Como emitir nota fiscal eletrônica NFS-e: passo a passo

A sigla “NFS-e” significa Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. A nota fiscal eletrônica NFS-e é um documento digital que serve para registrar e documentar a prestação de serviços.

Ao contrário das antigas notas fiscais tradicionais em papel, no formato físico, a NFS-e é gerada, armazenada e transmitida de maneira eletrônica. Por isso, facilita a emissão e reduz o uso de papel.

A NFS-e é uma importante ferramenta de controle fiscal e tributário. Ou seja, por meio dela é possível ter o controle de quais impostos são recolhidos, para quais clientes os serviços são prestados (pessoas físicas ou jurídicas), entre outros. Isso proporciona transparência nas transações entre prestadores de serviço, os clientes e os órgãos fiscalizadores. 

A seguir, veja como fazer uma nota fiscal com este conteúdo preparado pelos especialistas do maior escritório de contabilidade do Brasil: a Contabilizei.

Quais são os principais tipos de nota fiscal?

Os principais tipos de nota fiscal são:

• NF-e: Nota Fiscal de Produto Eletrônica;
• NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;
• NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica;
• CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico;
• NFA-e: Nota Fiscal Avulsa Eletrônica;
• NF-e de Remessa: Nota Fiscal Eletrônica de Remessa;
• NF-E: Nota Fiscal de Exportação;
• NFD: Nota Fiscal de Devolução;
• NFC: Nota Fiscal Complementar.

A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é usada para registrar a venda de mercadorias. Ela é o modelo mais comum no segmento de comércio de bens físicos e deve ser emitida sempre que houver circulação de produtos. Isso serve, inclusive, em casos de devolução ou transferências entre filiais. 

• Como emitir a NF-e: a emissão é feita por meio do sistema da Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ), usando um certificado digital e um sistema emissor próprio ou contratado.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é usada por empresas ou profissionais que prestam serviços. Por exemplo: consultorias, desenvolvedores, designers, advogados, entre outros.

• Como emitir a NFS-e: a NFS-e é emitida por meio do portal da prefeitura do município onde o prestador está estabelecido. Cada cidade tem seu próprio sistema e exigências específicas.

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) substitui o antigo cupom fiscal. Ela é usada em vendas diretas ao consumidor final, geralmente no varejo.

• Como emitir a NFC-e: por meio do sistema da SEFAZ estadual. É necessário usar um certificado digital e equipamento compatível, como um sistema emissor autorizado ou o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é usado por empresas do setor de transporte de cargas. Ele serve para documentar o serviço de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo, entre outros.

• Como emitir o CT-e: também é emitido por meio da SEFAZ estadual, com certificado digital e sistema emissor específico.

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) pode ser emitida por pessoas físicas ou jurídicas que não têm um sistema próprio de emissão de notas fiscais. Ela geralmente é usada para operações esporádicas.

• Como emitir a NFA-e: depende do estado ou município em questão. Pode ser feita pela SEFAZ (no caso de produtos) ou pela prefeitura (no caso de serviços).

A Nota Fiscal Eletrônica de Remessa (NF-e de Remessa) é usada para registrar o envio de mercadorias sem intenção de venda. Ou seja, quando não há transferência de propriedade, apenas de posse.

• Como emitir a NF-e de Remessa: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário que a natureza da operação seja configurada como “Remessa”.

A Nota Fiscal de Exportação (NF-E) é usada para registrar a saída de mercadorias do país.

• Como emitir a NF-E: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns.

A Nota Fiscal de Devolução (NFD) documenta a devolução de produtos pelo cliente. Ou seja, quando a empresa retorna produtos ao estoque. 

• Como emitir a NFD: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário selecionar a operação como devolução e preencher os dados obrigatórios.

A Nota Fiscal Complementar (NFC) é usada para corrigir valores ou informações de uma nota fiscal já emitida. Por exemplo: variações na cotação do câmbio ou reajustes de preços.

• Como emitir a NFC: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário preencher alguns campos específicos e referenciar a nota fiscal original.

Quem precisa emitir a nota fiscal de serviço?

Todas as empresas no Brasil que atuam como prestadoras de serviços de qualquer natureza são obrigadas a emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Isso vale para todas as operações da empresa.

