Emitir Nota Fiscal Eletrônica: 5 pontos importantes na hora da emissão



Tudo para você Emitir Nota Fiscal: entenda códigos CFOP, Situações, Substituição Tributária e dados essenciais ao emitir uma NF-e


Emitir Nota Fiscal Eletrônica nem sempre é uma atividade fácil em uma empresa, são diversos campos e códigos a serem preenchidos que causam confusão e acabam gerando uma nota fiscal com status “rejeitada”. Ninguém quer isso, certo?

Antes de pensar em emitir a Nota Fiscal Eletrônica, você deve se certificar de que possui todos os requisitos para a emissão. São esses abaixo:

  • Computador com acesso à internet;
  • Emissor de NF-e;
  • Certificado Digital e-CNPJ A1 ou A3: O que é certificado digital?
  • Inscrição Estadual Ativa: necessária para realizar o credenciamento abaixo;
  • Credenciamento no Sefaz: esse registro possui variações entre os Estados (UF).

Tudo certo? Então vale a pena conferir as 5 dicas úteis que nós da Contabilizei listamos para seu dia a dia, na hora de emitir Nota Fiscal Eletrônica.

1 - Certifique os Dados do Emitente e Dados do Destinatário

Os campos referem-se às pessoas (física ou jurídica) envolvidas na negociação. Os dados referentes ao emitente são informações de sua empresa, neste campo preencha os dados cadastrais de sua empresa, como por exemplo: Razão Social, CNPJ, Endereço. Dica: deixe esse dados anotados em um local de fácil consulta, você precisará utilizar eles em todas as notas fiscais que emitir.

Os dados do destinatário são campos referentes à pessoa física ou jurídica que está, por exemplo, comprando um produto de sua empresa. Nesta situação você precisará preencher os dados abaixo:

  • Se Pessoa Física: Nome Completo, CPF, Endereço, Telefone e E-mail.
  • Se Pessoa Jurídica: Razão Social, CNPJ, Endereço, Inscrição Estadual e Municipal, E-mail.

Tudo certo? Então vale a pena conferir as 5 dicas úteis que nós da Contabilizei listamos para seu dia a dia, na hora de emitir Nota Fiscal Eletrônica.

2 - Código CFOP, identifique rapidamente

Esse código significa Código Fiscal de Operações e de Prestações, é indicado nas emissões de notas fiscais, declarações, guias e escrituração de livros. Ele basicamente define se uma nota fiscal recolhe ou não impostos, o movimento de estoque e financeiro.

Resumidamente, o código CFOP possui dois critérios, eles estão distribuídos pelo tipo da nota fiscal (entrada ou saída) e para qual região o produto, por exemplo, foi vendido. Veja o quadro abaixo:

Entrada Saída
Dentro do Estado inicia com o número 1 inicia com o número 5
Fora do Estado inicia com o número 2 inicia com o número 6

Como existem mais de 555 códigos CFOP, um emissor NF-e inteligente já te ajuda pré-selecionando os potenciais códigos CFOP para a nota fiscal a ser emitida. A Contabilizei desenvolveu um Emissor Gratuito de NF-e, que foi feito por contadores fanáticos e o grande foco é a usabilidade: é fácil de usar. É totalmente online, ou seja, você não precisa instalar nenhum programa em seu computador para utilizar e é o único que oferece suporte de contadores, além de preenchimento automático inteligente de boa parte dos campos da nota fiscal, valida diversas informações diminuindo erros na emissão da nota fiscal eletrônica.

Consulte a tabela com todos os códigos em “Tabela completa CFOP”.

3 - Compreenda o serviço ou produto

Essa etapa é a mais importante do processo e você vai precisar especificar detalhes, por exemplo, do que foi vendido ao seu cliente. Para cada item inserido na nota fiscal, você precisará informar os campos abaixo referente ao seu serviço ou produto:

  • Identificação do Produto ou Serviço: escreva uma descrição completa sobre o que foi vendido, por exemplo: Camiseta Tam. P Peppa Pig.
  • Tipo: é o formato da unidade vendida, exemplos: M (metro), UN (unidade).
  • Quantidade: refere-se ao volume\quantidade de produtos vendidos, exemplos: 10 metros, 5 unidades.
  • Valor unitário: é o preço individual do produto\serviço, exemplo: R$ 15,00.
  • Valor total: é a multiplicação quantidade x valor unitário: 5 unidades x R$ 15,00 = R$ 75,00.
  • NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): esse código é utilizado em todo Mercosul e objetiva identificar e organizar os produtos dos mais variados gêneros. (Veja a Tabela de NCM).

