Contabilidade

Certificados digitais: conheça os tipos e as vantagens de ter na sua empresa

Atualizado em 14 jul 2020

Com a tecnologia cada vez mais presente no dia a dia de todos nós, usar ferramentas que garantem proteção em transações pela internet e em outros serviços digitais são essenciais para garantir segurança, confiabilidade e integridade às informações.

O certificado digital é um arquivo que funciona como uma assinatura virtual da sua empresa e atesta a veracidade tanto das transações como dos processos que o seu negócio realiza.

Separamos mais informações sobre este assunto para você conhecer e já solicitar o seu. Se quiser saber como a Contabilizei realiza esse serviço com seus clientes, acesse aqui.

O que são os certificados digitais?

A Certificação Digital é a tecnologia que, por meio da criptografia de dados, garante autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às informações eletrônicas. Trata-se de um documento digital utilizado para identificar pessoas e empresas no mundo virtual.

Desde 2001, com a Medida Provisória nº 2.200-02, de 24 de agosto de 2001, ele já faz parte do dia a dia de pessoas e empresas. Mas muitos ainda não conhecem todas as utilidades e benefícios dessa tecnologia.

A MP 2.200-2 é a norma responsável por regularizar e validar os contratos digitais no Brasil, além de distinguir a assinatura digital das outras ações eletrônicas. Em outras palavras, o Certificado Digital é a identidade digital que permite assinar documentos com validade jurídica. Esse documento deve ser gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora (órgão responsável pela criação e gerenciamento dos Certificados Digitais) que esteja de acordo com as regras estabelecidas pela ICP-Brasil.

Para que servem os Certificados  digitais?

Eles permitem que a empresa envie suas declarações de tributos e obrigações acessórias por meio eletrônico. Além disso, para evitar fraudes e deixar o processo mais seguro, o documento só pode ser feito presencialmente e com apresentação dos documentos originais do titular. Exceto em casos de renovação.

A partir de 01 de janeiro de 2016, somente os certificados de pessoa física podem ser renovados de forma online, limitada a uma ocorrência precedida por uma validação presencial para a emissão do Certificado Digital. Por exemplo, Validação Presencial, Renovação Online e assim por diante. Para o e-CNPJ a validação sempre será presencial.

O Certificado Digital pode ser utilizado para a autenticação em sistemas e sites, enviar, acompanhar e retificar a declaração do imposto de renda, assinar documentos, entre muitas outras possibilidades. Ou seja, ele viabiliza a realização de procedimentos e operações virtuais sem a necessidade de deslocamento e burocracia no processo. Isso concede maior segurança, custo reduzido e confiabilidade.

É importante destacar que o Certificado Digital não é uma invenção do governo. Ele foi criado com o objetivo de facilitar a rotina das pessoas físicas e empresas, promovendo agilidade, segurança e redução de custos.

Quem pode usar um certificado digital?

De modo geral, todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que desejam realizar determinadas atividades na internet de maneira segura e autenticada.

No entanto, para algumas pessoas ela se torna uma exigência. As organizações inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido e aquelas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e) são obrigadas a utilizar o Certificado Digital.

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Quais as vantagens de utilizar um certificado digital?

1. RG do mundo digital

O Certificado é um documento que identifica inquestionavelmente pessoas e empresas no meio eletrônico, por isso é considerado o RG do mundo digital. Por meio da criptografia de dados, garante a autenticidade e a integridade das transações realizadas.

2. Usado para assinar documentos

Por conta do rigoroso processo de emissão e a tecnologia da criptografia de dados, o documento possibilita ao titular autorizar transações e até mesmo assinar documentos no meio eletrônico, com o mesmo valor de uma assinatura de punho autenticada – deixando de lado o uso de papel e caneta.

3. Garante mobilidade

Se ele identifica no meio eletrônico, logo proporciona mobilidade. Com o Certificado, por exemplo, é possível formalizar negócios a longa distância. Um empresário daqui do Brasil pode concretizar um negócio com outro empresário que estiver em viagem na China. Basta eles acessarem a plataforma para assinaturas de documentos, via celular, tablet ou computador, e assinar com o Certificado.

4. Reduz os custos

Por permitir que processos sejam realizados do início ao fim no meio eletrônico, o Certificado Digital diminui gastos relacionados à compra, impressão e armazenamento de papel, ao transporte e à mão de obra, porque melhora a eficiência operacional.

