Emissor NF-e e alternativas para substituir o emissor NF-e da SEFAZ



Tudo o que você precisa saber sobre Emissor NF-e e um jeito mais moderno de emitir
Nota Fiscal Eletrônica.


O que é um emissor NF-e?

O emissor de nota fiscal eletrônica é um software ou plataforma onde são inseridos os dados para geração das notas fiscais eletrônicas referentes às diversas ações realizadas em sua empresa, como por exemplo: devolução de mercadorias ou vendas realizadas.

Basicamente, o sistema compila os dados de sua empresa, cliente e serviço/produto em um arquivo no formato aceito pela Secretaria da Fazenda de sua região e o envia para geração da nota fiscal eletrônica.

Bons softwares emissores de NF-e também permitem o acompanhamento (retorno do arquivo enviado). Ou seja, informam se a nota fiscal eletrônica foi aceita e gerada ou se os dados enviados apresentam alguma divergência. Os status mais comuns são: Aprovada, Rejeitada, Denegada (falaremos mais sobre esse assunto abaixo).

Além disso, bons softwares emissores de NF-e permitem o cancelamento, substituição e/ou a inclusão de carta de correção para as notas fiscais eletrônicas geradas a partir dele.

Há diversas opções de emissores NF-e no mercado, existem os gratuitos e os pagos, podem ser integrados com contabilidade ou não. A maioria não disponibiliza suporte para informações contábeis, somente um suporte técnico para instalação. Um bom exemplo de emissor gratuito de NF-e é o da Contabilizei: 100% online, simples, fácil e com várias funções automatizadas. Ah, também conta com auxílio de contadores para preenchimento da nota fiscal.

Você já deve ter recebido uma nota fiscal eletrônica ou por muitas vezes escuta essas palavras: nota fiscal eletrônica, e deve ter pensando:
- Como faço para emitir uma nota fiscal eletrônica?
- Ela tem validade?
- Posso utilizar em minha empresa?

Pensando nisso, nós da Contabilizei criamos o Guia do Emissor NF-e em português simples e claro, onde os principais objetivos são eliminar suas dúvidas sobre esse assunto e deixar você por dentro dos principais pontos.

Por fim, antes de falarmos da nota fiscal eletrônica, você precisa compreender como ela é gerada. Vamos lá! Boa leitura! ;-)

Por que preciso buscar um emissor NF-e?

A Secretaria da Fazenda está gradualmente implantando a obrigatoriedade da utilização da nota fiscal eletrônica em todos os segmentos de nossa economia, o objetivo é substituir o antigo bloco de notas fiscais para um modelo estruturado de informações.

Aconselhamos, mesmo que sua empresa não esteja na relação de atividades obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, que você já se adeque a essa finalidade. Dessa forma, você não será surpreendido por uma multa ou adversidades indesejadas futuramente.

Para auxiliar na implantação da nota fiscal eletrônica, a Secretaria da Fazenda lança todos os anos uma atualização do emissor de NF-e gratuito. Porém a partir de Janeiro de 2017, o emissor NF-e gratuito do Sefaz será descontinuado.

Segundo a própria Secretaria da Fazenda, de 2006 pra cá, a maioria dos contribuintes deixou de utilizar o emissor gratuito e migrou para outras soluções, como algum emissor de NF-e pago, programas instalados no computador ou até mesmo soluções próprias.

Por isso, a própria Secretaria da Fazenda sugeriu que os contribuintes que utilizam o emissor da Sefaz busquem alternativas com um novo emissor NF-e.

O que ganho utilizando um emissor NF-e?

Eliminar os riscos, evitar multas e transtornos desnecessários são os principais objetivos. Como a emissão de NF-e é obrigatória para diversos segmentos empresariais, um emissor é necessário para gerar o documento de forma segura e completa. Emissores de nota fiscal eletrônica podem permitir integrações com plataformas de contabilidade ou sistemas de gestão, facilitando a armazenagem das notas, que é obrigatória por 5 anos.

Se sua empresa utilizar um emissor NF-e com servidores em nuvem, provavelmente ele guardará as notas fiscais de forma mais segura para você. Assim, você não precisa se preocupar com espaço físico ou funcionamento de seu computador.

Existem diversas alternativas no mercado para o emissor NF-e, desde as mais simples até as mais completas, com ou sem integração, seja com a contabilidade ou com sistema de gestão (ERP), por exemplo.

O emissor gratuito de NF-e da Contabilizei substitui o emissor NF-e da Sefaz que sairá de circulação conforme mencionamos acima. Por se tratar de uma empresa de contabilidade online, o emissor foi desenvolvido por contadores e o grande foco é a usabilidade: é fácil de usar. É totalmente online, ou seja, você não precisa instalar nenhum programa em seu computador para utilizar e é o único que oferece suporte de contadores, além de preenchimento automático inteligente de boa parte dos campos da nota fiscal, valida diversas informações diminuindo erros na emissão da nota fiscal eletrônica.

O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento com validade fiscal e jurídica, de existência apenas digital, gerado para registrar diversas operações de sua empresa, como por exemplo: venda de produtos.

Ela substitui a nota fiscal “de papel” e conta com a opção de impressão da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é a representação gráfica da NF-e. Esse documento comprova informações sobre o trâmite que ocorreu entre duas partes, ou seja: comprova a venda que você fez ao seu cliente.

