Contabilidade

Como escolher a Melhor Contabilidade Online Para o seu Negócio

Atualizado em 1 set 2020

Acertar na escolha do contador que vai prestar consultoria e dar suporte a sua contabilidade é um bom começo de negócio. Abertura de empresa, documentação, impostos, relação com os órgãos do governo são apenas alguns dos serviços essenciais que os escritórios de contabilidade devem prover aos seus clientes. Continue com a gente e entenda como avaliar um escritório de contabilidade e suas principais características.

Contabilidade online: tendência que chegou para ficar

Embora por muito tempo empresários tenham se mostrado resistentes quanto ideia a fazer a escolha de um escritório de contabilidade online,  especialmente por se tratar de uma área de exija maior confiança, a verdade é que este é um mercado que ganha cada vez mais presença e hoje não devem nada aos escritórios tradicionais que, por sua vez, estão digitalizando seus serviços também.

Os melhores escritórios de contabilidade do Brasil já oferecem o trabalho feito de forma online a algum tempo e agora com a realidade do trabalho home office e o reforço da utilização dos documentos em meio digital em lugar do papel para evitar contato físico, este formato irá se popularizar ainda mais.

Com os novos hábitos causados pela crise do COVID-19 em que precisamos manter distâncias seguras, é uma realidade que sua contabilidade também seja feita de forma digital. O objetivo deste texto é oferecer conhecimento para te ensinar como avaliar um escritório de contabilidade e na escolha do contador, para que você possa encontrar a melhor opção para a sua contabilidade.

Por se tratar de um trabalho remoto é fundamental observar a qualidade de comunicação e disponibilidade em seus vários canais de comunicação. E neste caso é ainda mais imprescindível que se verifique a se situação cadastral se encontra regular. Esse é um bom indicador de como avaliar um escritório de contabilidade. 

Assim como os escritórios tradicionais, as empresas que trabalham de forma online, também devem possuir cadastro no CRC. Esse órgão está diretamente subordinado ao CFC, Conselho Federal de Contabilidade, e sua principal função é atuar em caráter preventivo, oferecendo segurança e garantias de que a contabilidade da sua empresa está alinhada às melhores práticas de mercado e compliance.

O Conselho Regional de contabilidade é de maior importância especialmente para garantir uma negociação segura com seus clientes. Além disso ele também oferece aprimoramento profissional e com diversos programas de atualização. 

Dessa forma a melhor contabilidade do Brasil deve estar filiada a deverá ser filiada a algum CRC para além de se notar a confiança em seu trabalho, ter certeza que seus profissionais estão atualizados por dentro de todos os trâmites legais.

Possuir registro em CRC significa estar habilitado técnica e legalmente para o exercício da função sob suas regras legais e passível de ser cobrado legalmente pelos seu proceder, independente de trabalhar de forma física ou online. Por o CRC se torna indispensável para saber como avaliar um escritório de contabilidade.

Esse registro somente é concedido para os bacharéis em Contabilidade (e técnicos até 2015) mediante um exame de suficiência que garante que o profissional está devidamente qualificado e é realizado pela Fundação Brasileira de Contabilidade.

Além dos bacharéis, o CNPJ do escritório de contabilidade também devem ser registrados pelo CRC e você pode explorar todos os números de registro do Brasil organizados por estado. 

O Conselho Federal de Contabilidade é o órgão regulador dos profissionais da área a nível nacional, e a escolha de um bom contador só pode ser feita se ele estiver regular com esse órgão. 

A função do CRC é responsável por legislar em prol de todos os profissionais, com normas e princípios que devem ser seguidos pelos profissionais que trabalhem de forma presencial ou online de uma determinada região, e informar isso ao CFC. 

E o que vale para a contabilidade tradicional vale para a online, ou seja todas as obrigatoriedades e responsabilidades devem ser cumpridas a risca. Outro fator importante é que mesmo qualquer serviço devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade e subordinada ao Conselho Federal, também precisa possuir um escritório físico registrado no Brasil.

Para ficar seguro, você pode verificar a situação cadastral no site do Conselho Federal de Contabilidade com o número de registro ou com apenas parte do nome. Basta acessar o link e uma busca te dará uma relação de todos aqueles que estão devidamente registrados e sua situação. 

