Digitalizar para crescer: o profissional liberal no mundo online

Digitalizar significa adaptar um negócio para o formato digital. Na prática, isso quer dizer deixar de lado atividades e métodos manuais para adotar tecnologias que ajudem a otimizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos.

Não é segredo que as empresas, de diferentes setores, já estavam passando por um importante processo de transformação digital nos últimos anos. Porém, esse cenário foi fortemente impulsionado pela chegada da pandemia do novo coronavírus.

Devido à necessidade de se manter o isolamento social, os empreendedores precisaram ajustar os seus modelos de negócio para continuarem atuantes, e a digitalização, mediante o uso mais amplo de diferentes tecnologias, foi o caminho para isso.

Assim, é possível entender que digitalizar é adaptar uma empresa ao formato digital, utilizando, para isso, recursos tecnológicos que aprimorem os seus processos, melhorem as suas estratégias e ações.

E se você ainda acredita que digitalizar um negócio é algo possível apenas para os grandes, engana-se. Essa mudança não só pode, como deve, ser adotada por micro e pequenas empresas.

A melhora no atendimento ao cliente, a redução de custos e o aumento da produtividade são apenas algumas das vantagens dessa mudança.

Confira, neste artigo, detalhes sobre o que é digitalizar, o passo a passo que deve ser seguido para isso, quais os benefícios e muito mais!

O que é digitalizar?

Digitalizar é usar recursos tecnológicos para otimizar os processos de uma empresa. Mas, além disso, consiste em também inserir um mindset digital à sua cultura organizacional.

De forma prática, isso quer dizer que o negócio deixará de lado atividades manuais e métodos de trabalho obsoletos para se adequar à nova realidade que estamos vivendo, que contempla o uso mais amplo das tecnologias em diferentes situações do dia a dia de pessoas físicas e jurídicas.

Um bom exemplo de digitalização pode ser visto quando um empreendedor busca informações sobre como abrir empresa. 

Se antes era preciso ir até um escritório contábil para realizar esse processo, hoje, todo o trâmite pode ser realizado via internet. Ou seja, um negócio pode ser mais digital e moderno desde os seus primeiros passos.

A ideia por trás da digitalização de uma empresa é que as novas soluções adotadas, incluindo tecnologias, ações e estratégias, aprimorem as suas operações e, com isso, contribua para a obtenção de resultados melhores.

Por esse motivo é tão importante que essa mudança não se limite à implementação de bons softwares. 

O objetivo principal só será alcançado se, somado a isso, a mentalidade e a percepção do empreendedor e dos seus colaboradores também acompanhe esse processo de modernização.

Qual o passo a passo para a digitalização?

Digitalizar é essencial para potencializar o crescimento de uma empresa, e o motivo para isso é simples: negócios que não se adaptam às mudanças perdem espaço para os concorrentes.

Com isso, os clientes tendem a migrar para outros negócios mais modernos e ágeis, comprometendo seriamente o faturamento e, obviamente, o sucesso da marca.

Por isso, se não quer que as ações e processos da sua empresa se tornem desatualizados e ultrapassados, confira o passo a passo sugerido para a digitalização:

1. Identifique os seus processos

Não importa o tamanho da sua empresa, o primeiro passo para conseguir digitalizá-la é identificar todos os seus processos.

Nessa etapa, você precisa verificar quais procedimentos e tarefas ainda não estão sendo realizados de forma dinâmica, quais podem ser otimizados com o uso de soluções tecnológicas, entre outros pontos similares.

2. Analise as necessidades e expectativas do seu público-alvo

Em complemento ao passo anterior, é bem interessante relacionar os seus processos às necessidades e expectativas dos seu público-alvo.

Por exemplo, imagine que há um número alto de reclamações por conta do serviço de atendimento ao cliente. Muitos consumidores relataram que não conseguem contato, ou que os canais de atendimento são restritos e morosos.

Em um cenário como esse, você pode adotar novas soluções de atendimento, como aplicativos de mensagem, chat online etc.

3. Estude o seu mercado de atuação

Também é bastante interessante e válido analisar os seus concorrentes e quais as novidades e tendências do seu mercado de atuação.

Esse é um dos caminhos mais indicados para você identificar quais inovações estão sendo utilizadas em modelos de negócio semelhantes ao seu e, dessa forma, ter bons insights para aprimorar a sua dinâmica da sua empresa.

4. Elabore um plano de ação

Com todas essas informações, o passo seguinte de um processo de digitalização de um negócio é elaborar um bom plano de ação.

