Como regularizar sua empresa? Impostos, receita e prefeitura

| Atualizado em 28/04/21 | 9 minutos de leitura

Começo de ano, todo mundo fazendo muitas promessas e tomando novos rumos, e a sua empresa está como? Está com tudo em dia ou vai precisar de novas energias para 2021? Pois então mãos à obra.

Não estamos falando somente de novos mercados, investir em marketing e inovação – o que é do trabalho do empreendedor todos os dias. Estamos aqui falando também daqueles atrasados que você está empurrando com a barriga, dos impostos que ficaram para trás ou que nem foram declarados, das correções em documentação que você não fez: isso mesmo, uma verdadeira faxina contábil! Tá precisando? Vamos conversar. 

O que significa estar com o CNPJ irregular? 

A situação correta para o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da sua empresa, se estiver atuando, é a ATIVA. Quando você consulta o CNPJ na Receita Federal, e emite o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral, um dos campos informados é justamente a Situação Cadastral

Há diversas situações possíveis, conforme as normas da Receita Federal – a empresa pode estar BAIXADA, SUSPENSA, NULA, entre outros. 

Estar com o CNPJ irregular quer dizer, então, não estar com a situação cadastral ATIVA – estas outras informações todas querem dizer que sua empresa tem alguma coisa a fazer para voltar a ter permissão para seu funcionamento normal. 

Várias situações podem levar seu CNPJ a ficar irregular, especialmente deixar de pagar impostos ou não fazer as devidas entregas de documentos obrigatórios para controle da Receita Federal – isto pode ser considerado crime tributário. É bom lembrar que somente o MEI (Microempreendedor Individual) está dispensado de ter um contador que lhe acompanhe, e que todos os os outros tipos de empresa terão esse auxílio justamente para manter o negócio em dia e funcionando conforme a legislação vigente.

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Quais as consequências de estar com o CNPJ irregular? 

Estar com o CNPJ irregular leva você a diversos problemas que impedem as práticas mais cotidianas da empresa. Por exemplo, somente as empresas ativas podem emitir notas fiscais ou movimentar conta bancária da Pessoa Jurídica. 

Em um paralelo com os empreendedores informais, em cada passo que uma empresa vai dar sem CNPJ regular há uma dificuldade maior. Seus fornecedores que atendem Pessoa Jurídica, não lhe atenderão mais; você não poderá colocar o nome da empresa em nenhum novo negócio que for fazer, nem mesmo como cliente – porque até para isso o CNPJ funciona. 

É como se a sua empresa deixasse de existir, e normalmente os problemas que levaram o CNPJ a deixar de estar ativo vão se acumulando: as dívidas aumentam, o número de dados a entregar também. 

É comum os empresários entrarem em problemas por tentar burlar os controles da Receita, sonegando impostos. Não coloque seu esforço neste tipo de ação ilegal, porque os resultados são os piores. Há outros caminhos, como o da elisão fiscal, mais vantajosos e corretos para seguir.

Quais as vantagens de regularizar uma empresa? 

Manter seu Cadastro correto e ativo traz várias vantagens  – embora ainda se ouça falar que ter empresa é uma dor de cabeça e custa muito caro. Se você estiver atuando corretamente, na verdade, ter a empresa aberta só vai facilitar a sua vida.

Vamos pensar em 2020, com a Pandemia do Novo Coronavírus: as ações que o Governo Federal promoveu, no sentido de auxiliar os empresários, só foram válidas para aqueles que estavam em dia com a Receita Federal. Houve permissão especial para redução de jornada de trabalho e salários dos funcionários, por exemplo. O pagamento dos impostos das empresas do Simples também foram flexibilizados. 

Mesmo pensando fora do circuito de loucura que foi o ano passado, só traz vantagens a formalização: você emite suas notas fiscais tranquilo, pode fazer contratos, solicitar empréstimos com taxas menores, até se apresentar para os clientes formalmente, sem nenhuma maracutaia que certamente representará mal o seu esforço.

Como regularizar o CNPJ de uma empresa? 

Para fazer a regularização do CNPJ, basta agendar consulta na Receita Federal, onde você poderá efetivamente saber o que foi que os auditores encontraram nos documentos da sua empresa (ou na falta deles) que levou a alteração da situação cadastral. 

No processo da Receita, ficará indicado o que é necessário ser feito para que a empresa volte a ser ATIVA – são indicados documentos e pagamentos faltantes, e você poderá, junto com seu contador, emitir as devidas guias para pagamento e entregar os papéis devidos, conforme o caso.

As situações cadastrais consideradas irregulares são as seguintes:

SUSPENSA – quando a empresa não cumpriu com as obrigações naquele ano, apresentou problemas nos dados entregues à Receita ou está em investigação  por possível fraude. 

INAPTA – aparece após 2 (dois) anos com as dificuldades da situação SUSPENSA – pois a empresa segue irregular e não apresentou as devidas correções. 

BAIXADA – quando a empresa está extinta, mediante solicitação ou mediante ação da própria Receita – o que pode ocorrer após 5 anos sem apresentar as informações à Receita Federal.

NULA – o que representa um CNPJ inválido, porque há problemas cadastrais em outras instâncias, como duplicata de Inscrição Estadual, por exemplo.

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Regularização de empresa inativa

Como vimos, nas informações da Receita Federal não consta como status da situação cadastral a palavra INATIVA. Isto porque o simples fato de a empresa não estar com movimentação não leva a mesma a ter qualquer problema com o fisco: se a empresa está sem operações durante um período, mas ela teve seus impostos anteriores e documentos corretamente entregues, ela não terá problemas em voltar à atividade.

