Existe prazo para emitir nota fiscal? Saiba emitir com data retroativa

De acordo com a legislação vigente, não existe um prazo estipulado em dias para a emissão da Nota Fiscal, mas há regras para serem seguidas. 

No caso de Nota Fiscal de Produto (NF-e), a emissão obrigatória deve ser realizada no momento da saída da mercadoria do estabelecimento. Assim, ela precisa estar disponível ao cliente no momento que este toma posse do produto e não é possível emitir nota fiscal retroativa.  

Já no caso de Nota Fiscal de Serviços, a nota deve ser emitida até o recebimento do valor referente à prestação de serviços. Consulte sempre a prefeitura onde está registrado o serviço para confirmar o que diz a legislação municipal. 

O correto é sempre emitir a nota fiscal imediatamente, no momento da saída da mercadoria ou da prestação do serviço. Ao se esquecer, regularize o quanto antes, nos casos permitidos, informe o contador e prepare-se para possível pagamento de multa ao fazer emissão de nota fiscal retroativa. 

Abaixo, entenda quais as soluções para emissão de nota fiscal retroativa, quando é crime não emitir nota fiscal e demais possibilidades de regularização para garantir que sua empresa esteja em dia. 

O que acontece se não emitir nota fiscal?

A não emissão de nota fiscal,  nos casos onde existe a obrigatoriedade de emissão, é crime de ordem tributária, sonegação fiscal, fraude, entre outras acusações pertinentes, e pode resultar em reclusão de 2 a 5 anos, além do pagamento de multa, conforme previsto nas Leis  nº 8.137/1990 e nº 4.729/1965.

A não emissão de nota fiscal é crime, previsto no artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990 que diz: 

“Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas […]

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação”

Existe prazo para emitir nota fiscal? 

De acordo com as legislações vigentes, não existe prazo fixo (um dia, uma semana, um mês) para emitir nota fiscal. Porém, a orientação é de que a nota fiscal seja emitida no momento em que o produto e/ou serviço é vendido, independentemente de quando o pagamento da compra foi realizado.

Por exemplo, as notas fiscais referentes a produtos que serão enviados aos clientes devem ser emitidas antes do início desse processo.

Em outras palavras, significa que esse documento fiscal precisa estar gerado antes de iniciar a circulação da mercadoria. No entanto, não existe uma determinação de com quantos dias isso deve ser feito.

Para garantir que cada produto tenha a sua nota fiscal emitida antes de iniciar o seu trânsito, muitas empresas ajustam os seus processos internos para que esse documento seja gerado no momento da expedição do produto.

Leia também “Quais são os principais tipos de notas fiscais? Lista Completa”.

Como fazer a emissão de notas fiscais? 

As etapas para emissão de notas fiscais dependem das regras e legislações de cada município/estado. 

Além disso, o ramo de atuação da sua empresa, se é prestador de serviços ou se trabalha com venda de produtos também pode influência nesse trâmite.

Porém, de modo geral, para gerar nota fiscal é preciso:

• saber qual tipo de nota fiscal precisa emitir, por exemplo, NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), NFC (Nota Fiscal do Consumidor), Nota Fiscal de Entrada, entre outras;
• ter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) válido;
• fazer o cadastro da sua empresa junto à SEFAZ do seu estado ou na Secretaria Municipal de Finanças da sua cidade;
• adquirir um Certificado Digital;
• escolher um software para emissão desse documento fiscal.

Dependendo da localidade, é possível gerar a nota fiscal diretamente do site da prefeitura. No entanto, pode acontecer de o município não oferecer essa comodidade. 

Quando isso acontece, é necessário que o contribuinte contrate um software à parte para gerar os seus documentos fiscais.

Os clientes da Contabilizei, por exemplo, contam com emissor gratuito de NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.

Saiba como emitir nota fiscal pessoa física.

Confira como utilizar o emissor gratuito de NFS-e da Contabilizei!

Como fazer a emissão de notas fiscais como pessoa física?

