CNPJ inapto: o que é e como resolver

Se você encontrou a situação cadastral da sua empresa como “CNPJ inapto”, fique tranquilo, pois ainda é possível reverter a situação. Na prática, o CNPJ inapto acontece quando a Receita Federal encontra alguma irregularidade no CNPJ. Saiba como reverter a situação para CNPJ ativo.

O que é CNPJ inapto?

Quando há alguma irregularidade fiscal, omissões de informações fiscais ou omissão de entrega de declarações por dois anos consecutivos da empresa, a Receita Federal altera a situação do CNPJ de Ativo para Inapto até que a regularização seja feita. Mas, vale consultar um especialista para garantir que o problema seja só isso. O CNPJ inapto pode ser revertido para Ativo, regularizando as pendências em aberto.

Por que o CNPJ fica inapto?

O CNPJ inapto pode ocorrer sempre que o contribuinte deixar de efetuar as entregas das obrigações acessórias dentro do prazo estipulado pela legislação, por dois anos consecutivos. 

Essa contagem terá início a partir do ano calendário das declarações que foram omitidas, então é preciso verificar se a pendência se refere a uma obrigação mensal ou anual.

Analise abaixo alguns exemplos de obrigações acessórias mensais e anuais que se não forem entregues podem gerar a inaptidão do CNPJ das empresas:

• Dasn-Simei – Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual;
• DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais;
• DCTFWEB – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais e Previdenciários;
• SPED EFD-Contribuições.

Esses são alguns exemplos de obrigações acessórias federais, contudo, para evitar este tipo de situação do CNPJ perante a Receita Federal, é importante implementar rotinas fiscais dentro da empresa. 

Isso poderá ser feito com a ajuda de um calendário atualizado de obrigações acessórias com suas datas de entregas, consultando periodicamente a situação fiscal da empresa perante a Receita Federal e demais órgãos, como:

• Certidão Negativa Estadual;
• Certidão Negativa Municipal;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
• Certidão Negativa do FGTS;
• Certidão Negativa da Justiça Federal;
• Certidão Negativa do INSS.

CNPJ inapto: principais consequências para a empresa

A Instrução Normativa RFB nº1863/2018 elenca quais são as principais restrições que uma empresa que está na situação cadastral inapta pode ter, que são:

• Possibilidade de ocorrer a baixa de ofício de inscrição;
• Nulidade de documentos fiscais eletrônicos;
• Invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais;
• Responsabilidade dos sócios pelos débitos que estejam sendo cobrados;
• Impedimento de participar de concorrência pública;
• Impedimento de participar de novas inscrições;
• Inclusão no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal (Cadin).

CNPJ inapto: o que fazer para resolver?

O primeiro passo é identificar quais são as obrigações legais que deixaram de ser entregues no prazo correto. Isso deve ser feito através pesquisando no site da RFB (www.Gov.br)pelo portal “Minhas Dívidas e Pendências” ou fazendo o passo a passo pelo e-CAC clicando na opção >Consulta Pendências – Situação Fiscal que irá direcionar para o portal “Minhas Dívidas e Pendências”.

No portal será necessário logar com o Gov.Br, após logar logo abaixo das informações da empresa (Nome e CNPJ)  irá aparecer todo o detalhamento das pendências, você pode clicar em cima de cada uma ou ir em baixar relatório que é mais fácil:

As pendências que levam o CNPJ à situação de INAPTO são:

• Declarações não entregues 
• Escriturações fiscais erradas ou não entregues

Feita a identificação das pendências, basta efetuar as entregas de todas as declarações que foram omitidas, lembrando que o atraso na entrega normalmente geram multas. Após constar as entregas junto à Receita Federal, volte a consultar seu CNPJ e verifique a situação da empresa novamente.

As regularizações são processadas diariamente, levando-se em consideração as omissões existentes no relatório de pendências (Portal Minhas Dívidas e Pendências) até às 17 horas, para a reativação do seu CNPJ.

Buscando evitar essa situação, é preciso sempre se atentar às datas e cumprir com as entregas legais conforme as obrigatoriedades da empresa.

Em situações em que não ocorrer a regularização das entregas legais omitidas, para que o CNPJ saia da situação de INAPTO, o contribuinte poderá receber intimações e arcar com as multas aplicáveis.

Diferença entre CNPJ Inapto e Inativo

Um CNPJ é considerado como“inativo”, quando ele não realizou movimentações de natureza operacional, não operacional, patrimonial ou financeira dentro de um mês. Assim, sem realizar qualquer uma dessas movimentações, o CNPJ é considerado naquele mês como inativo, por não registrar movimentação, mas esse status não aparece no Consulta CNPJ que é público.

Já nos casos de inaptidão do CNPJ, são necessários 2 anos consecutivos sem entrega das obrigações acessórias, esse status aparece no Consulta CNPJ, no campo Situação: Inapto.

Tipos de situações cadastrais

Atualmente, a legislação vigente elenca 6 tipos de situações cadastrais para o CNPJ de uma empresa:

• Ativa – Empresa com situação cadastral ativa, está com o cadastro regular perante a Receita Federal. 
• Suspensa – Inconsistência de informações, empresa em situação de verificação ou fiscalização.
• Inapta – Empresa com omissão de declarações por dois anos consecutivos ou mais.
• Baixada – Empresa baixada pela Receita Federal ou pelo próprio contribuinte.
• Nula – Empresa com algum tipo de inconformidade de informações, duplicidade nas Inscrições Municipal e Estadual ou com suspeita de fraudes.
• Inativa – Com mais de um mês sem nenhum tipo de operação

Conclui-se, então, que para manter uma empresa aberta e em conformidade tributária é preciso se atentar às obrigações legais da empresa, efetuar corretamente a entrega e os recolhimentos devidos dentro dos prazos legais e fazer o acompanhamento das CND da empresa. 

Tomando todas essas precauções, o CNPJ da empresa permanece ativo, sem ter ônus ou retrabalhos para o contribuinte.

Você deseja encerrar a sua empresa?

É preciso ficar atento com as situações que podem suspender ou baixar seu CNPJ junto à Receita Federal. Agora, se você pretende encerrar a sua empresa por vontade própria, o caminho correto é procurar um contador para que seja solicitada a baixa junto aos órgãos competentes. 

Já nos casos do encerramento do MEI (Microempreendedor individual), esse processo poderá ser realizado pelo próprio empreendedor diretamente no site Portal do Empreendedor, por meio do login Gov.BR. Assim, para dar início ao processo, procure pela opção “Solicitar baixa”, faça o login > preencha o formulário de baixa e após o processamento do pedido, já poderá emitir sua certidão de baixa do MEI, através do Consulta CNPJ.