Reenquadramento Simples Nacional: O que é? Como fazer

Anualmente, a Receita Federal exclui centenas de empresas do Simples Nacional. Há vários motivos para que isso aconteça, que vão desde erros cadastrais, documentação incompleta, faturamento além do limite previsto, dívidas e parcelamentos em aberto até enquadramento em atividades não permitidas. 

Esse é o seu caso? Acompanhe este texto para saber como evitar que isso aconteça futuramente, se existe uma forma de reverter esta exclusão, e se há como pedir o reenquadramento. 

Como acontece a exclusão do Simples?

É comum que a Receita fiscalize as empresas para verificar se estão cumprindo as normas do Simples Nacional. Caso identifique alguma irregularidade, é enviado um aviso onde constam as divergências encontradas e um prazo para que sejam regularizadas. Há, portanto, oportunidade para que a exclusão seja evitada. 

Para uma empresa ser desenquadrada do Simples Nacional é preciso que ela descumpra muitas etapas impostas pela Receita Federal.  Isso porque, a exclusão não é feita de imediato e nem automaticamente. Ela acontece de forma gradual.

Primeiro, se qualquer irregularidade é identificada, a empresa não é excluída de imediato. Ela receberá cartas enviadas pela Receita Federal avisando sobre a possibilidade da exclusão. Nas cartas, são identificadas todas as divergências encontradas e tudo o que precisa ser regularizado para continuar no regime do Simples Nacional.

Para que a empresa possa permanecer no regime tributário, a fiscalização da Receita Federal ainda oferece um prazo para regularização das pendências, dando mais uma chance para a empresa se livrar do desenquadramento do Simples Nacional.

Somente após o fim desse prazo, se a empresa ainda estiver com as irregularidades pendentes, acontecerá, então, a exclusão do Simples Nacional para o ano subsequente.

Quais são os motivos mais frequentes para exclusão do Simples?

São quatro os motivos frequentes para a exclusão do Simples Nacional. Confira o detalhamento:

1. Limite de Faturamento

Ultrapassar o limite de faturamento previsto para o Simples é um dos fatores que podem levar à exclusão da empresa. Para não perder o enquadramento, a empresa não pode ter receita bruta superior a R$ 4,8 milhões por ano. 

2. Atividades que não são permitidas

Por desatenção ou por falta de informação, é muito comum que o empreendedor não se atente nas atividades que não são permitidas para o Simples. Para que isso não ocorra, é importante prestar atenção às modificações que o Governo Federal promove.

É comum que novas atividades sejam incluídas e outras, excluídas. Com a ajuda de uma boa contabilidade online você com certeza corre menos risco de que isso aconteça. 

3. Pessoa Jurídica na sociedade

Uma empresa enquadrada no Simples Nacional não pode ter um sócio PJ. Se a empresa for nova, não poderá fazer a opção e, se houver mudança no quadro societário de uma empresa enquadrada, será feita a exclusão do regime se o novo sócio também for uma pessoa jurídica. Da mesma forma, a empresa tributada pelo Simples Nacional não poderá participar como sócia de outra pessoa jurídica.

4. Dívidas

A empresa enquadrada no Simples Nacional não pode ter débitos em aberto com nenhum ente federativo. Isso inclui:

• Dívidas Federais: Débitos com a Receita Federal e com o INSS.
• Dívidas Estaduais: Pendências de ICMS com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).
• Dívidas Municipais: Atrasos no ISS ou taxas mobiliárias com a Prefeitura.

Basta uma pendência em qualquer uma dessas esferas para que o risco de exclusão seja imediato. Portanto, se você recebeu uma notificação, o caminho é buscar a quitação ou o parcelamento dos débitos o quanto antes. 

O que fazer se for excluído do simples nacional?

Se você for excluído terá que optar por um outro regime de tributação e, para isso, o recomendado é consultar uma contabilidade online. 

As principais consequências do desenquadramento são o impacto nas finanças, pois a carga tributária vai aumentar e, também,  a ampliação  da burocracia, já que você terá que lidar com vários impostos e guias e não mais com apenas uma taxa.

Como faço para voltar e reenquadrar ao Simples Nacional?

Caso sua empresa seja excluída, existe um prazo para apresentar justificativas e pedir a reconsideração da decisão, processo chamado de impugnação. Esse mesmo caminho também se aplica a quem já foi excluído, solicitou o reenquadramento e teve o pedido negado (indeferido).

Além disso, a impugnação é especialmente indicada quando a empresa foi excluída por um determinado motivo, mas os sócios não concordam com o fundamento da exclusão e possuem provas de que a pendência apontada é indevida. Nessa situação, é possível contestar formalmente a decisão e demonstrar que a empresa está regular.

Se houver fundamentos consistentes, o pedido é feito por meio de uma impugnação administrativa, com o protocolo de um Termo de Impugnação, no qual são apresentadas provas que contrariem os argumentos da fiscalização da Receita Federal do Brasil.

Esse é um cenário bastante comum entre empresas que se sentem ameaçadas pela exclusão do Simples Nacional e pela perda dos benefícios do regime.

É importante ter em mente que o processo não costuma ser rápido. O andamento e o julgamento podem levar alguns meses. Por outro lado, ao protocolar a impugnação, a empresa pode permanecer no Simples normalmente até a decisão final, basta informar os dados do processo administrativo no sistema no momento da apuração dos tributos.

Ainda assim, vale o alerta: se o julgamento não for favorável, será necessário recolher os tributos retroativos fora do regime, com acréscimos de multas e juros. Por isso, sempre que possível, o melhor caminho é preventivo, ou seja, regularizar pendências assim que surgirem evita desgaste e riscos financeiros.

A grande novidade para 2026 é a mudança na contagem do prazo de defesa. Se antes havia preocupação com prazos em dias corridos, agora a regra é mais justa:

• Prazo: você tem 20 dias úteis para apresentar sua defesa;
• O que muda: finais de semana e feriados não entram na conta. Isso oferece quase uma semana a mais de prazo real para você reunir comprovantes e protocolar o pedido;
• Contagem: o prazo começa a valer a partir da sua ciência no DTE-SN (Domicílio Tributário Eletrônico) ou da ciência formal no processo.

Vale lembrar: se o motivo do indeferimento for um débito que você quitou no final de janeiro, mas o sistema negou a opção mesmo assim, você não precisa aceitar a exclusão. Apresente a impugnação dentro dos 20 dias úteis anexando o comprovante de pagamento. Se aceito, o seu enquadramento retroage a 1º de janeiro, e sua empresa segue no Simples Nacional normalmente.

Para evitar esse tipo de situação e manter sua empresa sempre em conformidade, contar com apoio de uma contabilidade online faz toda a diferença. Com a Contabilizei, sua empresa fica em dia com as obrigações fiscais, reduz riscos de autuações e ganha mais tempo para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio. Deixe a burocracia com a gente!