Nota fiscal eletrônica: como emitir ao abrir empresa em 2026

Pontos principais:

• A nota fiscal eletrônica é o documento digital que registra uma venda (NF-e), uma venda no varejo (NFC-e) ou uma prestação de serviço (NFS-e), e só pode ser emitida com recorrência por quem tem CNPJ.
• O MEI prestador de serviços emite a NFS-e pelo Emissor Nacional desde setembro de 2023 e por enquanto é obrigado a emitir nota sempre que atende outra empresa.
• Para ME e EPP do Simples Nacional, a emissão de NFS-e é obrigatória desde sempre, mas passou a ser feita pelo Emissor Nacional do Governo para todo o país desde 1º de novembro de 2026.
• Em 2026, alguns tipos de empresas passaram a ter campos em suas notas fiscais para os novos tributos da Reforma Tributária, a CBS (0,9%) e o IBS (0,1%), em fase de teste.
• Para empresas que não são MEI, a contabilidade online configura a emissão de nota fiscal ainda na abertura da empresa e liga cada nota emitida ao cálculo dos impostos do mês.

Nota fiscal eletrônica é o documento digital que registra, para fins fiscais, uma venda de produto ou uma prestação de serviço. No Brasil, os três tipos mais usados são a NF-e, para venda de mercadorias, a NFS-e, para serviços, e a NFC-e, para vendas no varejo ao consumidor final. Para emitir qualquer uma delas, normalmente é preciso ter um CNPJ ativo e a inscrição no órgão responsável: prefeitura, no caso dos serviços, ou Secretaria da Fazenda, no caso dos produtos.

Para empresas que não são MEI, a emissão de nota fiscal eletrônica começa a ser configurada ainda na abertura da empresa: é a contabilidade, online ou tradicional, que define o CNAE, o código de serviço e a alíquota de ISS que vão em cada nota. Na contabilidade online, a emissão e a apuração de impostos ficam no mesmo fluxo digital: cada NFS-e emitida alimenta automaticamente o cálculo das guias do mês, sob a supervisão de contadores reais, o que evita erros de código de tributação e surpresas no imposto já no primeiro faturamento.

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente para documentar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente, ela substituiu os antigos blocos de nota em papel e possui papel fundamental no recolhimento fiscal de impostos como ISS, ICMS e os tributos federais do Simples Nacional.

Além de comprovar legalmente a realização de um negócio econômico, a emissão da nota fiscal garante a conformidade com a Receita Federal, órgãos estaduais e prefeituras municipais, além de oferecer transparência e segurança jurídica para o cliente que contrata um serviço ou adquire um produto.

Quando a nota fiscal entra no processo de abertura de empresa?

A liberação para emitir nota fiscal é uma das últimas etapas da abertura de empresa: vem depois do CNPJ e das inscrições, mas pode ser feita antes ou em paralelo a liberação dos alvarás da abertura da conta PJ e da rotina contábil mensal.

Depois das inscrições municipal e estadual

A empresa só consegue emitir a primeira nota fiscal depois que o CNPJ está ativo e as inscrições concluídas. A inscrição municipal libera a emissão de NFS-e na prefeitura ou no Emissor Nacional, e a inscrição estadual libera a NF-e e a NFC-e na Secretaria da Fazenda.

Antes ou em paralelo a abertura da conta PJ

Com a emissão liberada, o próximo passo costuma ser abrir a conta bancária PJ, onde a empresa recebe o valor das notas emitidas. Assim, o que é faturado e o que é recebido ficam no nome da empresa, separados das finanças pessoais.

Papel da contabilidade online nessa transição

A contabilidade online solicita e acompanha a liberação da empresa para emitir notas, confere se o cadastro no Emissor Nacional ou na prefeitura está com o código de serviço certo para o CNAE e orienta a emissão das primeiras notas. Assim, a empresa chega à conta PJ e ao primeiro faturamento pronta para emitir, sem nota recusada ou com código errado.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Os três tipos principais de nota fiscal eletrônica são a NF-e, para venda de mercadorias, a NFS-e, para prestação de serviços, e a NFC-e, para vendas no varejo ao consumidor final. 

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Voltada para operações de circulação de mercadorias e vendas de produtos (como atacado, indústrias e e-commerce), identificada pelo modelo 55. Sua autorização de uso e regras fiscais são de competência da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde o negócio está registrado, exigindo a obtenção de Inscrição Estadual para a apuração do ICMS.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

Destinada exclusivamente à prestação de serviços de qualquer natureza. O documento registra a cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS). Tradicionalmente gerida por cada prefeitura, a NFS-e passou por um processo de consolidação em todo o país através do Padrão Nacional e do portal do Emissor Nacional de NFS-e, uniformizando regras tributárias e códigos de tributação (como os previstos na Lei Complementar 116/2003 e a tabela NBS).

