Diferença entre recibo e nota fiscal: saiba como distinguir

A documentação fiscal e contábil é vasta – e a mesma empresa pode emitir notas fiscais para os clientes enquanto emite o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) para um serviço que contratou.

Que confusão, não é mesmo? A gente explica tudo e deixa claro para você. Há diferenças importantes entre recibo e nota fiscal e ambos têm sua importância em momentos diferentes das transações do negócio. 

Fique atento às regras específicas para o seu tipo de empresa: há diferenças para quem é prestador de serviços e para quem tem empresa de comércio. Pense que os órgãos fiscalizadores precisam manter relação com sua empresa, tanto para apurar os impostos quanto para controles econômicos amplos – sim, você faz parte dos dados. Vamos lá?!

Qual a diferença de recibo e nota fiscal? 

A diferença entre recibo e nota fiscal é que o primeiro dá quitação de dívida, atestando o pagamento de serviço ou produto; já a nota fiscal comprova também o direito de posse do bem comercializado – e por isso mesmo é a única que vale para transportes. 

Quando a empresa emite uma nota fiscal, ela está transferindo a propriedade do produto adquirido para o comprador. Dessa forma, não existe a possibilidade de se entregar um recibo para formalizar uma venda de produto: faltaria ao comprador um documento comprovando não somente o pagamento, mas lhe permitindo a posse. Quando alguém viaja ao exterior, por exemplo, e precisa demonstrar que está saindo do país com um equipamento legalizado, é exigida a nota fiscal de compra.

É possível que você já tenha se deparado com regras sobre esse assunto quando foi enviar algum tipo de item para outra pessoa distante: os serviços de transporte normalmente exigem uma nota fiscal para você fazer a remessa.

As empresas legalmente registradas passam a emitir notas fiscais, podendo ser de produtos ou serviços (sim, há mais de um tipo de nota fiscal disponível). Como já vimos, no caso de produtos o documento registra a posse do item adquirido, servindo também como registro contábil – o que origina o recolhimento dos impostos. No caso dos serviços, a nota fiscal registra a transação financeira e contábil. 

Quem trabalha com vendas de grande volume precisará de um software ou equipamento que permita emitir rapidamente o documento, mas quem trabalha com serviços e não tem necessidade de emissão tão ágil pode utilizar serviços disponibilizados online com facilidade. Muitas prefeituras oferecem, de forma pública, o emissor de nota fiscal para serviços. Informe-se sobre como emitir nota fiscal, conforme o tipo de documento necessário. 

O recibo, por outro lado, é um atestado de pagamento, registrando que a transação financeira referente a um serviço ou produto ocorreu corretamente – podendo ser utilizado para comprovar que a dívida foi quitada, por exemplo. Ele também tem valor para apuração de impostos e tributos, para os tipos de transações nas quais a legislação permite que este documento seja utilizado. 

Qual é a função do recibo? 

O documento chamado de “recibo” é um comprovante, por escrito, de que houve a quitação de uma dívida ou parte dela. Normalmente este tipo de informação vem assinada por quem recebeu o valor, de forma a validar que a transação foi aceita justamente por quem tinha direito ao pagamento.

Profissionais liberais, por exemplo, podem dar recibos dos valores pagos pelos seus clientes como forma válida de acerto. Esses documentos, quando utilizados para finalidade contábil, devem ser mantidos pelo profissional para declaração correta junto à Receita Federal. 

Também existe o famoso RPA – Recibo de Pagamento Autônomo. Neste caso, a empresa que contrata um serviço esporádico de um profissional que não possui CNPJ, pode emitir o RPA para formalizar que houve o pagamento correto e quem executou o serviço assina o documento para mostrar que está de acordo. 

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É muito comum que se utilize RPA para quando se contrata um profissional das áreas de manutenção, por exemplo: um eletricista, um encanador, alguém que fará uma pequena obra na empresa. Todos os tipos de autônomos podem ser pagos por RPA, mas muitos estão emitindo notas fiscais por estarem formalizados como MEI. Nesse caso, valem ambos os documentos.

O que é o comprovante de pagamento? 

