Mensagem de cobrança para clientes: cobre educadamente com nossos exemplos de Whatsapp

| Atualizado em 21/02/22 | 6 minutos de leitura

A aproximação dos clientes na hora da cobrança é de dar medo para alguns empresários: cansados da inadimplência, mas ao mesmo tempo inconformados com a possibilidade de perder bons consumidores, muitos protelam ao máximo esse movimento.

Desde já queremos deixar claro que não há vergonha nenhuma em manter as pessoas informadas sobre o relacionamento financeiro delas com a sua empresa: isso pode ser considerado inclusive um favor por alguns dos seus clientes. Sim! 

Quem nunca esqueceu uma conta e deixou acumular juros sem que a loja tenha ao menos entrado em contato para dizer que o boleto venceu? Quem avisa amigo é!

É preciso dizer, no entanto, que a formalização das pendências é tão importante quanto a comunicação com os clientes: então se você não tem um negócio formal, é bom se preocupar em como abrir empresa para que possa realmente efetuar as cobranças com segurança.

Vamos ver neste artigo algumas boas opções para que você faça essa negociação – e não deixe o bom relacionamento de lado. Siga conosco.

Como cobrar um cliente educadamente? 

A fórmula mágica para uma cobrança tranquila está em evitar o constrangimento das pessoas. Para isso, escolha termos que não sejam pejorativos na hora de compor as mensagens, bem como utilize a técnica de prestação de um serviço adicional para simplesmente lembrar seu cliente de que há valores em aberto.

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Para que seu relacionamento com o cliente a respeito das pendências seja claro e preciso, é necessário que você tenha controle real sobre as contas da sua empresa: já pensou acabar enviando mensagem de cobrança para cliente que não tem dívidas? 

Atualmente já é possível até mesmo contar com serviço de contador online, então não há desculpas para não manter uma boa organização no seu negócio.

Lembrando que a cobrança via Whatsapp é bem vista, sim, pela maioria das pessoas – a questão é como está montada esta mensagem.

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Leve em consideração nossas dicas para redação do texto que será enviado, logo abaixo, e também pense bem no volume de mensagens que serão enviadas ao cliente: uma coisa é você enviar um lembrete hoje e entrar em contato novamente em 15 dias, outra coisa muito diferente é enviar a mesma mensagem todos os dias – o que pode até mesmo configurar cobrança abusiva considerando os Direitos do Consumidor.

Outro problema que todos enfrentamos é a quantidade de golpes aos quais estamos sujeitos no mundo digital. Por isso mesmo, é preciso que o cliente possa confirmar a pendência de forma presencial ou mesmo através de acesso online que ofereça garantias. 

O que você certamente não quer é que um golpista monte boletos de cobrança falsos, encaminhe para seus cliente e receba valores que deveriam ser seus – deixando a relação com o consumidor realmente em dificuldades.

Passo a passo para elaborar uma mensagem de cobrança

Há alguns fatores a serem considerados para que você entre em contato com o cliente para cobrança. É muito importante que você possa definir um processo que inicia com um formato de cobrança amistoso, como um lembrete para os clientes, mas que também considere uma etapa mais formal quando a pendência se estender demais. 

Os outros fatores que elencamos como importantes para fazer um bom processo de cobrança são utilizar uma linguagem adequada e escolher os melhores horários para enviar as mensagens. 

1.Considere o tempo de inadimplência

Para que você tenha capacidade de realizar a comunicação com o cliente de diferentes formas a cada período, é preciso uma boa gestão financeira. Não é interessante manter uma única mensagem de cobrança, padronizada. Isso porque existem diversos tipos de dívidas e momentos em que você fará esse contato. 

Como já comentamos, é legal enviar no dia do vencimento uma lembrança para seu cliente de que ele está com a fatura em aberto, por exemplo – como um auxílio para que ele não se esqueça do pagamento. 

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Já depois do vencimento, você pode mandar uma mensagem pedindo atenção para um pagamento em aberto, mas ainda buscando as opções amistosas sobre as quais estamos falando. 

E quando for a hora de passar para uma cobrança jurídica, o texto deve ser polido, mas com as características da linguagem do Direito mesmo. 

2.Saiba quem é o seu cliente e converse com ele de forma adequada

Características do seu público alvo devem ser plenamente conhecidas na sua empresa – se não forem é bem importante clarear essa informação. Dados como idade do cliente ou mesmo local onde mora podem ajudar a compor uma mensagem mais personalizada e que seja bem recebida.

3.Cuidado: escolha o momento correto para disparar esse tipo de mensagem!

Que a vida de empresário acumula uma série de afazeres, a gente já sabe. É tratar das vendas, da gestão financeira para PJ, dos novos produtos – uma lista enorme. Mas não se engane em pensar que o seu cliente vai compreender se você lhe enviar uma mensagem de cobrança às 22 horas. Ele quer, assim como você também espera dos seus fornecedores, que o horário de descanso seja respeitado – portanto nada de mensagens (a não ser de resposta a pedidos feitos nesse horário) depois das 18h.

Dicas de redação para mensagens de cobrança

  • Evite a própria palavra cobrança, a não ser quando se tratar já de um caso que está sendo direcionado para cobrança jurídica.
  • Nos primeiros contatos, trate as mensagens como lembretes, pedindo ao cliente para verificar um pagamento em atraso, especialmente se colocando à disposição para ajudá-lo com dúvidas que possam surgir.
  • Mesmo com linguagem informal, mantenha o português correto, sempre indicando também o nome da sua empresa e como deve ser feito o contato para sanar dificuldades.

Exemplos de cobranças utilizando Whatsapp

1.Cobrança Inicial – Lembrete

Confirma a opção de diálogo e adapte para a sua linguagem:

Olá Cliente! (Utilizar o nome do cliente)

Passando para lembrar que hoje é o vencimento da sua fatura – da compra efetuada conosco no dia 12/12.  

Estamos aqui para te ajudar no que for preciso – não deixe de nos procurar em caso de dúvidas. 

2.Cobrança após vencimento

Esta opção pode ser utilizada ainda como recurso anterior à etapa de cobrança mais formal.

Olá Cliente! (Utilizar o nome do cliente)

Percebemos que há uma parcela em aberto,

que teve vencimento no último dia 5. 

Você pode quitar com o documento que recebeu no dia da compra ou pode utilizar este link para reemitir, se precisar. 

Conte conosco para qualquer dúvida no processo – estamos aqui para te ajudar!

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Isabela Bohrer

Escrito por:

Isabela Bohrer

Isabela Bohrer é advogada e trabalha na área técnica da Contabilizei, estudando as legislações vigentes e suas alterações.

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