Nota Fiscal de Entrada: o que é? Passo a passo para emitir

Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal, encontre a nota e faça o download. Essa é uma das maneiras de emitir a nota fiscal de entrada. A outra é seguindo o passo a passo padrão para emissão da nota fiscal eletrônica. 

Como o próprio nome sugere, a nota fiscal de entrada é um documento fiscal que registra a entrada de mercadorias no estoque da sua empresa.

Esse procedimento é necessário sempre que houver a movimentação desses itens, seja decorrente do recebimento de matéria-prima, devolução pelo cliente, entre outros motivos.

Como e quando a sua empresa deve emitir esse documento fiscal? Por que ele é importante e como pode ajudar no seu dia a dia? 

Confira essas e outras respostas agora!

O que é nota fiscal de entrada?

Nota fiscal de entrada é um tipo de documento fiscal utilizado para formalizar o ingresso de mercadorias no estoque de uma empresa, seja devido a compra, devolução ou retorno.

Aqui, entende-se por mercadorias a aquisição de matéria-prima que será utilizada na fabricação, produtos prontos que serão revendidos, serviços necessários para a atividade comercial etc.

Para que serve a nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento que garante o registro de tudo o que foi adquirido pela sua empresa.

Ela também ajuda a fazer uma gestão melhor de tudo o que envolve o item recebido, por exemplo, financeira, controle de estoque mais efetivo, planejamento de produção etc.

Quais as principais diferenças entre as notas fiscais?

São vários os tipos de nota fiscal que fazem parte da rotina financeira de uma empresa, tais como NF-e Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias, Nota Fiscal Complementar, Nota Fiscal de Remessa e muitos outros.

Conheça todos neste artigo: “Quais são os principais tipos de notas fiscais? Lista Completa”

Mas como estamos falando sobre nota fiscal de entrada, vamos compará-la à nota fiscal de saída para que ajude a compreender a sua importância.

No caso, a nota fiscal de saída é aquela que acompanha o produto ou serviço no ato da venda e é destinada ao consumidor final.

Esse documento fiscal é composto por mais informações do que a nota fiscal de entrada. No geral, para sua emissão é preciso preencher:

• dados da sua empresa;
• dados do cliente;
• dados do produto, como quantidade e valor;
• condições de entrega;
• data da compra;
• imposto cobrados na transação;
• classificação fiscal;
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).

Quem pode emitir a nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada pode ser emitida tanto pelo seu fornecedor quanto por você. Vamos explicar melhor!

Sempre que a sua empresa faz a venda de um produto ou presta um serviço, deve emitir uma nota fiscal referente ao que foi comercializado, certo? 

Aqui, vale lembrar que a venda sem nota fiscal é um processo que nunca deve ser realizado!

Ainda que essa prática seja considerada por muitos empreendedores como uma forma de reduzir os gastos com impostos, essa é uma atitude ilícita que pode gerar multas, apreensões e até prisão.

Além disso, não emitir nota fiscal também prejudica o consumidor, que perde vários direitos como a garantia do produto ou do serviço adquirido, a possibilidade de devolução ou troca, a comprovação de aquisição etc.

Por isso, sempre que a sua empresa realizar qualquer transação comercial, precisa emitir a nota fiscal — só estão isentos dessa obrigatoriedade MEIs que prestam serviços ou vendem para pessoas físicas.

Considerando isso, quando você adquire um produto ou serviço, esses também vêm acompanhados de uma nota fiscal emitida pelo fornecedor. É justamente esse documento que você vai considerar como sendo a sua nota fiscal de entrada.

Ou seja, quando o seu fornecedor entrega o que foi comprado acompanhado de uma nota fiscal, não é necessário que você emita outra para fazer o registro de entrada.

Porém, há casos em que o seu vendedor pode ser isento da emissão desse documento, por exemplo, quando ele é uma pessoa física ou pessoa jurídica não contribuinte do ICMS.

Nesse caso, cabe à sua empresa emitir a nota fiscal de entrada.

Em quais casos a sua empresa deve emitir esse tipo de nota?

Sempre que houver movimentação de mercadoria, essa deve ser acompanhada pela nota fiscal de entrada.

Porém, nem todas as vezes que algo entra no estoque da sua empresa é devido a uma compra, concorda? Por exemplo, há casos em que o produto, por algum motivo, foi devolvido pelo cliente.

Por isso, há algumas situações nas quais a emissão desse documento fiscal fica sob a sua responsabilidade, que são:

• devolução de mercadorias;
• compra de produtos importados;
• retorno sobre industrialização;
• retorno de simples remessa.

1. Devolução de mercadorias

O objetivo da nota de entrada quando há devolução de mercadorias, independentemente do motivo, é registrar o cancelamento daquela transação e admissão daquele produto novamente no estoque da empresa.

2. Compra de produtos importados

Ainda que os produtos importados venham com nota fiscal, denominada invoice, esse documento não tem valor legal no Brasil. 

Por isso, ao receber qualquer mercadoria vinda do exterior que fará parte da atividade comercial da sua empresa, é preciso emitir a nota fiscal de entrada para comprovar esse recebimento.

3. Retorno sobre industrialização

O processo de retorno sobre industrialização consiste na entrega de matéria-prima e insumo para ser transformado antes de voltar à empresa para que seja comercializado.

Se esse trâmite for realizado por um autônomo, na chegada do produto modificado a empresa precisa emitir a nota fiscal de entrada para recebê-lo em seu estoque.