Isso representa um grande indicador de sucesso, pois, além de reduzir custos operacionais, também otimiza o tempo, permitindo que os colaboradores foquem as energias em tarefas que trazem mais resultados para a empresa.

5. Proporciona agilidade e praticidade na execução de tarefas

Com o Certificado Digital, o trabalho de assinar e gerir documentos é otimizado e concluído com maior rapidez e segurança. Assim, os negócios podem ser formalizados a qualquer hora e em qualquer lugar, gerando mobilidade aos usuários.

6. Garante segurança jurídica 

Todo documento assinado com Certificado Digital possui validade jurídica e a mesma confiança pública que um cartório garante. Isto é, em poucos cliques, qualquer arquivo eletrônico pode ser assinado com valor jurídico. E todo o processo, antes burocrático, fica simples e prático.

Quais os principais tipos de certificados digitais?

Existem diversos modelos e tipos de Certificados Digitais sendo que cada um deles se aplica em um caso específico, dependendo das necessidades da empresa.

Antes de adquiri-lo é preciso conhecer as principais diferenças entre eles e que tipo de demanda eles atendem, evitando, assim, obter um certificado de forma equivocada. 

A seguir, conheça os tipos de certificado digital existentes no mercado:

Tipo A – certificado de assinatura digital – A1, A3, A4

Esse é o tipo mais utilizado de certificado digital e pode ser aplicado para conferir autenticidade a qualquer tipo de documento e arquivo virtual. Seu principal objetivo é identificar o assinante, confirmar a integridade do documento e atestar a autenticidade da operação realizada.

Esse modelo de certificado é indicado para profissionais liberais, independentemente da área de atuação, que precisam realizar o envio de documentos digitais assinados. Organizações que têm um grande volume de validação de documentos também podem otimizar o trabalho utilizando-se desse certificado.

Tipo S – certificado de sigilo/confidencialidade – S1, S3, S4

O certificado tipo S é um modelo que busca trazer sigilo para uma determinada transação, já que, por meio de sua utilização, é possível criptografar os dados de um documento, que, a partir desse momento, só poderá ser acessado por meio de um certificado autorizado, evitando, assim, o vazamento de informações.

Ou seja, ao utilizar o tipo S, o conteúdo do documento assinado se torna inacessível para pessoas que não tenham autorização e, com isso, é muito mais seguro transmitir informações sigilosas pela rede. Empresas que precisam trocar informações de cunho sigiloso constantemente podem se valer dessa proteção.

Tipo T – certificado de tempo T3

O certificado digital tipo T é mais conhecido como carimbo de tempo, uma vez que seu objetivo é atestar quando um documento digital foi emitido, tornando evidente a data e a hora que determinada informação digital passou a existir.

Como esses dados poderiam ser facilmente adulterados para beneficiar uma das partes, em uma ação judicial, por exemplo, o tipo T utiliza uma terceira parte certificadora para atestar o exato instante em que o documento foi emitido, evitando fraudes. Pode ser utilizado em conjunto com os demais certificados para garantir ainda mais segurança às transações.

e-CPF 

O CPF, principal documento de identificação de pessoa física, também tem uma versão digital para garantir a autenticidade das transações eletrônicas realizadas por pessoas físicas. É possível realizar várias ações em formato digital, como assinar contratos, criar procurações online e ter acesso ao site da Receita Federal.

O e-CPF funciona com criptografia de dados, oferecendo segurança, sigilo e integridade de dados. Utiliza-se da mesma tecnologia do certificado A, podendo ser emitido com o tipo A1 ou A3.

e-CNPJ

A versão digital do CNPJ, principal identificação de pessoa jurídica no Brasil, garante a autenticidade e a integridade de transações de empresas no meio eletrônico. As organizações que têm um e-CNPJ podem fazer procurações, fechar contratos, entre outras ações que poderiam ser realizadas fora do ambiente virtual.

Por exigência da Receita Federal, apenas o responsável direto pelo CNPJ da empresa poderá responder pelo e-CNPJ. Assim como o e-CPF, ele é emitido e armazenado utilizando os modelos A1 e A3.

NF-e

Um dos mais importantes quando falamos em certificados digitais para empresas é o NF-e, arquivo que garante a autoria e a validade jurídica das emissões de notas fiscais pela empresa aos órgãos responsáveis. O certificado digital NF-e pode ser atribuído diretamente a um funcionário, sem a necessidade de compartilhar o e-CNPJ da empresa, trazendo mais segurança para a operação.

