Notas fiscais próprias: o passo a passo para dentistas

| Atualizado em 23/04/21 | 13 minutos de leitura

O dentista, assim como todo profissional da saúde que trabalha de forma autônoma, deve emitir nota fiscal própria ou recibo com o valor do serviço. Desta forma, o comprovante é dado ao paciente após a prestação de serviço com o mesmo valor cobrado pelo dentista. A seguir, leia mais sobre o passo a passo para a emissão de notas fiscais próprias por dentistas.

Dentista precisa emitir nota fiscal?

Geralmente, profissionais liberais que trabalham com o próprio CPF como dentistas, médicos, psicólogos, advogados, arquitetos, etc estão dispensados de emitir notas fiscais próprias, porém, são obrigados a oferecer recibos aos clientes que atendem. Entretanto, profissionais que possuem CNPJ, como é o caso de clínicas odontológicas, precisam emitir nota fiscal própria. Já o recibo torna-se opcional neste caso. 

O dentista não pode ser MEI (Microempreendedor Individual), pois sua atividade é regulamentada pelo Conselho Regional de Odontologia (CRO) e é incompatível com o conceito de empresário. Logo, para ter seu CNPJ e emitir nota fiscal própria, o dentista pode optar por ser Microempreendedor (ME), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli) e Sociedade Simples, sendo que esta última deve ser constituída por, no mínimo, dois profissionais.

Independentemente da opção escolhida para a abertura de uma opção de pessoa jurídica, há três tipos de tributação que podem ser utilizados: Lucro Real, Simples Nacional e Lucro presumido. 

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A tributação do dentista pessoa jurídica

  1. Simples Nacional: regime que busca facilitar e simplificar a tributação para micro e pequenas empresas, que faturam até R$4,8 milhões anualmente. A escolha por este tipo de regime irá depender da folha de pagamento e do faturamento anual. As atividades do Simples Nacional são divididas por anexos. Atualmente, a atividade de odontologia está incluída no Anexo III, cuja alíquota inicial é de 6%, desde que o custo com a folha, incluindo o Pró-Labore, seja maior que 28%. Se não for, será tributado pelo Anexo V, onde a alíquota inicial é de 15%.
  2. Lucro presumido: a adesão pelo lucro presumido deve ocorrer se a empresa faturar até R$ 78 milhões e não atuar em determinados ramos. De qualquer forma, os serviços odontológicos estão incluídos, sendo que este regime se torna uma opção. Não depende do custo da folha de pagamento e a carga tributária varia entre 13,33% a 16,33% incluindo PIS/Cofins/IRPJ/CSLL e ISS. Neste regime, o percentual de 13,33% a 16,33% incide sobre a base do lucro presumido, que é de 32% para empresas prestadoras de serviço. Por isso, a escolha por este regime pode ser uma opção vantajosa para o dentista que é empresário.
  3. Lucro Real: esta opção é recomendada para ser adotada quando o lucro efetivo (receitas menos despesas) é inferior a 32% do faturamento do período, que pode ser apurado por trimestre ou anualmente. A alíquota do tributo para o cálculo do IRPJ (Imposto sobre a renda de pessoas jurídicas) é 15% para Lucro até R$ 20.000,00/mês e 25% para lucro acima de R$ 20.000. Desta forma, haverá 24% ou 34% de IRPJ e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) aplicados somente sobre o lucro obtido. Se a empresa não tem lucros, estes impostos não são recolhidos. Depois, é aplicada a alíquota de 1,65% de PIS e 7,6% de Cofins sobre a Receita. Nota-se que este regime  permite realizar deduções da base de cálculo da Receita sobre determinados pagamentos feitos a outras pessoas jurídicas. Desta forma a alíquota efetiva passa a ser inferior a 1,65% ou a 7,6%, os chamados PIS e Cofins não cumulativos. Por fim, aplica-se a alíquota de 3% a 5% de prestação de serviços.

Logo, nota-se que a escolha do regime tributário de Lucro Real pode não ser a melhor opção para o empresário dentista. Entretanto, é importante fazer uma análise minuciosa de cada caso para escolher a melhor opção de regime tributário.  Para escolher o melhor regime de tributação, consulte um contador para ajudar no processo.

Parece complicado não é? Pensando nisso e na tranquilidade que o dentista precisa ter para dar o máximo de atenção aos seus pacientes, nasceu o Contabilizei Experts. Serviço dedicado aos profissionais de odontologia que precisam fazer uma gestão integrada das suas finanças e contabilidade. São assessores especialistas na área médica, que ficam responsáveis por todas as operações que dizem respeito a gestão das rotinas contábeis e financeiras do dentista, tenha ele um consultório ou seja um profissional liberal.

Como abrir uma empresa simples para ter suas notas fiscais próprias

O Simples Nacional é um sistema de arrecadação especial voltado para micro e pequenas empresas. Por isso, este regime tributário pode ser uma boa opção para quem é dentista e possui clínica odontológica. 

