As microempresas geralmente emitem três principais tipos de Notas Fiscais: duas para a venda de produtos (NF-e e NFC-e) e uma para serviços (NFS-e).
A Nota Fiscal de Produto (NF-e) é emitida pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está registrada. A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) também é controlada pela Sefaz Estadual, sendo usada no comércio varejista e emitida por meio de software específico.
Já a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) está passando por mudanças. Via de regra, a NFS-e deveria ser gerada no portal da prefeitura do município em que a empresa está cadastrada.
Porém, a partir de 1º de setembro de 2026, as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) do Simples Nacional passarão a emitir nota fiscal de serviço obrigatoriamente pelo padrão nacional da NFS-e.
Na prática, isso significa que a emissão deverá ser feita apenas pelo Emissor Nacional da NFS-e, seja pelo portal online ou via integração com sistemas. Além disso, a nota emitida nesse novo padrão terá validade em todo o Brasil, trazendo mais padronização e segurança para empresas e prefeituras.
Antes de iniciar a emissão de notas fiscais eletrônicas, é essencial que a empresa saiba exatamente qual tipo de nota se aplica à sua atividade. Além disso, é preciso realizar o cadastro prévio junto à Sefaz ou à prefeitura, conforme o caso.
Para emitir nota fiscal de ME, é necessário seguir estes passos:
Passo 1: Defina qual tipo de nota fiscal emitir
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal é identificar qual modelo se aplica ao seu negócio: Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Para fazer essa escolha, considere dois pontos principais:
- O que você vende ou oferece: produto ou serviço. É possível consultar as atividades da empresa por meio do CNPJ ou Contrato Social;
- Para quem você vende: empresas (pessoas jurídicas) ou consumidores finais (pessoas físicas).
Depois, veja a função de cada tipo de nota fiscal:
- NFS-e: utilizada por prestadores de serviços.
- NF-e: destinada à venda de produtos.
- NFC-e: substitui o antigo cupom fiscal e é usada em vendas diretas ao consumidor final, especialmente no varejo.
Atenção: com as novas regras, fica proibida a emissão desta NFS-e de padrão nacional para operações que estejam sujeitas apenas à incidência de ICMS.
Além disso, é essencial verificar o enquadramento fiscal da sua empresa, ou seja, se a empresa é optante pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Isso influencia diretamente no cálculo e na forma de recolhimento dos impostos.
Passo 2: Obter um certificado digital
Antes de começar a emitir notas fiscais, é importante verificar se a sua empresa precisa de um certificado digital.
O certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica, garantindo mais segurança nas transações online e autenticidade nas notas fiscais emitidas.
Em alguns casos, o certificado digital também pode ser obrigatório para o envio de obrigações acessórias, conforme as regras de cada município ou sistema utilizado. Por isso, vale conferir as exigências da prefeitura onde a empresa está registrada, já que nem todas exigem o certificado para emitir nota fiscal.
Passo 3: Realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda ou Finanças
É preciso se credenciar junto ao órgão público responsável pela emissão do tipo de nota fiscal que sua empresa utilizará, garantindo a devida autorização para gerar o documento eletrônico:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): o credenciamento deve ser feito na Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está registrada.
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): a partir de 1º de setembro de 2026, a emissão das notas deverá ser feita exclusivamente pelo Emissor Nacional da NFS-e. Essa regra também vale para empresas do Simples Nacional que estejam com o pedido de enquadramento em análise (inclusive nos casos em que a aprovação possa ter efeito retroativo) e para empresas que ultrapassarem o limite de faturamento definido pelo município. Além disso, as prefeituras e outros órgãos públicos terão acesso às informações das notas fiscais emitidas por meio de um ambiente compartilhado do sistema nacional da NFS-e, facilitando o acompanhamento e a fiscalização dos dados.
Nesta etapa, o auxílio de um contador é essencial para que tudo seja feito corretamente. Com o apoio de um profissional, você também pode tirar dúvidas sobre esse processo.
A emissão de notas fiscais pode ser facilitada com o uso de softwares gratuitos disponibilizados por prefeituras e estados ou por meio de serviços pagos, geralmente integrados ao trabalho de escritórios de contabilidade.
Continue com a gente e saiba mais:
Como emitir nota fiscal eletrônica NFS-e: passo a passo
Existe prazo para emitir nota fiscal? Saiba emitir com data retroativa
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica? Quem é isento?
Diferença entre recibo e nota fiscal: saiba como distinguir
Como abrir uma Microempresa (ME): Passo a passo e custos para abrir ME
Quais são os tipos de microempresas no Brasil?
Imposto ME: Quanto uma microempresa paga de imposto e como reduzir?
Esta resposta foi útil para você?