Ele é utilizado para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas, garantindo, assim, maior segurança contra qualquer tipo de fraude e cumprindo com todas as exigências dos órgãos fiscalizadores. Entre os documentos que podem ser emitidos e assinados com o NF-e, estão:

  • NF-e: nota fiscal eletrônica;
  • NFA-e: nota fiscal avulsa eletrônica;
  • NFC-e: nota fiscal de consumidor eletrônica;
  • NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica.

Lembrando que o tipo de certificado a ser escolhido depende do sistema/aplicação onde ele será utilizado. Informe-se com o responsável pelo seu equipamento ou consulte a devida documentação para verificar se há alguma restrição para uso do tipo A1 ou A3.

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Diferença entre certificado A1 e A3

Os tipos de certificado digital A1 e A3 são os formatos mais conhecidos de certificados digitais para empresas (e-CNPJ). São necessários, por exemplo para, emitir documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e, NFC-e e CT-e, bem como realizar escriturações fiscais como eSocial e EFD-Reinf.

Certificado digital A1

O Certificado digital A1 consiste em um arquivo digital, de extensão .PFX ou .P12, que não existe fisicamente. Deve ser instalado e armazenado em um ou mais computadores ou dispositivos móveis.

Todo certificado digital A1 possui prazo de validade de 1 ano a partir da data de emissão, isto é, deve ser renovado anualmente.

Vantagens

  • Por não depender de um objeto, não corre risco de ser fisicamente perdido, roubado ou danificado;
  • Pode ser instalado em múltiplos computadores e dispositivos móveis;
  • Permite backup, assim, o certificado não é perdido caso os computadores sejam formatados ou apresentem problemas;
  • É possível instalar o certificado em computadores ou servidores de terceiros, caso utilize um software de emissão de documentos fiscais na nuvem.

Desvantagens

  • Prazo de validade de apenas 1 ano;
  • Geralmente, o valor de 3 certificados A1 fica um pouco mais caro do que um certificado A3 com duração de 3 anos.

Certificado digital A3

O Certificado digital A3 é emitido e armazenado em um objeto físico. São fabricados em diversos formatos de mídia, que determinam sua forma de utilização. São eles:

  • Token:  artefato USB, semelhante a um pendrive;
  • Smartcard: cartão plástico com chip, lido através de hardware específico.

O prazo de validade do certificado digital A3 varia entre 1 ano e 3 anos a partir da data de emissão.

Vantagens

  • Mais seguro, pois não pode ser transferido ou copiado para outros equipamentos além da mídia original;
  • Geralmente, um único certificado A3 com duração de 3 anos fica mais barato do que 3 certificados A1 com duração de 1 ano.

Desvantagens

  • Pode ser perdido, roubado ou danificado fisicamente, acarretando em perda do certificado;
  • Só pode ser utilizado em um computador ou dispositivo móvel por vez;
  • Requer periférico de leitura no caso de smartcards.

Qual o melhor tipo de certificado digital?

O certificado ideal depende de diversos fatores, como o porte da empresa. O A3 acaba ficando mais barato para algumas, mas é muito menos flexível do que o A1 para emissão de documentos fiscais em grande quantidade.

Em algumas operações, como grandes varejos, o A3 é praticamente inviável. Além disso, a maior parte dos softwares web de emissão de documentos fiscais eletrônicos requer instalação do certificado em um servidor na nuvem, o que só é possível com o A1.

Quais os dois atuais tipos de certificados de digitais utilizados na ICP Brasil?

Para que possa ser aceito e utilizado por pessoas, empresas, governos e qualquer tipo de instituição, os certificados digitais precisam ser emitidos por entidades apropriadas. No Brasil, essas entidades se dividem em duas categorias: Autoridade Certificadora (AC) e Autoridade de Registro (AR).

Uma AC pode ser pública ou privada e tem a função de associar uma identidade a uma chave e “inserir” esses dados em um certificado digital. Para tanto, o solicitante deve fornecer documentos que comprovem a sua identificação. Já uma AR tem uma função intermediária: ela pode solicitar certificados digitais ou a revogação destes a uma AC, por exemplo, mas não pode emitir esse documento diretamente.