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

Identificada pelo modelo 65, constitui a representação simplificada da transação de venda presencial ou com entrega em domicílio no varejo diretamente ao consumidor final. Substituiu os antigos cupons fiscais em lojas físicas e supermercados, operando sob gestão da Sefaz estadual para a apuração simplificada do ICMS.

Tipo	Para quê	Órgão responsável	Imposto principal	Inscrição exigida
NF-e (modelo 55)	Venda de mercadorias e atacado	Secretaria da Fazenda estadual (Sefaz)	ICMS	Inscrição Estadual
NFS-e	Prestação de serviços em geral	Prefeitura Municipal / Emissor Nacional	ISS	Inscrição Municipal
NFC-e (modelo 65)	Venda no varejo ao consumidor final	Secretaria da Fazenda estadual (Sefaz)	ICMS	Inscrição Estadual

Qual dessas notas a empresa vai emitir depende das atividades (CNAE) e das inscrições feitas na abertura. Para ME e EPP, a contabilidade online define as atividades antes do registro e faz a inscrição no órgão certo: na prefeitura, para emitir NFS-e, ou na Secretaria da Fazenda do estado, para NF-e e NFC-e 

Quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica?

Toda empresa com CNPJ que vende produtos ou presta serviços precisa emitir nota fiscal eletrônica, mas as regras mudam entre o MEI e as demais empresas.  

MEI

O Microempreendedor Individual por enquanto está dispensado de emitir nota fiscal quando a prestação de serviço ou a venda de produtos for realizada para pessoas físicas (exceto se o consumidor solicitar expressamente ou no caso de envio de produtos por frete). No entanto, a emissão da nota fiscal é obrigatória sempre que o cliente for outra pessoa jurídica (PJ) ou órgão público. Desde setembro de 2023, o MEI prestador de serviços emite suas notas obrigatoriamente através do sistema do Emissor Nacional de NFS-e, podendo acessar o portal por meio da conta gov.br nos níveis Prata ou Ouro, sem a exigência de certificado digital.

ME, EPP e demais empresas

Para Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e demais negócios enquadrados no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, a emissão da nota fiscal é obrigatória para 100% das transações comerciais de venda ou serviço, independentemente de o cliente ser pessoa física ou jurídica.

A liberação do sistema de emissão de NFS-e depende do número da inscrição municipal, obtido na etapa de regularização junto à prefeitura via Redesim. Diferente do MEI, que faz a gestão por conta própria no portal simplificado, a ME e a EPP demandam a atuação regular de uma contabilidade desde o momento do registro. Nesse contexto, a contabilidade online atua para garantir que as inscrições locais sejam concluídas para deixar a empresa devidamente habilitada a faturar.

Como emitir nota fiscal de serviço (NFS-e) pelo Emissor Nacional?

Para emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica no sistema padronizado do governo federal, siga as etapas abaixo:

1. Obter regularização cadastral: Garantir que o CNPJ esteja ativo e com a Inscrição Municipal liberada pela prefeitura competente via Redesim.
2. Usabilidade do Sistema: Empresas do Simples Nacional e MEI, são obrigadas a utilizar o Emissor Nacional, porém em outros regimes é necessário verificar se a sua cidade aderiu ao Emissor Nacional ou utiliza emissor próprio. 
3. Acessar o portal do Emissor Nacional: Acessar o Portal da NFS-e do Governo Federal (via navegador ou aplicativo móvel) utilizando certificado digital da empresa (e-CNPJ), usuário e senha cadastrados ou login gov.br (exclusivo para MEI em nível Prata/Ouro).
4. Efetuar o cadastro inicial e parametrização: No primeiro acesso, preencher as configurações do prestador, fornecer e-mail, telefone comercial e selecionar os dados do código do serviço predefinido.
5. Identificar os dados do tomador: Selecionar a opção de emissão de nota (simplificada ou completa) e informar os dados de identificação do comprador do serviço (CPF ou CNPJ) e o endereço.
6. Informar o código de tributação do serviço e NBS: Selecionar o código de tributação nacional e a NBS correspondente à atividade exercida (baseado no CNAE da empresa).
7. Preencher valor e descrição: Inserir o valor bruto cobrado pelo serviço e descrever detalhadamente as atividades efetuadas no campo de texto.
8. Emitir e disponibilizar o documento: Finalizar o preenchimento dos demais campos, conferir os dados na tela e clicar em “Emitir NFS-e”. O sistema gera o arquivo XML e o documento em PDF para download.

