Como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? Passo a Passo e tipos de nota fiscal

Saber como tirar nota fiscal é mais fácil do que se imagina. A maioria das empresas tem a obrigação de registrar a compra e venda de produtos e serviços por meio deste documento: por isso é fundamental fazer corretamente a sua emissão. 

Porém, muitos empreendedores, especialmente os iniciantes, ainda tem diversas dúvidas sobre como emitir a nota fiscal e sobre outras questões envolvendo este documento tão importante. 

Para te ajudar nessa tarefa, vamos explicar tudo que você precisa saber para tirar a nota fiscal e não ter problemas com o Fisco mais tarde!

Nota Fiscal: afinal o que é e para que serve?

A nota fiscal é um dos documentos mais importantes para uma empresa. Ela tem como objetivo registrar as operações de compra e venda de produtos ou serviços, além de também ser usada para recolher os impostos decorrentes dessas transações comerciais, como o ISS e ICMS (no caso de empresas não cadastradas no Simples Nacional). 

A maior parte das empresas são obrigadas a emitir esse documento, para comprovar o seu faturamento e fazer o recolhimento de impostos. Existem poucas exceções nesta regra, como o MEI: esta categoria só precisa emitir a nota fiscal quando tem negócios com outras pessoas jurídicas — como empresas, ONGs, órgãos públicos — ou se o consumidor pedir. 

Deixar de emitir a nota fiscal quando lhe é exigido pode trazer diversas consequências negativas, como problemas com o Fisco e, nos casos mais graves, responder por sonegação fiscal. 

Além disso, há empresas que só aceitam fornecedores que emitem notas fiscais. Assim, caso você não adote esse registro, acabará perdendo oportunidades de negócio. 

Ou seja, não cumprir essa obrigação vai gerar uma dor de cabeça danada, tanto legal quanto financeira. Por isso é fundamental não só emitir a nota fiscal, como fazer todo o processo corretamente, calculando os impostos e registrando as informações verdadeiras. 

E para fazer isso, primeiro é preciso conhecer os modelos de notas fiscais que existem.

Tipos de Notas Fiscais

As empresas devem se atentar para saber quais são as notas que devem usar em seu dia a dia. Existem vários tipos, porém três são as mais usadas:

• Nota Fiscal (NF): este modelo é usado para registrar a venda e compra de produtos, além de outras operações como importação, exportação, remessa, retorno e devolução, por exemplo. Negócios como atacado, varejo, lojas e e-commerce em geral usam essa nota fiscal.  

• Nota Fiscal de Serviços (NFS): este tipo é usado para registrar a prestação de serviços. Agências de publicidade, desenvolvedores de software, cabeleireiros, médicos, professores particulares, entre outras categorias, deve emitir essa nota. 

• Nota Fiscal do Consumidor (NFC): é um tipo de nota que está substituindo o modelo do cupom fiscal. Ela é emitida na venda direta ao cliente, como no caso do varejo. 

Além delas, podemos dizer que existe dois modelos de notas fiscais: 

Tradicional: é a conhecida nota emitida em papel, no qual o preenchimento de todas as informações é feito manualmente. Esse modelo deve ser guardado fisicamente em arquivos e pastas. 

Eletrônica: Ela tem o mesmo valor da nota tradicional, porém sua emissão e armazenamento é feita somente pelo computador. Em vez de ter que preencher a mão cada informação, deve-se digitar os dados no programa emissor desenvolvido especialmente para esta finalidade.

Geralmente este modelo é identificado pelo -e após o nome do tipo da nota: 

Nota fiscal (de produto) — NF-e / NFE

Nota fiscal de serviço — NFS-e / NFSE

Nota fiscal do consumidor — NFC-e / NFCE

Assim é possível saber facilmente quando se refere ao modelo em papel ou ao digital. A nota eletrônica surgiu em 2006 para facilitar o trabalho da própria Receita Federal — pois nessa versão é mais difícil ocorrer sonegação —, mas também para beneficiar as empresas.

