São dois os tipos de Notas Fiscais (NFs) que podem ser emitidas pelas microempresas: a de produto e de serviço.
A Nota Fiscal de Produto (NF-e) deve ser emitida no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada estado. Já a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) deve ser emitida no site da prefeitura da cidade em que a empresa está cadastrada.
Antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas, a empresa deve entender qual tipo de nota deve emitir. Além disso, é necessário fazer o cadastro na Secretaria da Fazenda ou na prefeitura da cidade da empresa.
Para emitir uma nota fiscal, é necessário seguir estes passos:
1. Saber qual tipo de nota fiscal deve emitir
A primeira etapa para emitir nota fiscal é entender qual nota a sua empresa deverá emitir: a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), a Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Para isso, é importante analisar dois fatores principais:
- O que você vende ou oferece, ou seja, um produto ou um serviço;
- Para quem você vende, ou seja, para empresas ou para pessoas físicas.
Assim, é possível diferenciar cada uma delas:
- A Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) deve ser usada por quem presta serviços;
- A Nota Fiscal de Produto (NF-e) deve ser usada por quem vende produtos;
- A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) substitui o antigo cupom fiscal, sendo usada em vendas diretas ao consumidor final, geralmente no varejo.
Nessa etapa, também é importante entender o enquadramento fiscal da empresa, ou seja, se a empresa faz parte do regime tributário Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Esta etapa é importante para saber como fica o cálculo e o recolhimento de impostos da empresa.
2. Adquirir um certificado digital
Antes de emitir notas fiscais, também é preciso adquirir um certificado digital.
O certificado digital é uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida.
3. Credenciar-se na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças
Procure o órgão governamental responsável pela emissão de cada tipo de nota fiscal. Você precisa conseguir uma autorização para emitir o documento eletrônico:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e):
Para emitir esse tipo de nota fiscal, você deverá entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região onde sua empresa está cadastrada.
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e):
Para emitir a nota fiscal de serviços, você deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da localidade onde seu negócio está cadastrado.
A emissão de nota fiscal pode ser automatizada por meio de softwares gratuitos disponibilizados pelas prefeituras de cada região. Também é possível contratar a assinatura de serviços de nota fiscal, normalmente associados aos serviços de contabilidade.
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