Na contabilidade online, as informações do código de serviço e as alíquotas de tributação cabíveis ao negócio já são configuradas previamente com suporte contábil no momento do cadastro do CNPJ, simplificando a rotina do empreendedor na hora de informar o tomador e o valor do serviço.

O que muda na nota fiscal eletrônica em 2026?

O ano de 2026 está sendo marcado como um período de transição importante na padronização dos sistemas fiscais e na fase de testes da Reforma Tributária no Brasil, exigindo atenção às datas de adequação dos emissores fiscais.

Data	O que muda	Quem é afetado
01/01/2026	Obrigatoriedade de compartilhamento de dados da NFS-e das prefeituras com o ambiente nacional (LC 214/2025)	Prefeituras municipais
01/10/2026	Inclusão obrigatória dos novos campos de apuração do IBS e da CBS na NFS-e	Serviços em geral tributados pelo ISS
01/11/2026	Emissão obrigatória de NFS-e exclusivamente pelo Emissor Nacional para empresas do Simples Nacional	ME e EPP optantes do Simples Nacional
01/12/2026	Campos de IBS e CBS obrigatórios para categorias e operações específicas	Plataformas digitais, locações, condomínios e outros
01/01/2027	Obrigatoriedade dos campos de IBS e CBS para optantes do Simples que escolheram destacar tributos	Optantes do Simples Nacional que optaram pelo destaque

Em 2026, a CBS e o IBS estão em fase de teste, com alíquotas de 0,9% e 0,1%, que podem ser compensadas com o PIS e a Cofins. Até 31 de dezembro de 2026, a nota sem os campos de CBS e IBS não é rejeitada, mas a empresa fica sujeita a sanções. 

A utilização de uma contabilidade online minimiza o impacto dessas mudanças operacionais no dia a dia da empresa: as adequações nos sistemas de emissão e os ajustes nos novos campos fiscais de IBS e CBS são absorvidos de forma remota e atualizados pelas equipes contábeis antes que as datas de obrigatoriedade entrem em vigor.

Qual é a relação entre nota fiscal e os impostos da empresa?

A nota fiscal representa o registro oficial das receitas do negócio, sendo o documento primário utilizado pelo fisco para calcular quanto a empresa deve recolher de tributos. No regime do Simples Nacional (Tradicional e Híbrido), os valores informados nas notas emitidas ao longo do mês são somados para formar a receita bruta mensal, parâmetro que define a alíquota aplicável no cálculo da guia única do DAS.

Além do imposto unificado do Simples, a depender da atividade (CNAE), do local da prestação, do regime tributário (como o Lucro Presumido) e da natureza do tomador de serviço, a nota fiscal de serviço (NFS-e) pode conter retenções na fonte de impostos como o próprio ISS, PIS, Cofins, IRPJ e CSLL.

A apuração periódica de impostos depende da precisão das notas emitidas. Em um modelo de contabilidade online, as notas fiscais emitidas pelo portal ou integradas ao ambiente do cliente alimentam diretamente o sistema de cálculo do DAS e das obrigações do período. Isso reduz a burocracia do envio mensal de relatórios fiscais em papel e previne inconsistências de declaração frente à Receita Federal.

Nota fiscal eletrônica e contabilidade online: o que considerar ao abrir sua empresa

A nota fiscal eletrônica é a ferramenta central de faturamento para qualquer negócio constituído no Brasil. Seja para a venda de mercadorias via NF-e/NFC-e junto às Secretarias estaduais de Fazenda, seja para a prestação de serviços via NFS-e no Emissor Nacional, a emissão do documento está condicionada à existência de um CNPJ regular, Inscrição Municipal ou Estadual e a correta vinculação do código do CNAE.

Com a implantação da NFS-e Nacional para ME e EPP do Simples a partir de 1º de novembro de 2026 e a entrada gradual dos campos do IBS e da CBS da Reforma Tributária, garantir que a empresa nasça com a estrutura tributária bem definida evita retrabalhos e cobranças indevidas de impostos.

Para quem vai abrir uma ME ou EPP, a nota fiscal já deve ser pensada na abertura. A contabilidade online, contratada no início do processo, define o CNAE, o código de serviço e a alíquota, cuida das inscrições e solicita a liberação para emitir notas. Com o CNPJ ativo e a conta bancária PJ aberta, a empresa emite as primeiras notas, e a contabilidade online usa cada uma delas para apurar os impostos do mês, com atendimento online e humanizado, feito por contadores reais.