O comprovante de pagamento é um documento gerado pelo fornecedor, dado ao cliente para certificar o recebimento do valor referente à transação realizada durante a compra de um produto ou contratação de um serviço. Para que o comprovante tenha o seu devido valor, algumas informações são imprescindíveis. Por isso, é importante que nele esteja discriminado: 

• Qual foi a data da transação;
• Qual foi o valor pago; 
• Qual foi a forma de pagamento; 
• O nome do fornecedor;
• Uma breve descrição da aquisição. 

Como o próprio nome já diz, é o documento utilizado para comprovar determinado pagamento e, assim como qualquer outro documento, é importante que seja guardado. Isso porque caso haja algum tipo de contestação relacionada ao valor pago, o comprovante atestará que a remuneração ocorreu. Além disso, caso você precise solicitar um reembolso ou até mesmo realizar a troca do produto ou mercadoria, mais uma vez o comprovante de pagamento será solicitado. Vamos imaginar que você possui uma empresa e utiliza um escritório físico que possui contas fixas a pagar, como aluguel, água, luz, internet, entre outras. É importante que você possua documentado o pagamento de todas essas dívidas caso o locatário ou alguma das companhias de fornecimento alegue que há mensalidades em aberto. 

É muito comum que papéis sejam perdidos, então uma dica para que você não perca os seus comprovantes de pagamento é: digitalize os documentos e deixe-os salvos na nuvem até que finalizado o prazo possível para contestação na justiça.  Mesmo assim, se devido a uma eventualidade você perder um comprovante importante, poderá tentar recuperá-lo solicitando uma segunda via ao fornecedor. 

O que pode substituir a nota fiscal? 

Fica claro que o recibo não pode substituir a nota fiscal quando se trata de comércio de bens: é necessária a emissão da nota para dar posse do produto. O que tem valor similar à nota fiscal, para casos de varejo, é o cupom fiscal. Este instrumento é similar à nota fiscal, embora não identifique o cliente – e portanto tenha menor valor para os casos de transportes. E é justamente por isso que as empresas de comércio eletrônico emitem nota fiscal para envio da mercadoria para você. 

Você pode reparar que grandes lojas de varejo entregam cupom fiscal quando você realiza a compra na loja física, mas quando você utiliza a mesma empresa para compras online, recebe uma nota fiscal por email. Essa mesma NF vem impressa junto com o seu produto na entrega – é a posse, e precisa viajar com a mercadoria. 

Embora não exista legislação que define o prazo para emissão da nota fiscal, as notas fiscais que acompanham os produtos são emitidas assim que realizada a venda. 

Ainda sobre substitutos para a nota fiscal, nos casos de nota fiscal eletrônica para serviços, quando o sistema está fora do ar, é possível emitir um Recibo Provisório de Serviços (RPS), e dentro de um prazo estabelecido por lei, substituí-lo por uma NF-e. É uma previsão legal para situações da vida real. Mas tenha cuidado: não são todas as prefeituras que permitem o uso desse instrumento ainda. Conheça as regras do seu município. 

E quem pode auxiliá-lo na emissão de notas fiscais com qualidade e segurança, liberando você das atividades rotineiras? Com base nesse tipo de necessidade, nasceu a  Contabilizei Experts. São assessores no seu segmento e especialistas em gestão financeira, contábil e administrativa dedicados à gestão de pequenos e micro negócios, dando suporte técnico ao empreendedor, seja ele autônomo ou profissional liberal.

O que vale como nota fiscal?

Conforme comentamos, o valor da nota fiscal para dar posse ao comprador pode ser equiparado ao valor do cupom fiscal de uma loja. O cupom fiscal é aquele comprovante que toda grande loja entrega ao comprador assim que é feita a compra. A diferença é que nesse documento, mais simples, o comprador não é identificado. 

As transações comprovados pelo cupom fiscal tem limite de valor, conforme regras de cada localidade. Além disso, o instrumento precisa de equipamento específico para comunicação com os órgãos recolhedores – o que gera um custo envolvido e acaba não sendo opção vantajosa para empresas menores. 

No quesito recolhimento de impostos, tanto nota fiscal, cupom fiscal quanto recibo podem fazer parte da sua contabilidade. É aceito para arrecadação a comprovação das vendas de produtos e serviços por qualquer um desses instrumentos.

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