Gestão a distância: O que é? Entenda como aplicar

Gerir equipes à distância passou a ser o grande desafio de muitas lideranças depois das medidas de isolamento impostas pela pandemia do coronavírus. Se antes o trabalho home-office era restrito a algumas atividades específicas ou a alguns profissionais autônomos, hoje ele é a realidade para a maior parte dos trabalhadores brasileiros. O gerente que eventualmente, em uma viagem, por exemplo, precisava coordenar o trabalho de sua equipe à distância, teve que, rapidamente, passar a fazer isso todos os dias.

E como fazer uma boa gestão à distância?

Manter a equipe motivada sem o recurso do encontro presencial e, especialmente, em um momento tão delicado como o que estamos vivendo, exige do líder grande flexibilidade e organização. Afinal, não houve tempo para se preparar adequadamente para essa mudança e, por isso, jogo de cintura é fundamental.

Neste texto, vamos compartilhar com você um passo a passo para otimizar a gestão da sua equipe à distância.

1. Objetivos Claros

Mesmo que os primeiros dias de trabalho remoto possam ter sido um pouco confusos, é importante que você estabeleça claramente como serão os processos com a equipe fora do escritório. Você deve estar atento e estabelecer uma comunicação muito clara para que todos estejam cientes de quais são as tarefas e quais os resultados esperados pela empresa.

Uma boa dica é realizar uma reunião de metas com frequência para que todos possam discutir resultados e alinhar expectativas.

2. Planeje o trabalho remoto

Aqui você vai precisar, novamente de flexibilidade. O planejamento cuidadosamente elaborado antes da pandemia deve ser reformulado. Ele precisa ser adaptado para o trabalho remoto.

As mudanças não foram apenas na maneira de trabalhar, de casa, mas, também, no cenário econômico, nas necessidades dos clientes, nos preços, na logística e em muitas outras variáveis. Tantas modificações exigem novas estratégias, metas e objetivos. Quer dizer, um novo planejamento.

Com novas metas, estratégias, prazos e responsabilidades definidas, sua equipe se sentirá muito mais confiante e segura para executar suas funções.

3. Rotina é bom, e todo mundo gosta

No início da pandemia, pode ter sido mais difícil estabelecer uma rotina para o trabalho remoto. Foi, e está sendo, um aprendizado muito grande para todos o desafio de conciliar o trabalho com as tarefas domésticas e, para muitos, filhos 24 horas por dia em casa e, também, com aulas remotas. O que torna ainda mais relevante o papel do gestor para auxiliar sua equipe a seguir uma rotina.

Para isso, defina os horários para início e término do expediente e estimule que sua equipe faça pausas para almoço e para descanso. Combinar um horário para as videoconferências é outra atitude que vai auxiliar a sua equipe a se organizar.

Com uma rotina definida, os fluxos ficam mais claros e amplia-se a chance de que as entregas não sejam comprometidas. E é tudo o que você quer, não é mesmo?

4. Siga mensurando seus resultados

No trabalho presencial, você já utilizava indicadores para acompanhar o desempenho, agora, mais do que nunca, você vai precisar dessas ferramentas para auxiliar na gestão da sua equipe.

Por meio dos KPIs, do inglês Key Performance Indicator, ou seja Indicador Chave de Desempenho, você vai saber quais ajustes precisarão ser feitos na estratégia adotada para o trabalho remoto para que não aconteçam prejuízos na produtividade da equipe.

5. Compartilhe os resultados com seu time

É muito importante, como você já leu neste texto, realizar reuniões periódicas e com horário pré-definidos com a equipe. Aproveite esses momentos para apresentar os resultados dos indicadores de desempenho, sinalizar o que pode ser melhorado e esclarecer dúvidas.

Para que a motivação da equipe continue alta, é essencial que você celebre, também, os bons resultados e reconheça o esforço de todos nesse processo. Com certeza, eles se sentirão mais engajados ainda e darão, cada vez mais, o melhor de si. Celebração e compartilhamento de bons resultados é essencial, especialmente em momentos de incertezas como o que estamos vivenciando no momento.

Fique atento, também, à possibilidade de realizar reuniões individuais sempre que necessário e oferecer feedbacks mais personalizados. E lembre-se do feedforward – que é a oportunidade de olhar para frente e focar na potencialidade, em tudo que pode ser pensado para otimizar os resultados e o desempenho do seu colaborador.

