resumido, o fluxo de caixa permite a compreensão da situação econômica e financeira com precisão e em tempo real.

Livro caixa para profissionais liberais

Com um ambiente e estrutura diferentes, os profissionais liberais devem fazer o livro caixa com os gastos relacionados aos bens de consumo próprio como, por exemplo, materiais de escritório, materiais de limpeza, conservação e reparos, materiais para execução das atividades trabalhistas e outras que sejam necessárias aos processos diários do profissional.

As despesas não devem ultrapassar as receitas. Caso isso aconteça, o excedente pode ser somado aos meses seguintes, até dezembro do ano vigente.

Já as despesas em excesso em um mesmo mês não devem ser anotadas ou serem transferidas para o próximo ano.

Além disso, a escrituração deve ser realizada por meio eletrônico utilizando o programa Carnê do Leão do ano vigente, em formulário em ordem sequencial.

Quais são as despesas dedutíveis?

Os trabalhadores não assalariados podem deduzir despesas das receitas relacionadas ao exercício da atividade profissional, desde que estejam escrituradas corretamente. Os lançamentos devem ser feitos, obrigatoriamente, de forma individual. 

Os serviços prestados pelos profissionais liberais, para pessoas jurídicas que foram escriturados, devem incluir o rendimento na Ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Jurídicas, podendo ser utilizado para a dedução posterior de imposto na Declaração de Ajuste Anual.

Outras despesas dedutíveis que podem constar no Livro Caixa são:

  • Remuneração a serviços terceirizados, com vínculo empregatício, incluindo encargos trabalhistas;
  • Emolumentos pagos a terceiros, referentes à retribuição pelos serviços;
  • Despesas com a manutenção de custeio das atividades profissionais;
  • Pagamentos a terceiros, sem vínculo empregatício, desde que se caracterize como necessário ao exercício;
  • Despesas com livros técnicos ou roupas especiais para o desempenho das atividades;
  • Honorários pagos a contabilistas;
  • Custos relacionados ao comparecimento em encontros científicos, necessários ao desempenho da profissão ou à especialização;
  • Gastos com propagandas, relacionadas à sua atividade.

Todos os pagamentos realizados pelos profissionais autônomos a serviços terceirizados se tornam dedutíveis apenas no mês de sua quitação, ainda que sejam referentes a prestação em meses ou anos anteriores.

São consideradas despesas não dedutíveis: gastos com máquinas e equipamentos e despesas por locomoção e transporte, com exceção do exercício da profissão de representantes comerciais autônomos.

Para que suas despesas como profissional liberal possam ser deduzidas do Imposto de Renda, você deve exportar a escrituração realizada no programa do Carnê Leão e importar no Programa do Imposto de Renda da Pessoa Física do ano vigente, anexar todos os documentos que os originaram. Para que assim possa validar a veracidade dos recebimentos e pagamentos.

É permitida a escrituração fiscal do livro caixa pelo sistema de processamento eletrônico, em formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem sequencial ou tipograficamente. Após o processamento, os impressos devem ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento em que conste, no termo de abertura, o número de folhas já escrituradas, não contendo intervalo em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas.

No Imposto de Renda, como fazer?

O profissional autônomo pode, diretamente, deduzir no livro caixa os pagamentos efetuados a terceiros com quem mantenha vínculo empregatício. Podem também ser deduzidos os pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

Desta forma, ao preencher o QUADRO DE RENDIMENTOS TRIBUTÁVEIS, o contribuinte somente informa a diferença obtida no livro caixa, já após todas as deduções, sem se esquecer de especificar os pagamentos efetuados a terceiros no quadro denominado “PAGAMENTOS E DOAÇÕES EFETUADOS”.

Na prestação de serviço para pessoa jurídica

Quem presta ou prestou serviços para pessoa jurídica e escriturou o livro caixa deve incluir o rendimento recebido na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Jurídicas, da Declaração de Ajuste Anual.

Essas deduções, limitadas ao valor dos rendimentos de trabalho não-assalariado recebidos devem ser incluídas na coluna livro caixa da ficha Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Físicas e do Exterior, deixando em branco as demais colunas.

Livro caixa digital do produtor liberal

O Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR) é uma nova obrigatoriedade fiscal. Foi em novembro de 2018 que ocorreu a publicação no Diário Oficial da União (Instrução Normativa RFB nº 1.848/18) que instituiu o LCDPR.

Não são todos os produtores que serão obrigados a entregar o livro caixa digital. Apenas aqueles que possuírem receita bruta total da atividade rural superior a R$ 4,8 milhões. 

Além das informações sobre os responsáveis pela propriedade e dos cadastros do imóvel, outros dados da atividade agrícola em si devem ser fornecidos.