Outro detalhe que poucas pessoas sabem é que possível emitir nota fiscal como pessoa física, procedimento bastante indicado especialmente se for para comprovar a prestação de um serviço.

O passo a passo pode variar de acordo com a região. Por isso, é indicado começar procurando a sua prefeitura para verificar quais são as orientações e processos para emitir nota fiscal sem ter uma empresa registrada.

Entre as opções que podem ser dadas para gerar esse documento fiscal estão: o RPA, Recibo de Pagamento Autônomo, e a NFA-e, Nota Fiscal Avulsa.

O RPA consiste em um documento físico que faz a vez de uma nota fiscal. Por conta disso, ele incide cobranças como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e, dependendo do caso, ISS (Imposto Sobre Serviço).

Já a NFA-e é indicada para quem não é contribuinte do ICMS e isento de emitir NFe. Assim como a Nota Fiscal Eletrônica, a emissão desse tipo de nota é feita em ambiente virtual.

O que acontece se eu esquecer de emitir uma nota fiscal? 

Deixar de emitir uma nota fiscal pode acarretar diversos problemas. Além da lei citada no início deste artigo, a  lei 4.729/1965 decreta, no seu artigo 1º que é considerado crime de sonegação fiscal:

“I – prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei;

II – inserir elementos inexatos ou omitir, rendimentos ou operações de qualquer natureza em documentos ou livros exigidos pelas leis fiscais, com a intenção de exonerar-se do pagamento de tributos devidos à Fazenda Pública”

Assim, se esquecer de emitir nota fiscal, ou deixar de gerar esse documento intencionalmente, é considerado um crime e passível de multa e até de detenção.

Considerando que a nota fiscal é fato gerador do imposto — ou seja, é a partir da sua emissão que são gerados os tributos a serem pagos —, sem ela não há como a sua empresa contribuir corretamente.

Vale lembrar também que a Receita Federal pode, a qualquer tempo dentro de um prazo de até 5 anos, solicitar as notas fiscais emitidas por sua empresa para verificação.

Caso não as apresente, ou apresente com erros na emissão, você pode receber multas que variam entre 10% a 100% sobre o valor de cada nota fiscal que for autuada. Inclusive, essa percentagem pode ser acumulativa.

Dependendo da gravidade da sonegação, os responsáveis pela empresa podem ser detidos por um período que varia entre 6 meses a 2 anos.

É possível tirar uma nota fiscal com data retroativa?

A emissão de nota fiscal retroativa só é possível quando o município ou o estado permitem esta prática. Por isso, a indicação é entrar em contato com os órgãos fiscalizadores da sua região e verificar essa possibilidade, seja para corrigir uma nota fiscal, seja para evitar que a empresa seja fiscalizada por crime de sonegação fiscal. 

A nota fiscal retroativa é um documento legal que serve para:

•  formalizar alguma venda ou serviço prestado realizado em algum período anterior, onde a nota não foi emitida;
• pagar corretamente o imposto devido na comercialização de mercadoria ou prestação de serviços;
• manter a contabilidade da empresa em dia com as obrigações fiscais,
• regularizar transações antigas. 

Porém, é importante frisar que a emissão retroativa de uma nota fiscal irá alterar o valor de impostos devidos no mês em que ela será emitida, e, caso o vencimento do imposto já tenha ocorrido, a guia complementar será gerada com juros e multa, além de também necessitar de um ajuste na contabilidade da empresa. 

Como emitir nota fiscal retroativa?

Cada prefeitura e estado possui uma forma específica para realizar a emissão desta nota fiscal retroativa, desde que ela permita com que esta emissão seja realizada. Além disso, essa permissão pode variar também entre a SEFAZ de cada região.

A Prefeitura de São Paulo, por exemplo, permite a emissão de nota fiscal retroativa desde que a emissão ocorra até o dia 5 do mês subsequente à prestação do serviço. Caso a nota fiscal retroativa seja emitida após o dia 5, a prefeitura pode autuar a empresa, resultando em multas, conforme a quantidade de notas emitidas.

