Quanto custa um funcionário para empresa? Veja o cálculo e como economizar na contratação

O verdadeiro custo de um funcionário para a empresa vai muito além do salário mensal. Em alguns casos, pode chegar ao triplo desse valor, considerando encargos obrigatórios como férias, 13º salário, FGTS, vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde e outros benefícios.

Segundo uma pesquisa da Fundação Getulio Vargas (FGV) e da Confederação Nacional da Indústria (CNI), o custo final de um funcionário pode representar até três vezes o valor do salário mensal. 

Esse custo também pode variar de acordo com o sindicato da categoria, o regime tributário da empresa e o setor de atuação.

Entender todos os custos envolvidos na contratação é essencial para uma boa gestão financeira. Entre as principais despesas estão as verbas trabalhistas (como 13º salário, adicional de férias, vale-alimentação e vale-transporte) e as contribuições sociais, como o INSS e o FGTS. 

Também devem ser considerados os custos com rescisões e indenizações previstas na legislação trabalhista.

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Afinal, quanto custa um funcionário CLT?

Um funcionário CLT pode custar até três vezes o valor do salário mensal. Isso porque de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o colaborador com carteira assinada tem direito a benefícios como:

• Férias;
• 13° salário;
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Além dos direitos trabalhistas, há os encargos sociais, ou seja, os tributos e contribuições que a empresa deve recolher aos órgãos públicos. O valor desses encargos varia conforme o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

Vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios

O vale-transporte é um benefício garantido pela legislação trabalhista e não deve ser incorporado ao salário. Ele deve ser pago separadamente e exclusivamente para cobrir os deslocamentos do colaborador entre residência e trabalho.

Neste caso, deve-se calcular quantos ônibus o funcionário utiliza por dia para ir e voltar do trabalho e multiplicar por 22 (que é a média de dias úteis por mês). A legislação permite que o empregador desconte até 6% do salário-base do funcionário a título de coparticipação.

Lembrando que a substituição do vale-transporte pelo Auxílio Combustível é possível mediante ao acordo entre empresa e colaborador. 

Porém, é necessário que o funcionário renuncie ao seu direito ao vale transporte, além de fornecer mensalmente os comprovantes de gastos com combustível.

Benefícios como vale-refeição e vale-alimentação são opcionais e definidos de acordo com a categoria, muitas vezes determinados por convenção coletiva e o preço médio para se almoçar na cidade.

Além dos benefícios obrigatórios e facultativos, muitas empresas escolhem oferecer vantagens adicionais, como plano de saúde, plano odontológico, auxílio-creche, seguro de vida e programas de bem-estar

Se você é empresário, tem funcionários e ainda não conhece o cálculo do Fator-R para usar a folha de pagamento como uma das formas de pagar menos impostos, fale com um especialista da Contabilizei e saiba como podemos te ajudar. 

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Como calcular o custo de um funcionário?

Para saber quanto custa um funcionário para a empresa, é preciso considerar tanto o regime de contratação quanto o regime de tributação da empresa.

As taxas e encargos variam de acordo com esses dois fatores, impactando diretamente o valor total a ser pago. Veja como fazer esse cálculo e como otimizar os custos relacionados à contratação de funcionários.

O custo de um funcionário nos diferentes regimes tributários

Quanto custa um funcionário no Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário muito utilizado por micro e pequenas empresas no Brasil, pois oferece alíquotas reduzidas. 

Além disso, isenta os empresários de diversos encargos trabalhistas, como: INSS patronal, salário-educação, seguro contra acidentes de trabalho (SAT), e contribuições a entidades como SEBRAE, SENAI, SESI e Incra.

Considerando o salário-base de R$2.000,00, os custos adicionais mensais e anuais seriam os seguintes:

• 8% de FGTS (mensal): R$160,00;
• Férias (valor anual): R$2.000,00;
• 1/3 sobre férias (valor anual): R$666,67;
• 13° salário (valor anual): R$2.000,00;
• 8% de FGTS sobre o valor anual (Salário mensal + férias): R$373,33;
• Provisão mensal: R$420,00.

Outros custos adicionais mensais:

•  Vale-transporte: R$198,00;
•  Vale-alimentação: R$440,00.

Total aproximado: R$3.218,00.

Após descontar:

• 9% de INSS (do funcionário): R$180,00;
• 6% referente ao vale-transporte: R$120,00.

Total aproximado do custo mensal: R$2.918,00.

Quanto custa um funcionário no Lucro Real ou Lucro Presumido?

Neste regime, além dos encargos assumidos no Simples Nacional, são acrescentadas outras taxas:

• 20% de INSS (contribuição patronal);
• De 1% a 3% de seguro de acidente de trabalho;
• 2,5% de salário educação;
• 20% correspondente ao descanso semanal remunerado (DSR);
• 8,33% correspondem ao 13º salário;
• 3,3% para o “Sistema S” (SEBRAE, SENAI ou SESI);
• 11,11% correspondente às férias, levando em conta um salário por ano somado de 1/3 de abono.

