Técnicas e Ferramentas para Reuniões Online Eficazes

Existem diversos fatores que podem influenciar na qualidade de uma reunião online, então como torná-las mais eficazes?

Para diversas empresas que ainda não passam ou estão em um estágio muito primário da transformação digital, talvez a ideia de uma reunião online seja um bicho de sete cabeças, mas a verdade é que essa tendência do mercado pode ser tão eficiente quanto as reuniões presenciais, tudo vai depender de como ela é organizada.

Seja pelo uso das ferramentas incorretas, a estrutura tecnológica das pessoas envolvidas, ou até mesmo o ambiente, uma reunião online pode terminar de maneira frustrante e sem os resultados esperados, caso seus pilares não sejam planejados e seus problemas não sejam previstos.

Lembre-se que ainda que seja presencialmente ou remotamente, uma reunião sempre será importante por representar um período de tempo em que os funcionários não estarão produzindo, mas sim, na força tarefa de organização da empresa, portanto o período deve ser muito bem aproveitado.

Como organizar a sua reunião online

Segundo dicas da Microsoft, uma boa reunião online deve ser baseada em 3 pontos:

• Planejamento 
• Gerenciamento de tempo e pessoas durante a reunião 
• Acompanhamento após a reunião 

Ou seja, ela deve ser bem planejada, estruturada e contar com as pessoas necessárias. Também – o que é muito importante – deve ter um documento com o que vai ser debatido e as tomadas de decisões que aconteceram, bem como seus encaminhamentos.

Todos os usuários estão cientes de que a reunião irá acontecer em determinado dia e horário? No caso das reuniões online, mais do que nas presenciais, é importante recorrer a um calendário compartilhado para que todos sejam alertados sobre o encontro. Não esqueça de colocar um aviso prévio, 30 minutos antes da reunião para que todos possam se preparar e, de forma nenhuma, atrasar o encontro virtual.

Como gerenciar o tempo da sua reunião online

Se em reuniões presenciais já existe a pressão pelo gerenciamento do tempo, seja porque as pessoas precisam voltar para suas atividades do dia, encerrar o expediente, ou porque o tempo já foi pré-determinado na reserva da sala, as reuniões online também devem ter seu tempo gerenciado.

E para isso é de extrema importância ter noção de quanto tempo determinado tema demandará para ser discutido e não ultrapassá-lo jamais. Com o passar do tempo você terá a noção exata quanto tempo é necessário nas reuniões online. E, surpresa, elas tendem a ser mais produtivas do que as presenciais.

Outra dica geral é não achar que, por ser online, uma reunião precisa ser mais curta/longa ou flexível, pois no final do dia, continua sendo um evento importante. 

Acompanhamento pós reunião 

A melhor maneira de desenvolver qualquer coisa é através de feedbacks, portanto, avalie a sua experiência como organizador e também dos participantes para garantir que a melhoria seja um processo contínuo.

Quanto aos encaminhamentos e decisões tomadas na reunião online, é importante que um dos participantes fique com a missão de escrever em uma ata eletrônica tudo o que foi tratado no encontro. E, para que todos estejam alinhados, após a reunião distribuir o conteúdo aos participantes.

Quais as ferramentas certas para uma reunião online?

A resposta correta é, não existem ferramentas corretas. A ferramenta correta para cada reunião irá depender de uma série de fatores:

• Quantos pessoas irão participar?
• Áudio e vídeo ou somente áudio?
• As apresentações e vídeos serão compartilhados na tela?
• O conteúdo precisa ser gravado?

Ao responder estas e outras perguntas ficará mais fácil definir a ferramenta mais apropriada, apenas para citar as mais populares e mais completas: Google Hangouts, Skype e Zoom.

Quais os melhores horários para uma reunião online?

Assim como em reuniões presenciais, o melhor horário será sempre o mais conveniente para o time. Atualmente – com a crise do coronavírus – todas as reuniões estão sendo online e estamos aprendendo muito sobre elas. No retorno as atividades no escritório, provavelmente muitas das dinâmicas das reuniões presenciais sofrerão uma mudança tremenda no dia a dia.