* Para alguns produtos, você também deverá indicar o CEST (Código Especificador de Substituição Tributária). Mais abaixo, explicamos sobre a Substituição Tributária com detalhes.

  • Tributação: os códigos devem ser escolhidos para colocar na NF-e conforme a tabela que mostraremos na sequência, com os principais códigos.
  • Origem: Aqui você informa a origem da mercadoria. Você pode baixar a tabela da Receita Federal com mais detalhes.
  • Natureza da Operação:Geralmente este campo é preenchido automaticamente pelo CFOP (como mencionamos no tópico anterior). Basicamente, trata-se de dizer se sua nota fiscal eletrônica refere-se à compra, venda ou devolução, por exemplo.

Esperamos que até aqui esteja tudo ok, são tantos campos que é difícil imaginar realizar essa atividade sem um bom software emissor de NF-e para auxiliar no seu dia a dia. Falando em softwares, o Emissor Gratuito NF-e da Contabilizei conta com diversos benefícios, entre eles: preenchimento dos campos automaticamente, tanto de cliente, quanto de produtos, campos inteligentes para seleção do código CFOP e muito mais.

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4 - Substituição Tributária, saiba quando utilizar

Alguns produtos possuem recolhimento de imposto na produção, e a lista deles foi definida por NCM, que significa Nomenclatura Comum do Mercosul . Desde Agosto de 2015 (Convênio de ICMS 92/2015) o Brasil definiu um novo código, agora nacional, chamado CEST. Basicamente, se o produto tem CEST, tem Substituição Tributária. Você não paga ICMS nas vendas com substituição tributária, porque já foi pago no início da cadeia de produção. Selecionar corretamente evita que você mais imposto do que precisa na apuração do Simples Nacional ;)

Para saber se seu produto possui Substituição Tributária, pode consultar a legislação e ver detalhes

5 - Conheça os principais códigos de Situação Tributária para o Simples Nacional (CSOSN)

O preenchimento dos campos vai ficar mais fácil caso você tenha essa tabela para acessar, lembrando que o Emissor Gratuito NF-e da Contabilizei já pré seleciona o código mais indicado a sua operação. Identifique rapidamente em qual situação você vai inserir determinado código. conforme tabela abaixo:

Tipo Quando escolher
101 - Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito Quando o seu produto não é isento de ICMS.
102 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito Quando o seu produto É isento de ICMS (veja os produtos isentos com a SEFAZ do seu estado).
103 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta Quando o seu Estado dá isenção de ICMS conforme faturamento da empresa (confira as faixas de faturamento do seu estado).
201 - Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária Quando o seu produto tem Substituição Tributária (tem CEST) e você acrescentou frete, seguro ou outras despesas tributadas normalmente pelo Simples Nacional
202 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária Quando o seu produto tem Substituição Tributária (tem CEST) e você acrescentou frete, seguro ou outras despesas isentas de ICMS.
203 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributária Quando o seu produto tem Substituição Tributária (tem CEST) e você acrescentou frete, seguro ou outras despesas e o seu Estado dá isenção de ICMS conforme faturamento da empresa (confira as faixas de faturamento do seu estado).
300 - Imune Quando você não tem fins lucrativos (ongs, fundações, igrejas, etc :)
400 - Não tributada pelo Simples Nacional Quando a sua operação não é tributada (não gera imposto a pagar).
500 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação Quando o seu produto tem ICMS Substituição tributária.
900 - Outros Casos não previstos anteriormente ou conforme orientações do seu Estado.

Essas 5 dicas devem te deixar mais tranquilo na hora de emitir uma NF-e. Caso queira um Emissor de NF-e gratuito que conta com suporte de contadores fanáticos, conheça o Emissor NF-e Contabilizei.

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