Com a Reforma Tributária, entra em cena um novo padrão nacional de emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): uma regra geral válida para o Brasil inteiro. 

De acordo com a Lei Complementar nº 214/2025, a partir de janeiro de 2026 a utilização desse modelo nacional será obrigatória para os municípios.

Hoje, cada estado e prefeitura têm suas próprias regras e modelos de nota, o que dificulta a integração de dados e torna as obrigações fiscais mais complexas para as empresas, além de gerar custos para as que atuam em diferentes cidades. 

Os estados e municípios continuam responsáveis pelas notas, mas todos passam a seguir o mesmo “manual”, com variações apenas entre a nota fiscal de serviços e a nota fiscal de comércio.  

Nesse contexto, os municípios podem emitir a NFS-e de padrão nacional de duas maneiras: utilizando um sistema próprio, compartilhando as informações com o repositório nacional, onde serão centralizadas as movimentações e documentos do contribuinte, ou aderir ao emissor nacional disponibilizado pela Receita.

O resultado esperado é um processo mais previsível para quem emite e mais transparente para quem confere. Para o consumidor, nada muda no essencial: a nota fiscal continua sendo o comprovante de compra. Para as empresas, apesar dos desafios atrelados a preenchimento de novos campos e ajuste de sistemas, a tendência é ter menos formulários distintos, menos retrabalho e um fluxo de emissão mais uniforme.

Quer saber tudo o que muda com a Reforma Tributária? Leia este conteúdo: “Reforma Tributária: o que muda para empresas?”

O que muda na nota fiscal com a Reforma Tributária?

A nova nota fiscal vai passar a ter um layout padronizado em todo território nacional a partir de 01/2026. Esse processo abrange os modelos de NF-e, NFC-e e NFS-e, impactando diretamente comércio, serviços e indústria.

Além disso, a nova nota fiscal terá campos para os novos impostos: Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).

Na nova versão, as empresas vão precisar detalhar as informações dos impostos de cada produto vendido, mostrando as alíquotas (percentuais de imposto), devoluções e regimes especiais, como o monofásico e o crédito presumido.

Quando a nova nota fiscal começa a valer?

A nova Nota Fiscal de Serviço Eletrônica será obrigatória a partir de janeiro de 2026. E a atualização com os novos campos para NF-e e NFC-e também.

Por enquanto, só algumas empresas estão testando o novo modelo. A expectativa é que a partir de outubro de 2025, mais empresas tenham acesso ao novo modelo, de forma opcional, antes de ser obrigatório em janeiro de 2026.

O preenchimento dos novos campos é opcional neste período de teste, mas é recomendado começar a se adaptar.

Quem vai ser impactado?

Todas as empresas vão sentir algum impacto, porque será preciso se adaptar à nova forma de emitir notas fiscais. Mas calma: para quem está no Simples Nacional, nada muda na prática dos impostos. Você não vai precisar destacar IBS e CBS na nota, o que facilita bastante o dia a dia e mantém o processo igual ao que já está acostumado.

Já as empresas do Lucro Presumido terão que incluir esses novos campos na nota fiscal. A boa notícia é que não haverá recolhimento desses tributos nesse momento, desde que a nota seja emitida corretamente e dentro do prazo. Ou seja, trata-se mais de uma questão de adaptação e de explicar aos clientes o que significam essas novidades.

A Receita já adiantou que esse será um processo com atualizações periódicas. Por isso, acompanhar as mudanças — ou contar com um parceiro que faça esse acompanhamento para você — vai ser essencial para não perder o ritmo. 

Como participar do teste piloto da nota fiscal da Reforma Tributária?

A participação é exclusiva para empresas convidadas pela Receita Federal, por meio de um convite formal enviado para a Caixa Postal no e-CAC. 

De acordo com a Receita Federal, esta seleção é feita com base em um ou mais dos seguintes critérios:

• Relacionamento prévio com a RFB: Empresas que já possuem um Termo de Cooperação formalizado, seja por participação no Programa Brasileiro de Conformidade Cooperativa Fiscal (CONFIA) ou em processos de homologação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
• Indicação de entidades de TI: Empresas recomendadas por entidades representativas do setor de tecnologia da informação (fornecedoras de software).
• Indicação de entidades setoriais: Empresas indicadas por entidades que representam segmentos econômicos ou portes empresariais, como confederações, associações setoriais e conselhos profissionais.
• Critério do Comitê Gestor do IBS: Empresas selecionadas pelo Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), com o objetivo de facilitar a futura integração dos sistemas da CBS e do IBS.

Como funciona a participação?

Para as empresas convidadas, é necessário conceder uma Procuração Digital no e-CAC para as pessoas que participarão do processo e não têm poderes legais de representação da empresa. Ao marcar a opção “Piloto do CBS na Reforma Tributária sobre Consumo”, essas pessoas terão acesso ao ambiente de testes (Produção Restrita).

Como se adaptar às mudanças da Reforma Tributária?

As mudanças da Reforma Tributária podem ser uma oportunidade de melhoria para as empresas que se adaptarem o quanto antes. Por isso, é importante acompanhar as últimas atualizações e realizar algumas ações, como:

• Estabeleça um cronograma de ações até a completa implementação da Reforma Tributária a fim de minimizar as mudanças;
• Se atente aos prazos para evitar impactos financeiros negativos, como multa ou perda de oportunidade de negócios;
• Atualize sistemas de gestão contábil e financeira;
• Atualize seu emissor de nota fiscal, pois os códigos e configurações para emissão das notas podem mudar a qualquer momento, principalmente nesses primeiros anos de transição da reforma e estar sempre atualizado evitará transtornos operacionais e com seu cliente;
• Escolha bem seus parceiros, sejam eles fornecedores, funcionários, sistemas e contadores, pois eles te irão te acompanhar nesta jornada e vão facilitar o dia a dia. 

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A Contabilizei está preparada para adaptar a sua empresa para as mudanças da Reforma Tributária, seja para quem já possui uma empresa aberta e deseja ter o maior escritório de contabilidade do Brasil responsável pela gestão do CNPJ, como também quem ainda vai abrir uma empresa e já quer iniciar adaptado às mudanças da Reforma Tributária. 

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