Aqui, é preciso relatar todos os pontos de melhoria que foram identificados, quais soluções e ferramentas podem ser adotadas para aprimoramento dos processos etc.

A ideia é relacionar tudo o que foi levantado para se ter uma visão ampla e completa de quais medidas precisam ser tomadas para tornar tudo isso uma realidade.

Sobre isso, é fundamental também considerar a questão orçamentária. Ou seja, por mais que a sua empresa precise ser digitalizada, não se pode deixar de lado a análise de custo-benefício, considerando, principalmente, o momento financeiro que está vivendo.

Isso quer dizer que é essencial passar por essa mudança, mas ela não deve comprometer a saúde financeira do seu negócio. 

5. Mantenha o cliente no centro da sua estratégia

E quando estiver criando o seu plano de ação, elabore estratégias que mantenham o cliente no centro de todas as operações.

É preciso ter em mente que o propósito da digitalização é aprimorar os processos da empresa, mas de modo que isso contribua para melhorar o relacionamento com os seus consumidores e entregar-lhe mais e melhores resultados.

6. Treine adequadamente o seu time

Lembra que falamos que digitalizar é também é inserir um mindset digital à cultura organizacional do negócio? Isso quer dizer que é essencial orientar os colaboradores e sócios, caso tenha, sobre a importância dessa adequação.

Para empresas que contam com funcionários contratados, treinar adequadamente quanto ao uso das novas soluções é fundamental para que elas não sejam utilizadas inadequadamente, o que gera o risco de comprometer negativamente a estratégia.

7. Mensure os resultados e ajuste o que for necessário

Por fim, após implementar a digitalização na sua empresa, é bem importante mensurar os resultados, fazendo um comparativo de como estava antes dessa fase, e como ficou depois.

Se, porventura, o retorno não for o esperado, revise a sua estratégia e as medidas adotadas, ajustando os pontos que julgar necessário para o alcance do seu objetivo.

Aqui, vale lembrar que digitalizar um negócio é um processo contínuo, que precisa acompanhar as tendências e as inovações do mercado.

Por que é importante a digitalização de micro e pequenos negócios?

A digitalização chega a ser até mais importante para micro e pequenos negócios do que para os grandes. A razão é que essa mudança ajuda a aumentar o seu poder competitivo, bem como a tornar a marca mais atrativa para os clientes.

Além disso, digitalizar um negócio traz vantagens como:

• modernização do negócio;
• melhora nas tomadas de decisões;
• aprimoramento da experiência do cliente;
• redução de custos operacionais;
• aumento da produtividade.

Quais processos podem ser digitalizados em uma empresa?

São vários os processos que podem ser digitalizados em uma empresa. Podemos citar, por exemplo:

• emissão de nota fiscal;
• gestão e controle de documentos;
• organização e distribuição de tarefas;
• cadastro de clientes;
• controle de vendas;
• serviços contábeis.

Dica de leitura: “Contabilidade integrada: O que é? Vantagens para empresas”

Quanto custa tornar um micro ou pequeno negócio digital?

É difícil informar, pontualmente, quanto custa tornar um micro ou pequeno negócio digital. Isso porque os valores necessários para esse processo depende de quais soluções serão adquiridas, do modo de atuação da empresa, da dinâmica de trabalho etc.

Outro ponto é que existem muitas ferramentas online que podem ser utilizadas gratuitamente, a exemplo das disponibilizadas pelo Google, como o Google Drive para armazenamento e compartilhamento de variados tipos de arquivo.

Mas para você ter uma ideia de investimento, podemos dizer que os serviços de uma contabilidade online, um dos processos que podem ser digitalizados, custam a partir de R$109 por mês, como os que são oferecidos pela Contabilizei.

Quanto se ganha com a digitalização? 

O ganho com a digitalização segue o mesmo princípio, ou seja, depende das soluções adotadas, além do tempo de implementação dessa mudança.

Porém, considerando as vantagens de digitalizar uma empresa, como o aumento de produtividade e a melhoria da experiência do cliente, a expectativa é que o retorno, em médio e longo prazo, seja consideravelmente maior que o investimento.

Quanto a isso, é essencial ressaltar também que ao digitalizar o seu negócio, você está contribuindo para a sua escalabilidade. 

Na prática, isso quer dizer que se torna totalmente possível atender um número cada vez maior de clientes sem precisar investir na mesma proporção, o que evita contração de despesas extras que podem comprometer seriamente a saúde financeira do negócio.
Que tal saber outras maneiras de potencializar o crescimento do seu negócio? Então não deixe de ler o artigo: “Como acelerar micro e pequenos negócios?”