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Como a contabilidade e o RH devem se organizar durante a quarentena?

12 Maio 2020

O home office foi adotado em diversas empresas como uma medida preventiva ao novo coronavírus. Esse distanciamento físico entre colaboradores fez com que todos os setores das companhias tivessem que se reinventar para lidar com a mudança inesperada de demandas, comportamentos e rotinas.

Para as áreas administrativas, isso não foi diferente. Tanto a contabilidade quanto o próprio departamento de Recursos Humanos tiveram que reorganizar a estrutura de atividades e caminhar para novas estratégias.  

Vamos acompanhar algumas orientações para RH e contabilidade neste período de quarentena? Vem com a gente!

Boas Práticas de RH Durante a Quarentena

Para o RH, o primeiro passo é manter uma boa comunicação sobre a pandemia. Tomar a frente sobre comunicados relacionados ao desenvolvimento do COVID-19 no município, sobre medidas de saúde que devem ser seguidas e evitar a propagação de notícias falsas também são pontos-chave nesta estratégia.

Além disso, é fundamental que o setor de Recursos Humanos trabalhe junto com os gestores e executivos para manter a transparência com relação às ações que a empresa irá tomar. Momentos de crise e incerteza podem gerar conflitos internos, e cabe ao RH estabelecer o melhor plano de ação para lidar com eles.

Outra dica fundamental para o RH é o uso da tecnologia para aprimorar processos. Nesse período de quarentena, o uso de softwares que facilitam o trabalho a distância se torna ainda mais necessário. 

Veja algumas ferramentas que podem auxiliar na otimização do setor:

Comunicação: Google Hangouts

O Hangouts do Google é uma poderosa aliada para empresas que precisam adotar uma comunicação online efetiva. Nele, é possível adicionar endereços de e-mail para troca de mensagens internas, realizar videochamadas, criar grupos de acordo com projetos que estão em andamento, entre outras funcionalidades.

Aliado ao Google Agenda, é uma ótima plataforma para manter eventos e compromissos da empresa, pois cria uma sala virtual para as reuniões agendadas no calendário.

Gestão de Projetos: Trello

Uma ótima maneira de organizar as atividades e manter o planejamento em dia é usar uma ferramenta de gestão de projetos, como o Trello. Com ele, é possível criar perfis para cada equipe, adicionar cartões de atividades (com prioridades de entrega, prazos e checklists de ações) e atribuir operações para cada colaborador.

Assim, o gestor do time consegue acompanhar o andamento de projetos em apenas alguns cliques – além de facilitar que a equipe continue produzindo e se comunicando de maneira eficiente acerca das ações previstas anteriormente.

Gestão de Jornada: Pontomais

Mesmo em home office, é importante acompanhar o controle de ponto dos seus colaboradores. Ferramentas como a Pontomais oferecem a possibilidade de acompanhar a jornada em tempo real, facilitando o controle de gestores e do RH com relação à frequência de trabalho dos funcionários da empresa.

Nesse tipo de ferramenta, também é possível utilizar serviços de geolocalização para verificar se os colaboradores estão realmente trabalhando de casa. 

Além disso, softwares de controle de ponto ajudam a otimizar o tempo do setor de Recursos Humanos, pois oferecem relatórios em apenas alguns cliques. Assim, o RH consegue ter mais tempo para organizar as diversas demandas que o trabalho remoto podem trazer para a empresa.

Gestão de Pessoas: Feedz

Além de manter uma comunicação transparente, acompanhar os projetos e realizar o controle de ponto dos colaboradores, é importante manter a gestão de colaboradores em dia. O Feedz é uma ferramenta bastante completa para realizar essas ações. 

Com ele, é possível estabelecer objetivos e metas, além de acompanhar o andamento de ações específicas para chegar nos resultados esperados. A plataforma também disponibiliza uma ferramenta de feedback online, que pode ser otimizada para os valores de cada empresa. 

O Feedz também oferece a possibilidade de realizar pesquisas de satisfação entre os funcionários, medir o humor de cada colaborador e realizar Planos de Desenvolvimento.

Boas Práticas de Contabilidade Durante a Quarentena

Com relação à contabilidade, também é de suma importância que as práticas estejam alinhadas com o momento de crise econômica advindo da pandemia. Veja algumas dicas:

Planejamento Financeiro em Dia

O primeiro passo é entender como anda o fluxo de caixa da empresa – e quais impactos o novo cenário pode trazer para ela. Compreender o montante que está entrando, a taxa de churn e realizar projeções de lucro são ferramentas aliadas na gestão financeira saudável de uma companhia em momentos de crise.

Para nortear as ações, é possível buscar respostas para algumas perguntas:

  • É necessário realizar cortes de gastos? 
  • Quais investimentos podem ser adiados ou paralisados sem prejudicar o crescimento da empresa? 
  • É possível renegociar contratos de serviços, fornecedores e outros valores?
  • Quais são os nossos gastos essenciais para o período de quarentena?

Fazendo esse checklist, é possível entender o panorama financeiro da empresa e estabelecer ações práticas para lidar com a crise.

Medidas Provisórias

É muito importante acompanhar as ações que estão sendo realizadas pelo Governo Federal para entender quais medidas financeiras podem ser tomadas pela sua empresa. Diversas Medidas Provisórias – ou MPs – estão sendo lançadas para auxiliar as companhias na tomada de ações diante da crise. 

Com relação a isso, é possível destacar algumas MPs:

MP 927/20 | Regras Trabalhistas

De modo geral, a Medida Provisória 927/20 trouxe diversas oportunidades para as empresas. Ela apresenta propostas de flexibilização em itens específicos da CLT, com mudança de regras que podem ser utilizadas no período de quarentena e crise econômica.

Um dos itens que mais chama a atenção para a área de contabilidade, no sentido de gerar economia e segurança para os funcionários, é a concessão de férias coletivas e individuais. De acordo com a MP, durante este período é possível conceder férias com maior praticidade, sem a necessidade de contactar sindicatos ou o Ministério do Trabalho.

Nesse sentido, somente fica necessário avisar o colaborador com pelo menos 48 horas de antecedência e realizar um acordo por escrito. Veja mais algumas dicas de como aproveitar as mudanças da MP 927/20

MP 944/20 | Crédito para PMEs

Já a Medida Provisória 944/20 dialoga especificamente com o setor financeiro da empresa. A MP propõe uma linha de crédito do Governo Federal, mediada por bancos parceiros, exclusivamente para subsidiar a folha de pagamento dos colaboradores. Com ela, é possível financiar o salário dos funcionários por até dois meses com o auxílio de empréstimo.

Gostou das dicas? Use as informações a seu favor e otimize os setores de RH e contabilidade nesse período de quarentena!

Alice Maneschy, Analista de Conteúdo da Pontomais

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