Xml nota fiscal: o que é e como conseguir e gerar Danfe

O XML da nota fiscal é o formato digital oficial da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Pense nele como uma espécie de “versão digital” da nota fiscal, que armazena de forma estruturada e com validade jurídica todas as informações da transação, como dados do emissor, do destinatário, produtos, valores e impostos.  

A sigla XML significa “eXtensible Markup Language”. Esse arquivo é o elemento mais importante de uma NF-e, mais até do que o próprio DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é apenas uma representação gráfica simplificada.

Além disso, vale ressaltar que é obrigatório por lei armazenar os arquivos XML de todas as notas fiscais emitidas e recebidas por, no mínimo, cinco anos. Eles são essenciais para a contabilidade da empresa e para comprovar a legalidade das operações em caso de fiscalização. Entenda a seguir como obter, abrir e armazenar corretamente o XML das suas notas fiscais.

O que é XML da nota fiscal eletrônica?

Para entender melhor sobre o XML da nota fiscal eletrônica, vale contextualizar que a nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal emitido e armazenado de forma digital, com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. 

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Assim, o XML da NF-e contém todas as informações referentes à operação, como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos, entre outros.

O XML da NF-e é gerado pelo emissor da nota fiscal eletrônica, que pode ser uma empresa ou um sistema de emissão de notas fiscais. Esse arquivo XML é então transmitido para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado emissor, que valida as informações e emite um protocolo de autorização.

Vale lembrar que o XML da nota fiscal é um documento digital com validade jurídica assegurada pela assinatura do emissor e pela autorização da Secretaria da Fazenda e deve ser armazenado conforme a legislação fiscal para fins de fiscalização. 

Caso o seu contador não esteja apoiando na emissão de notas fiscais, você pode trocar de contador. Saiba como fazer neste material gratuito da Contabilizei: Como trocar de contador. 

Como conseguir um XML de nota fiscal? 

Para conseguir o XML de uma nota fiscal, você precisa ter acesso ao sistema ou plataforma em que a nota fiscal foi emitida. Geralmente, empresas que emitem notas fiscais eletrônicas possuem um sistema próprio ou utilizam um software de gestão que permite a emissão e armazenamento das notas fiscais.

A partir desse sistema, você pode buscar a nota fiscal específica que deseja obter o XML. Geralmente, há uma opção para consultar as notas fiscais emitidas ou recebidas, onde você pode filtrar por data, número da nota fiscal, entre outros critérios.

Para quem é cliente Contabilizei, é possível emitir suas notas fiscais eletrônicas para prestação de serviços por meio do emissor gratuito de NFS-e disponibilizado por nós. Tudo isso integrado à sua contabilidade online.

Há também a opção de realizar o download dos XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) diretamente pelo Portal Nacional da NFe. Nesse portal, é possível baixar as notas fiscais manualmente, ou seja, uma por uma, desde que você possua um Certificado Digital.

Como fazer o download do XML de nota fiscal por meio da SEFAZ?

Aqui estão os passos para fazer o download dos XMLs por meio do site da SEFAZ:

• Acesse o Portal Nacional da NFe;
• Selecione a opção “Consultar NFe”;
• Insira a chave de acesso da nota fiscal desejada (44 dígitos);
• Complete o captcha e clique em “continuar”;
• Após carregar as informações, clique em “download do documento” e insira o Certificado Digital e faça o download do XML.

A Contabilizei disponibiliza a todos os clientes um emissor de nota fiscal eletrônica em uma plataforma online e intuitiva onde é possível realizar toda a gestão de notas fiscais emitidas e recebidas, bem como manter e baixar cada XML.

Como usar XML de nota fiscal? 

O uso do XML de uma nota fiscal pode variar de acordo com a finalidade e necessidade de cada pessoa ou empresa porque, na prática, o XML da nota fiscal tem diversos fins. No entanto, existem algumas formas comuns de utilizar o XML da nota fiscal no dia a dia da operação da sua empresa. 

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Veja algumas delas, de acordo com os especialistas da Contabilizei:

1. Para arquivamento: O XML da nota fiscal eletrônica deve ser arquivado de acordo com a legislação fiscal vigente. É importante manter o XML em um local seguro e de fácil acesso, pois ele pode ser solicitado em caso de fiscalização ou auditoria;
2. Para envio para o contador: Se você possui um contador responsável pela sua contabilidade, é comum enviar o XML das notas fiscais emitidas e recebidas para que ele possa realizar a escrituração contábil e cumprir com as obrigações fiscais;
3. Para integração com sistemas: O XML da nota fiscal pode ser utilizado para integrar sistemas de gestão, como um ERP (Enterprise Resource Planning) ou um software de controle financeiro. Através da integração, é possível automatizar o lançamento das notas fiscais e facilitar o controle das operações;
4. Para consulta de informações: O XML da nota fiscal contém todas as informações referentes à operação, como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos, entre outros. Caso seja necessário consultar algum dado específico da nota fiscal, você pode abrir o XML em um editor de texto ou utilizar programas específicos para visualização do conteúdo.

É importante ressaltar que o uso do XML da nota fiscal deve ser feito de acordo com as normas e regulamentações fiscais. 

Como gerar uma Danfe a partir do XML? 

A Danfe é uma versão simplificada da nota fiscal eletrônica, usada para acompanhar o transporte de mercadorias e facilitar a conferência. Vale destacar que a Danfe não substitui a nota fiscal eletrônica, que possui validade legal assegurada pelo XML e pela autorização da SEFAZ.

Se você deseja gerar uma Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) a partir do XML da nota fiscal, você pode utilizar um software ou serviço específico para essa finalidade. É possível encontrar diversas opções disponíveis no mercado, tanto gratuitas quanto pagas.

Outra opção é pelo próprio emissor do estado. Alguns oferecem a opção de gerar a Danfe diretamente em seus sites estaduais, utilizando o XML da NF-e. Para isso, basta acessar o site da SEFAZ do seu estado e procurar por essa funcionalidade.

Ao utilizar um software ou serviço para gerar a Danfe a partir do XML, você geralmente precisa importar o arquivo XML da nota fiscal e seguir os passos indicados pelo sistema. O software irá extrair as informações do XML e gerar um documento em formato PDF, que pode ser impresso e utilizado como a Danfe.

Vale lembrar que ao utilizar ferramentas externas ao software que originou a emissão da nota fiscal, você estará compartilhando as informações da nota fiscal com terceiros.

Conheça a Contabilizei!

Além de disponibilizar um emissor completo e ilimitado de nota fiscal eletrônica, a partir do plano Padrão, a Contabilizei também disponibiliza gratuitamente o Certificado Digital de sua empresa, obrigatório para assinar e emitir NF-e e um facilitador de acessos e entrega de obrigações tributárias.

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