Rotinas Contábeis: tudo o que seu contador pode fazer

O papel do contador abarca muitos processos e funções importantíssimas. Na maioria das empresas, principalmente as enquadradas no regime tributário do Simples Nacional, o contador é o responsável pelos departamentos fiscal, pessoal e contábil, ou seja, pelas rotinas contábeis da empresa. 

Ressalta-se que o papel do contador é fundamental na gestão de qualquer empresa, seja qual for seu regime tributário e sua natureza jurídica: Empresário Individual, Sociedade Empresária Limitada, Sociedade Simples, Sociedade Anônima, Sociedade Limitada Unipessoal etc. Contudo, a única exceção diz respeito ao MEI (Microempreendedor Individual). 

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Principais Rotinas Contábeis do dia a dia de empresas

1. Abertura de empresas 

Nessa atividade, há a definição da natureza jurídica da empresa, a escolha do CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Econômicas), a definição do regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), a elaboração do contrato social, o registro na junta comercial do estado, a emissão de alvará de funcionamento, entre outras burocracias.

2. Escrituração contábil e tributária 

Aqui há todos os lançamentos fiscais e contábeis dos fatos ocorridos nas empresas, como o registro das compras e vendas realizadas no período.

3. Entrega e controle das Obrigações Acessórias municipais, estaduais e federais 

Nessa rotina, o contador elabora e envia as obrigações acessórias das empresas. O tipo de obrigação acessória dependerá do regime tributário adotado. Entre as mais comuns, temos: 

• DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais;
• DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte; 
• DeSTDA – Declaração do Simples Nacional relativa à Substituição Tributária e ao Diferencial de Alíquota;
• eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas;
• GIA – Guia Nacional de Apuração; 
• SPED ICMS/IPI;
• SPED Contribuições – PIS e COFINS; 
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.

4. Emissão de Certidões Negativas de Débitos 

A emissão da certidão negativa de débitos deve ser realizada nos âmbitos municipais, estaduais e federal, abarcando informações trabalhistas e previdenciárias. Esse processo é muito importante para acompanhar a situação da empresa em cada órgão.

5. Assessoria Trabalhista 

Rotina de extrema importância, visto que oferece ao empresário suporte jurídico nas relações de trabalho, para que seja atendida a legislação trabalhista em sua integridade.

6. Apuração da folha de pagamento 

Nessa atividade, há a ação do contador na apuração da folha de pagamento dos colaboradores, com relação aos cálculos de salários, férias, décimo terceiro, horas extras, licença-maternidade, bônus, benefícios etc.

7. Planejamento e gestão tributária 

Nessa rotina, o contador deve orientar o empresário sobre o melhor regime de tributação para a atividade da empresa, implementando as melhores práticas fiscais para a empresa permanecer em conformidade com a legislação vigente, evitando assim ônus e multas tributárias.

8. Gestão financeira e orçamentária 

Para a implementação de uma boa gestão financeira e orçamentária, o auxílio do contador é fundamental. Isso porque essa rotina estima as despesas da empresa, mensura se o capital está disponível, bem como realiza provisões de receitas. Para ter acesso a esses números, é preciso a contabilidade, pois será por meio dos relatórios gerenciais que teremos acesso a essas informações.

9. Encerramento de Empresa

Para o encerramento de qualquer empresa (com exceção do MEI), será necessário o auxílio de um contador.

10. Elaboração de relatórios gerenciais

O contador é o responsável por disponibilizar os relatórios contábeis, como balanço patrimonial, fluxo de caixa, demonstração do resultado do exercício, plano de contas etc.

Quais são as rotinas contábeis de uma empresa do Simples Nacional?

Agora vamos analisar na prática quais são as rotinas do contador que é responsável por uma empresa enquadrada no regime tributário do Simples Nacional:

1. Emissão de nota fiscal: emitir nota fiscal para formalizar todas as operações da empresa.
2. Escrituração fiscal e contábil: escriturar todos os documentos fiscais de entrada e saída da empresa.
3. Emissão e pagamento do DAS: emitir e enviar para recolhimento mensalmente a guia de tributos devidos, que são: 

• IRPJ – Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica;
• IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
• CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• ISS – Imposto sobre Serviços;
• CPP – Contribuição Patronal Previdenciária;
• COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;
• ICMS – Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação;
• PIS – Programa de Integração Social.

4. Envio de informações pelo eSocial: prestar informações ao governo sobre os colaboradores.
5. Envio de declarações mensais e anuais: para atender a essa rotina, o contador deve observar a atividade exercida pela empresa. Apesar disso, existem algumas obrigações comuns a todos:

• DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos;
• DES – Declaração Eletrônica de Serviços (somente se a empresa prestar serviços);
• DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
• DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

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Quais são as rotinas contábeis de um MEI?

Conforme já mencionado, o Microempreendedor Individual não é obrigado a manter um contador. Contudo, a rotina contábil do MEI deve ser realizada, pois trará planejamento financeiro e controle, bem como aderência à conformidade tributária. 

Apesar de uma modalidade simplificada, a MEI é uma empresa com suas obrigações legais. Portanto, a rotina contábil do MEI envolve:

• Pagamento da guia DAS-MEI;
• Emissão de nota fiscal;
• Relatório mensal das receitas;
• Informações de folha de pagamento, quando tiver empregado registrado;
• Declaração de Faturamento Anual;
• Observar o limite de compra;
• Verificar a necessidade de pagamento da diferença de alíquota em compras interestaduais.

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