A empresa é considerada inativa se não tiver efetuado qualquer atividade financeira, patrimonial, operacional ou não-operacional dentro de todo o ano-calendário. Mesmo que seu negócio esteja dentro desta norma, ainda é preciso manter contato com os órgãos públicos e entregar documentação para demonstrar a situação.

Se tudo for feito conforme devido, na hora de seguir em frente estará tudo correto – e a empresa seguirá podendo funcionar normalmente. Caso existam pendências e a situação cadastral do CNPJ seja outra, é preciso consultar as pendências e entregar as documentações, bem como quitar os valores atrasados.

Regularização de empresa sem movimento

Diferente da empresa inativa –  que não fez nenhum tipo de atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira no ano-calendário – a empresa é considerada sem movimento quando ficou um ou outro mês sem movimentação financeira.

Cabe ressaltar que esta empresa não poderá fazer a declaração simplificada de empresa inativa, uma vez que não ficou sem nenhum tipo de movimentação por todo o ano calendário. Se mantiver seus dados com um contador de confiança, os procedimentos para manter o negócio corretamente posicionado serão executados e a empresa seguirá normalmente após o período sem movimentação.

Caso a situação cadastral do CNPJ tenha deixado de ser ATIVA, é necessário marcar agenda na Receita Federal para saber o que foi que ficou faltando. Entregando as pendências e quitando débitos, o CNPJ ficará regularizado.

Como informar que a empresa está inativa? 

Quando a empresa passou a não funcionar mais, não quer dizer que a empresa esteja inativa. Não é somente pela ausência de comercialização dos serviços ou a não emissão de notas fiscais que a empresa passa para a inatividade. Para fins contábeis, considera-se inativa somente aquela que não tenha efetuado atividades operacionais e não operacionais (funcionários, pagamento a fornecedores), movimentações patrimoniais, movimentações no mercado financeiro ou de capitais durante o ano-calendário.

Para o relacionamento com a Receita Federal, seu negócio passará a ser inativo quando entregar a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) como inativa, o que poderá ser feito somente a partir do ano-calendário o qual não ocorreu nenhum tipo de movimentação.

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Quanto tempo leva para regularizar o CNPJ inapto? 

Conforme comentamos acima, quando o seu CNPJ estiver em algum status diferente do ATIVO, será preciso procurar junto à Receita Federal quais são as pendências a serem regularizadas. 

O tempo maior que você precisará esperar é o que levará para deixar a documentação toda em dia, porque a partir da entrega das questões que foram levantadas, a Receita costuma liberar o seu CNPJ rapidamente.

Como saber se o CNPJ está irregular? 

Para consultar o CNPJ, é possível entrar no site da Receita Federal, no serviço que se chama “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral”. 

Neste documento há o campo “situação cadastral”, e a informação que você deseja que conste para que sua empresa esteja corretamente regularizada é que a situação cadastral está ATIVA.

Todas as outras informações, como INAPTA, BAIXADA ou SUSPENSA, querem dizer que sua empresa está irregular e precisa de ação junto à Receita Federal para que seja liberada.

Como comprovar que empresa não tem faturamento?

A melhor comprovação de que uma empresa não teve faturamento em determinado período é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) entregue, informando este dado. 

Se você mantém contrato com uma assessoria contábil, este documento será corretamente entregue, demonstrando a ausência de faturamento. É importante saber que mesmo sem faturamento em um mês ou período do ano específico, sua empresa ainda tem obrigações contábeis e deve ser mantida, para que o CNPJ continue ativo.

FAQ - Perguntas frequentes

Como consultar a dívida de impostos de uma empresa?

Tanto o Governo Federal quanto os governos estaduais e municipais mantêm formas de consulta das dívidas pelo número do CNPJ. A parte referente à união pode ser consultada com a Receita Federal, já estados e municípios indicam a pesquisa de débitos atrasados nas Secretarias da Fazenda.  

Como regularizar pendências na Receita Federal?

Caso a situação cadastral do CNPJ tenha deixado de ser ATIVA, é necessário marcar agenda na Receita Federal para saber o que foi que ficou faltando. Entregando as pendências e quitando débitos, o CNPJ ficará regularizado.

Como regularizar a situação fiscal de uma pequena empresa?

Empresas de todos os portes têm obrigações contábeis, e somente o MEI (Microempreendedor Individual) pode atuar sem contador responsável. Mantenha uma boa assessoria contábil, ela vai lhe auxiliar a manter a situação fiscal da empresa regular. Caso seu CNPJ acabe indicando algum problema, com situação SUSPENSA ou INAPTA, por exemplo, é necessário procurar a Receita Federal para regularização. 

Como faço para pagar impostos atrasados?

Impostos federais devem ser consultados junto à Receita Federal. Também há impostos municipais ou estaduais que podem estar irregulares, e para isto é preciso investigar com cada um dos órgãos fiscalizadores. 

Como Fazer Declaração de Imposto de Renda empresa inativa?

Para o relacionamento com a Receita Federal, seu negócio passará a ser inativo quando entregar a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) como inativa, o que poderá ser feito somente a partir do ano-calendário no qual não ocorreu nenhum tipo de movimentação.

Charles Gularte

Escrito por:

Charles Gularte

Charles é formado em contabilidade pela FAE Centro Universitário e MBA em Gestão Empresarial, Administração e Negócios. Depois de começar sua carreira como contador, trabalhou por 14 anos em uma empresa de logística como superintendente de negócios e diretor, até chegar à Contabilizei na gestão de atendimento ao cliente, operações contábeis e serviços.

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