4. Retorno de simples remessa

Simples remessa é quando um item sai do estoque sem propósito de venda. Por exemplo, para conserto, demonstração, armazenagem em outras filiais etc.

Também nesse caso, ao retornar ao estoque, é preciso fazer o registro com a emissão da nota fiscal de entrada.

Além desses, também cabe a emissão da nota fiscal de entrada quando a sua empresa assume a responsabilidade de retirada e/ou transporte da mercadoria, e quando o item é adquirido ou arrematado de leilão ou concorrência pública.

Como emitir a nota fiscal de entrada? Passo a passo!

O processo de emissão de nota fiscal de entrada é simples e conta com poucos campos a serem preenchidos, especialmente se esse documento tiver sido emitido pelo fornecedor.

De modo geral, as informações necessárias para esse tipo de documento fiscal são:

• natureza da operação: motivo pelo qual aquela nota está sendo gerada;
• dados do produto: descrição do item, quantidade, valor etc;
• dados do fornecedor: nome da empresa, CNPJ, entre outros
• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação): necessário para identificar a natureza da circulação de uma mercadoria;
• CST (Código de Situação Tributária): determina a tributação dos produtos.  

Existem duas formas de gerar esse tipo de nota: por emissão ou por importação. Confira o passo a passo de cada uma dessas opções.

1. Nota fiscal de entrada por emissão

Essa opção deve ser utilizada quando a sua empresa é a responsável pela emissão da nota fiscal de entrada, considerando um dos motivos citados anteriormente.

Nesse caso, o processo segue o mesmo passo a passo de emissão de uma nota fiscal de saída.

Cada cidade ou estado tem as suas particularidades quanto a geração desse documento. Porém, de modo geral, ele é realizado da seguinte forma:

• faça o cadastro do seu CNPJ junto à prefeitura ou Secretaria Estadual; 
• adquira um Certificado Digital;
• escolha um software de emissão de nota fiscal.

Para entender as etapas completas desse processo, leia o artigo “Como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? Passo a Passo e tipos de nota fiscal”.

2. Nota fiscal de entrada por importação

Já a nota fiscal de entrada por importação é utilizada quando a empresa da qual adquiriu o produto ou serviço emitiu esse documento.

Nessa situação, você deve importar o arquivo XML da nota, fazer o registro no seu controle de estoque e também no seu controle tributário — quanto a esse último ponto, o seu contador pode lhe auxiliar. 

O passo a passo para gerar uma nota fiscal de entrada por importação é:

1. acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
2. clique em “consultar NF-e”;

3. insira a chave de acesso, que é composta por 44 dígitos e está localizada no canto superior direito da nota fiscal;

4. em seguida, clique no botão de download;
5. selecione o Certificado Digital da sua empresa;
6. aguarde a finalização do download.

Por que você deve baixar as notas fiscais de entrada?

O download das notas fiscal de entrada geradas por importação é um cuidado importante que o empreendedor deve ter com o seu negócio.

Não há um prazo legalmente determinado para que esses documentos sejam baixados. Dependendo do porte da empresa e do volume de mercadorias recebidas, fazer esse processo mensalmente pode suprir as necessidades.

No entanto, é bastante válido que ele aconteça. Entre os principais motivos estão:

• evitar que notas fiscais sejam emitidas indevidamente contra o seu CNPJ;
• registra, junto à Receita Federal, que a sua empresa fez parte daquela transação comercial;
• ajuda no arquivamento e no controle desses documentos fiscais, facilitando, inclusive, a sua localização em casos de fiscalização.

O que mais você precisa saber sobre nota fiscal de entrada?

Agora que você sabe mais sobre a nota fiscal de entrada, como e quando emiti-la, tem mais algumas informações que são bem importantes que conheça.

1. Posso emitir nota fiscal de entrada retroativa?

Considerando que a nota fiscal de entrada não é um documento que impacta diretamente no recolhimento dos impostos, não há problemas em fazer a sua emissão após a data de recebimento da mercadoria.

Além disso, o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica orienta que:

“Atualmente, o limite técnico para autorização de NF-e com data retroativa é de 30 (trinta) dias ou outro limite definido pela Unidade da Federação, a contar da data de emissão. 

Não havendo outros impedimentos fiscais, a empresa poderá emitir a NF-e em questão no início do mês seguinte tão logo seja possível apurar os valores a serem documentados”

2. Quanto custa para emitir uma nota fiscal de entrada?

A emissão de nota fiscal de entrada não gera qualquer custo para o fornecedor ou para a sua empresa. 

No caso da importação, ela é feita gratuitamente no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica. 

Quando a emissão está sob sua responsabilidade, o único gasto que pode haver é proveniente do uso de um software para geração desses documentos. 

No entanto, considerando que a sua empresa já faça uso dessa solução para emissão de outras notas, não há custos extras.

3. Todos os serviços prestados podem ter nota fiscal de entrada?

Como mencionado anteriormente, esse documento só não é obtido por intermédio do seu fornecedor quando esse é pessoa física ou pessoa jurídica isenta de contribuição do ICMS.

Em todos os outros casos, ou a nota de entrada é baseada no documento fiscal que acompanha a mercadoria, ou é emitida por sua empresa.

Ou seja, ela deve sim ser gerada para justificar a movimentação dos itens no seu estoque, bem como para os serviços necessários para a sua atividade comercial.

Ficou mais clara a importância desse documento? Caso ainda tenha dúvidas, você pode conversar com o seu contador.

Se quiser fazer isso sem nem precisar sair de casa ou da sua empresa, você pode contar com os serviços de uma contabilidade online.

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