Da mesma forma como em um escritório físico, um escritório de contabilidade online irá realizar os mesmos serviços de análise e organização do informe de rendimentos, notas fiscais, e obrigações acessórias

Contabilidade tradicional ou online? Existe diferença?

A contabilidade online já é vista como realidade da contabilidade devido às vantagens que ela traz, em termos de segurança, praticidade, preço e tecnologia. Em tempos tão conectado, não é difícil manter a comunicação e às burocracias inerentes a esse trabalho de forma online já que toda a comunicação com o seu escritório de contabilidade vai estar na palma da sua mão. 

Um dos principais fatores de atenção para os empresários na hora de decidir por uma contabilidade online é a disponibilidade para serem atendidos, visto que precisam de respostas dinâmicas no “corre-corre” do dia a dia. Com o decorrer do tempo, os empreendedores que migram para este tipo de serviço se mostram satisfeitos neste quesito do que os que lidam com escritórios físicos. Essa é uma questão chave escolher a sua contabilidade.

Outra vantagem inerente ao modelo online é o valor cobrado. Claro que jamais podemos usar apenas o preço de seu serviço para saber como avaliar um escritório de contabilidade, mas a verdade é que os escritórios que trabalham de forma online conseguem ganhar escala e reduzir seus custos, oferecendo preços mais baixos com um nível de eficiência superior ou igual aos melhores escritórios tradicionais.

A contabilidade online utiliza o que há de mais moderno em termos de plataforma de prestação de serviço para seus clientes que podem acompanhar on the time os seus processos. Utilizando um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (Sistema ERP – Enterprise Resource Planning) a contabilidade oferece ao seu cliente acesso instantâneo a uma infinidade de informações como controle do fluxo de caixa e conciliação bancária. 

Outra vantagem do uso da plataforma de relacionamento e controle é que a Notas Fiscais eletrônicas podem ser emitidas a partir da mesma plataforma, dando mais autonomia ao seu empreendedor na gestão diária de seu negócio. Nesta situação não é necessário emitir NFs nos sistemas oficiais, podendo utilizar todas as alternativas da plataforma.

Essa autonomia traz como consequência mais agilidade nos pagamentos e faturamentos, o que facilita a organização. Tudo isso é feito a partir de uma plataforma digital que pode ser acessado pelo seu desktop(ou smartphone) bastando estar conectado com a internet. Essa facilidade, além da autonomia já citada permite ainda que a contabilidade esteja a disposição da tomada de decisão e passa a ser uma aliada importante da área de finanças.

Segurança e documentação da contabilidade

A escolha do contador sempre é feita levando em conta a segurança das informações trocadas e documentação. Com um escritório de contabilidade online não seria diferente, por isso eles incluem em seu sistema a possibilidade de armazenar toda a documentação em formato digital e ligada a nuvem, o que trás vantagens como a segurança física dos arquivos.

Essa é uma solução que gera economia de espaço físico e organização, além de manter todos seus documentos seguros de danos físico (como documentos molhados, rasgados ou puídos) e ainda protegidos de extravios, perdas ou danos físicos. E tudo protegido com tecnologia de segurança da informação e criptografia contra invasões de ponta a ponta. 

Na mesma medida que essas informações se tornam fáceis de serem acessadas pelo empresário, o mesmo passa a ter mais dados para trabalhar na tomada de decisões importantes na sua organização uma vez que tudo estará acessível na palma de sua mão em uma plataforma digital. Enquanto que com o modelo tradicional essas informações se tornam mais complicadas de acessar o que dificulta uma visão estruturada do seu negócio.

No modelo de escritório de contabilidade físico, o acesso a todos os documentos e gestão contábil é quase que exclusivo do escritório. E só são apresentados mediante solicitação. O que não faz sentido, já que o empreendedor precisa ter consciência das informações a respeito de sua própria empresa.

Então, em resumo as vantagens de um serviço online que podem ser citadas quando quiser saber como avaliar um escritório de contabilidade são:

  • · Custo x Benefício
  • · Facilidade de acesso à documentação e dados da empresa
  • · Praticidade na emissão de NFSe
  • · Agilidade
  • · visão estratégica do seu negócio
  • · organização
  • · segurança na armazenagem de documentos

Estes são apenas alguns dos aspectos que devem ser levados em conta na definição ou não por uma contabilidade online. A tecnologia deve ser aliada em todos os aspectos na empresa, para potencializar seu lucro e manter sua empresa competitiva é essencial se atualizar. 