Neste caso, o custo médio chega a aproximadamente R$3.360,00 por funcionário, ou seja, a empresa gasta aproximadamente R$700,00 a mais em comparação ao Simples Nacional.

Tipos diferentes de contratação de funcionários

Diferença entre CLT e PJ

Com a contratação via CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o empregado tem direito a benefícios legais, como 13º salário, férias remuneradas, FGTS, INSS e descanso semanal remunerado. 

Para o trabalhador, esse modelo costuma ser mais vantajoso, ainda que envolva uma jornada de trabalho fixa e obrigações como o controle de ponto e intervalos para refeição.

Para as empresas, a contratação CLT representa um custo mais elevado, pois é necessário arcar com encargos como INSS patronal, FGTS, adicional de férias, 13º salário, entre outros. 

No entanto, esse modelo favorece a retenção de talentos e a construção de uma equipe mais estável, já que os benefícios trabalhistas agregam valor à relação empregador-empregado.

Já no modelo de contratação PJ (pessoa jurídica), o empregador pode repassar o dinheiro que seria gasto com os encargos diretamente para o funcionário. Além de ter a possibilidade de receber mais, o trabalhador tem flexibilidade de horários, já que não está fixo às horas exigidas por lei.

Em contrapartida, o profissional PJ não tem direito aos chamados benefícios sociais, como décimo terceiro salário e férias. Além disso, em caso de demissão, não pode ser enquadrado no seguro-desemprego, limitando-se a receber aquilo que foi acordado no contrato de prestação de serviços.

Além disso, a Pessoa Jurídica não pode ter vínculo empregatício com a empresa contratante. Por exemplo: início e término da jornada de trabalho definidos, ou seja, horário para entrar e sair.

Ao decidir entre contratar via CLT ou PJ, é essencial considerar não apenas os custos envolvidos, mas também os riscos legais e os objetivos estratégicos do negócio. 

Entender os tipos de contratação é fundamental para garantir segurança jurídica, manter a conformidade com a legislação e construir relações profissionais sustentáveis.

Por isso, uma consultoria é indispensável para que a empresa se proteja 100% de eventuais riscos. Fale com a Contabilizei, uma contabilidade especializada em micro e pequenas empresas, e saiba como prosseguir!

Vale lembrar que as duas modalidades apresentam vantagens e desvantagens. Por isso, cabe às duas partes envolvidas definir o que é mais vantajoso para si.

Legislação e Reforma Trabalhista

A Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017) inovou ao trazer mudanças relacionadas ao custo de um trabalhador para a empresa. Veja qual delas pode ser mais vantajosa para o seu tipo de negócio.

Contratação de empregados

A Reforma Trabalhista de 2017 possibilitou a jornada de trabalho parcial e intermitente, além de regulamentar o trabalho remoto (home-office) e a remuneração por jornada ou diária. 

Essas modalidades devem ser acordadas entre a empresa e o funcionário, permitindo maior flexibilidade na gestão da força de trabalho.

Possibilidade de Terceirização

A nova lei também permitiu a terceirização da atividade-fim das empresas, previsão que era proibida antes do advento da Reforma. 

Dessa maneira, o empregador pode buscar prestadores de serviços sem que isso implique na sua contratação como seu funcionário direto.

Logo, as despesas relativas aos encargos trabalhistas são suportadas pela empresa terceirizada a qual o empregado está vinculado.

As modalidades de contratação

Como vimos, a Reforma Trabalhista instituiu algumas espécies de contratação que surgiram para gerar flexibilidade a empregador e empregado. São elas:

• Contrato intermitente;
• Home office;
• Profissional autônomo.

Veja algumas dessas modalidades de contratação e as suas diferenças de custo.

Contrato intermitente

O contrato intermitente permite que o trabalhador seja remunerado pelas horas efetivamente trabalhadas. Não há jornada mínima e o empregado pode trabalhar para múltiplos empregadores. 

O colaborador tem direito a 13º salário, férias proporcionais e FGTS, mas somente terá direito ao seguro-desemprego se cumprir requisitos específicos de tempo de serviço.

Home office

No contrato home office, as despesas relacionadas à estrutura do trabalho, como equipamentos e infraestrutura, podem ser acordadas entre empregador e empregado. 

O trabalhador tem direito a FGTS, férias, 13º salário, horas-extras e descanso semanal remunerado.

Profissional autônomo

Uma empresa pode contratar um profissional autônomo de maneira exclusiva, sem que isso configure vínculo empregatício, desde que respeitadas as condições legais. 

Caso contrário, o vínculo pode ser caracterizado, e os encargos trabalhistas de um empregado celetista passarão a ser devidos.

Encargos Sociais

Quando se contrata um novo membro para a equipe, a empresa deve assumir 37% do valor do salário líquido com os encargos sociais. Deste valor (de 37%), 29% representa a contribuição patronal (INSS).

