Contabilidade

Existe prazo para emitir nota fiscal? O que fazer caso esqueça

20 nov 2020

Não existe prazo para emitir nota fiscal. Porém, gerar esse documento fiscal antes de enviar o produto ao cliente é um dos procedimentos indicados para evitar problemas com o Fisco. Lembrando ainda que a não emissão da nota fiscal é passível de multa e até de pena de reclusão.

Será que existe prazo para emitir nota fiscal? De acordo com a legislação vigente, não. No entanto, o fato de não haver uma data limite para emissão desse documento não quer dizer que ele pode ser negligenciado.

Muito ao contrário disso, a não emissão de nota fiscal é crime, previsto no artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990 que diz: 

Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas […]

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação

Ou seja, não existe prazo para emitir nota fiscal, porém, esse documento deve ser emitido e existem algumas orientações de quando isso precisa ser feito.

Confira agora quais são e evite problemas com o Fisco!

Existe prazo para emitir nota fiscal? 

De acordo com as legislações vigentes, não existe prazo para emitir nota fiscal. Porém, há algumas boas práticas e orientações que devem ser seguidas.

Por exemplo, as notas fiscais referentes a produtos que serão enviados aos clientes devem ser emitidas antes do início desse processo.

Em outras palavras, significa que esse documento fiscal precisa estar gerado antes de iniciar a circulação da mercadoria. No entanto, não existe uma determinação de com quantos dias isso deve ser feito.

Para garantir que cada produto tenha a sua nota fiscal emitida antes de iniciar o seu trânsito, muitas empresas ajustam os seus processos internos para que esse documento seja gerado no momento da expedição do produto.

Leia também “Quais são os principais tipos de notas fiscais? Lista Completa

Como fazer a emissão de notas fiscais? 

As etapas para emissão de notas fiscais dependem das regras e legislações de cada município/estado. 

Além disso, o ramo de atuação da sua empresa, se é prestador de serviços ou se trabalha com venda de produtos também pode influência nesse trâmite.

Porém, de modo geral, para gerar nota fiscal é preciso:

  • saber qual tipo de nota fiscal precisa emitir, por exemplo, NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), NFC (Nota Fiscal do Consumidor), Nota Fiscal de Entrada, entre outras;
  • ter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) válido;
  • fazer o cadastro da sua empresa junto à SEFAZ do seu estado ou na Secretaria Municipal de Finanças da sua cidade;
  • adquirir um Certificado Digital;
  • escolher um software para emissão desse documento fiscal.

Dependendo da localidade, é possível gerar a nota fiscal diretamente do site da prefeitura. No entanto, pode acontecer de o município não oferecer essa comodidade. 

Quando isso acontece, é necessário que o contribuinte contrate um software à parte para gerar os seus documentos fiscais.

Os clientes da Contabilizei, por exemplo, contam com emissor gratuito de NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.

Confira como utilizar o emissor gratuito de NFS-e da Contabilizei!

Outro detalhe que poucas pessoas sabem é que possível emitir nota fiscal como pessoa física, procedimento bastante indicado especialmente se for para comprovar a prestação de um serviço.

O passo a passo pode variar de acordo com a região. Por isso, é indicado começar procurando a sua prefeitura para verificar quais são as orientações e processos para emitir nota fiscal sem ter uma empresa registrada.

Entre as opções que podem ser dadas para gerar esse documento fiscal estão o RPA, Recibo de Pagamento Autônomo, e a NFA-e, Nota Fiscal Avulsa.

O RPA consiste em um documento físico que faz a vez de uma nota fiscal. Por conta disso, ele incide cobranças como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e, dependendo do caso, ISS (Imposto Sobre Serviço).

Já a NFA-e é indicada para quem não é contribuinte do ICMS e isento de emitir NFe. Assim como a Nota Fiscal Eletrônica, a emissão desse tipo de nota é feita em ambiente virtual.

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O que acontece se eu esquecer de emitir uma nota fiscal? 

Como você pode ver, não existe prazo para emitir nota fiscal, porém, deixar de emiti-la pode acarretar diversos problemas.

Além da lei citada no início deste artigo, a  lei 4.729/1965 decreta, no seu artigo 1º que é considerado crime de sonegação fiscal:

“I – prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei;

II – inserir elementos inexatos ou omitir, rendimentos ou operações de qualquer natureza em documentos ou livros exigidos pelas leis fiscais, com a intenção de exonerar-se do pagamento de tributos devidos à Fazenda Pública”

Assim, se esquecer de emitir nota fiscal, ou deixar de gerar esse documento intencionalmente, é considerado um crime e passível de multa e até de detenção.

Considerando que a nota fiscal é fato gerador do imposto — ou seja, é a partir da sua emissão que são gerados os tributos a serem pagos —, sem ela não há como a sua empresa contribuir corretamente.