Isso significa que não importa qual seja o serviço oferecido, o faturamento anual ou a localidade da empresa. A NFS-e é uma obrigação tributária para todas as empresas que trabalham com serviços e pode ser dispensada apenas com a formalização expressa do município.

A exceção são as empresas registradas como Microempreendedores Individuais (MEI). Quem atua como MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal apenas quando prestam serviços ou realizam vendas para outras empresas. Quando a operação envolve uma pessoa física, a emissão de nota fiscal é opcional (a não ser que o cliente solicite a nota).

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A forma como a NFS-e é emitida e as particularidades de casos onde a emissão não é obrigatória depende da legislação municipal de cada região.

A legislação nacional (Lei 8.846/94) estabelece os princípios gerais sobre a emissão de documentos fiscais. Já a Lei Complementar 116/2003 e a Lei 406/68, regulamentam o Imposto Sobre Serviços (ISS) e determinam quando e como as NFS-e devem ser emitidas.

Para emitir a NFS-e, é necessário acessar o site da prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado. No entanto, nem todos os municípios possuem a mesma tecnologia ou formato padrão para a emissão. Alguns podem solicitar recursos adicionais, como certificados digitais e cadastros específicos.

Assim, antes de emitir as NFS-e, é importante conferir se o município em questão oferece essa opção. Também é recomendado fazer os devidos cadastros para garantir a conformidade com as regras locais.Tenha um emissor gratuito de NFS-e integrado a contabilidade. Conheça as soluções da Contabilizei: emissor gratuito de notas fiscais de serviço.

Como emitir nota fiscal de Serviço (NFS-e)?

Vamos mostrar aqui o passo a passo de como fazer uma nota fiscal em São Paulo. Porém, esse procedimento é muito parecido na maioria dos municípios do Brasil. O que varia são alguns nomes usados e exigências para acessar o emissor disponibilizado pelo município.

Passo 1: Cadastro na Prefeitura

Antes de aprender como emitir nota fiscal em São Paulo, é necessário se cadastrar e criar acesso ao sistema da prefeitura. Para empresas de diferentes portes, o processo varia:

• Empresas de pequeno, médio e grande porte: adquira um certificado digital, como o e-CNJP, e solicite a senha na Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico.
• MEIs e pessoas físicas: tenha um registro no CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários) com um código de serviço válido e solicite a Senha Web na Secretaria Municipal da Fazenda.

Passo 2: Acesso ao Sistema da Nota Fiscal

Após conseguir a senha, acesse o site da Nota do Milhão e clique em “Acessar o sistema”. Você também pode usar aplicativos da Play Store e App Store para acessar pelo celular. Insira CPF ou CNPJ e senha ou utilize a opção de Certificado Digital.

Passo 3: Escolha da Opção para Emitir a Nota Fiscal

No menu lateral, escolha “Emissão de NFS-e” para emitir a nota fiscal. Lembre-se de que a consulta do documento pode ser feita posteriormente na “Consulta de Notas”.

Passo 4: Preenchimento dos Dados da NFS-e

A próxima etapa de como emitir a NFS-e em São Paulo é inserir o CPF ou CNPJ do tomador de serviços. As informações da empresa destinatária podem estar pré-preenchidas. 

Depois, preencha os campos obrigatórios de acordo com sua atividade. Por exemplo: descrição dos serviços, valor total, data de vencimento, entre outros. 

O campo “Discriminação dos serviços” pode conter especificações do serviço ou informações bancárias do prestador.

Passo 5: Revisão e Emissão

Após preencher os campos obrigatórios, revise todas as informações da nota. O campo “ISS retido pelo tomador?” é preenchido automaticamente conforme sua atividade. 

O campo “Substituição de RPS por NFS-e” é para quem emite recibos provisórios. Se estiver tudo certo, clique em “Emitir” para ver a NFS-e pronta e enviá-la para quem precisar.

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Seguindo esses passos, você pode emitir notas fiscais de serviços em São Paulo de maneira eficiente e de acordo com as regulamentações locais.

Vale lembrar que, desde 2023, estava prevista a padronização nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Porém, o processo ainda está em andamento. 