É conveniente que cada nação conte com uma Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP) ou, em inglês, Public Key Infrastructure (PKI), isto é, um conjunto de políticas, técnicas e procedimentos para que a certificação digital tenha amparo legal e forneça benefícios reais. O Brasil conta com a ICP-Brasil para essa finalidade.

A ICP-Brasil trabalha com uma hierarquia em que a AC-Raiz, isto é, a instituição que gera as chaves das ACs e que regulamenta as atividades de cada uma, é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A ICP-Brasil tem várias ACs credenciadas (uma lista atualizada pode ser obtida no site oficial):

São essas instituições que devem ser procuradas para emissão de certificados digitais legalmente reconhecidos no Brasil. Note que cada uma delas pode ter critérios distintos para a emissão dos documentos, o que resulta inclusive em custos diferentes. Portanto, é importante a pessoa ou entidade interessada saber qual AC é mais adequada às suas atividades.

Tipos de certificados da ICP-Brasil

A ICP-Brasil trabalha, essencialmente, com duas categorias de certificados digitais: A e S, sendo que cada uma se divide em quatro tipos: A1, A2, A3 e A4; S1, S2, S3 e S4.

Os certificados da categoria A costumam ser usados para fins de identificação e autenticação. Você pode usá-los para assinar documentos ou validar transações eletrônicas, por exemplo. Já a categoria S é direcionada a atividades sigilosas, como proteção de arquivos confidenciais.

Eis as principais características que tornam as versões de ambas as categorias diferentes entre si:

  • A1 e S1: geração das chaves feita por software; chaves de tamanho mínimo de 1024 bits; armazenamento em dispositivo como HDs e pen drive; validade máxima de um ano;
  • A2 e S2: geração das chaves feita por software; chaves de tamanho mínimo de 1024 bits; armazenamento em cartão inteligente (com chip) ou token USB (dispositivo semelhante a um pen drive); validade máxima de dois anos;
  • A3 e S3: geração das chaves feita por hardware; chaves de tamanho mínimo de 1024 bits; armazenamento em cartão inteligente ou token USB; validade máxima de cinco anos;
  • A4 e S4: geração das chaves feita por hardware; chaves de tamanho mínimo de 2048 bits; armazenamento em cartão inteligente ou token USB; validade máxima de seis anos.

Os certificados A1 e A3 são os mais utilizados, sendo que o primeiro tipo é geralmente armazenado no computador do solicitante (via de regra, é integrado ao navegador de internet), enquanto que o segundo é armazenado em cartões inteligentes (smartcards) ou tokens protegidos por senha.

Convém mencionar ainda os certificados do tipo T. Essa categoria descreve certificados de tempo (timestamp), que atestam a hora e a data em que um documento foi assinado digitalmente, além de confirmar a identidade do emissor.

Certificados de tempo, também chamados de Carimbo do Tempo, devem ser emitidos por uma Autoridade Certificadora do Tempo (ACT), de acordo com as normas da ICP-Brasil. Entre elas estão a Caixa Econômica Federal e a Valid Certificadora Digital.

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Renovação de certificado

Os Certificados Digitais, tanto para pessoa física (e-CPF) quanto os direcionados para empresas (e-CNPJ e NF-e), possuem validade de 1 ou 3 anos. É preciso ter atenção quanto ao vencimento do Certificado Digital para que a rotina do empresário não seja prejudicada.

Isso porque, após expirado, ele perde seu valor. Essa perda de valor faz com que o certificado não possa ser mais utilizado e, consequentemente, isso gera alguns problemas, por exemplo, o não cumprimento dos compromissos fiscais mensais que uma empresa possui e que precisam ser assinados digitalmente, gerando a aplicação de multas. Para quem é pessoa física, pode ficar sem acesso aos portais que usam o Certificado digital como mecanismo de acesso, por exemplo, o site da e-CAC da Receita Federal, eSocial e assinatura digital de documentos.

Se quiser saber como renovar seu certificado digital de forma prática e com valores acessíveis, acesse mais informações com nossa equipe.

Dê o próximo passo

Como você já deve ter percebido, ter um certificado digital e renová-lo garante a integridade e segurança da sua empresa, por isso, evite problemas e fale com profissionais que entendem do assunto.

A Contabilizei tem uma parceira que emite o certificado digital e os valores são bem mais em conta do que você encontra no mercado. Quer saber mais? Clique aqui e garanta a autenticidade do seu negócio. 

Contabilizei

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