Vale lembrar também que a Receita Federal pode, a qualquer tempo dentro de um prazo de até 5 anos, solicitar as notas fiscais emitidas por sua empresa para verificação.

Caso não as apresente, ou apresente com erros na emissão, você pode receber multas que variam entre 10% a 100% sobre o valor de cada nota fiscal que for autuada. Inclusive, essa percentagem pode ser acumulativa.

Dependendo da gravidade da sonegação, os responsáveis pela empresa podem ser detidos por um período que varia entre 6 meses a 2 anos.

Qual é o prazo para emissão do documento da nota fiscal? 

Como mencionado, não existe prazo para emitir nota fiscal, seja ela de produtos, seja ela de prestação de serviços.

Entretanto, no caso de mercadorias que vão circular, é bem indicado que esse documento fiscal seja emitido antes no início desse processo.

Já no caso dos prestadores de serviço, a nota fiscal pode ser gerada tão logo o cliente tenha acesso ao serviço contratado.

Qual é o prazo de validade do documento da nota fiscal? 

O prazo de validade de uma nota fiscal varia de acordo com região onde essa é emitida. Ou seja, prefeituras e estados podem determinar as suas próprias regras.

Por isso, para saber a validade desse documento fiscal para a sua empresa, é fundamental entrar em contato com os órgãos responsáveis e, assim, verificar quais são as determinações vigentes.

Isso é importante, pois, caso haja fiscalização e o prazo entre a emissão da nota fiscal e a entrega do produto ou serviço seja considerado alto, a empresa pode ser autuada.

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O que acontece se a nota fiscal passar do prazo de validade?

Caso a nota fiscal passe do prazo de validade estabelecido pelo órgão fiscalizador da sua cidade/estado, a sua empresa pode receber multas.

De modo geral, o cálculo do valor a ser pago é uma porcentagem sobre o total da operação ou da prestação do serviço.

Existe prazo para emitir nota fiscal? Outras informações importantes!

Agora você sabe que não existe prazo para emitir nota fiscal. Porém, há algumas boas práticas que garantem que a sua empresa não tenha qualquer problema junto ao Fisco no que diz respeito à geração desse documento.

Devido a sua importância, vamos ressaltar alguns outros pontos que vale muito a pena saber. Confira!

É possível tirar uma nota fiscal com data retroativa?

Sim, é possível tirar nota fiscal com data retroativa. No entanto, essa permissão pode variar de uma prefeitura para outra e também entre a SEFAZ de cada região.

Por isso, a indicação é entrar em contato com os órgãos fiscalizadores da sua região e verificar essa possibilidade.

Como mudar a data da nota fiscal?

Uma vez que a nota fiscal é emitida e autorizada pela SEFAZ, não pode sofrer qualquer modificação.

Dessa forma, não é possível alterar a nota fiscal após a geração desse documento fiscal.

Caso esse procedimento seja necessário, você pode:

  • cancelar a NF-e gerada com erro de data;
  • emitir uma nota fiscal complementar;
  • solicitar a correção do erro por meio de Carta de Correção Eletrônica a ser transmitida para a Secretaria da Fazenda do seu estado.

Qual o prazo para solicitar nota fiscal?

O prazo para solicitar nota fiscal é de até 5 anos. Dentro desse período, o emissor deve guardar todos os documentos fiscais emitidos, seja para fornecer novamente aos clientes, seja para apresentar em casos de fiscalização.

Posso emitir nota fiscal antes do pagamento?

Não existe legislação que proíba a emissão de nota fiscal antes do pagamento do produto ou serviço contratado.

No entanto, é preciso que o empreendedor esteja ciente que a emissão desse documento fiscal não consiste, necessariamente, na garantia de quitação do que está sendo negociado.

A nota fiscal é a comprovação de que uma transação foi efetuada, porém, não indica que o seu pagamento parcial ou integral foi realizado.

O que acontece se a nota fiscal for emitida e não for paga?

Quando o cliente não paga a nota fiscal emitida contra ele e, na negociação, houver mudança de valores, é preciso cancelar a primeira nota e emitir uma nova com valor ajustado.

Se esse não for o caso, o empreendedor pode entrar com um pedido de cobrança judicial, apresentando a nota fiscal como comprovante de que houve uma negociação comercial.

Mesmo depois de todas essas informações você ainda considera que as questões tributárias são confusas? Que tal deixar tudo isso nas mãos de quem entende do assunto?

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Charles Goularte

Charles é formado em contabilidade pela FAE Centro Universitário e MBA em Gestão Empresarial, Administração e Negócios. Depois de começar sua carreira como contador, trabalhou por 14 anos em uma empresa de logística como superintendente de negócios e diretor, até chegar à Contabilizei na gestão de atendimento ao cliente, operações contábeis e serviços.

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