Entenda o que é RAIS e RAIS Negativa em 2024: a Relação Anual de Informações Sociais

Procurando saber o que é RAIS? A sigla se refere à Relação Anual de Informações Sociais, que é uma forma encontrada pelo governo de coletar dados trabalhistas, a fim de identificar a situação do mercado de trabalho brasileiro. Obrigatória a todas as empresas, com ou sem funcionários no ano-base das informações, a RAIS ajuda na tomada de decisões para crescimento do setor, cálculo de benefícios a serem pagos e outros.

Você sabe o que é RAIS? Entre as obrigações que as empresas precisam cumprir no início de cada ano, a emissão desse documento é uma delas.

Criada pelo governo com o objetivo de obter dados reais sobre a situação trabalhista nacional, seu envio é obrigatório a todas as organizações. 

Para que serve? Como deve ser enviada? Há alguma exceção quanto ao cumprimento dessa obrigação? Isso, e mais, será esclarecido neste post.

O que é RAIS e para que serve?

A RAIS, Relação Anual de Informações Sociais, é a forma de coleta de dados trabalhistas criada pelo governo em 1975 e instituída pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975. 

Em vigor até hoje, o documento visa o levantamento de dados estatísticos sobre as atividades trabalhistas, a fim de verificar questões como quantidade de empregos formais, número de demissões, novas funções criadas, que setor realizou mais contratações etc.

Divididas por municípios, faixa etária, grau de instrução, classe econômica, ocupação, rendimento médio e tempo de serviço, com essas informações o governo consegue:

• organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais);
• realizar um controle efetivo da nacionalização do trabalho, dos benefícios previdenciários e dos registros de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
• analisar valores pagos para Seguro Desemprego;
• calcular valores a serem pagos de PIS (Programa de Integração Social) e PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

Além disso, esses dados ajudam na criação de medidas que podem impulsionar o mercado de trabalho brasileiro de maneira geral.

Quem está obrigado a entregar a RAIS?

Saber o que é RAIS implica em descobrir se a sua empresa é, ou não, obrigada a emitir esse documento.

A Relação Anual de Informações Sociais é obrigatória a todas as empresas inscritas no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) do Ministério da Fazenda e a pessoas físicas que tenham, ou tenham tido, funcionários no período referente às informações, tais como:

• MEI (Microempreendedor Individual) que tenha funcionário contratado;
• micro e pequenas empresas com funcionários;
• órgãos federais, estaduais ou municipais, de administração direta ou indireta;
• autônomos, profissionais liberais, empregadores pessoas físicas urbanas e rurais que têm, ou tiveram, funcionários no ano-base da declaração (exceto domésticos e eventuais);
• agências, sucursais, filiais, representações e outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

O que é RAIS negativa?

No entanto, pode acontecer de uma empresa estar ativa e não ter tido funcionários no ano-base das informações. Nesse caso, deve-se emitir a RAIS Negativa, documento no qual são fornecidos somente os dados cadastrais da organização. 

A única categoria que está isenta da obrigatoriedade da RAIS Negativa, caso não tenha empregos, é o MEI. Para as demais, a exigência da emissão e entrega do documento se mantém.

Como é feito o envio da RAIS?

Empresas pertencentes ao grupo 1, 2 E 3—  pessoas jurídicas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, as entidades empresariais com receita no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e as que não sejam optantes pelo Simples Nacional em 1º de julho de 2018, bem como os empregadores optantes pelo Simples Nacional e as entidades sem fins lucrativos (grupo 3).— devem enviar as informações ao órgão fiscalizador através do eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. 

A substituição da RAIS pelo eSocial passou a valer a partir de 1º de janeiro de 2020, conforme Portaria 1.127/19, publicada no Diário Oficial de 14 de outubro de 2019. Os objetivos dessa alteração são simplificar o trabalho das empresas e diminuir os erros e inconsistências das informações enviadas.

Ainda segundo a portaria, a forma de envio anterior, via portal da RAIS, se mantém para órgãos públicos e organizações internacionais, pertencentes ao grupo 4.

Quais informações devem constar na relação?

Agora que você sabe melhor o que é RAIS e para que serve, é importante entender também quais informações devem constar nesse documento.

Na Relação Anual de Informações Sociais devem ser declaradas todas as contribuições sindicais patrimoniais do ano-base e todos os trabalhadores contratados pelo regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), ou por contrato de trabalho por prazo determinado ou indeterminado, inclusive em caráter de experiência, incluindo:

• data de admissão;dados do trabalhador, como data de nascimento e CPF;
• data e motivo da rescisão de contrato;
• valores referentes a verbas rescisórias;
• valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com discriminação de cada um deles.

Qual o prazo de envio e consequências do não cumprimento?

Mas de nada adianta saber o que é RAIS e a sua importância e não se atentar ao prazo de entrega. Por isso, anote na sua agenda: o envio da RAIS referente ao ano-base 2023 é entre 18 de fevereiro a 5 de abril de 2024.

Como a Relação Anual de Informações Sociais é utilizada também como base de cálculo do abono salarial, a não entrega, omissão ou declaração de informações falsas ou erradas é passível de multa, conforme determina a Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009.

Assim, a empresa que não entregar a RAIS está sujeita a multa com valores a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega. 

Somado a isso, lavrado o Auto de Infração, ainda podem incidir acréscimo dos seguintes percentuais, a critério da autoridade julgadora do caso:

• de 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 empregados;
• de 5% a 8,0%: para empresas com 26 a 50 empregados;
• de 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 empregados;
• de 13% a 16,0%: para empresas com 101 a 500 empregados;
• de 17% a 20,0%: para empresas com mais de 500 empregados.

Já a omissão de informações ou declarações erradas ou falsas, incidem multa a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta/inexatamente, de acordo com o previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990.

Aqui, é importante lembrar que, ainda que a organização pegue a multa, ela não está isenta do envio das informações da RAIS ao Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho.

Dessa forma, a melhor maneira de evitar todo transtorno e pagamento de multas é cumprir o prazo de entrega e se atentar para enviar as informações corretamente. Para isso, é essencial contar com a ajuda de uma empresa de contabilidade, a fim de garantir que tudo seja atendido adequadamente.

Enviar a RAIS: um compromisso seu

Saber o que é RAIS e para que serve, implica em conhecer não apenas o significado da sigla, mas a importância desse documento e tudo o que é necessário para emiti-lo.

A Relação Anual de Informações Sociais é a maneira que o governo tem de efetuar um levantamento real sobre a situação trabalhista do país, recebendo, para isso, informações fornecidas pelas empresas que influenciarão na tomada de decisões para o crescimento do mercado de trabalho nacional.

Por isso, os empregadores precisam enviar as informações solicitadas, a fim de colaborarem com a análise dos dados, bem como evitarem multas pelo não cumprimento dessa exigência.

Ou seja, a RAIS também é essencial para manter o seu negócio em dia e garantir o atendimento de todas as legislações vigentes. 

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