Atualmente, devido à diversidade de sistemas adotados pelos diversos municípios, existem múltiplos padrões de NFS-e em todo o país. Isso ocorre porque cada município utiliza seu próprio software, muitas vezes customizado para necessidades locais. 

A padronização nacional da NFS-e visa unificar o formato de emissão da nota fiscal de serviços. Isso cria um ambiente de dados centralizado, que garante a integridade das informações e facilita a interação dos empresários com as prefeituras. 

Além disso, essa medida simplifica a gestão fiscal e tributária, reduzindo a complexidade para as empresas. 

Esse modelo de padronização é semelhante aos Documentos Fiscais Eletrônicos, como a NF-e e o CT-e, que já estão completamente em vigor. A padronização traz mais segurança, agilidade e transparência para o processo.

Além disso, a partir de 1º de janeiro de 2026, todos os municípios e o Distrito Federal estarão obrigados a emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) de padrão nacional. Isso por conta da Lei Complementar nº 214/2025.

Na prática, isso significa que, independentemente da cidade, todos terão que seguir um único formato para a emissão dessa nota.

Caso alguma prefeitura ainda use seu próprio sistema de emissão, ela deve, obrigatoriamente, compartilhar as notas fiscais geradas com o ambiente nacional de dados da NFS-e. Isso garante que as informações sejam integradas de forma padronizada e segura.

Por esses motivos, é importante contar com o apoio de uma contabilidade que auxilie na emissão de notas fiscais, evitando que haja erros durante a emissão e retrabalhos ou problemas posteriores. 

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Quanto custa emitir NFS-e?

A emissão de Notas Fiscais de Serviços (NFS-e) geralmente é gratuita por meio dos portais municipais. 

Apesar disso, algumas cidades podem oferecer pacotes com um limite de notas emitidas mediante o pagamento de uma tarifa. As condições podem variar de acordo com a região. Por isso, é importante consultar a política do município onde o serviço será prestado.

Outra opção é usar softwares emissores de notas fiscais, que podem ser adquiridos de empresas especializadas. Esses sistemas proporcionam maior conveniência e eficiência na geração e gestão das notas fiscais.

Dessa forma, você pode escolher a opção que melhor se adapta às necessidades do seu negócio, seja usando os sistemas da prefeitura ou softwares emissores disponibilizados por empresas.

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Para que serve a NFS-e?

De um modo geral, a NFS-e serve para:

• Manter a empresa dentro da legalidade recolhendo os impostos;
• Comprovar transações comerciais;
• Proporcionar transparência e controle nas transações;
• Simplificar processos;
• Trazer rapidez e segurança para as operações.

Manter a empresa dentro da legalidade recolhendo os impostos

A emissão da NFS-e é um requisito legal em todo o Brasil porque assegura que os impostos devidos sejam calculados e pagos corretamente. 

Isso ajuda as empresas e os profissionais a cumprirem as obrigações fiscais de acordo com a legislação vigente.

Comprovar transações comerciais

A NFS-e atua como comprovante oficial de que um serviço foi prestado. Ela registra detalhes essenciais da transação. Por exemplo: valor, data, descrição do serviço e informações das partes envolvidas. 

Isso é fundamental tanto para a empresa prestadora do serviço quanto para o cliente.

Proporcionar transparência e controle nas transações

A geração eletrônica da NFS-e proporciona maior transparência nas operações comerciais. 

Todas as NFS-e emitidas e recebidas são armazenadas digitalmente, facilitando auditorias internas e externas. Além disso, possibilita um controle mais eficiente das atividades financeiras.

Simplificar processos

Ao eliminar a necessidade de impressão, armazenamento físico e transporte de documentos em papel, a NFS-e simplifica o processo burocrático. Além disso, reduz custos operacionais e contribui para a preservação ambiental.

Simplificar processos é a missão da Contabilizei. Simplifique toda a jornada de abertura de empresa e gestão do CNPJ com a nossa expertise e tecnologia. 

Trazer rapidez e segurança para as operações

A geração eletrônica e a transmissão em tempo real da NFS-e trazem rapidez e segurança ao processo de emissão e recebimento das notas fiscais. 

Além disso, a assinatura digital garante a autenticidade do documento, evitando fraudes e falsificações.

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