O processo de emissão de nota retroativa no portal do município de São Paulo, por exemplo, é bem similar ao de emissão da nota fiscal usual, inclusive sendo realizada na mesma plataforma. 

O que muda é a inclusão das informações no campo “Substituição de Recibo Provisório de Serviços (RPS)” por “NFS-e” durante o processo de emissão da nota. Nestes campos, você deve indicar a data retroativa a ser considerada para a nota fiscal em questão, além do nº do RPS a ser emitido. 

Caso nunca tenha emitido um RPS anteriormente, pode iniciar com o nº 1, e seguir com a sequência nas próximas vezes que precisar emitir novamente uma nota fiscal retroativa.

Resumidamente, para emitir nota fiscal retroativa você precisa:

1. consultar se é possível a emissão retroativa no seu município/estado, dependendo se a nota fiscal é de comércio ou serviços;
2. acessar o portal de emissão de notas fiscais do seu município;
3. selecionar “emitir nota fiscal”;
4. procurar por um campo “Substituição de Recibo Provisório de Serviços (RPS)”;
5. indicar a data retroativa a ser considerada para a nota fiscal em questão, além do nº do RPS a ser emitido, se não tiver emitido um RPS antes, indique nº1 para a nota retroativa e siga a sequência posteriormente.  

Qual é o prazo de validade do documento da nota fiscal? 

O prazo de validade de uma nota fiscal varia de acordo com região onde essa é emitida. Ou seja, prefeituras e estados podem determinar as suas próprias regras.

Por isso, para saber a validade desse documento fiscal para a sua empresa, é fundamental entrar em contato com os órgãos responsáveis e, assim, verificar quais são as determinações vigentes.

Isso é importante, pois, caso haja fiscalização e o prazo entre a emissão da nota fiscal e a entrega do produto ou serviço seja considerado alto, a empresa pode ser autuada.

O que acontece se a nota fiscal passar do prazo de validade?

Caso a nota fiscal passe do prazo de validade estabelecido pelo órgão fiscalizador da sua cidade/estado, a sua empresa pode receber multas.

De modo geral, o cálculo do valor a ser pago é uma porcentagem sobre o total da operação ou da prestação do serviço.

Como mudar a data da nota fiscal?

Uma vez que a nota fiscal é emitida e autorizada pela SEFAZ, não pode sofrer qualquer modificação.

Dessa forma, não é possível alterar a nota fiscal após a geração desse documento fiscal.

Caso esse procedimento seja necessário, você pode:

• cancelar a NF-e gerada com erro de data;
• emitir uma nota fiscal complementar;
• solicitar a correção do erro por meio de Carta de Correção Eletrônica a ser transmitida para a Secretaria da Fazenda do seu estado.

Qual o prazo para solicitar nota fiscal?

O prazo para solicitar nota fiscal é de até 5 anos. Dentro desse período, o emissor deve guardar todos os documentos fiscais emitidos, seja para fornecer novamente aos clientes, seja para apresentar em casos de fiscalização.

Posso emitir nota fiscal antes do pagamento?

Não existe legislação que proíba a emissão de nota fiscal antes do pagamento do produto ou serviço contratado.

No entanto, é preciso que o empreendedor esteja ciente que a emissão desse documento fiscal não consiste, necessariamente, na garantia de quitação do que está sendo negociado.

A nota fiscal é a comprovação de que uma transação foi efetuada, porém, não indica que o seu pagamento parcial ou integral foi realizado.

O que acontece se a nota fiscal for emitida e não for paga?

Quando o cliente não paga a nota fiscal emitida contra ele e, na negociação, houver mudança de valores, é preciso cancelar a primeira nota e emitir uma nova com valor ajustado.

Se esse não for o caso, o empreendedor pode entrar com um pedido de cobrança judicial, apresentando a nota fiscal como comprovante de que houve uma negociação comercial.

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