6. Quem não comunica, se trumbica

O bordão criado pelo saudoso Chacrinha segue verdadeiro. A comunicação é um fator-chave na gestão de equipes à distância. Falhas ou ruídos na comunicação podem prejudicar significativamente os resultados das equipes.

Para evitar que isso aconteça, seja detalhista nas instruções ou na descrição das tarefas. Estabeleça canais para esclarecer dúvidas e facilite o acesso dos colaboradores a informações relevantes.

Uma boa dica para evitar ruídos é você checar com a equipe se o entendimento do que foi comunicado está claro para todos. 

7. Não queira ter o controle de tudo

Muitas vezes, na ânsia de que tudo seja bem elaborado e que as tarefas sejam executadas sem erros, o gestor, com a melhor das intenções, centraliza e monitora obsessivamente todos os detalhes do trabalho de sua equipe. Calma, isso não vai lhe ajudar!

Esse comportamento, que pode ser agravado na gestão à distância, pode limitar a autonomia de seus colaboradores e deixá-los inseguros e pouco produtivos.

Confie no talento do seu time e deixe que eles te procurem, caso tenha alguma dúvida sobre suas funções.

8. Busque ferramentas que possam ajudar na gestão à distância

Hoje em dia, há vários recursos tecnológicos que podem auxiliar em uma melhor integração entre seus colaboradores, facilitar a comunicação e acompanhar o desempenho da equipe.

Uma das melhores ferramentas para gestão à distância, é o Google Drive. Com ele, sua equipe pode compartilhar documentos, fotos, planilhas, apresentações e vários outros arquivos. A ferramenta permite que os documentos sejam editados de forma colaborativa e em tempo real. Além disso, fica tudo armazenado na nuvem, sem ocupar espaço nos computadores pessoais.

Outra ferramenta bacana e que também dispõe de uma versão gratuita é o We Transfer. É muito útil para o envio de arquivos pesados, que não são comportados por e-mail. O destinatário recebe um link para fazer download do arquivo. É intuitivo e fácil de usar.

Para realizar as reuniões on-line, há vários aplicativos disponíveis e que funcionam muito bem. O Google Meet é bastante utilizado, pois não exige a instalação de nenhum aplicativo ou extensão. Outro aplicativo disponível é o Teams, da Microsoft, que permite o compartilhamento de tela com os demais participantes. E, ainda, o Jitsi Meet, que é uma plataforma software livre e de código aberto. Ele oferece as mesmas ferramentas que o Meet e o Teams e, ainda, um recurso adicional interessante – você pode desfocar o fundo da sua webcam. Afinal, nem sempre dá tempo de arrumar a bagunça, não é mesmo?

Evite reuniões desnecessárias

Estamos todos submetidos a uma overdose de lives, reuniões on-line – quase tudo o que fazemos é na frente de uma tela! Por isso, lembre-se de uma frase que você já deve ter ouvido muito – “aquela reunião poderia ter sido um e-mail!”. Atualmente, poderíamos trocar o e-mail pela mensagem de whatsapp.

Uma boa ideia é utilizar o WhatsApp for Business, que permite envios em massa de mensagens, a criação de grupos, nos quais você pode discutir com agilidade algum projeto, por exemplo.

Mas não esqueça que, muitas vezes, o bom e velho telefone é a melhor solução. 

Como você viu, há uma variada gama de ferramentas tecnológicas disponíveis e que podem auxiliá-lo no gerenciamento da sua equipe à distância e facilitar a comunicação entre todos. Já para  o gerenciamento de tarefas e projetos, um dos aplicativos mais populares é o Trello. 

Baseado na metodologia Kanban, ele organiza as tarefas em quadros e listas e oferece muitas opções de customização e pode se adaptar às demandas de cada usuário. Ele é simples e intuitivo, o que facilita muito o gerenciamento dos fluxos de trabalho.

O que seríamos sem toda essa tecnologia disponível, não é mesmo? Neste texto, vimos apenas algumas alternativas – dedique um tempo para pesquisar  e escolher as ferramentas que mais se encaixam no perfil da sua empresa. Você vai encontrar várias e que podem ser, também, muito úteis para você se tornar um líder remoto preparadíssimo – já pensou?

Mas lembre-se de que nem só de organização e rotina vive uma equipe produtiva. Dedicar alguns momentos à descontração e ao lazer podem resultar em mais harmonia para seu time. Quem sabe usar uma das ferramentas para reuniões on-line e marcar um happy-hour no final do expediente?