As microempresas geralmente emitem três principais tipos de Notas Fiscais: duas para a venda de produtos (NF-e e NFC-e) e uma para serviços (NFS-e).
A Nota Fiscal de Produto (NF-e) é emitida pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está registrada. Já a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) deve ser gerada no portal da prefeitura do município em que a empresa está cadastrada. Por fim, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), usada no comércio varejista, também é controlada pela Sefaz Estadual e emitida por meio de software específico.
Antes de iniciar a emissão de notas fiscais eletrônicas, é essencial que a empresa saiba exatamente qual tipo de nota se aplica à sua atividade. Além disso, é preciso realizar o cadastro prévio junto à Sefaz ou à prefeitura, conforme o caso.
Para emitir nota fiscal de ME, é necessário seguir estes passos:
Passo 1: Defina qual tipo de nota fiscal emitir
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal é identificar qual modelo se aplica ao seu negócio: Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Para fazer essa escolha, considere dois pontos principais:
- O que você vende ou oferece: produto ou serviço. É possível consultar as atividades da empresa por meio do CNPJ ou Contrato Social;
- Para quem você vende: empresas (pessoas jurídicas) ou consumidores finais (pessoas físicas).
Depois, veja a função de cada tipo de nota fiscal:
- NFS-e: utilizada por prestadores de serviços.
- NF-e: destinada à venda de produtos.
- NFC-e: substitui o antigo cupom fiscal e é usada em vendas diretas ao consumidor final, especialmente no varejo.
Além disso, é essencial verificar o enquadramento fiscal da sua empresa, ou seja, se a empresa é optante pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Isso influencia diretamente no cálculo e na forma de recolhimento dos impostos.
Passo 2: Obter um certificado digital
Antes de iniciar a emissão de notas fiscais, é necessário adquirir um certificado digital. Esse certificado funciona como uma assinatura eletrônica, garantindo a segurança das transações realizadas online e a autenticidade das notas fiscais emitidas.
Vale lembrar que algumas prefeituras não exigem o certificado, então é recomendado conferir as regras na região onde a empresa está registrada.
Passo 3: Realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda ou Finanças
É preciso se credenciar junto ao órgão público responsável pela emissão do tipo de nota fiscal que sua empresa utilizará, garantindo a devida autorização para gerar o documento eletrônico:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): o credenciamento deve ser feito na Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está registrada.
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): o processo deve ser realizado no portal da prefeitura do município onde o negócio está cadastrado.
Nesta etapa, o auxílio de um contador é essencial para que tudo seja feito corretamente. Com o apoio de um profissional, você também pode tirar dúvidas sobre esse processo.
A emissão de notas fiscais pode ser facilitada com o uso de softwares gratuitos disponibilizados por prefeituras e estados ou por meio de serviços pagos, geralmente integrados ao trabalho de escritórios de contabilidade.
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