A NF-e é repleta de campos e informações, pensando em facilitar a emissão e reduzir a chance de erro, o emissor gratuito de NF-e da Contabilizei possui usabilidade intuitiva com campos já preenchidos automaticamente.

Por que preciso emitir nota fiscal?

Essa é uma obrigação prevista por Lei. O contribuinte deve emitir nota fiscal (NF-e) para acompanhar uma mercadoria ou ao finalizar a prestação de um serviço. Por mais que pareçam informações pequenas e irrelevantes, são essenciais para que a empresa seja tributada corretamente e fique em dia com a fiscalização.

Veja 5 pontos importantes na hora de emitir NF-e.

Vantagens da nota fiscal eletrônica

O documento digital, além de ser mais econômico em relação a custos de armazenagem e geração de nota em papel, traz outros benefícios consigo. O Fisco considera a NF-e um documento de maior confiabilidade, já que vai acompanhado sempre de uma assinatura eletrônica (através do certificado digital e-CNPJ), além de melhorar o processo de controle fiscal. A nota fiscal eletrônica também permite integrações que facilitam o dia a dia da empresa. Ou seja, é mais barato, mais seguro e prático. Ah, claro, não podemos deixar de fora o fato de que incentiva o uso de relacionamentos eletrônicos, diminuindo o número de papel e contribuindo com a sustentabilidade.

Status da Nota Fiscal Eletrônica

Como mencionamos no tópico emissor NF-e, o software é responsável pela transmissão das informações para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) e um bom software emissor de nota fiscal também coleta o retorno da emissão.

Em média, o processamento leva menos de 30 segundos e esse retorno é a resposta do que ocorreu com a nota fiscal eletrônica, ou seja, o resultado do processamento da NF-e. Existem diversos tipos de respostas e a maioria dos softwares emissores de notas fiscais eletrônicas unifica as informações em 6 grupos para facilitar a entendimento do usuário e realizar alguma ação necessária (se for o caso), os status da NF-e são:

  • Processando - as informações estão em processamento das informações;
  • Rejeitada - a SEFAZ recusou a emissão da NF-e, devido a alguma inconsistência nos dados enviados;
  • Denegada - reporta impossibilidade de emissão contra o CNPJ do destinatário;
  • Cancelada - solicitação de cancelamento de nota fiscal eletrônica aceita com sucesso;
  • Inutilizada - solicitação de inutilização da numeração da NF-e aceita com sucesso;
  • Autorizada - significa que está tudo ok com os dados enviados, e a NF-e está liberada, inclusive a impressão da DANFE.

“Mas como eu sei se minha nota foi aceita?” Fique tranquilo, essa é um pergunta frequente! Conforme mencionamos acima, as notas fiscais aceitas sempre estarão com o status “Autorizada”. Uma atenção imediata é requerida para os status “Rejeitada” e “Denegada”, neste casos, provavelmente você precisará efetuar alguma ação para emitir a NF-e.

Quais são os requisitos para emissão de NF-e?

Basicamente, para emitir NF-e você precisa de:

  • Computador com acesso à internet
  • Emissor de NF-e
  • Certificado Digital e-CNPJ A1 ou A3: O que é certificado digital?
  • Inscrição Estadual Ativa: necessária para realizar o credenciamento abaixo
  • Credenciamento no Sefaz: esse registro possui variações entre os Estados (UF)

O que é Certificado Digital?

O Certificado digital A1 ou A3 (e-CNPJ) é uma assinatura eletrônica e serve para identificar, validar e transmitir informações por meio eletrônico, permitindo que empresas se identifiquem e assinem de qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.

Ou seja, ele vai provar que foi realmente sua empresa que emitiu a nota fiscal ou acessou alguma informação. Existem várias certificadoras no mercado autorizadas pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Fizemos um tutorial ensinando como obter seu próprio certificado digital.

Caso sua empresa não possua Certificado Digital, não se preocupe. A Contabilizei fechou uma parceria com o Serasa/Experian. Nossos clientes têm 30% de desconto na compra de Certificado Digital e-CNPJ modelo A1. Para ganhar o desconto, faça seu cadastro agora no Emissor Gratuito NF-e da Contabilizei e aproveite esse benefício.

Resumo

Fizemos um resumo com os principais pontos para você:

1) Emissor NF-e é um software que transmite dados para emissão de nota fiscal eletrônica.

2) É necessário ter um emissor NF-e para emitir uma nota fiscal eletrônica.

3) Utilizar um emissor NF-e de qualidade diminui os riscos de erros e facilita o dia a dia.

4) Nota fiscal eletrônica é um documento com validade fiscal e jurídica que contém as informações sobre a sua transação.

5) O uso da nota fiscal eletrônica é obrigatória para diversos segmentos da economia.

6) Certificado digital é uma assinatura eletrônica que identifica e valida a transferência de informações.

Esperamos que você tenha entendido o que é um Emissor NF-e, assim como uma NF-e. Preparamos materiais mais aprofundados sobre esses temas, é só checar os posts sugeridos ao lado. Quer economizar até 90% em serviços de contabilidade? Visite www.contabilizei.com.br

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