A gestão da nota fiscal eletrônica é mais prática do que a do modelo tradicional. Aliás, existem várias vantagens em se adotar esta versão: 

• Economia de papel;
• Economia de custos com a emissão e armazenamento das notas;
• Agilidade no preenchimento da nota fiscal;
• Agilidade no envio das informações para o Fisco;
• Envio da cópia do cliente por e-mail;
• Automatização de processos; 
• Facilidade no arquivamento dos documentos (feito digitalmente);
• Maior agilidade em caso de auditoria;
• Redução do risco de erros e fraudes.

Desta forma, adotar a nota fiscal eletrônica pode ser uma boa ideia para tornar esse processo de emissão mais ágil, seguro e prático.

No entanto, nem todas as cidades e estados aceitam a versão eletrônica até o momento. Por isso é importante consultar a legislação municipal e estadual da localidade da sua empresa para saber se esse modelo é válido ou não a ela. Um bom contador pode te ajudar a entender as regras e cumprir a lei corretamente. 

Mas a tendência é que todo o país passe a usar a nota eletrônica no futuro: afinal, a sua criação foi um passo para a modernização das obrigações fiscais. Assim, se sua empresa já pode usar o modelo digital, uma dica é começar a se acostumar a emitir este documento.

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Como Tirar Nota Fiscal Eletrônica:

Existem uma série de etapas que a empresa deverá cumprir antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas. Esse processo pode parecer um pouco confuso, ainda mais para quem está abrindo o seu negócio agora. Mas foi para te ajudar que montamos esse passo a passo: 

1. Saber quais notas emitir

A primeira coisa a se fazer é saber qual nota a sua empresa deverá emitir: a de produto? Serviço? Do consumidor? Nesse passo deve-se avaliar o enquadramento fiscal da empresa, além da sua situação cadastral, para verificar os tipos de documentos que deverão ser usados em seu dia a dia.

Em todo este processo é importante contar com a orientação de um bom contador. Este profissional irá analisar o caso específico da sua empresa e te informar corretamente quais são os documentos fiscais que seu negócio é obrigado a emitir. 

2. Adquirir um certificado digital 

Se sua empresa ainda não tiver, é preciso adquirir um certificado digital. Este arquivo é uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida.  

Você deverá comprar este documento com uma Autoridade Certificadora que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Geralmente os modelos usados são os tipos A1 ou A3, no entanto é sempre aconselhável verificar com o fornecedor e com o programa emissor de notas fiscais qual versão é aceita. 

Ao adquirir o certificado digital, você deverá levar os documentos até uma Autoridade de Registro para validar as informações. Só então poderá configurar o seu token ou smartcard de acesso.

Chatinho isso? Mas é necessário para garantir a segurança das suas informações. A própria empresa que você adquiriu o certificado digital poderá te orientar sobre as obrigações desta etapa.

3. Credenciar-se na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças 

Após adquirir o certificado digital, é a hora de procurar o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal. Você precisa conseguir uma autorização para emitir o documento eletrônico: 

• Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): para emitir esse documento, você deverá entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região onde sua empresa está cadastrada;

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): você deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da localidade onde seu negócio está cadastrado. 

Como cada órgão e região tem sua legislação e processos próprios, a ajuda de um contador de confiança é fundamental para conhecer e seguir as obrigações de cada esfera governamental. 

Assim, dependendo da cidade e estado da localidade onde a empresa foi cadastrada, você conseguirá a autorização para emitir notas fiscais eletrônicas. 

No entanto, para usar esse documento no dia a dia será necessário usar um programa emissor específico, que irá gerar as notas no formato certo e encaminhá-las à Receita Federal, automatizando todo processo. 

Como Automatizar a Emissão da Nota Fiscal Eletrônica

As empresas têm duas alternativas em como emitir as notas fiscais eletrônicas:

• Adotar um software gratuito, disponibilizado pelo governo e outros;
• Adquirir um programa emissor particular.

Vamos explicar cada opção:

1. Softwares públicos gratuitos 

A nota de serviço pode ser emitida pelo sistema da cidade onde a empresa está cadastrada. Por isso o empreendedor deve procurar orientações no site da cidade e realizar a operação por lá. 

Já quem emite a nota fiscal de produto pode usar, atualmente, a plataforma disponibilizada pelo Sebrae. Antigamente as Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz) de São Paulo e do Maranhão ofereciam sistemas próprios, mas foram descontinuados depois de alguns anos. 