Este sistema de arrecadação foi criado em 2006 pela Lei Complementar Nº 123 e se caracteriza por ser um sistema diferenciado de arrecadação, fiscalização e cobrança de impostos. Este regime de tributação oferece diversos benefícios para microempresas e empresas de pequeno porte. 

Com este sistema tributário especial, as empresas podem pagar os tributos de acordo com o perfil da empresa e outras características como faturamento e números de funcionários. Desta forma, as micro e pequenas empresas podem ter redução de impostos federais, estaduais e municipais simplesmente por utilizarem o Simples Nacional.

Requisitos para participar do Simples Nacional

  • Estar fixado no mercado como microempreendedor individual, microempresa ou empresa de pequeno porte:
  1. Até R$ 81 mil por ano para microempreendedor individual (MEI);
  2. Até R$ 360 mil por ano para microempresas (ME);
  3. Até R$ 360 mil por ano para microempresas (ME);

Além disso, a empresa não pode possuir nenhum débito ou pendência junto aos órgãos públicos, sejam municipais, estaduais ou federais.

Porque utilizar o Simples Nacional para Clínicas Odontológicas? 

1. Abrir ou fechar uma empresa é mais fácil e simples

a abertura de um negócio pode levar até cinco dias, o que significa uma redução considerável de tempo comparado aos 107 dias que uma pessoa leva para formalizar sua empresa fora desse sistema de tributação. O fechamento também se tornou mais simples. Com o Simples Nacional, é possível fechar um negócio e dar baixa nos registros públicos sem precisar ter quitado todas as dívidas e débitos tributários. 

2. Unificação de impostos

o Simples Nacional une todos os impostos em um só através do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Este documento inclui todos os impostos que devem ser pagos pela sua empresa odontológica, sejam municipais, estaduais ou federais. O DAS pode ser calculado e emitido pela internet em um único documento. 

3. Sem custos ou alterações

 se você quiser incluir sua empresa odontológica no Simples Nacional, isto não gerará nenhum custo. O único requisito é que a clínica não pode ter nenhuma pendência com os órgãos públicos. Além disso, não será necessário realizar qualquer alteração no CNPJ, razão social ou notas fiscais da empresa.

4. Redução dos tributos

a carga tributária da clínica odontológica pode reduzir em até 50% com a adesão do Simples Nacional. O valor não é fixo e pode variar de acordo com a atividade exercida pela empresa, o número de colaboradores e o seu faturamento anual. Quanto maior o número de funcionários, mais vantajoso pode ser aderir ao Simples Nacional. Isso porque a contribuição para o INSS passa a ser de apenas 11%, enquanto profissionais e empresas fora do Simples Nacional pagam 20%. Para essa situação, os valores mensais com salários de funcionários, pró labore dos sócios, precisam ser equivalentes a um percentual maior que 28% do faturamento. Esse é o chamado “Fator R”. Além disso, é importante existir um controle rigoroso para que não cause uma mudança na forma de tributação no próprio Simples Nacional.

Depois de conhecer as vantagens do Simples Nacional, já é possível avaliar se vale a pena aderir a esse sistema para sua empresa odontológica. Para avaliar o perfil da sua empresa e realizar o procedimento, é importante contar com a consultoria de um contador. 

Os principais passos para abrir o seu consultório de odontologia

  1. Definir o tipo e o porte da empresa: o seu consultório odontológico, provavelmente, será enquadrado como ME – Microempresa (pode ser EIRELI ou LTDA), já que o dentista não pode ser MEI. 
  2. Definição das atividades desenvolvidas: dependendo dos CNAEs(Classificação Nacional de Atividade Econômica) que utilizar, você poderá ou não se enquadrar no Simples Nacional. Procure saber quais os CNAEs que envolvem atividades de odontologia. 
  3. Procure um auxílio de um contador para abrir sua Microempresa: você precisará formular um contrato social e apresentá-lo à Junta Comercial. Além disso, será necessário obter alvará para funcionamento na prefeitura, providenciar registros e licenças com o corpo de bombeiros.

Após ter todas estas etapas regularizadas, você finalmente poderá e deverá emitir nota fiscal própria sobre os serviços prestados. 

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Emissão de nota fiscal eletrônica por dentistas

A nota fiscal eletrônica (NF-e) corresponde a uma modernização do sistema tributário brasileiras. As responsabilidades legais e os tributos não se alteram para quem emite a NF-e. O que muda apenas é a forma de emissão que passa a ser por meio eletrônico

Essa emissão por meio eletrônico passou a ser obrigatória no Brasil, ainda que o processo de transição de emissão de notas fiscais próprias em papel para o meio eletrônico possa ocorrer gradativamente. Entretanto, a automatização traz vantagens para todos os setores, tanto para a empresa quanto para o cliente. Assim, o dentista irá perceber que a adesão à NF-e é mais vantajosa, mesmo que seja facultativa.  