Em relação a um salário de R$2.000,00 por exemplo, esse valor é de R$580. Os 8% restantes são relativos ao fundo de garantia (FGTS), o que resulta no valor de R$160.

Custos com treinamentos e benefícios

Ao calcular o custo de um funcionário, toda empresa deve considerar também os investimentos no crescimento e desenvolvimento desse colaborador. Entre esses custos, estão:

• Gastos com capacitação;

• Gastos com workshops e treinamentos;
• Gastos com benefícios para atrair e reter talentos.

Esses custos, na verdade, devem ser considerados investimentos. Afinal, permitem que a empresa gere novos diferenciais de mercado e crie demandas necessárias para o crescimento do próprio negócio.

Calculando o custo final de um funcionário

Para calcular o quanto custa um funcionário para a empresa, é necessário considerar os valores combinados na contratação (como salário e benefícios) e os valores que devem ser pagos sobre os tributos para o governo, que variam dependendo do tipo de empresa.

Por exemplo, considerando o salário base de R$2.000,00, os custos mensais e anuais seriam estes: 

• 8% de FGTS (mensal): R$160,00;
• Férias (valor anual): R$2.000,00;
• 1/3 sobre férias (valor anual): R$666,67;
• 13° salário (valor anual): R$2.000,00;
• 8% de FGTS sobre o valor anual: R$373,33;
• Provisão mensal: R$420,00.

Outros custos adicionais mensais:

•  Vale-transporte: R$198,00;
•  Vale-alimentação: R$440,00.

Total aproximado: R$3.218,00.

Após descontar:

• 9% de INSS (do funcionário): R$180,00;
• 6% referente ao vale-transporte: R$120,00.

Total aproximado do custo mensal: R$2.918,00.

Esses são os cálculos base que você precisa fazer na hora da contratação de funcionários. 

Aplicando as variações e valores corretos para a sua empresa, você conseguirá ter uma visão mais ampla de como prosseguir suas contratações, focando nas necessidades que o seu negócio tem para um maior crescimento e mais lucratividade.

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Como otimizar custos com a mão de obra?

O capital humano é o que mais impacta o controle financeiro de uma empresa. Por isso, a melhor forma de otimizar os custos é olhar de forma estratégica o crescimento do negócio, sem deixar de lado as regras e a legislação.

Separamos alguns pontos importantes para você analisar para otimizar esse processo:

• Capacitação de equipe;
• Monitoramento de produtividade;
• Apoio tecnológico.

Capacitação de equipe

Uma boa ideia é investir em cursos que trazem novidades para a área de atuação da sua equipe e novas tecnologias. Elas podem ser ótimas ferramentas para controlar os gastos  e otimizar os processos.

Monitoramento de produtividade

Os funcionários estão desmotivados? Os equipamentos estão dificultando o processo?

Essas respostas vão ajudar a traçar um planejamento para melhorar a performance dos colaboradores e, consequentemente, aumentar a produtividade sem aumentar os custos.

Além de otimizar os custos com os colaboradores, você pode otimizar o pagamento de impostos. Para isso, descubra como migrar de contador e venha para a Contabilizei.

Apoio tecnológico

As ferramentas certas ajudam a diminuir as atividades manuais, o que evita erros, aumenta a produtividade e evita o desgaste do time. Assim, a equipe pode fazer as atividades com maior rapidez ou, ainda, exercer outras funções.

Um software de gestão te ajuda a controlar o fluxo de caixa e monitorar os custos de mão de obra com uma precisão muito maior. Para ainda mais facilidades, que tal uma contabilidade online e acessível de onde você estiver? Conheça a Contabilizei.

Calcule o Retorno Sobre o Investimento (ROI)

Agora que você sabe quanto custa um colaborador para a empresa, é hora de melhorar o ROI com contratações de qualidade.

Você pode encontrar um profissional ideal para a vaga e reduzir em até 70% o tempo de contratação, além de contratar com 5 vezes mais eficiência.

Assim, você pode selecionar as habilidades e experiências que deseja para a empresa e convidar os potenciais candidatos para entrevistas na própria plataforma, ganhando tempo e refinando sua busca, realizando de forma online com praticidade.

Com um processo seletivo mais rápido e certeiro, a empresa tem grandes chances de aumentar o ROI do capital humano a cada contratação de forma organizada e estratégica, criando caminhos mais seguros para o crescimento do negócio.

E agora, já sabe quanto custa ter funcionários na sua empresa?

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Para saber o quanto custa um funcionário para a empresa, você precisa levar em consideração os pontos que falamos até aqui e ainda se atentar em qual é a forma de contratação mais vantajosa para a sua empresa. 

E, diante disso, ter o apoio de uma consultoria contábil  é uma ótima saída para que o seu negócio não perca dinheiro e evite problemas com o fisco.