No entanto, todas estas opções podem oferecer limitações. Por isso alguns empreendedores preferem adquirir um software pago.

2. Software pago

Mesmo com a opção gratuita, muitas empresas acabam contratando plataformas pagas para fazer a emissão das notas fiscais eletrônicas. 

Esses softwares trazem uma série de possibilidades que não são oferecidas pelos sistemas gratuitos, como suporte técnico, treinamento para a sua utilização, facilidade de preenchimento dos dados e até integração com a contabilidade. 

No caso da Contabilizei, a própria plataforma também permite a emissão das notas fiscais eletrônicas para cidades como Curitiba (PR), São Paulo (Capital), Rio de Janeiro (Capital), facilitando a vida do empreendedor. 

MEI: Como tirar Nota Fiscal

O primeiro passo de como emitir nota fiscal MEI de prestação de serviço é fazer um credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da sua cidade. O órgão, subordinado à Prefeitura, será o responsável por cadastrar o seu CNPJ como emissor de nota fiscal no município em questão. Após o cadastro, os passos seguem o mesmo modelo de qualquer empresa.

Passo a passo de como emitir nota fiscal

Cada estado / cidade tem um modelo particular para emissão de Notas Fiscais disponíveis nos seus sites. A Contabilizei mapeou as principais cidades em que atua e traz um conteúdo muito rico para você:

• Como emitir Nota Fiscal Eletrônica paulistana NFP
• Como Emitir Nota Carioca
• Nota Fiscal de Curitiba: confira o passo a passo de como emitir
• Como emitir Nota Fiscal de Belo Horizonte (NFSe)? Passo a Passo

A sua empresa não está localizada em nenhuma dessas cidades? Não tem problema, procure a prefeitura da sua cidade – priorize informações pelo internet – e solicite o passo a passo.

Como emitir nota fiscal sendo pessoa física (CPF)?

Antes de qualquer coisa é importante que você saiba que o serviço que você está prestando ou a empresa que vai tomar o trabalho autônomo aceita esse tipo de contratação ou exige que seus fornecedores tenham CNPJ.

Passada essa etapa, é possível fazer um rápido cadastro na prefeitura (ou no site dela) da sua cidade e emitir a Nota Fiscal de autônomo.  Para isso, é necessário dirigir-se até sua Prefeitura para fazer um cadastro como autônomo. Após pagar uma taxa de serviço, você terá seu número de registro e poderá mandar imprimir notas fiscais em gráficas – nos locais que elas ainda são utilizadas – ou emitir de maneira eletrônica.

Conheça as vantagens de emitir NF

• ficar em conformidade com a legislação vigente.
• profissionalização da sua atividade
• Manter um controle maior sobre o que será pago no Imposto de Renda
• Trabalhar com clientes que exigem a emissão de nota fiscal
• Demonstrar seriedade na continuidade do seu negócio

Como emitir 2 via de Nota Fiscal?

Assim como para a primeira via, é necessário entender o processo de cada cidade para emitir a segunda via no site da prefeitura ou presencialmente.

Nota Fiscal: quem emite é legal

A nota fiscal é um instrumento comum no dia a dia das empresas. Toda empresa que quer operar na legalidade e não ter problemas com a Receita Federal precisa usar este documento para registrar suas transações comerciais e o recolhimento dos impostos.

Porém, este controle se torna muito mais fácil quando se adota a nota fiscal eletrônica. Além de reduzir custos de impressão e armazenamento, usar este modelo agiliza o preenchimento dos dados e diminui o risco de erros nos cálculos dos impostos — o que gera complicações mais tarde.

A tecnologia possibilitou uma série de vantagens para as empresas, automatizando diversos processos e otimizando as operações. Essa mesma facilidade, economia e agilidade também podem ser adotadas na sua contabilidade! A Contabilizei é o maior escritório de contabilidade online do Brasil e pronto para cuidar das suas obrigações fiscais para que você cumpra a lei, sem pagar mais por isso!

Você tem uma empresa de Serviços e já possui um alto volume de emissão de Notas? Nós desenvolvemos uma nova solução para você, com a  Contabilizei Experts. Você terá um assessor especialista em seu segmento e poderá contar com emissão e envio de todas suas notas fiscais. Terceirize o financeiro e administrativo com através dos nossos Experts.