O que devo avaliar ao escolher um serviço de contabilidade pela internet?

Ao escolher um serviço de contabilidade pela internet, você deve avaliar se o registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) está ativo, se a reputação da empresa é boa (verifique avaliações em plataformas como Reclame Aqui e Google Meu Negócio), a qualidade no atendimento e eficiência do suporte técnico, além da especialização no seu nicho de atuação. Confira também se a plataforma é intuitiva, qual é o nível de segurança da informação, a adequação da contabilidade ao seu modelo de negócio e se o preço inclui todas as obrigações fiscais e necessidades da sua empresa.

Estes são os critérios essenciais para sua avaliação de uma contabilidade:

1. Contabilidade online ou contabilidade tradicional

Antes de tudo, escolha entre os modelos disponíveis no mercado:

• Contabilidade online: é altamente recomendada quando a empresa tem uma operação que permite conduzir toda a abertura e gestão do CNPJ de forma online, com suporte contábil remoto. Esse é o caso de prestadores de serviços, profissionais liberais (como engenheiros, médicos, arquitetos, advogados, etc), profissionais que atuam como pessoa jurídica (PJ), negócios digitais, micro e pequenas empresas. As principais vantagens da contabilidade online são redução de custos, atendimento humano especializado, aumento da produtividade e diminuição de erros.

• Contabilidade tradicional: é mais recomendada para empresas com operações complexas, folha de pagamento extensa (ou seja, muitos funcionários), alta complexidade tributária ou empresários que valorizam reuniões presenciais e a possibilidade de visitar o escritório contábil. 

Depois de escolher o modelo que melhor se adequa ao seu negócio, prossiga com os outros critérios abaixo.

2. Regularidade, segurança e transparência

• Registro no CRC: confira se tanto o escritório de contabilidade quanto os responsáveis técnicos possuem registro ativo e regular no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). É possível fazer essa consulta pelo site do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) ou pelo site do CRC do seu estado. Sem esse registro, o serviço é considerado ilegal e você não tem garantia jurídica sobre o trabalho prestado, o que pode gerar problemas como invalidade de documentos, auturações e multas pelos Conselhos de Classe e pelos órgãos fiscalizadores.

• Segurança de Dados: verifique se a plataforma utiliza armazenamento em nuvem com criptografia e backups regulares. Lembre-se que todos os seus dados financeiros e fiscais são sensíveis, então a contabilidade deve ter protocolos de segurança rigorosos para proteger suas informações. Além disso, entenda como eles lidam com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

• Transparência: a contabilidade também deve oferecer ferramentas que deem visibilidade total às ações realizadas, obrigações entregues, documentos e comprovantes, pendências, prazos, entre outros. Isso aumenta a confiança, permite que você tire dúvidas, entenda as obrigações e deveres de ambas as partes, evita a perda de prazos importantes, etc.

3. Reputação e experiência

• Reputação da empresa: leia as avaliações públicas da contabilidade em plataformas como Reclame Aqui e Google Meu Negócio. Esses tipos de site oferecem métricas verificáveis de transparência e satisfação de clientes reais, ou seja, é possível ter ideia de como seria a sua experiência com aquela empresa, qual o nível de resolução de problemas e tempo de resposta do atendimento.

• Histórico no mercado: empresas já consolidadas no mercado costumam oferecer mais confiança. Um exemplo delas é a Contabilizei, que atua há mais de 10 anos simplificando a rotina de micro e pequenas empresas. 

• Indicações: se possível, busque referências de outros profissionais e/ou empreendedores que já usam o serviço para entender a satisfação com as entregas da empresa.

4. Escopo do serviço e custos

• O que está incluído no seu plano: entenda exatamente o que o plano contratado cobre e se os serviços ofertados atendem à todas as necessidades do seu negócio. Por exemplo: emissão de notas fiscais, folha de pagamento, alterações contratuais, balancetes mensais, etc.

• Plataforma, tecnologia e integração: avalie a facilidade de uso do sistema. Uma plataforma intuitiva e integrada à emissores de notas ou sistemas de gestão (ERPs) economiza tempo nas rotinas diárias e na conciliação bancária.

• Custos e adicionais: entenda todos os custos envolvidos na contratação para evitar surpresas desagradáveis. Por exemplo: a abertura de empresa é gratuita com esta contabilidade? Eles cobram 13º honorário? Consultorias mensais estão incluídas no plano ou são cobradas? 