No Registro Q100 (Demonstrativo Do Livro Caixa Do Produtor Rural) você deve colocar as seguintes informações:

  • Tipo de Lançamento
  • Receita da Atividade Rural
  • Despesas de custeio e investimentos
  • Receita de produtos entregues no ano referente a adiantamento de recursos financeiros
  • Histórico
  • CPF/CNPJ do participante
  • Tipo de Documento
  • Nota Fiscal
  • Fatura
  • Recibo
  • Contrato
  • Folha de Pagamento
  • Outros
  • Valor de entrada dos recursos
  • Valor de saída dos recursos
  • Saldo Final
  • Natureza do Saldo Final (Negativo ou Positivo)

Já no Registro Q200, são requeridas as seguintes informações mês a mês:

  • Mês/ano da entrada ou da saída dos recursos
  • Valor total de entrada dos recursos no mês
  • Valor total de saída dos recursos no mês
  • Saldo Final do mês
  • Natureza do Saldo Final (Negativo ou Positivo)

Sendo assim, manter o fluxo financeiro da fazenda de forma digitalizada é o primeiro passo para garantir a entrega da obrigação fiscal dentro do prazo e condizente com as normas da Receita Federal. Confira mais informações aqui.

Livro caixa nas aplicações financeiras

Em relação às aplicações financeiras que sua empresa realizar, não será necessário ter registro das saídas de dinheiro relativas à liquidez imediata da aplicação. 

Mas isso só pode ocorrer em relação a fundos de investimentos ou de aplicações que sejam semelhantes a fundos.

Isso acontece porque essas aplicações podem ser resgatadas sem restrições. Dessa forma, caso resgatada, não será registrada a sua entrada financeira.

O que acontece é que o resgate dessa aplicação ficará registrado como rendimento líquido recebido. Entretanto, há diferenças de processos entre os outros tipos de aplicações.

Aplicação em renda fixa

Entretanto, em relação às aplicações de renda fixa -são elas: CDB, Letras de Câmbio, entre outras- que são diferentes das mencionadas anteriormente, deve haver o registro.

Portanto, se você tem aplicações de renda fixa, deve registrar as saídas e as entradas.

As saídas devem ser registradas quando houver retiradas de dinheiro para aplicação, e as entradas, quando for resgatado o valor. É importante que se explicite o rendimento líquido.

As aplicações realizadas em bolsas de valores ou aplicações parecidas são consideradas aquisição de ativos.

Sendo assim, os registros devem ser feitos da seguinte forma: retirada para aplicação na coluna da saída; alienação do ativo na coluna de entradas.

Boa gestão do livro caixa

Registros em dia

Não é preciso dizer que é importante manter todas as movimentações do livro-caixa em dia. Com isso, é possível ter controle de todos os gastos, além de saber como está a situação financeira detalhadamente, mantendo um equilíbrio financeiro.

Sabendo dessa importância é bom ter o costume de lançar no livro essas movimentações, visando deixar em ordem o controle financeiro.

Porque substituir o livro caixa por um software de gestão financeira

O livro-caixa é parte essencial do controle financeiro de uma empresa, no entanto, lidar com o livro físico pode ser complicado e demandar muito tempo. Fazer digitalmente, confere mais agilidade no cotidiano de sua empresa, pois conta com um sistema amigável, descomplicando as regras do livro-caixa tradicional. 

Os softwares são fáceis de usar e podem ser realizados pelo contador do seu negócio de forma digital, com uma rápida realização de balanços, fazendo a projeção de caixa, dando segurança através dos sistemas de criptografia e backups, uso de ferramentas que auxiliam na redução de custos e trazendo agilidade nas tarefas.

Você sabe que a tomada de decisão em qualquer negócio precisa ser feita de forma efetiva e com um planejamento estratégico de acordo com os objetivos do seu negócio. Por isso, ter as notações em dia do seu controle financeiro pode ser uma tarefa desafiante e você pode gastar menos tempo com isso, contratando profissionais de contabilidade que estão alinhados com o crescimento da sua empresa. Conte com nossos profissionais para organizar seu livro caixa de forma correta e eficiente.

Contabilizei

A Contabilizei é líder em abertura de empresas no Brasil e mantém esse blog para levar conteúdo de qualidade aos pequenos empreendedores.

3
Deixe um comentário

avatar
1 Threads
2 Thread replies
0 Followers
 
Comentário mais reagido
Comentários mais quente
2 Autores dos comentários
Hipolito dos Santos Francisco Antonio Autores de comentários recentes
Antonio
Antonio

Olá, deixei uma pergunta no tópico carnê-leão, não sei se estão atualizando por lá, mas precisava muito da orientação de vocês. Se puderem me responder, agradecerei muito.

Hipolito dos Santos Francisco
Hipolito dos Santos Francisco

Antonio, boa tarde!

Estamos com volume muito grande de considerações e perguntas e nosso tempo de retorno está grande. Caso seja algo urgente e possamos te ajudar, entre em contato conosco pelo site contabilizei.com.br

Att.

Contabilizei

Hipolito dos Santos Francisco
Hipolito dos Santos Francisco

Já respondemos em outro tópico Antonio!