Alguns cuidados devem ser tomados em nome da coletividade, como por exemplo, não marcar uma reunião no horário de almoço ou após as 17h.

Por questões tecnológicas, alguns momentos do dia são mais favoráveis que outros. É melhor uma reunião num horário em que a luz do dia esteja mais favorável, por exemplo, assim uma grande barreira para certas câmeras – a iluminação, já é minimizada.

Outra sugestão é buscar horários em que obras não estejam sendo realizadas ainda, como no começo do dia, ajudando assim a reduzir os ruídos externos. Uma tática para minimizar ruídos é que todos usem fones de ouvido e, quando não estiver interagindo, coloque seu computador na função “mudo”.

Durante a reunião: Como conduzir?

Agora que as melhores soluções e horário já foram definidos, chegou a hora de expandir as etapas de planejamento, gerenciamento e acompanhamento.

Conforme já mencionado, uma reunião online deve ser tão funcional quanto uma presencial, e isso vale para a maneira como é conduzida, pois o padrão e sua utilidade devem ser igualmente funcionais.

A seguir compartilhamos algumas dicas de bons condutas que podem fortalecer o gerenciamento durante a chamada:

Estabeleça uma pauta

Como facilitador da reunião, você precisa saber o ponto de partida e para onde determinado assunto deve chegar. Uma boa prática é colocar na tela todas os temas que serão abordados para que ninguém, quando estiver debatendo outro assunto traga um tema que terá seu foco adiante.

Uma boa maneira de fazer isso é definindo pautas que precisam ser discutidas, assim, sempre que o assunto sair do esperado ou perceber que um tema está tomando todo o tempo previsto, você pode reconfigurar a conversa para abordar os próximos tópicos.

Para realizar a pauta não é necessário nada mais do que um arquivo de texto com os principais assuntos e pontos importantes. 

Caso queira fortalecer ainda mais a discussão, considere enviar a pauta antes mesmo da reunião.

Estabeleça regras

Caso a reunião envolva a participação de muitas pessoas, talvez seja interessante estabelecer regras para que todos possam se envolver e participar de maneira organizada.

Além disso, regras simples podem melhorar a experiência para todos, até mesmo para cenários com menos participantes. Por exemplo: a desativação do microfone quando não estiver falando, como já falamos acima.

Assegure-se que todos estejam participando

Assim como em uma conversa presencial, às vezes o nosso ritmo de fala pode dificultar o entendimento de algumas pessoas. Por isso, sempre confira se todos os participantes estão conectados e conseguindo compreender o que está sendo discutido.

Escute mais

Se a reunião não envolve o pronunciamento de alguma informação importante, garanta que todos os participantes tenham a chance de participar verbalmente da conversa, em geral, tente não monopolizar a fala durante a reunião.

Abra espaço para informalidades

Se a reunião for com sua própria equipe, a conversa não precisa ser trabalho o tempo inteiro, converse com os participantes para descobrir como estão as coisas ou como estão se sentindo. Quebrar o gelo é importante em qualquer plataforma de comunicação, principalmente agora que todos estão em casa e precisam se adaptar rapidamente a este tipo de ferramenta.

Antes de terminar, repasse os pontos principais 

Antes de concluir a chamada, recapitule tudo o que foi conversado. Você também deve, em seguida da reunião, enviar um e-mail com todos os tópicos, tomadas de decisão e encaminhamentos de cada tópico debatido. 

Depois da reunião

Se você já organizou a reunião, enviou para os participantes as anotações, e solicitou o feedback, provavelmente teve um boa reunião online.

A migração para ambientes digitais é uma tendência em diversos setores e empresas, por isso é importante que as organizações busquem estar preparadas para tornar seus processos cada dia mais práticos. Com a COVID-19 tudo foi acelerado e necessariamente precisamos nos adaptar.

Aproxime-se do modo Contabilizei de fazer as coisas

A Contabilizei – pioneira e líder na contabilidade online – também foi uma das primeiras empresas do Brasil a colocar 100% da sua força de trabalho em Home Office. Para isso precisou desenvolver formas de manter a comunicação, realizar reuniões de time e com clientes e fornecedores. Em breve estaremos trazendo aos nossos leitores esta experiência e como ela está sendo um sucesso. 

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