No caso específico de um consultório odontológico, que precisa de organização, agilidade e um bom controle financeiro, a emissão da NF-e é um ótimo recurso para tornar os processos administrativos mais rápidos e eficientes. Veja a seguir as principais vantagens da nota fiscal eletrônica para clínicas odontológicas.

Vantagens de nota fiscal eletrônica para clínica odontológica

  1. Redução de custos com impressões e armazenamento de documentos fiscais: o custo de armazenamento eletrônico é muito mais baixo, além dos sistema permitir maior facilidade para recuperar os dados. Além disso, há economia no uso de espaço físico para armazenamento de documentos fiscais e diminuição nos gastos com aquisição de papel e impressão. 
  2. Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) para facilitar transações: os dados das notas fiscais eletrônicas são gerenciados por um sistema eletrônico específico para estes documentos, chamado GED. Desta forma, as informações tributárias legais se comunicam com a Secretária da Fazenda, de forma que os dados importantes sejam facilmente acessados. 
  3. Preenchimento automático das informações essenciais de cadastro: através do GED, o acesso aos dados importantes se torna mais fácil, já que não é mais necessário digitalizar o documento original. Assim, as informações podem ser recuperadas e intercambiadas de forma mais rápida e sem complicações burocráticas. 
  4. Impostos pré-cadastrados: com a NF-e, não será mais necessário digitar e conferir as informações, pois é possível importar informações de arquivos compatíveis com seu sistema. Além disso, todos os dados financeiros das operações ficam registrados e disponíveis no site da Receita Federal por até 6 meses, podendo ser consultados a qualquer hora pela web.
  5. Emissões podem ser facilmente canceladas: quando você emite uma NF-e de serviço, é possível enviá-la imediatamente para o cliente, que recebe a nota por meio eletrônico. Além disso, a emissão de nota fiscal pode ser cancelada em um prazo de 24 horas, caso a nota fiscal tenha sido preenchida de forma incorreta. 
  6. Simplificação da escrituração fiscal e contábil: o sistema eletrônico promove o  fácil intercâmbio de informações entre os fiscos. Desta forma, o controle fiscal da sua clínica odontológica só aumenta. Por isso, os trâmites financeiros e tributários se tornam mais transparentes, representando uma segurança legal para o consultório e maior credibilidade entre os pacientes. 
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Como emitir a nota fiscal eletrônica?

Certificado digital: para emitir a nota fiscal própria por meio eletrônico, a clínica odontológica precisa ter um certificado digital, que é uma assinatura para que os documentos tenham validade jurídica. Através do certificado digital, é possível autenticar e autorizar atos eletronicamente. Procure saber se o certificado digital pode ser fornecido pela prefeitura do seu município ou contrate uma empresa que seja registrada e autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.

Autorização pela prefeitura: realize um credenciamento na prefeitura (Secretaria Municipal de Fazenda) do município após a liberação do Alvará ou Cadastro Municipal do Contribuinte para aderir à nota fiscal eletrônica de clínica odontológica.

Caso a clínica tenha unidades fora do seu município, verifique a necessidade de cadastro de prestador nos destinos, outras cidades/estados (Cadastro CEPOM). 

Preenchimento de campos obrigatórios:  a emissão da nota fiscal eletrônica de clínica odontológica é feita por meio de um sistema que pode ser disponibilizado pela prefeitura. Verifique se há esta opção em seu município. Entretanto, em alguns lugares, é necessário contratar um programa específico. Para emitir, você deverá informar os seguintes dados da clínica odontológica: 

  • CNPJ;
  • Razão social;
  • Endereço;
  • Inscrição municipal.

Após esta etapa, preencha os dados do paciente e as seguintes informações:

  • Nome completo, CPF/CNPJ, endereço, inscrição municipal;
  • Descrição do serviço prestado;
  • Classificação do CNAE-fiscal;
  • Classificação do CAE (conforme o município);
  • Valor total do serviço;
  • Alíquota e valor do ISS (conforme tributação e perfil da empresa);
  • Impostos retidos (quando obrigatório);
  • Informações complementares.

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De modo geral, o dentista e demais profissionais da área da saúde, além de manterem o foco nos seus pacientes, precisam ter o máximo cuidado com as rotinas da gestão financeira, contábil e administrativa. E para dar suporte aos dentistas empreendedores surgiu o Contabilizei Experts, assessores dedicados e especialistas em realizar as tarefas burocráticas que demandam tempo e expertise do empreendedor.

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Charles Gularte

Escrito por:

Charles Gularte

Charles é formado em contabilidade pela FAE Centro Universitário e MBA em Gestão Empresarial, Administração e Negócios. Depois de começar sua carreira como contador, trabalhou por 14 anos em uma empresa de logística como superintendente de negócios e diretor, até chegar à Contabilizei na gestão de atendimento ao cliente, operações contábeis e serviços.

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