Escritório Virtual: O que é? Veja como funciona e preços

| Atualizado em 26/02/21 | 7 minutos de leitura

Foi-se o tempo em que você abria uma empresa e precisava correr para alugar ou comprar um espaço para o seu escritório. O escritório virtual já era uma tendência em alta antes da pandemia do Coronavírus, que cresce ainda mais com a consolidação do home-office e com as possibilidades que a tecnologia oferece para conexão e trabalho remoto. 

Bastante procurado por empreendedores e profissionais liberais, o escritório virtual é um serviço prestado por muitas empresas que oferecem o suporte administrativo para que o seu negócio funcione remotamente.

No escritório virtual, você pode dispor de um endereço fiscal (aquele que consta na junta comercial) e/ou um comercial (que você vai divulgar para seus clientes), além de atendimento telefônico, recepção e serviços adicionais como espaços físicos para reuniões e estações de trabalho com acesso à Internet.

O escritório virtual é uma excelente alternativa para quem não quer associar a sua empresa ao seu endereço residencial e quer oferecer um endereço de credibilidade e, ainda, com os serviços de secretária sem precisar contratar funcionários. Além de mais econômica, essa opção permite que o empreendedor não precise lidar com questões burocráticas e exigências legais relacionadas à contratação de pessoas. Com certeza, uma dor de cabeça a menos, não é mesmo?

Como funciona um escritório virtual?

Normalmente, o serviço de escritório virtual é oferecido por empresas que administram espaços de coworking. Neles, é disponibilizada uma estrutura completa de espaços compartilhados e privativos em um endereço nobre e que atende diferentes necessidades, especialmente para quem precisa de um escritório virtual.

Nos coworkings, são oferecidos central telefônica e Internet rápida e eficiente, capaz de atender vários profissionais , inclusive para os que necessitam de uma boa conexão e trabalham com arquivos pesados, como designers e arquitetos, por exemplo. Isso, se além do escritório virtual, você precisar trabalhar fisicamente no espaço.  Porque você pode fazer tudo da  sua casa e contar com o endereço e benefícios do escritório virtual para administrar suas ligações e recados. 

E, claro, quando for necessário fazer uma reunião presencial ou marcar um encontro para impressionar seu cliente – você pode contar com esse serviço também!

Os administradores desses espaços são os responsáveis pelo treinamento dos profissionais que vão atender as ligações telefônicas, anotar recados e vão cuidar para que o endereço esteja em dia com alvarás e licenças exigidas pelo município onde estão instalados. Bom, né? Menos uma questão para você se preocupar.

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Quais são os serviços oferecidos por um escritório virtual?

Ao contratar um escritório virtual, observe a estrutura física e os serviços de atendimento e recepção. Nos pacotes oferecidos pelo mercado, você, normalmente, pode encontrar:

  • Serviço de recebimento de ligações telefônicas;
  • Serviço de transferência de ligações telefônicas:
  • Anotação e repasse de recados;
  • Recebimento de correspondências;
  • Serviço de agenda compartilhada;
  • Serviço de 0800 exclusivo;
  • Disponibilização de endereço para registro de CNPJ, se o local estiver de acordo com as exigências legais para o tipo de empreendimento.

Como já vimos aqui neste texto, você pode contratar serviços adicionais, como:

  • Contratação de salas de reuniões, estações de trabalho;
  • Serviços de impressão;
  • Serviços de motoboy e correios.

Certamente, a contratação de um escritório virtual pode ser uma mão na roda para você – especialmente se está começando seu negócio. Mas como é um mercado em crescimento e há muitas opções, pesquise, dedique um tempo para encontrar o que melhor lhe atende.

Escritório virtual para micro e pequenos negócios

Muitos prestadores de serviço e micro empreendimentos precisam receber tanto parceiros quanto clientes para reuniões e encontros de planejamento/criação ou trabalho em equipe. Nestes casos, ter um contrato de escritório virtual pode ser muito vantajoso, já que o espaço disponibiliza uma série de serviços e facilidades para o empreendedor com um custo adequado à demanda. 

Além disso, os pequenos negócios podem, de maneira orgânica, se integrarem, já que muitas vezes são complementares e descobrem sinergia por ocupar o mesmo espaço, como no caso das comunidades e dos coworkings. No espaço do café, nas baias conjugadas e até mesmo na rede interna, parcerias são descobertas e novos negócios podem nascer pela simples escolha de sair de casa. 

Claro que manter um espaço desses por um longo período de tempo não é barato financeiramente. E aí entra a principal vantagem dos escritórios virtuais. Ou você paga uma pequena mensalidade para ter acesso ao uso, ou contrata por demanda, de acordo com a sua necessidade. Além disso existem os serviços adicionais agregados como sala de videoconferência, espaço para coffee break, happy hours e palestras.

Também consta do pacote que os micro e pequenos empreendedores podem utilizar, o espaço de convivência e café, mini bar para compras e serviço de limpeza 24 horas. Não é porque você é pequeno que não pode apresentar um local interessante para seus parceiros e clientes.

Escritórios virtuais na rede

E alguns escritórios virtuais ainda proporcionam aos seus assinantes espaços de cooperação em rede, com ferramentas de integração que facilitam o trabalho coletivo. Essas redes podem ser acessadas a partir de qualquer local, por pessoas vinculadas, assinantes e convidados. 