Atualmente não é raro encontrarmos empreendedores descontentes com seus serviços de contabilidade, sejam pela eficiência (ou falta dela) ou pela limitação que elas impõem na sua organização. Mas com a melhor contabilidade online do Brasil, esses serão problemas do passado. 

Como trocar de contador e optar pela contabilidade online?

Se você não está satisfeito com a contabilidade da sua empresa e está em dúvida se pode trocar de contador saiba que você tem o direito e dever de buscar sempre o melhor. Entretanto, na hora de fazer a transição são necessários alguns cuidados.

A maioria dos contratos de prestação de serviço firmados entre empresa e contador possuem um prazo estipulado, e rescindir antes do fim desse período de tempo acarreta a aplicação de uma multa proporcional.

Entretanto, como o serviço de uma contabilidade online tem um custo menor, você pode acabar descobrindo após fazer os cálculos que mesmo pagando essa rescisão a troca venha a ser vantajosa financeiramente e acaba se pagando.

Quando enfim for decidido por fazer a troca de um contador tradicional para um contador online, é preciso informar formalmente o desejo de rescindir o contrato por carta ou e-mail. A partir da data deste informe o contador pode pedir até trinta dias para preparar a entrega da documentação ao seu antigo contratante. 

É importante também pedir ao contador um relatório da situação cadastral no intuito de encontrar eventuais débitos com o município, estado ou país. Ao fim, essa transição é formalizada por um termo de transferência de responsabilidade técnica que deve ser passado ao novo contador.

Com esse termo o novo contador irá redigir o seu novo contrato de prestação de serviços onde fica descrito a extensão de sua responsabilidade técnica. E o antigo contador deve fornecer o distrato ao seu antigo contratante eliminando assim qualquer responsabilidade eventual no pós-término da relação de serviços. 

Alguns dos Documentos Necessários para Trocar de Contabilidade

  • · Contrato Social e a última alteração;
  • · Documentos dos sócios (RG, CPF, Comprovante de Residência);
  • · Último balancete (se houver);
  • · Procuração para atuação perante a Receita Federal ou número do Certificado Digital;
  • · Código e senha de acesso ao sistema do Simples Nacional;
  • · Extratos bancários desde a abertura da empresa

Com esses documentos preparados a troca de prestadoras de serviço é feita então de forma bastante simples e ágil. Uma vez que tenha sido encontrada a melhor opção você terá uma série de benefícios desse modelo de trabalho.

Contabilidade tradicional ou online? Ainda está em dúvida, a Contabilizei te ajuda

O que vimos neste artigo sobre as facilidades e benefícios da contabilidade online podem ser sintetizadas nos seguintes itens:

  • · Ferramentas que se tornarão disponíveis para o empreendedor aumentando sua transparência (plataforma digital pelo Sistema ERP)
  • · Auxílio e atendimento dinâmicos sempre na palma da sua mão
  • · Documentos importantes como fluxo de caixa, relatórios contábeis, escrituração contábil, guias de pagamentos de impostos e outros serviços sempre disponíveis para seu acesso via Internet
  • · Segurança no armazenamento de documentos com menores chance de perda, extravio e inexistência de dano físico

Utilizar uma contabilidade online significa um ato de independência da sua empresa, pois é inegável o quanto o modelo tradicional de trabalhar contabilidade é limitante para o empresário. E manter sua empresa dependente de um serviço, além de acarretar em perda de tempo pode terminar com prejuízos.

Se você chegou até aqui, acredito que esteja finalmente preparado para saber como avaliar um escritório de contabilidade e que sua visão esteja aberta a escolha uma contabilidade online para trabalhar ao seu lado. 

Mas se você acha que esse processo parece muito complicado e ainda deseja adotar o modelo de escolha do contador online, um consultor pode ser chamado para te auxiliar a realizar essa migração da forma mais segura possível. 

Entendido? Se você precisa de ajuda na tomada de decisão da contabilidade para sua empresa, conte com a equipe de especialistas da Contabilizei para te auxiliar no processo. 

Contabilizei

A Contabilizei é líder em abertura de empresas no Brasil e mantém esse blog para levar conteúdo de qualidade aos pequenos empreendedores.

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