Importância da gestão integrada em consultórios médicos para facilitar a contabilidade

| Atualizado em 22/07/21 | 10 minutos de leitura

Um sistema de gestão integrada é aquele em que todos os processos de um consultório médico trabalham alinhados e fazem parte de um único ciclo. Ele organiza os processos para que, tanto administração, quanto gestão médica, sejam vistos de forma mais ampla e orientados ao resultado.

Esse é um método administrativo que vem sendo adotado por empresas como clínicas, hospitais e consultórios médicos que buscam melhorar processos internos para tomar melhores decisões de crescimento, além de facilitar toda a contabilidade da empresa.

Neste artigo falamos sobre a importância da gestão integrada em consultórios médicos para facilitar toda a organização da empresa, além de organizar a contabilidade de forma eficiente e sem causar problemas com o fisco.

Como funciona o sistema de gestão integrada?

O sistema nada mais é do que uma solução tecnológica que passa a adotar a metodologia de gestão integrada. Em uma clínica, hospital ou consultório médico, por exemplo, o sistema pode unir áreas administrativas, de contabilidade, de marketing, prontuário eletrônico, ferramentas para controle de estoque etc.

Quando as atividades são automatizadas, elas contribuem para que ocorra a verdadeira gestão integrada, ou seja, possa ter uma visão geral de tudo que se passa no consultório ou clínica, criando assim, estratégias de crescimento e de melhorias no atendimento aos pacientes.

Importante lembrar que quando esses processos ganham complexidade, uma boa estratégia é optar por um gerenciamento profissional. Dentre as opções de mercado, busque sempre o suporte contábil administrativo e de tributos que o seu orçamento comporte e entregue a segurança e tranquilidade que você precisa. Um dos bons modelos disponíveis é o Contabilizei Experts, que reúne todas essas atividades em um processo gerenciado por um profissional gabaritado e especializado na sua empresa médica.

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Benefícios do sistema de gestão integrada

Ter todos os comprovantes das diferentes consultas e benefícios realizados, classificados pelos diferentes clientes, economiza tempo e garante que todos os serviços prestados sejam cobrados corretamente e toda a contabilidade esteja alinhada no momento de comprovação com o fisco.

1. Aumento da produtividade

Como os recursos serão automatizados, há um aumento da produtividade nas clínicas. O agendamento de consultas e exames, por exemplo, será feito automaticamente pelo sistema, sem que seja necessário ter uma agenda de papel para isso.

2. Diminuição de falhas

As falhas humanas, como o agendamento de duas consultas no mesmo horário, podem ser evitadas quando há a utilização de um software de gestão.

3. Controle a distância

Os softwares de gestão são armazenados em nuvem, o que possibilita que os gestores façam o acesso de qualquer local. Assim, não é preciso estar na clínica para verificar o que se passa nela, mas sim em uma localidade qualquer com acesso à internet.

9 formas que a gestão integrada pode facilitar o dia a dia nos consultórios e clínicas

Usar a tecnologia é otimizar processos e funções melhorando o atendimento aos pacientes de forma rápida e prática. Veja como a gestão integrada pode facilitar de forma assertiva essa comunicação com o público:

1. Atendimentos online

Com a facilidade da internet, conforme for a especialidade, ter um processo para que o primeiro atendimento, por exemplo, seja online, facilita que o paciente consiga conversar e tirar dúvidas sobre o que vem sentindo.

2. Receituário online

Esse é um dos recursos mais claros quando se fala em tecnologia a serviço da otimização da saúde. Há tempos era necessário preencher manualmente a ficha com informações do paciente, receitas de medicamentos, atestados e outras informações.

Hoje em dia o paciente possui sua pasta virtual no sistema do consultório, onde são colocados todos os seus dados. Além de não ocupar espaço físico, é muito mais fácil e rápido localizar o prontuário quando é eletrônico, agilizando todo o atendimento.

3. Emissão de NFs

Empresas de Pequeno Porte, Microempresas, Simples Nacional e MEI são obrigadas a emitir Notas Fiscais Eletrônicas. Elas servem para registrar informações fiscais e operações de compra e venda realizadas no consultório.

Um serviço pago, além de garantir a possibilidade de geração de relatórios, oferece também uma integração com ERP. 

4. Aplicativos de mensagens

Atualmente, é bastante comum disponibilizar um número de celular para o paciente entrar em contato, principalmente com mensagens instantâneas.

Se a pessoa possui alguma dúvida em relação às orientações que foram passadas no consultório, não será necessário ligar e o médico também não precisará interromper uma consulta para atender a demandas como essa. A mensagem pode ser respondida assim que possível e de maneira bem dinâmica entre uma consulta e outra.

5. Planos de saúde

Ter o contato com os planos de saúde de forma online facilita a liberação de consultas e de exames, tanto para o lado do consultório como também para o paciente que busca atendimento de qualidade e agilidade nos procedimentos.

6. Agilidade em emergências

Nos casos de pacientes internados em hospitais, quando acontece qualquer emergência, não é mais necessário que o médico vá até o consultório onde estejam as informações sobre ele, pois existem aplicativos que armazenam esses dados na nuvem.

7. Fluxo de caixa e controle financeiro

Se bem utilizadas, as informações necessárias para a emissão de Notas Eletrônicas facilitam todo o controle financeiro da empresa. Com um sistema de emissão pago, você pode controlar o fluxo de caixa, as despesas e as receitas da empresa de maneira simples.

É possível criar cadastros de clientes, gerir a relação com eles, e, assim, entender o valor que estes entregam à sua empresa.