Esse formato permite, por exemplo, fazer uma reunião com um fornecedor de Israel às 9h da noite de lá e meio dia no Brasil em um ambiente seguro e integrado, facilitado pelo escritório virtual. São inúmeras opções para que você não precise ter todo um aparato tecnológico em casa. Basta acessar os serviços disponíveis e utilizar.

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Quanto custa um escritório virtual?

Depende. Esta é a resposta mais honesta que podemos oferecer. Há muitas variáveis que influenciam os preços praticados pelo mercado. Uma delas é a localização e o município. Um escritório virtual em São Paulo, por exemplo, tem um valor diferente de um escritório em uma cidade do interior. Se for em São Paulo, também vai ter variação de preço de acordo com o bairro onde estiver localizado.

Além disso, depende muito do pacote de serviços que você vai contratar. Se for apenas o endereço comercial, por exemplo, há planos a partir de R$ 30,00 mensais. Já se você também quiser o endereço fiscal, o valor aumenta um pouco. 

Até o tipo de serviço escolhido vai ter impacto no preço. Há planos em que você pode escolher se quer o atendimento telefônico realizado por uma secretária eletrônica ou por um humano. Depende, também, se você vai utilizar a estrutura física para reuniões – normalmente, os valores são cobrados por hora.

Além disso, você pode estar buscando um lugar charmoso, que ofereça espaços como cafeteria e outros. Até mesmo a decoração do espaço vai influenciar no valor do pacote.

Então, a dica é – pesquise. Verifique, também, a solidez da empresa que você está contratando. Há serviços oferecidos por companhias que atuam no mundo inteiro e aquela que começou há pouco, na esquina da sua casa. Ambas podem ser boas para você, reflita sobre o seu perfil e propósito e faça uma boa escolha. E, lembre-se, para cuidar da sua contabilidade, conte com a gente!

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FAQ - Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre endereço fiscal e comercial?

O endereço fiscal é aquele que consta em todos os documentos oficiais da sua empresa. É ele que vai aparecer, por exemplo, no cartão CNPJ, nos alvarás, e toda correspondência de órgãos públicos será destinada para esse endereço.  É ele que prova que a sua empresa existe de verdade. E dependendo do tipo de negócio, ele pode ser o endereço de onde a empresa opera. 

Já para os negócios que dependem de espaço para mercadorias,  para reunião de pessoas ou para atender clientes, por exemplo, muitas vezes é necessário, também, um endereço comercial.  

Se você abriu ou vai abrir uma empresa com a ajuda da Contabilizei, sabe que para as empresas prestadoras de serviços é permitido usar o endereço fiscal e não há necessidade de um ponto comercial. Pode ser o da sua casa, se quiser. 

Como funciona o serviço de secretária por hora?

Você está achando essa ideia de dispor de um escritório virtual bem bacana, não é mesmo? Sim, é uma excelente solução e cada vez mais procurada pelos empresários. Ao pesquisar empresas que oferecem esse serviço, como coworkings, você vai ficar gratamente surpreso com a variedade de ofertas e de modelos de funcionamento. 

Se você acha que não tem demanda para um serviço contínuo de secretária, oferecido pelos escritórios virtuais, saiba que há muitos que disponibilizam a possibilidade da contratação desse serviço por hora. Você organiza, por exemplo, documentos que precisam ser digitalizados, ligações que precisam ser feitas e paga só pelas horas de trabalho da secretária. 

Como funciona o serviço de pedido de motoboy?

Muitos escritórios virtuais oferecem uma equipe treinada de motoboys para seus usuários. Ao pesquisar qual escritório vai contratar, questione sobre essa possibilidade. Normalmente, oferecem preços bem vantajosos para os clientes. Além do bolso, você também fica seguro de que seu documento ou encomenda será entregue com agilidade. 

Posso ter mais de um endereço virtual?

Há empresas que operam em todo o Brasil e, se o seu negócio está crescendo, você pode escolher um outro endereço para uma filial, por exemplo. Na maioria das vezes, você consegue obter descontos para os próximos endereços. 

Se você pensa grande, já cogite essa possibilidade e verifique se o escritório virtual que está contratando também  pensa como você.  

Posso ter um escritório privativo?

Sim, como vimos até aqui neste texto, há inúmeras opções no mercado. Muitos espaços de coworking, que oferecem escritórios virtuais, dispõem , também, de salas exclusivas para que você possa usar como seu escritório particular. Você vai encontrar de espaços bem pequenos até maiores, que podem comportar toda sua equipe.

A vantagem é que você vai encontrar tudo pronto – mobília, ar condicionado, Internet, serviço de TI, de limpeza e todos os serviços de secretária, recepcionista, além de água e de café, peças-chave em um bom escritório.

Guilherme Soares

Escrito por:

Guilherme Soares

Guilherme é engenheiro formado pela Universidade de São Paulo com mestrado em administração de empresas pela London Business School. Guilherme atuou como consultor de estratégia de negócios na Bain & Company e liderou áreas de estratégia comercial e produtos na Latam Airlines Cargo e Cielo. Iniciou na Contabilizei em 2018.

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