Dica extra: a contabilidade online é um modelo que geralmente oferece abertura de empresa gratuita, além de ter um valor mensal bem mais atrativo em comparação a escritórios tradicionais, mas sem abrir mão de um atendimento humano especializado. A Contabilizei é um exemplo disso. Além de abrir sua empresa gratuitamente (ou seja, sem cobrar pelos honorários de abertura), ainda existe a redução no pagamento de taxas públicas por meio da campanha Custo Zero (disponível em algumas cidades), na qual a Contabilizei cobre o custo da taxa referente à Junta Comercial para registro do CNPJ.

5. Especialização no seu nicho, adequação ao seu modelo de negócio e mudanças nas leis

• Especialização no seu segmento: confira se a contabilidade tem experiência na sua área de atuação. Por exemplo: serviços especializados para médicos, advogados, engenheiros, arquitetos, psicólogos, entre outros. Especialistas entendem melhor as particularidades tributárias e benefícios fiscais de cada segmento, trazendo benefícios como economia em impostos.

• Porte da empresa e adequação ao seu negócio: avalie se o serviço da contabilidade é voltado para MEI (Microempreendedor Individual), Microempresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP) ou até mesmo média e grandes empresas. Confira também quais são os Regimes Tributários atendidos (Simples Nacional, Lucro Presumido e/ou Lucro Real). Dependendo do serviço prestado, a contabilidade pode não suportar o crescimento do seu negócio.

• Adaptação às mudanças na legislação: busque por uma contabilidade que consiga reagir rapidamente a mudanças na legislação tributária e societária, como as trazidas pela Reforma Tributária e pela Reforma da Renda.  

Diego Dias, Diretor de Operações da Contabilizei, explica: “Ter o apoio de um escritório de contabilidade especializado pode parecer algo banal, mas na verdade evita que a sua empresa seja autuada e até multada em casos de erros que acontecem por pura desinformação. Um ótimo exemplo são os profissionais da saúde, como médicos, psicólogos, dentistas e fisioterapeutas. Eles precisam entregar todo ano uma declaração específica chamada DMED. A falta dessa declaração ou a entrega em atraso pode causar uma multa de até R$1.500. Por isso, a minha indicação é contratar uma contabilidade especializada, que entende dessa e de outras obrigações da área, evitando uma multa em que o valor poderia ser investido no crescimento da própria empresa”. 

Diego Dias também aconselha: “Uma contabilidade que acompanha as constantes mudanças nas leis também é uma grande vantagem. Ainda no exemplo de profissionais da saúde, a Reforma Tributária deve reduzir as alíquotas desse setor e oferecer créditos tributários para abater o valor dos impostos a pagar. Com a orientação correta de uma contabilidade, o profissional da saúde poderá aproveitar essas vantagens e ficar mais competitivo no mercado”.

6. Canais de atendimento e suporte técnico

• Canais de atendimento: entenda por quais canais o suporte é realizado (WhatsApp, chat, e-mail, telefone, etc), quais os horários de atendimento, se existe atendimento humano e personalizado para questões mais complexas e específicas.

• Tempo de resposta: veja avaliações em plataformas como Reclame Aqui ou Google Meu Negócio para entender qual é o tempo médio de resposta do atendimento, se a empresa é eficiente em resolver problemas ou tirar dúvidas.

• Suporte técnico: confira se existe o suporte de contadores dedicados e/ou especializados no seu segmento. Esse tipo de contato torna a resolução de problemas ainda mais assertiva, possibilita tirar dúvidas e entender no detalhe questões e rotinas burocráticas.

Um serviço de contabilidade que se destaca em todos esses critérios de avaliação é a contabilidade online, modelo que permite abrir empresa e cumprir obrigações fiscais por meio de plataformas digitais sem abrir mão do atendimento humanizado, com contadores dedicados e especializados.

Altamente recomendada para perfis como prestadores de serviços, profissionais liberais (médicos, arquitetos, engenheiros, advogados, etc), além de micro e pequenas empresas, a contabilidade online oferece benefícios como:

• Abertura de empresa rápida, econômica, 100% digital e, em alguns casos, totalmente gratuita;
• Especialização segmentada em profissões, com conhecimentos específicos em determinadas atividades;
• Simulação de impostos e custos antes da abertura da empresa, com capacidade de prever riscos e indicar a opção mais vantajosa;
• Adaptação mais rápida às mudanças nas leis e normas contábeis e tributárias;
• Integração entre tecnologia e suporte humano, otimizando processos e diminuindo erros.

Para evitar erros e problemas, pagar o mínimo de impostos possível e ter a gestão completa da sua empresa, venha para Contabilizei, o maior escritório de contabilidade online do Brasil. Conheça a nossa assessoria contábil gratuita e saiba como podemos ajudar você.

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