8. Cadastros e tributos

Você pode cadastrar os produtos que sua empresa oferece, além de contar com as informações tributárias padrões de cada um. No mesmo sistema, é possível ter os dados de ICMS, PIS, IPI, COFINS, entre outros.

9. Segurança das informações

Os dados abrigados por um software de gestão de clínicas são extremamente seguros. Há diferentes níveis de usuários com diferentes níveis de permissões para acessar dados de pacientes, informações administrativas e financeiras. 

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Como fazer a gestão financeira do consultório?

Existem hoje empresas para ajudar a configurar a gestão financeira para consultório e gerenciamento de registros médicos. A transição para uma gestão financeira para consultório, totalmente eletrônica, acaba descomplicando, sendo fácil de aprender e de dominar.

Veja dicas para você ter a gestão integrada na sua clínica médica:

1. Planejamento de equipe

A gerência da unidade deve reunir as condições principais que garantam um funcionamento eficiente do consultório. E por isso deve considerar requisitos mínimos: integração, conhecimento técnico profissional, habilidade nas relações pessoais, etc.

2. Conhecimento técnico e treinamento

A introdução de tecnologias, treinamento de equipes, novos serviços e especialidades médicas evidenciam a alta complexidade e a necessária administração da gestão financeira para consultório.

3. Registros diários das operações primárias

Fazer esses registros irá garantir a atualização e veracidade das informações contábeis. É possível fazer a entrega em tempo hábil dos extratos financeiros mensais e demais informações econômicas estabelecidas para cada nível na gestão financeira para consultório.

4. Segurança e banco de dados

Favorecer a aplicação de um sistema de gestão integrado que leve em consideração a parte financeira e contábil do consultório, facilita no uso das informações como ferramenta de trabalho, garantindo a tomada correta de decisões no futuro, pois tudo está interligado.

5. Faça um relatório de critérios

Aqui é primordial usar os relatórios de critério com o foco no controle interno. O controle interno é um processo integrado às operações feitas pela gestão e o resto da equipe para proporcionar uma segurança na conquista dos seguintes objetivos:

  • Confiabilidade da informação;
  • Eficiência das operações;
  • Cumprimento das normas e das políticas estabelecidas;
  • Controle organizado dos recursos de todo tipo à disposição da clínica.

Padronização da contabilidade médica

Com um sistema de contabilidade digital médica, a gestão financeira para consultório permite registrar todas as operações diárias da sua empresa. São sistemas criados e focados no totalmente adaptável às necessidades da empresa e integrável com a administração, logística, folha de pagamento, etc.

Com um software assim, o sistema cria a folha de pagamento da sua empresa de forma prática e simples. Totalmente integrado com a contabilidade geral. Além disso, a facilidade do sistema permite transportar com segurança entradas e saídas para um melhor controle de cada departamento envolvido. 

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Cuidados especiais com os pacientes

Uma política financeira sólida pode significar a diferença entre um consultório médico bem-sucedido e um mal-sucedido. O resultado final é que seu escritório é capaz de coletar os pagamentos necessários para que você possa se concentrar na sua principal prioridade: atender os pacientes.

Entender o ciclo de receita do ponto de vista do consumidor pode ajudar os consultórios médicos a lidar ou até mesmo antecipar os problemas em primeiro lugar. Por isso, ao se comunicar com os pacientes, o profissional deve ser bem versado em todas as políticas do consultório, especialmente aquelas relacionadas ao pagamento do paciente.

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Gestão integrada a solução para a rotina médica

Com a gestão integrada e financeira para consultório médico, você pode:

  • ter seu faturamento online;
  • registrar sua contabilidade de operações;
  • ter todos os relatórios contábeis e financeiros necessários para uma boa gestão financeira para consultório;
  • ter controle de suas contas a receber.

A integração de um sistema de gestão administrativa com um sistema contábil facilita o trabalho diário, elimina erros, energiza processos e economiza custos.

O sistema de gestão integrada simplifica o atendimento ao paciente, economizando tempo de atenção na solicitação e administração de turnos e otimizando o tempo da equipe administrativa.

Quem pode me ajudar nesse processo de gestão integrada?

Como falamos acima, é muito importante que você, médico, foque seus esforços no melhor atendimento aos seus pacientes. Hoje existem excelentes opções de serviços de suporte de contabilidade que não oneram de maneira demasiada o médico e principalmente, tiram dele o peso das rotinas burocráticas. Um exemplo disso é o plano Contabilizei Experts que oferece contabilidade completa com gestão integrada através de assessores personalizados, além de propiciar ao médico, abertura do CNPJ sem custo de serviço.

O  Assessor Financeiro – que é um especialista em integração de processos de gestão contábil e financeira – fica dedicado totalmente para o atendimento da sua empresa, atuando inclusive nas suas demandas de integração de sistemas. Com o Expert Contabilizei você tem um parceiro para realizar suas rotinas administrativas e financeiras e ter mais tempo para dedicar para o seu negócio, e o que é melhor com um preço muito acessível e totalmente adequado a sua empresa médica.

Para saber os próximos passos para que a gestão integrada de sistemas médicos seja um integrador na contabilidade do seu consultório ou clínica, entre em contato com nossa equipe, para que possamos te orientar com foco na organização de processos e no crescimento da sua empresa.

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Guilherme Soares

Escrito por:

Guilherme Soares

Guilherme é engenheiro formado pela Universidade de São Paulo com mestrado em administração de empresas pela London Business School. Guilherme atuou como consultor de estratégia de negócios na Bain & Company e liderou áreas de estratégia comercial e produtos na Latam Airlines Cargo e Cielo. Iniciou na Contabilizei em 2018.

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